- Chú tính thế khơng đúng, 10 phút của chú phải nhân với 500 người đợi ở đây Năm 1953, Bác quyết định đến thăm lớp chỉnh huấn của anh em trí thức, lúc đó
1.1.2. Bản chất của quản trị thời gian
Ý tƣởng về quản trị thời gian đã có cách đây hàng trăm năm, khi cho mỗi ngƣời thƣờng hiểu rằng mình có thể làm đƣợc mọi việc. Tuy
nhiên, nhƣ đã phân tích ở trên với những đặc tính của thời gian là bất định (với 1 ngày có 24 tiếng khơng thể thay đổi) nên thời gian dƣờng nhƣ là khơng thể quản lý đƣợc, chúng ta chỉ có thể quản lý bản thân và cách thức sử dụng thời gian của mình. Điều đó có nghĩa là bản chất của quản
trị thời gian là quản trị bản thân. Hay nói cách khác, thời gian là cuộc đời do đó quản trị thời gian chính là quản trị cuộc đời của mỗi ngƣời. Quản trị thời gian chính là kiểm soát bản thân trong việc phân bổ, sử dụng quỹ thời gian mình có cho từng mục tiêu cuộc đời một cách hiệu quả. Do đó, ngƣời làm chủ đƣợc thời gian thì cũng chính là ngƣời làm chủ cuộc đời của mình.
Quản trị thời gian là nhân tố mấu chốt của hành động có hiệu suất cao. Hành động có hiệu suất cao chính là hành động có mục tiêu trong 1 giờ đạt đƣợc kết quả nhiều nhất và có chất lƣợng. Quản trị là nỗ lực để đạt đƣợc mục tiêu tối đa so với nguồn lực và linh hồn của quá trình hành động để đạt đƣợc mục tiêu nhanh nhất đó chính là quản trị thời gian biểu hiện một cách gián tiếp là quản trị bản thân.
Chu trình đi đến hành động đạt hiệu suất cao là một chuỗi mắt xích thể hiện phản ứng và sự chuẩn bị các điều kiện của con ngƣời để hiện thực hóa khát vọng bằng các hành động thỏa đáng (xem Hình 1.1). Cụ thể là:
Bắt đầu từ "Khát vọng" đó là những ƣớc mơ, hồi bão có thể đƣợc hiện thực hóa dựa trên nền tảng nguồn lực của mình. Khát vọng chính là động lực để hình thành "Niềm tin", niềm tin đƣợc biểu hiện ở hệ giá trị cá nhân của mỗi ngƣời bao gồm hệ giá trị mục tiêu (ví dụ: hạnh phúc, thành cơng...) và hệ giá trị phƣơng tiện (ví dụ: tiền bạc, danh vọng, nổi tiếng, thành đạt, gia đình; sức khỏe...), các giá trị mục tiêu và giá trị phƣơng tiện thƣờng khơng q rạch rịi, mang tính cá biệt, giá trị phƣơng tiện là cơ sở để đạt đƣợc giá trị mục tiêu (ví dụ: Giá trị mục tiêu cao cả của con ngƣời "Hạnh phúc để trao đi", giá trị mục tiêu đó chỉ có thể đƣợc thực hiện tốt khi có tiền bạc, vị trí, nổi tiếng, sức khỏe... - đây chính là các giá trị phƣơng tiện).
Để có đƣợc giá trị phƣơng tiện và giá trị mục tiêu, cùng với trí thơng minh trời phú (thông minh phản ánh sự phối hợp giữa khả năng quan sát, khả năng của trí nhớ, sức suy nghĩ, óc tƣởng tƣợng, kỹ năng thực hành và sáng tạo làm thành một kết cấu hữu hiệu) thì con đƣờng chính đáng nhất là con ngƣời cần nỗ lực "Học tập" để làm chủ năng lực (năng lực học thuật và năng lực hành động), học tập không chỉ đƣợc thực hiện nơi trƣờng lớp mà còn ở nơi bạn bè, thần tƣợng, bản thân, sách vở và internet...
Với kiến thức, kỹ năng, thái độ tiếp thu đƣợc từ q trình học tập đa dạng, con ngƣời có khả năng tƣ duy để phân tích, suy luận, tổng hợp đề xuất phƣơng án, ra quyết định thực hành và cao hơn nữa là sáng tạo để "Lập kế hoạch hành động" chinh phục hệ giá trị phƣơng tiện và mục tiêu. Kế hoạch hành động không chỉ xác định kết quả kỳ vọng đạt đƣợc mà còn hội tụ các phẩm chất hành động quan trọng (kiên trì, quyết đốn, lạc quan, hợp tác...) đó chính là điều kiện và chất xúc tác của "Hành động có hiệu suất".
