- Không để bị phân tán bởi những người khác, bản thân cần là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc Lập kế hoạch vào buổi tối ngày hôm trước
3.2.8. Tổ chức sử dụng thời gian theo quy tắc 10 phút
Quy tắc 10 phút đƣợc thực hiện bằng cách tập trung làm việc trong 10 phút. Sau 10 phút tập trung làm việc đó sẽ xác định xem sẽ dừng hay tiếp tục làm việc này. Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo quy tắc 10 phút đƣợc tiến hành nhƣ sau:
Hình 3.10: Quy trình tổ chức sử dụng thời gian
theo quy tắc 10 phút
Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo quy tắc 10 phút có những ƣu điểm và nhƣợc điểm nhƣ sau:
Ưu điểm: Quy tắc này giúp cải thiện các kỹ năng quản trị thời gian
nhƣ lập kế hoạch hiệu quả, quản lý căng thẳng, đơn nhiệm, đặt ƣu tiên. Bắt đầu cơng việc ngay sẽ khơng có thời gian cho những suy nghĩ và dự đốn tiêu cực, ít cơ hội hơn cho sự trì hỗn và sẽ tạo thói quen tập trung ngay vào công việc; Khi phân chia nhiệm vụ thành các khoảng thời gian nhỏ sẽ giúp ngƣời thực hiện có cảm giác về động lực bởi vì chỉ bắt buộc phải làm việc với nó 10 phút một lần; Khi chỉ làm việc 10 phút một lần, sẽ không cảm thấy quá tải, ngay cả với những công việc lớn bởi vì việc giải quyết một cơng việc 90 phút bằng 9 lần nhiệm vụ 10 phút sẽ dễ dàng hơn; Khi coi 10 phút là một khoảng thời gian nhỏ, do đó rất có thể sẽ tiếp tục làm việc ở thời gian lớn hơn 10 phút sau lần đầu tiên.
Nhược điểm: Nhƣợc điểm lớn nhất của phƣơng pháp này là khi dừng lại sau mỗi 10 phút để xem xét liệu có làm thêm 10 phút tiếp hay khơng có thể gây mất tập trung, ảnh hƣởng tới hiệu quả cơng việc.
CÂU HỎI ƠN TẬP
1. Phân tích khái niệm, vai trị của tổ chức sử dụng thời gian? 3. Trình bày tổ chức sử dụng thời gian theo mơ hình Eisenhower? 4. Trình bày tổ chức sử dụng thời gian theo nguyên lý Pareto? 5. Trình bày tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ quan trọng của cơng việc?
6. Trình bày tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ xuất hiện của công việc?
NỘI DUNG THẢO LUẬN
1. Mơ hình tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ quan trọng của công việc? Liên hệ thực tiễn?
2. Mơ hình tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ xuất hiện của công việc? Liên hệ thực tiễn?