- Rèn luyện những thói quen buổi sáng: Khởi động ngày mới bằng việc lao ra
A đến từ một tỉnh miền Trung là một nữ sinh viên năm thứ 2 của trường Đại họ c học ngành Quản trị nhân lực tâm sự rằng, đến với ngành học của bằng một chữ
2.2.2. Lập kế hoạch chiến lược
Kế hoạch chiến lƣợc sử dụng thời gian gắn với các mục tiêu dài hạn trong cuộc đời mỗi ngƣời. Quản lý thời gian hiệu suất cao chính là chìa khóa để con ngƣời có thể làm đƣợc nhiều việc hơn, cân bằng cuộc tốt hơn và để quá trình này đƣợc thực hiện tốt thì khi sử dụng thời gian thì cần có chiến lƣợc. Với mỗi giai đoạn lớn của cuộc đời thì cần có những chiến lƣợc cụ thể để đạt đƣợc những mục tiêu ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn mà mình đặt ra. Việc xây dựng kế hoạch chiến lƣợc cho từng giai đoạn sẽ thể hiện bản thân đang đầu tƣ thời gian với 100% tinh thần cam kết. Việc khám phá những chiến lƣợc quản lý thời gian phù hợp với mỗi ngƣời cịn phụ thuộc nhiều vào tính cách, khả năng tự giác và mức độ kỷ luật. Lập kế hoạch sử dụng thời gian theo chiến lƣợc là nền tảng để giúp con ngƣời có thể quản lý thời gian hữu hiệu.
Theo Hiệp hội Chữ thập đỏ trăng lƣỡi liềm đỏ Quốc tế (2010), lập kế hoạch chiến lƣợc là một quy trình nhằm đƣa ra quyết định về định hƣớng phát triển của một tổ chức và lý do tại sao tổ chức muốn phát triển theo hƣớng đó. Xét trên góc độ cá nhân, lập kế hoạch chiến lƣợc trong sử dụng thời gian là quá trình xác định các mục tiêu cần đạt đƣợc và lựa chọn hành động theo các hƣớng khác nhau để đảm bảo đạt đƣợc mục tiêu phát triển của cá nhân. Việc này giúp cho cá nhân hoạch định đƣợc con đƣờng rõ ràng hƣớng đến các mục tiêu đã đề ra trong dài hạn.
96
Nếu có sự cảm nhận tốt về cơng việc hay mục tiêu của cá nhân cần bao nhiêu thời gian để hành động và bao nhiêu thời gian sẽ đƣợc đầu tƣ, thì con ngƣời sẽ có khả năng tốt hơn để duy trì sự cân bằng mà mình cần, bằng cách sử dụng các kỹ thuật quản lý thời gian để tạo ra mơ hình làm việc mong muốn. Mơ hình 5A có thể đƣợc coi là là xƣơng sống cơ bản để định hình mục tiêu và lên kế hoạch chiến lƣợc cho từng giai đoạn kể cả trong ngắn hay dài hạn.
Nhận biết (Awareness): Đây là quá trình nhận biết mục tiêu và
công việc cần thực hiện. Nhận biết đâu là điều quan trọng cho cá nhân và công việc. Giai đoạn đầu tiên này giúp xác định mục tiêu cụ thể các yếu tố trên. Giai đoạn này cần hiểu rõ chính bản thân để có thể hồn thiện việc quản trị thời gian. Hiệu quả quản trị thời gian đến từ việc tự kiểm soát và kiểm sốt cơng việc. Tự kiểm sốt là hiểu biết chính mình về ƣu điểm, khuyết điểm, cách thức tìm hiểu, nhìn nhận sự vật sự việc theo hƣớng tổng qt hay chi tiết. Kiểm sốt cơng việc là hiểu rõ cơng việc, vai trị của bản thân trong tổ chức ấy. Để hiệu quả phải coi trọng các yếu tố liên quan đến cách thức sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp và trách nhiệm cơng việc của bản thân.