Nhƣ vậy, hành động có hiệu suất là hành động được thực hiện trên
nền tảng khát vọng và niềm tin; nền tảng chuyên mơn và cảm xúc tích cực... được hình thành một cách chủ đích sẽ chinh phục mục tiêu nhanh nhất với nguồn lực và sức lực là ít nhất - đó cũng chính là nguồn gốc của
quản trị nói chung và quản trị bản thân nói riêng.
Đảm bảo điều kiện
Khát
vọng Niềm tin Thúc đẩy
Học tập
Hình thành nên
Là cơ sở thực hiện Lập kế hoạch hành động
Hình 1.1: Chuỗi mắt xích hành động có hiệu suất cao
Thời gian là nguồn lực lớn nhất mà mỗi ngƣời đều có đƣợc bằng nhau mỗi ngày. Thời gian đƣợc quản trị nghĩa là thời gian đƣợc kiểm soát tốt nhất, trong 1 giờ đạt đƣợc nhiều nhất. Chu trình hành động có hiệu suất cao khơng có điểm khởi đầu và điểm cuối, khi hành động để khẳng định đƣợc một phƣơng tiện trong hệ giá trị của bản thân lại là động lực thôi thúc khởi đầu hành động chinh phục một phƣơng tiện khác để đến đƣợc các mục tiêu trong cuộc đời.
Cuộc đời mỗi ngƣời hay bản thân mỗi chúng ta có thể có những mục tiêu khác nhau nhƣng về cơ bản đó là thành cơng trong sự nghiệp và cuộc sống. Nắm đƣợc mục tiêu của mình chính là nắm đƣợc quyền kiểm sốt cuộc đời mình. Quản trị bản thân là quản trị từ dinh dƣỡng, rèn luyện sức mạnh thể chất đến tăng cƣờng sức mạnh nhận thức, trí tuệ; từ làm giàu cảm xúc đến làm gia tăng vật chất sở hữu; từ động lực nội tại đến động lực bên ngoài...
Quản trị thời gian là biến số đóng vai trò quyết định sự thành bại trong sự nghiệp. Sự nghiệp khác với công việc và nghề nghiệp. Nếu công việc là các đầu việc mang tính chất ngắn hạn, thời vụ, thì nghề nghiệp địi hỏi tích luỹ kiến thức và kinh nghiệm tới một mức độ chuyên môn nhất định nhờ việc trải qua nhiều công việc khác nhau, theo đuổi một nghề có thể mất đến hàng chục năm chăm chỉ làm việc. Ví dụ, trƣớc khi trở thành một bác sĩ, sẽ cần trải qua các công việc khác nhau nhƣ trợ lý phẫu thuật, điều dƣỡng, y tá... và còn cần đƣợc đào tạo chuyên nghiệp trong trƣờng y và đƣợc cấp giấy phép hành nghề. Nhƣng sự nghiệp là đích đến, là nấc thang cao nhất, là kết quả trong suốt quãng thời gian lao động, đam mê và cống hiến của một ngƣời. Ví dụ, nếu theo đuổi sự nghiệp của một giám đốc nhân sự, sẽ phải làm quen từ những công việc đơn giản nhất nhƣ tập sự viên, nhân viên nhân sự, chuyên viên nhân sự, trƣởng nhóm nhân sự,... từ đó dần phát triển nghiệp vụ quản trị nhân sự, tìm hiểu thêm về lĩnh vực hoạt động của tổ chức, tích lũy kinh nghiệm, phát triển mối quan hệ. Xây dựng sự nghiệp địi hỏi vừa có sự chuẩn bị,
lên kế hoạch cụ thể, vừa có sự nhạy bén, linh hoạt trong nắm bắt các cơ hội và thích nghi với nhiều môi trƣờng nghề nghiệp đa dạng. Qua thời gian, những mối quan hệ, tiềm lực tài chính, danh tiếng, cuộc sống đủ đầy, sức khỏe... là lời khẳng định cho thành công trong sự nghiệp và cuộc sống.
