- Rèn luyện những thói quen buổi sáng: Khởi động ngày mới bằng việc lao ra
1.3.1. Phải có ý chí trong quản trị thời gian
Ý chí là phẩm chất tâm lý đặc trƣng của con ngƣời, một thuộc tính tâm lý của nhân cách. Ý chí thể hiện ở năng lực thực hiện những hành động có mục đích, địi hỏi phải có nỗ lực khắc phục khó khăn. Năng lực này không phải tự nhiên có mà phải qua thực tiễn rèn luyện. Do đó, khơng phải ai cũng có ý chí nhƣ nhau.
Hộp 1.4: Tạo dựng thói quen cần ý chí
Robert là một lãnh đạo cấp cao của Sony Europe, đã tạo dựng một thói quen dành một giờ mỗi tuần để duy nghĩ một cách sáng tạo và chiến lược. Yêu cầu công việc của anh ấy rất khắc nghiệt nên nếu khơng có thối quen này, anh ấy không thể sờ đến những phần công việc quan trọng, có khả năng phát triển những giá trị có ý nghĩa.
Ban đầu, Robert chưa xác định rõ thời gian cho thói quen mới này. Khi vào thời điểm anh ấy chuẩn bị lên ý tưởng mà đột nhiên phải trả lời một cuộc gọi hoặc phải viết thư điện tử (email) thì anh ấy ưu tiên làm những việc đó trước. Khơng lâu sau, thời gian mà anh ấy dành cho thói quen cứ bị lùi dần cho đến một ngày, Robert tìm thấy lí do để biện minh cho việc khơng thực hiện thói quen của mình. Anh tự nhủ: "Mình thực sự khơng cịn đủ thời gian hơm nay để thực hiện một cách thỏa đáng, vậy nên mình hỗn lại thơi". Sức cám dỗ của những việc hệ trọng, cùng với sức kém của những thói quen cũ đã đè bẹp anh ấy.
Giải pháp mà công ty tư vấn đã giúp Robert ý thức được là khơng được phép trì hỗn tại thời điểm mới bắt đầu thói quen. Nếu như một cuộc gọi hay một cuộc nói chuyện kéo dài quá mức thì phải biết nói với đối tác rằng "Tơi rất tiếc nhưng tơi có một cuộc hẹn khác. Chúng ta sẽ tiếp tục vấn đề này sau". Dần dần, anh ấy bắt đầu đạt kỳ vọng cho người khác. Robert đã thiết lập được thời gian không chỉ theo định luật Parkinson "Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó" mà cịn có thể thu hẹp lại để vừa với khoảng thời gian đã ấn định. Được khơi gợi hứng thú từ việc thiết lập giới hạn thời gian chuẩn xác, sau đó Robert cịn tạo dựng được thói quen thứ hai đó làm giảm thời gian phần lớn các cuộc họp từ một tiếng xuống còn 30 phút và anh ấy cũng thông báo cho những người tham gia biết cuộc họp sẽ bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Robert hào hứng "Kết quả đạt được thật đáng kinh ngạc. Thời gian lãng phí khơng cịn nữa!".
Nguồn: Tony Schwartz và cộng sự (2010). Dịch giả Thanh Bình (2020)
Ý chí tạo nên niềm tin có cơ sở để mỗi ngƣời vƣợt qua các rào cản, đặc biệt rào cản chính mình là khó nhất. Rào cản đến từ chính những thói quen xấu trong cách chúng ta sử dụng thời gian hay cách thức đối xử với chính bản thân, ví dụ nhƣ: Làm nhiều việc một lúc; Mất tập trung; Luộm thuộm; Trì hỗn; Cầu tồn; Khơng biết nói khơng; Khách khứa, điện thoại và thƣ điện tử... làm gián đoạn; Giải trí; Di chuyển; Ngủ không đúng cách... Rất cần có ý chí đủ để "vật lộn" với những thói quen bởi việc thay đổi thói quen là khơng dễ dàng. Tony Schwartz và cộng sự (2010), cho rằng có tới 95% hành động của chúng ta là thói quen và đã
kể đến bằng chứng cho điều này, 95% những ngƣời giảm cân bằng chế độ ăn uống bị tăng cân trở lại và phần lớn những ngƣời này tăng nhiều hơn số cân mà họ giảm đƣợc ban đầu; Kể cả sau khi bị đau tim, chỉ có 1/7 bệnh nhân thực hiện thay đổi lâu dài chế độ ăn uống hay tập luyện của mình; 25% từ bỏ cam kết đầu năm chỉ sau 1 tuần, 60% từ bỏ trong vòng 6 tháng, trung bình một ngƣời lặp lại cam kết đầu năm của họ khoảng 10 lần mà vẫn không thành công; 70% sáng kiến thay đổi định hƣớng ở cấp tổ chức cuối cùng đều thất bại. Thói quen đã khó tạo dựng, thì thay đổi thói quen khơng tốt cịn khó hơn rất nhiều.
