- Không để bị phân tán bởi những người khác, bản thân cần là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc Lập kế hoạch vào buổi tối ngày hôm trước
3.2.5. Tổ chức sử dụng thời gian theo phương pháp quả cà chua Pomodoro
Pomodoro
Vào cuối những năm 1980, đƣợc phát triển bởi chiến lƣợc gia, nhà tƣ vấn ngƣời Ý Francesco Cirillo, phƣơng pháp Pomodoro đƣợc đặt tên theo tên của bộ đếm thời gian nhà bếp hình quả cà chua Pomodoro mà Francesco sử dụng để theo dõi tiến trình trong cơng việc của mình. Cơng việc đƣợc chia thành những khoảng thời gian lặp lại, phổ biến nhất là 25 phút tập trung (pomodoros), kèm theo 5 phút giải lao. Sau 4 chu kỳ sẽ là khoảng nghỉ dài 20 phút.
Nghiên cứu do hai nhà khoa học Karen Wilson và James H. Korn thuộc trƣờng đại học Saint Louis (Hoa Kỳ) công bố năm 2007 chứng minh rằng: Tuỳ vào độ tuổi, con ngƣời chỉ có thể tập trung tốt nhất trong khoảng thời gian từ 10-20 phút và cần nghỉ ngơi trong ít phút sau đó để hồi phục. Mục đích chính của phƣơng pháp này là nhằm hạn chế những tác động chủ quan lẫn khách quan ảnh hƣởng đến sự tập trung và dịng
chảy của cơng việc dựa trên việc xác định mục tiêu thời gian cụ thể để xử lý xong một cơng việc nào đó, ví dụ là 55 phút (25 phút làm việc - 5 phút nghỉ - thêm 25 phút làm việc) hoặc 115 phút (4 khoảng thời gian làm việc 25 phút kèm 3 khoảng thời gian 5 phút nghỉ giải lao)... Ví dụ với giảng viên khi sử dụng phƣơng pháp thuyết giảng trong giờ học, nên phân chia để mỗi nhịp giảng trong khoảng 20 phút sau đó chuyển sang hoạt động tƣơng tác nhƣ đặt câu hỏi, thảo luận để tăng sự chú ý của ngƣời học.
Hình 3.9: Phương pháp quả cà chua Pomodoro
trong tổ chức sử dụng thời gian
Cách thức triển khai sử dụng thời gian theo phƣơng pháp quả cà chua Pomodoro đƣợc thể hiện trong hình 3.9. Để thực hiện phƣơng pháp quả cà chua Pomodoro có thể ứng dụng bộ đếm thời gian Pomodoro tại Clockify. Khi triển khai sử dụng thời gian theo phƣơng pháp quả cà chua Pomodoro, đối với phần nghỉ giải lao chỉ nên giới hạn trong các hoạt
Đặt bộ hẹn giờ trong 25 phút
Tập trung vào công
việc trong 25 phút này hết giờ, viết một tích Dừng lại ngay khi vào tờ giấy
Nghỉ 5 phút
Tiếp tục công việc thêm 25 phút sau
giờ nghỉ Đánh giá hiệu suất, tìm
hiểu bao nhiêu thời gian được sử dụng cho mỗi nhiệm vụ và tổ
chức nhiệm vụ tốt hơn Lặp lại quá trình cho đến khi hồn thành nhiệm vụ Sau 4 chu kỳ 25-5 phút, nghỉ 20 phút
động thƣ giãn đơn giản nhƣ đi lại, uống nƣớc, thả lỏng ngƣời, hít thở mà khơng phải là đọc báo, mạng xã hội, xem phim... Khi thực hành phƣơng pháp này cũng khơng nên bỏ qua bƣớc tích việc vì nó mang lại cảm giác hồn thành và giúp tạo động lực, tập trung vào những gì đã hồn thành hơn là tất cả những việc vẫn còn phải làm. Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo phƣơng pháp quả cà chua Pomodoro có những ƣu điểm và nhƣợc điểm nhƣ sau:
Ưu điểm: Phƣơng pháp Pomodoro giúp cải thiện các kỹ năng quản
trị thời gian nhƣ: lập kế hoạch hiệu quả dựa trên sự ƣớc tính thời gian tốt hơn cho mỗi công việc, quản lý căng thẳng, tránh phiền nhiễu, đơn nhiệm, đặt ƣu tiên, nói “khơng”; Với khoảng thời gian làm việc cố định (25 phút mỗi phiên) - giúp tăng khả năng tập trung; Nghỉ giải lao thƣờng xuyên giúp loại bỏ sự căng thẳng, mệt mỏi và cải thiện hiệu suất làm việc.
Nhược điểm: Với phƣơng pháp Pomodoro chúng ta phải ngừng hoạt động sau khi hết thời gian 25 phút trong khi đang mạch làm việc, sự tập trung đang rất tốt, điều này đôi khi sẽ gây ra những tác động không tốt.