Năng lực đầu tƣ thời gian hiệu quả để gặt hái thành quả là sự giàu có về tài chính. Giá trị mỗi ngƣời tạo ra đƣợc đo bằng hiệu suất cơng việc, giá trị đƣợc tính theo giờ. Xác định đƣợc giá trị thời gian của mình cho phép mỗi ngƣời đƣa ra những quyết định thông thái trong sử dụng thời gian ở cơng việc gì và vào lúc nào để tận dụng tốt nhất nguồn lực hữu hạn theo hoàn cảnh, phù hợp mục tiêu. Mỗi ngƣời khơng có khả năng sở hữu thêm thời gian, nhƣng lại có khả năng tối ƣu hóa thời gian, cũng nhƣ làm chủ thời gian đề hoạch định cuộc đời. Thu nhập không chỉ ảnh hƣởng đến cách sử dụng thời gian làm việc mà còn quyết định số lƣợng thời gian nghỉ ngơi của mỗi ngƣời. Bên cạnh đó, giá trị tính theo giờ cịn tác động đến sức khỏe của con ngƣời. Các nghiên cứu chỉ ra rằng, ngƣời có thu nhập thấp hơn thƣờng gặp nhiều vấn đề về sức khỏe hơn, bao gồm bệnh về tim mạch, tiểu đƣờng vốn xuất hiện do chế độ ăn kém, thiếu điều kiện chăm sóc sức khỏe gây ra. Thêm vào đó, ngƣời có thu nhập thấp cũng có ít thời gian đầu tƣ rèn luyện thể chất hơn vì họ phải dành thời gian đầu tƣ làm thêm để đáp ứng nhu cầu cơ bản của gia đình. Khơng những thế, nỗi lo cơm, áo, gạo, tiền còn tạo nên áp lực căng thẳng, có thể gây ra rắc rối về sức khỏe tâm thần, trầm cảm. Giá trị tính theo giờ sẽ chuyển thành chất lƣợng cuộc sống trong cả hiện tại và tƣơng lai. Chất lƣợng cuộc sống hiện tại đủ đầy khi kiếm tiền tốt trong một giờ. Khơng chỉ vậy, nó cịn có thể giúp tiết kiệm cho tuổi già, cho các khoản chi tiêu lớn trong cuộc sống nhƣ việc học hành của con cái, chăm lo cho bố mẹ, ngƣời thân... đặc biệt là mang lại cảm giác an tâm, thoải mái về tƣơng lai. Thời gian 1 giờ làm việc có giá trị, là động lực để thời gian cá nhân của mỗi ngƣời cũng có giá trị, đó là thời gian dành cho gia đình,
các sở thích riêng, tham gia tình nguyện, du lịch, đầu tƣ làm giàu tri thức...
Ví dụ: Một ngƣời làm việc theo hợp đồng là 8 giờ mỗi ngày, mỗi tuần là 5 ngày nhƣng ngƣời này thực tế thƣờng xuyên làm nhiều hơn thế (khoảng 2 giờ/tuần). Một năm làm việc, số ngày đƣợc nghỉ theo chế độ phúc lợi tổng cộng khoảng 3 tuần.
Số giờ làm việc mỗi tuần
= 8 giờ/ngày x 5 ngày/tuần + 2 giờ làm
ngoài giờ = 42 giờ/tuần Một năm có 52 tuần, nên số giờ làm việc trong năm của ngƣời đó đƣợc xác định nhƣ sau:
Số giờ làm việc
mỗi năm = 42 giờ/tuần x 49 tuần/năm = 2058 giờ/năm Thu nhập 1 năm của ngƣời này là 600 triệu đồng, thu nhập tính theo giờ của ngƣời đó đƣợc tính nhƣ sau:
Thu nhập theo giờ = Thu nhập theo năm = 600 triệu đồng = 0,292 triệu đồng/giờ Số giờ làm việc
mỗi năm 2058 giờ/năm
Nhƣ vậy, ngƣời này nhận đƣợc 0,292 triệu đồng cho 1 giờ làm việc. Thu nhập tính theo một giờ lao động phản ánh giá trị của 1 giờ làm việc hay chính là mức giá trả cho sức lao động trong 1 giờ làm việc. Thu nhập tính theo một giờ lao động đƣợc xác định dựa trên tính phức tạp của công việc, mức độ khan hiếm trên thị trƣờng lao động, năng lực của ngƣời lao động... và đảm bảo điều kiện làm việc tối thiểu đúng quy định của pháp luật.
Bằng phép tính đơn giản có thể tính đƣợc 1 giờ làm việc của mình đáng giá bao nhiêu tiền. Nhƣng phải bằng trí tuệ mới xác định đƣợc "Làm sao tăng giá đƣợc 1 giờ của mình" Làm cách nào mà giá trị của 24 giờ của ngƣời này bằng giá trị 48 giờ hoặc nhiều hơn nữa của ngƣời
khác?... Bằng cách sử dụng thời gian hiệu quả, mỗi ngƣời sẽ có thành cơng. Có rất nhiều cách để kiếm thêm tiền, nhƣng khơng có cách nào để tăng số giờ của một ngày. Một ngƣời cứ duy trì ở vị trí làm việc hiện tại, với năng lực không cải thiện, có thể thu nhập cũng đƣợc tăng nhƣng khơng đáng kể (thậm chí cịn giảm đi vì lớn tuổi, khơng bắt kịp xu hƣớng mới). Khi mục tiêu đặt ra là có mức thù lao lớn hơn hay nâng cao giá trị 1 giờ làm việc của mình. Để đạt đƣợc điều đó chỉ có thể là, học hỏi để có tri thức tốt hơn, kỹ năng thuần thục hơn, thái độ làm việc tích cực hơn cùng niềm đam mê, sự cam kết gắn bó hơn... Cách thức khơng thể khác đó là, xây dựng kế hoạch, bố trí sắp xếp cơng việc để có thời gian tạo động lực cho những giá trị phƣơng tiện nêu trên.