Phân tích (Analysis): Phân tích cụ thể các nhân tố tác động, từng
công việc, mục tiêu cần thực hiện để đạt đƣợc mục tiêu. Để cải thiện sử dụng thời gian thì cần đào sâu chi tiết về cách sử dụng thời gian hiện tại/ những điều làm mất thời gian và nguyên nhân. Phân tích nhƣ vậy giúp xác định đƣợc cần làm gì để tốt hơn. Cụ thể cần phân tích cách sử dụng sau khi biết rõ mình phải làm gì nhƣ: cần dành bao nhiêu thời gian để mỗi công việc? Cơng việc tƣơng tự đó của ngƣời khác mất bao lâu? Thực sự thì bản thân đang làm gì và cần điều chỉnh gì?
Awareness (Nhận biết)
Analysis (Phân tích)
Attack (Yếu tố lãng
Hình 2.1: Mơ hình chiến lƣợc 5A trong lập kế hoạch sử dụng thời gian
Yếu tố lãng phí thời gian (Attack): Có nhiều điều làm lãng phí thời
gian của con ngƣời. Những “kẻ cắp thời gian” cần phải loại bỏ khi chú tâm vào những điều cần yếu. Phân tích nhằm loại bỏ những yếu tố làm thời gian bị gián đoạn hay gây ra thói quen trì hỗn hay tạo ra đống lộn xộn hay mơ hồ đích đến, đƣờng đi hay bị mê hoặc bởi mạng xã hội, các công cụ điện tử... Bƣớc này cần thiết để khi lên kế hoạch có thể phịng ngừa những yếu tố gây gián đoạn này trong việc thực hiện các mục tiêu của mỗi giai đoạn. Ví dụ: Một số yếu tố làm mất thời gian tiêu biểu trong ngắn hạn có thể kể đến nhƣ: Khơng biết nói “khơng”, mất thời gian cho trị chuyện điện thoại; Khách thăm khơng hẹn trƣớc; Nơi làm việc kém tổ chức; Dời việc lại sau; Quá nhiều việc giấy tờ; Không biết tổ chức buổi họp. Trong dài hạn có thể kể đến nhƣ tính cầu tồn, giao tiếp kém, ôm đồm công việc (không nắm vững kỹ năng ủy nhiệm, ủy quyền)...
Lập thứ tự ưu tiên (Assign): Phân tích mức độ quan trọng, thứ tự ƣu
tiên của từng công việc. Khi loại trừ “kẻ cắp thời gian”, cần lập thứ tự ƣu tiên cho công việc đang dang dở trong kế hoạch. Cần làm những việc này một cách đều đặn. Đề đạt hiệu quả cao trong thực hiện chiến lƣợc thì cần chú ý đến hoạt động lập trật tự ƣu tiên cho các công việc để hƣớng đến mục tiêu đã đề ra, cụ thể, lập thời gian biểu xong, cần biết phân loại các mục tiêu và cơng việc nhƣ sau: (1) Kiểm sốt đƣợc/ Chủ động; (2) Quan trọng; (3) Khẩn trƣơng; (4) Giao cho ai khác.
Sắp xếp kế hoạch (Arrangement): Sắp xếp, lập kế hoạch để triển
khai chiến lƣợc đã đề ra theo dài hạn (năm) hoặc ngắn hạn (tháng/tuần). Giai đoạn cuối cùng là phải sắp xếp thời gian có mục đích rõ ràng. Cần đều đặn hoàn thiện các kỹ năng “nhỏ bé” kể trên để phục hồi thời gian đã mất và cần phải có kế hoạch thông minh để đạt đƣợc mục tiêu. Không sắp xếp đƣợc thời gian thì mọi thứ kể trên đều vơ ích. Cần phải biết mình muốn gì, mục tiêu hƣớng đến là gì và thời điểm thực hiện các cơng việc.
Bảng 2.1: Ví dụ sử dụng mơ hình chiến lƣợc 5A Các bƣớc Nội dung cụ thể Ví dụ Awareness Xác định mục tiêu của bản thân là gì và cái gì là quan trọng cần làm
Mục tiêu: hồn thành tốt cơng việc đƣợc giao và công việc cần làm là gặp đối tác, báo cáo đúng và đủ, có đƣợc sự nghiệp thành cơng ...
