- Rèn luyện những thói quen buổi sáng: Khởi động ngày mới bằng việc lao ra
LẬP KẾ HOẠCH SỬ DỤNG THỜI GIAN
2.1.1. Khái niệm lập kế hoạch sử dụng thời gian
Trƣớc hết, cần hiểu thế nào là kế hoạch và lập kế hoạch. Có rất nhiều quan điểm khác nhau, một số trong đó là:
Quan điểm của Harold Koontz và cộng sự (2004), kế hoạch là cái cầu bắc qua những khoảng trống để đi tới đích. Theo đó, kế hoạch là một biện pháp cần để thực hiện các mục tiêu đã đƣợc đề ra. Sự rõ ràng về kế hoạch sẽ giúp con ngƣời có đƣợc phƣơng hƣớng và dự định để đạt đƣợc những mong muốn của bản thân.
Tác giả Trần Thị Thanh Thùy (2008), kế hoạch là bản mô tả những mục tiêu cần đạt đƣợc của tổ chức và cách thức tổ chức cần tiến hành để đạt đƣợc mục tiêu đó. Căn cứ vào mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, trong kế hoạch, các hoạt động cần phải đƣợc sắp xếp theo trình tự phù hợp và khoa học, rõ ràng. Quan điểm này cho thấy kế hoạch đƣợc gắn liền với mục tiêu đã đƣợc đề ra kèm theo đó là các hành động dự kiến phải tiến hành theo tuần tự để sao cho hoàn thành đƣợc mục tiêu.
Còn theo Phạm Ngọc Thanh (2019), kế hoạch là một văn bản hay một ý tƣởng thể hiện mục tiêu chung của tổ chức cũng nhƣ mục tiêu đƣợc phân cấp cùng với những phƣơng án, thời gian đạt mục tiêu đó. Theo tác giả, một bản kế hoạch phải chứa đựng những nội dung cốt yếu nhƣ mục tiêu - là những cột mốc, trạng thái mà chủ thể mong muốn đạt đƣợc trong tƣơng lai xác định và phƣơng án hành động - cách thức chuyển hóa mục tiêu đã lựa chọn thành kết quả thực tế với mức độ thành công cao nhất.
Tóm lại, có thể hiểu kế hoạch là những dự định của mỗi cá nhân hoặc tổ chức cho công việc tương lai về mục tiêu, nội dung thực hiện,
phương thức quản lý và phân bổ các nguồn lực theo một tiến trình cụ thể.
Khi xét mối quan hệ giữa kế hoạch và lập kế hoạch, có thể nhận thấy đó là mối quan hệ theo cặp phạm trù nguyên nhân - kết quả. Từ các dự định mong muốn thực hiện, con ngƣời tiến hành thiết lập các mục tiêu cũng nhƣ phƣơng án hành động, kết quả dự kiến đạt đƣợc... những điều này đƣợc cụ thể hóa thành sản phẩm tồn tại dƣới dạng hình thức nhƣ văn bản hay trong tâm trí đó chính là kế hoạch. Mối quan hệ này là biểu hiện chi tiết các hành động cần thiết để hoàn thành các mục tiêu tổ chức đã định ra. Vì vậy, để có một kế hoạch đúng đắn và phù hợp thì lập kế hoạch ngay từ ban đầu đã phải đƣợc đầu tƣ các nguồn lực nhƣ nhân lực, vật lực, tài lực, đặc biệt là thời gian một cách đầy đủ, kỹ càng. Lập kế hoạch là hoạt động có ý thức của con ngƣời nhằm xác định mục tiêu, phƣơng hƣớng và các bƣớc đi cụ thể để thực hiện mục tiêu đó.
Lập kế hoạch, xét theo các khía cạnh quản lý, đó khơng phải là một sự kiện đơn thuần mà có bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Lập kế hoạch là quá trình quản lý cơ bản, thiết lập những nền tảng cần thiết để từ đó nhà quản trị xây dựng các chức năng về lập tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát trong các hoạt động trong tổ chức. Trong khi các nhà quản lý cấp cao lập các mục tiêu và phƣơng thức chiến lƣợc chung, các nhà quản lý cấp trung và cấp cơ sở tiến hành thực hiện các kế hoạch hành động để các nhóm làm việc của mình đóng góp vào các nỗ lực của hệ thống. Khi lên kế hoạch tốt sẽ giúp tổ chức sử dụng có hiệu quả các nguồn lực hạn chế và đối mặt với những sự thay đổi của mơi trƣờng. Xét trên khía cạnh cá nhân, lập kế hoạch thể hiện khả năng quản trị bản thân đối với khả năng đạt đƣợc những mục tiêu trong công việc và cuộc sống cùng với những nỗ lực của con ngƣời. Lập kế hoạch sẽ tạo ra sự ảnh hƣởng, các kết quả ý nghĩa và thậm chí quyết định sự thành bại của cả cuộc đời.