Hộp 1.2: Cách trao đổi thời gian
Cô X là một nhà kinh doanh bất động sản có tiếng năng động, nhanh nhạy ở thành phố Hồ Chí Minh. Trong vài năm gần đây, Cô ấy đã tăng gấp đôi thu nhập của mình. Khó khăn của X là phải làm sao cân bằng giữa công việc kinh doanh đang ngày một khởi sắc và những mối ưu tiên thực sự trong cuộc sống - đó là chồng và con.
Nhờ tăng giá trị giờ làm việc của mình trong cơng việc, nên một số cơng việc trong gia đình như giặt giũ, nấu nướng, dọn dẹp nhà cửa cũng cần phải được kiểm soát lại về giá trị. Nhà tư vấn đã chỉ ra, những cơng việc gia đình đó nhất thiết phải thực hiện nhưng người thực hiện khơng nhất thiết phải là cơ X. Vì để làm những cơng việc đó X hoặc là phải thức khuya hoặc phải dậy sớm mới hồn thành được. Chính những hoạt động bình thường này là nguyên nhân khiến X phải làm việc nhiều giờ hơn, mệt mỏi hơn, có thể bỏ lỡ cơ hội trong cơng việc và cảm thấy bị tách biệt khỏi niềm vui gia đình vì khơng có thời gian nói chuyện, gần gũi với những người thân. Sau khi nhà tư vấn bàn luận và kiểm soát cùng X mọi khía cạnh đã đi đến phương án: "Cơ X sẽ thuê người dọn dẹp nhà cửa, giặt giũ và nấu ăn cho mình theo giờ trong vài ngày/tuần với chi phí bỏ ra tương đương với khoảng 02 thương vụ giao dịch bất động sản/năm". Đó là cách cơ ấy trao đổi thời gian của mình từ thời gian dành cho những hoạt động tạo ra giá trị thấp sang thời gian dành cho những hoạt động có giá trị cao hơn.
Liệu làm như thế có đáng khơng?
Nguồn: Theo Dirk Zeller (Dịch: Mai Trang) (2018), Quản lý thời gian for dummies, NXB Lao động, Hà Nội.
Nếu ví thời gian nhƣ là những qn lego thì mỗi ngày mỗi ngƣời có 24 quân lego. Phân bổ thời gian trong ngày cho các hoạt động, trong số các hoạt động đó cần phải xác định các hoạt động chủ chốt để đóng góp cho việc hồn thành các mục tiêu quan trọng và kiên trì theo đổi nó. Ví dụ, mỗi ngày bỏ hai quân lego (2 giờ đồng hồ) để đọc sách nhằm nắm chắc các quy luật, học thuyết kinh tế, mỗi ngày bỏ một quân lego (1 giờ đồng hồ) để vận động, luyện tập để giảm cân và giữ gìn sức khỏe. Cứ nhƣ vậy, mỗi ngày xếp lên 3 qn lego, khơng những có thể duy trì tính liên tục mà cịn có thể xếp chúng một cách chặt khít, tạo thành một tầng lầu hay một hệ thống bất kỳ dần dần sẽ chinh phục đƣợc mục tiêu cải thiện khả năng nhận thức, nâng cao thể lực và hệ quả ngƣời đó cịn thấy tâm trạng trở nên lạc quan hơn. Cịn nếu khơng đảm bảo sự lặp lại liên tục thì quân lego đơn độc, mặc dù vẫn có trọng lƣợng nhƣng khơng thể xếp lên cao đƣợc và cũng chẳng thể nào tổ hợp đƣợc thành một ngôi nhà hay một cây cầu.
Nhƣ vậy, quản trị thời gian chính là quản trị bản thân. Bất kỳ ngƣời nào đạt đƣợc thành tựu trong tƣơng lai thì trƣớc hết phải xác định đƣợc mục tiêu, tiếp sau đó dành thời gian để tích lũy kiến thức, kỹ năng kiên trì, khơng đƣợc đứt đoạn và hành động để nắm giữ vận mệnh của chính mình.