Analysis Liệt kê các khoảng thời gian dành cho các công việc
Gặp đối tác: 2 giờ Cafe với bạn bè: 1 giờ Báo cáo đúng và đủ: 30 phút Cơng việc hành chính: 30 phút Phỏng vấn ứng viên: 3 giờ Biên soạn tài liệu đào tạo: 2 giờ Họp: 30 phút
Attack Loại bỏ các việc không quan trọng và làm mất thời gian
Loại bỏ là, để khi khác thực hiện công việc "Cafe với bạn bè"
Ủy quyền cho cộng tác viên thực hiện công việc "Biên soạn tài liệu đào tạo".
Assign Sắp xếp lại thứ tự ƣu tiên
Ƣu tiên 1: gặp đối tác Ƣu tiên 2: báo cáo Ƣu tiên 3: họp...
Arrangement Lập kế hoạch trả lời các câu hỏi trong bảng kế hoạch: làm
Làm việc gì? Ai làm? Làm thế nào? Khi nào xong? Chi phí bao nhiêu và Cần gì để thực hiện tƣơng ứng với
Các bƣớc Nội dung cụ thể Ví dụ
việc các ƣu tiên
Mơ hình 5A đã tạo đƣợc bộ khung để lên kế hoạch chiến lƣợc sử dụng thời gian đạt hiệu suất cao với các công việc đƣợc phân tích kỹ càng, sắp xếp hệ thống công việc theo thứ tự ƣu tiên đã đƣợc xác định sẵn và nhận biết, loại trừ đƣợc các yếu tố gây lãng phí thời gian.
Từ mơ hình 5A, chiến lƣợc về sử dụng thời gian đƣợc cụ thể hóa bằng các mục tiêu với các khung thời gian dài hạn.
Bảng 2.2: Mẫu kế hoạch chiến lƣợc sử dụng thời gian của cá nhân
Nhóm mục tiêu chiến lƣợc Mục tiêu trong nhóm Khung thời gian Cơng việc cần làm Sự nghiệp Tài chính Gia đình Thể lực Cảm xúc
Mơ hình kế hoạch chiến lƣợc sử dụng thời gian thƣờng đƣợc thiết kế thể hiện mối quan hệ giữa các mục tiêu lớn về: Sự nghiệp; Tài chính; Gia đình; Thể lực; Cảm xúc cá nhân... trong các chặng đƣờng của cuộc đời con ngƣời với khung thời gian đạt đƣợc các mục tiêu dài hạn đó (xem Bảng 2.1 và Bảng 2.2).
Bảng 2.3: Ví dụ kế hoạch chiến lƣợc sử dụng thời gian của cá nhân
Nhóm mục tiêu chiến lƣợc Mục tiêu trong nhóm Khung thời gian Cơng việc cần làm
Nhóm mục tiêu chiến lƣợc Mục tiêu trong nhóm Khung thời gian Công việc cần làm SỰ NGHIỆP Công việc tốt đúng ngành đào tạo
22 - 25 tuổi Học hỏi tiếp thu kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, mối quan hệ;
Cơng việc có cơ hội phát triển ở vị trí quản lý
25 - 32 tuổi Nỗ lực phát huy năng lực thể hiện đóng góp giá trị gia tăng cho tổ chức của mình;
Công việc khẳng định đƣợc thƣơng hiệu cá nhân
32 - 40 tuổi Tích cực phát huy năng lực tại tổ chức với vai trò nhân tố lõi, chú trọng chia sẻ tri thức tới cộng đồng, tham gia các tổ chức nghề nghiệp; TÀI CHÍNH Ra trƣờng có thu nhập và dần đƣợc cải thiện ở mức 15 - 25 triệu đồng/tháng
22 - 25 tuổi Làm việc chăm chỉ, có trách nhiệm hoàn thành tốt các chỉ số KPI của vị trí cơng việc đảm nhận
Cơng việc vị trí quản lý với thu nhập 30 - 50 triệu đồng/tháng
25 - 32 tuổi Phát huy tốt năng lực chuyên môn, năng lực quản lý; Lãnh đạo các thành viên đơn vị cùng nỗ lực để KPI bộ phận luôn nằm trong Top Công việc khẳng định đƣợc thƣơng hiệu cá nhân có thu nhập 50 - 100 triệu/ tháng
