- Không để bị phân tán bởi những người khác, bản thân cần là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc Lập kế hoạch vào buổi tối ngày hôm trước
3.2.3. Tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ quan trọng của công việc
công việc
a. Theo mức độ quan trọng ABCDE
Phân loại công việc dựa trên mức độ quan trọng và hệ lụy khi không thực hiện cơng việc đó là căn cứ để phân nhóm cơng việc và tổ
chức sử dụng thời gian theo mức độ quan trọng ABCDE. Tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ quan trọng ABCDE đƣợc tác giả Brian Tracy (2017) đề cập đến trong cuốn sách Eat That Frog! 21 ways to stop
procrastinating and get more done in less time nhằm tăng năng suất và đạt đƣợc các mục tiêu đề ra. Với mơ hình này, bản thân mỗi ngƣời cần liệt kê những công việc phải triển khai, trên cơ sở đó sắp xếp danh sách các công việc thực hiện. Sau khi lập danh sách tất cả những việc phải làm, viết A, B, C, D, E bên cạnh mỗi công việc của danh sách, trong đó:
Hình 3.6: Mơ hình ABCDE trong tổ chức sử dụng thời gian
Mục đƣợc đánh dấu A là cơng việc quan trọng, có giá trị cao nhất và sẽ có những hệ quả nghiêm trọng từ việc thực hiện hay không thực hiện nó, do vậy cần phải trực tiếp thực hiện. Những nhiệm vụ này sẽ giúp chúng ta tạo ra lợi thế lớn nhất và đến gần hơn với việc đạt đƣợc mục tiêu quan trọng của mình nếu hoàn thành chúng song cũng mang đến những khó khăn lớn nhất nếu khơng hồn thành. Ví dụ nhƣ hồn thành bài tập đƣợc giao, chuẩn bị báo cáo cho cuộc họp sắp tới, viết một cuốn sách, đi thăm một khách hàng quan trọng... là những công việc thuộc nhóm A và bắt buộc phải triển khai, khơng đƣợc phép trì hỗn.
Mục đƣợc đánh dấu B là những việc nên làm. Có những hậu quả nhẹ từ việc làm (hay không làm) các nhiệm vụ nhóm B, nhƣng chúng khơng quan trọng bằng các hoạt động thuộc nhóm A. Ví dụ nhƣ việc kiểm tra thƣ điện tử, trả lời một lời nhận xét hay một cuộc điện thoại không quan trọng... Nguyên tắc cần đƣợc tuân thủ là không làm một cơng việc nhóm B khi cịn một cơng việc nhóm A chƣa đƣợc hồn thành.
Mục đƣợc đánh dấu C là những việc làm thì tốt, nhƣng chúng khơng có hậu quả nào dù là tích cực hay tiêu cực. Có thể kể đến nhƣ việc cập nhật tài khoản mạng xã hội (trừ khi đây là hoạt động cốt lõi trong công việc của bản thân), tán gẫu với đồng nghiệp, uống thêm một ly cà phê... là những việc làm thì tốt và thƣờng mang lại cảm giác vui vẻ, thú vị, nhƣng việc có thực hiện hay khơng thực hiện khơng để lại kết quả gì đối với hiệu quả làm việc.
Hộp 3.3: Ví dụ kết quả khảo sát về công việc mục C
Công ty Robert Half International ước tính rằng có khoảng 50% thời gian làm việc được dùng trong công việc mục C, những thứ khơng có đóng góp gì đối với hiệu suất làm việc. Mọi người đều là nô lệ của các thói quen. Những người hiệu quả xây dựng những thói quen tốt và ln tn theo chúng. Những người khơng hiệu quả vơ tình xây dựng những thói quen xấu và để những thói quen đó chi phối cuộc sống của mình. Nhiều người có thói quen bắt đầu làm việc là ngay lập tức sa vào những công việc có giá trị thấp hay vơ giá trị. Khi đến văn phịng làm việc, họ bắt đầu tìm một ai đó để bn chuyện, đọc báo, kiểm tra thư điện tử, uống cà phê và dần dần buông xuôi mọi thứ trong khi làm việc. Những thói quen này sẽ làm mất thời gian vào những công việc không mang lại lợi ích gì.
Nguồn: Brian Tracy, 2018
Mục đƣợc đánh dấu D là việc có thể ủy quyền, uỷ thác cho ngƣời khác làm hay tận dụng sự hỗ trợ từ máy móc, trang thiết bị cơng nghệ. Ví dụ nhƣ thiết kế trang bìa cho cuốn sách mới. Nguyên tắc ở đây là chúng ta có thể uỷ thác, giao phó cho ngƣời khác làm để có thêm thời gian thực
hiện các hoạt động nhóm A bởi mỗi ngƣời đều chỉ có thời gian hữu hạn mỗi ngày.