Bằng ý chí của mình để mỗi ngƣời có thể vƣợt qua rào cản vơ hình nhƣng có sức nặng ghê gớm này với các trọng tâm (xem ví dụ Hộp 1.4): (1) Chỉ tạo dựng một đến hai thói quen một lúc, điều này đảm bảo "vừa sức", bắt đầu từ việc nhỏ và rèn luyện từng bƣớc tạo dựng thói quen bền vững; (2) Xác định chính xác thời điểm thực hiện hành động và dành năng lƣợng để hồn thành nó. Bởi vì nếu đặt ra thời điểm cụ thể thì sẽ không thể bắt đầu, các thói quen cũ lấn át và sẽ đƣợc làm vào thời điểm đó; (3) Chủ động tập trung vào thói quen mới thay vì cố gắng chống lại những cám dỗ, thói quen xấu, hay những mục tiêu khác. Ví dụ, lựa chọn một chế độ ăn kiêng hiệu quả (bằng đồ ăn vặt lành mạnh để ngăn kéo, ăn vào khoảng thời gian xác định) thay vì tìm cách để chống lại cơn thèm những món ăn hấp dẫn trong suốt cả ngày; (4) Dự đoán các chƣớng ngại vật sẽ phải đối mặt nếu không thay đổi; (5) Phát triển văn hóa hợp tác qua việc tận dụng sự trợ giúp của ngƣời khác. Điều này sẽ cảm thấy niềm tin đƣợc củng cố, đƣợc công nhận; (6) Giữ vững quyết tâm, sẵn sàng và biết chịu trách nhiệm cho những lần khơng vƣợt qua chính mình để tiếp tục học hỏi, thay đổi và phát triển. Hình thành những thói quen mới tốt hơn, vƣợt qua thói quen gạt những thói khơng thích sang một bên, liên tục cải tiến quy trình làm việc của bản thân là giải pháp quan trọng để giúp mỗi ngƣời vƣợt qua trở ngại lớn nhất trong quản trị thời gian.
Có những nghiên cứu khác nhau đề ra những "công thức" thời gian để duy trì một thói quen. Sharon McGann trong chƣơng trình PEP đã áp
dụng quy tắc "Thử thách 21 ngày" để hình thành hoặc từ bỏ một thói quen. S.J. Scott lại cho rằng cam kết với một thói quen cần ít nhất 30 ngày. Phillippa Lally và cộng sự đã khảo sát 96 ngƣời đã phân tích kết quả và tìm thấy thời gian trung bình để những ngƣời tham gia bắt đầu một thói quen mới là 66 ngày, chia làm 3 giai đoạn: Giai đoạn 1, ngày 01-22: Cảm thấy khó chịu; Giai đoạn 2, ngày 22-44: Tự nhìn nhận; Giai đoạn 3, ngày 44-66: Đi tìm ánh sáng và từ ngày 66 cộng là: Ăn mừng với chính mình. Mặc dù có những kết quả khác nhau, nhƣng điểm chung chắc chắn đó là ý chí và kiên trì.
Gắn với quản trị cuộc đời, phải ý chí kiên định mục tiêu phấn đấu bền bỉ, liên tục. Khoảng cách của ngƣời thành công và kẻ tầm thƣờng chính là sự tự giác. Muốn đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra và gặt hái đƣợc những kết quả khác biệt, chỉ có thể liên tục tập trung vào những điều quan trọng nhất và kiên trì trong một thời gian dài. Khi học cách quản lý bản thân, điều quan trọng nhất là quản lý sự chú ý của một ngƣời. Trong suốt cuộc đời, quản trị thời gian khơng chỉ có "thù trong" mà cịn chịu tác động của "giặc ngồi" với những khó khăn khơng thể lƣờng trƣớc. Hiện nay, sự thay đổi của môi trƣờng ln diễn ra nhanh chóng và khơng ngừng, thậm chí bất quy luật (ví dụ: biến đổi khí hậu, dịch bệnh Covid 19...) trong khi đó thời gian vẫn cứ đến, rồi đi nếu khơng có ý chí thì con ngƣời rất dễ chệch hƣớng mục tiêu, phá vỡ quy tắc trong quản trị thời gian. Đằng sau tất cả sự thành công cá nhân là rất nhiều nỗ lực, vừa để thúc đẩy cho sự tiến bộ, vừa để ngăn cản những rào cản khách quan và chủ quan.
Ngồi ra, trong tập thể khi con ngƣời có ý chí đó là con đƣờng dẫn tới thành cơng bởi đó là nền tảng của sự nhất quán trong tƣ tƣởng và hành động. Ý chí là ln kiên định một lý tƣởng và mục tiêu, trong tất cả mọi tình huống, hoàn cảnh, sự kiện... Ý chí giúp mỗi ngƣời có thể tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức khi tiến hành, triển khai một kế hoạch, một mục tiêu nào đó. Ý chí giúp mỗi cá nhân trở nên hồn thiện hơn. Ý chí cũng góp phần tạo nên hình ảnh con ngƣời đáng tin cậy trong mắt
mọi ngƣời xung quanh... Do vậy, ngƣời có ý chí thƣờng đƣợc lãnh đạo xem trọng và kiểm sốt cao, họ khơng chỉ làm chủ vận mệnh của mình mà cịn lan truyền sự tích cực này cho những cá nhân khác trong tập thể.