Trên 35 tuổi Đổi mới, sáng tạo; Chia sẻ tri thức với vai trò của chuyên gia có uy tín trong lĩnh vực chun mơn. Có thêm thu nhập từ chính những hoạt động mang lại giá trị cho cộng đồng
Nhóm mục tiêu chiến lƣợc Mục tiêu trong nhóm Khung thời gian Cơng việc cần làm GIA ĐÌNH
Kết hơn 28 tuổi Tìm kiếm ngƣời phù hợp Sinh con 28 - 35 tuổi Lên kế hoạch phối hợp
cùng vợ/chồng Nuôi dƣỡng tình cảm gia đình (bố mẹ, vợ, chồng, con) và giáo dục con trƣởng thành Cả cuộc đời
Quan tâm, chia sẻ, chăm sóc, dành thời gian cho những ngƣời thân yêu
THỂ LỰC Đảm bảo bền vững thể lực theo độ tuổi Trong suốt cuộc đời Duy trì tập luyện thể dục 5 ngày/tuần và tập luyện thể thao phù hợp với lứa tuổi vào 1-2 lần/tuần
Đảm bảo chế độ dinh dƣỡng phù hợp Ngủ đủ giấc và nghỉ ngơi thích hợp CẢM XÚC Đƣợc làm những gì u thích Toàn bộ cuộc đời và tập trung nhiều hơn khi từ năm 32 tuổi Ni dƣỡng cảm xúc Có phong cách sống không sao chép
Thiết kế và kiên trì theo đuổi phong cách sống mang lại cảm giác hạnh phúc và khắc họa thƣơng hiệu cá nhân
Có trách nhiệm với cộng đồng
Nhận thức và hành động về giá trị cuộc sống từ tinh thần trách nhiệm với gia đình và cộng đồng
Theo mức độ quan trọng và tính khẩn cấp tƣơng xứng với kết quả đạt đƣợc thì lập kế hoạch chiến lƣợc về sử dụng thời gian đƣợc thể hiện theo nhƣ Hình 2.2.
Hình 2.2: Mơ hình kế hoạch chiến lược theo tầm quan trọng
và tính khẩn cấp
Theo đó con ngƣời có thể phân chia thành các khoảng thời gian để giải quyết các cơng việc nhƣ sau:
Nhóm I (Mục tiêu): chiếm 60% thời gian dành cho các công việc
chính (bao gồm các cơng việc về gia đình, nhà cửa, bằng cấp tiền bạc, sự nghiệp....) đây thƣờng là những ƣu tiên đƣợc đặt nặng trong cuộc đời mỗi ngƣời và gắn liền với những chiến lƣợc dài hạn, hƣớng tới các mục tiêu của cuộc đời và mang đến sự thành đạt trong sự nghiệp, gia đình... Phần này có mức độ quan trọng cao nhƣng tính khẩn cấp thấp, địi hỏi sự rèn luyện, đầu tƣ liên tục, kiên trì và nhất qn.
Nhóm II (Khủng hoảng): chiếm 20% thời gian trong cuộc sống của
con ngƣời, là những cơng việc có mức độ quan trọng cao, tính khẩn cấp cao (bao gồm các công việc thƣờng xuyên hoặc phát sinh, ảnh hƣởng nhiều đến tiến độ, chất lƣợng công việc và các mục tiêu trong ngắn hạn). Những công việc này cần đƣợc ƣu tiên giải quyết ngay và đòi hỏi khả
năng lập kế hoạch sử dụng thời gian trong ngắn hạn. Qua đó cũng góp phần phát triển năng lực bản thân trong tƣơng lai.
Nhóm III và IV: chiếm khoảng 20% thời gian còn lại. Đây chủ yếu
là những cơng việc có thể ủy quyền cho ngƣời khác thực hiện hoặc là những yếu tố liên quan đến phần thƣởng nhƣ sự giải trí, tiêu khiển... Mặc dù vậy thực tế con ngƣời lại dành khá nhiều thời gian cho hoạt động thuộc nhóm này. Nếu khơng có sự điều chỉnh kịp thời từ khâu lập kế hoạch sử dụng thời gian sẽ dẫn tới tính vơ trách nhiệm với bản thân, kéo theo sự thất bại, bất mãn với cuộc sống.