Tác giả F.Steiner (2018), lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lƣợc, chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt đƣợc mục tiêu đã định. Lập kế hoạch cần thiết lập
các quyết định mang tính khả thi và bao gồm cả những hành động thiết lập các mục tiêu mới trong những chu kỳ tiếp theo. Theo cách tiếp cận này thì lập kế hoạch đƣợc xem là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng đƣợc với những biến động diễn ra trong môi trƣờng của mỗi tổ chức, đó là q trình thích ứng với sự không chắc chắn của môi trƣờng bằng việc xác định trƣớc các phƣơng án hành động để đạt đƣợc mục tiêu cụ thể của tổ chức
Theo Phạm Ngọc Thanh và cộng sự (2019), lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và xây dựng phƣơng án hành động tƣơng lai của tổ chức để thực hiện mục tiêu trong một khoảng thời gian xác định trong những điều kiện lịch sử cụ thể.
Qua đó có thể thấy, lập kế hoạch bao gồm một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng đƣợc với những biến động diễn ra trong môi trƣờng của mỗi tổ chức. Lập kế hoạch xác định các phƣơng án hành động để đạt đƣợc những mục tiêu cụ thể của tổ chức, tuy nhiên đó là q trình thích ứng với sự khơng chắc chắn bởi kế hoạch đặt ra không thể đảm bảo chắc chắn rằng sẽ tiến hành đƣợc một cách trọn vẹn mà phải có phƣơng án điều chỉnh với từng tình huống có thể xảy ra. Từ đó, có thể hiểu: Lập
kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức hành động để đạt được các mục tiêu.
Lập kế hoạch sẽ bao gồm tồn bộ các hoạt động dự đốn, dự báo, so sánh cần thiết để xây dựng đƣợc các nội dung về mục tiêu, phƣơng án tối ƣu, các biện pháp và nguồn lực cần huy động. Lập kế hoạch sẽ đƣợc thực hiện theo mơ hình 5W và 1H, cụ thể:
- What (thực hiện cái gì, mục tiêu cần phải hồn thành là gì) - Who (Ai sẽ thực hiện mục tiêu và thực hiện cùng với ai) - When (Thời gian tiến hành và thời hạn để hoàn thành) - Where (Điều kiện không gian để thực hiện mục tiêu) - Why (Lý do phải thực hiện các mục tiêu)
- How (mục tiêu đƣợc thực hiện theo cách thức, biện pháp nào) Lập kế hoạch thực chất là hoạt động chủ quan, có ý thức của con ngƣời trên cơ sở nhận thức bằng các giác quan và vận dụng các quy luật trong thực tiễn để xác định mục tiêu, phƣơng hƣớng, cách thức thực hiện, trình tự các bƣớc trong hoạt động của mỗi cá nhân và của chung trong tổ chức. Do đó, khi lập kế hoạch cho một dự định nào đó, chủ thể quản lý cần phải có những kỹ năng, kiến thức nhất định để xác định đƣợc đƣờng lối và ra quyết định để mang lại những thành công theo nhƣ mong muốn.
Khái niệm lập kế hoạch sử dụng thời gian
Theo Brian Tracy (2013), việc áp dụng các chiến thuật quản lý thời gian mà khơng có một tầm nhìn về tƣơng lai rõ ràng sẽ chỉ đƣa con ngƣời tới đích nhanh hơn mà khơng đảm bảo đó là đích mà ngƣời ta mong muốn. Theo đó, hầu hết những ngƣời quản lý thời gian thành công đều là những ngƣời lập kế hoạch giỏi, mà cụ thể là kế hoạch sử dụng thời gian. Họ lập ra các danh sách lớn nhỏ để hoàn thành những mục tiêu khác nhau. Mỗi khi có những dự định mới phát sinh, họ sẽ dành thời gian để cân nhắc những điều mình muốn đạt đƣợc và viết một danh sách theo thứ tự tất cả các bƣớc để hoàn thành những dự định đặt ra.
Bên cạnh đó, lập kế hoạch sử dụng thời gian đơn giản là một nhiệm vụ kéo dài trong một khoảng thời gian nhất định, phần lớn là trong ngày, đƣợc tiến hành bằng cách xác định thời gian tiến hành các công việc cần phải làm. Trong thực tế, đó đƣợc coi là xây dựng lịch làm việc. Một bảng kế hoạch cá nhân hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng chính là giải pháp đầu tiên giúp chủ thể cải thiện đƣợc năng lực quản lý thời gian của bản thân. Mặc dù đơn giản chỉ là liệt kê những hoạt động cần làm trong công việc cũng nhƣ học tập cũng sẽ giúp con ngƣời sử dụng thời gian khơn ngoan hơn. Ngồi ra, với cách này, chủ thể sẽ biết cần phải làm gì vào giờ nào mà không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hơm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hồn thành cơng việc nào đó.
Mặc dù vậy, lập kế hoạch sử dụng thời gian không chỉ đơn giản là liệt kê ra các nhiệm vụ cần phải làm trong một khoảng thời gian nào đó mà cịn bao gồm cả việc thiết lập các mục tiêu rõ ràng kèm theo các giải pháp để sử dụng tốt quỹ thời gian bị hữu hạn. Điều quan trọng nhất liên quan đến sự thành công dƣới mọi hình thức chính là sự rõ ràng. Mỗi ngƣời thành công đều biết rất rõ bản thân là ai và muốn điều gì trong mọi lĩnh vực cuộc sống. Ngồi việc đƣa ra các mục tiêu thì cần phải lập ra các kế hoạch hành động đƣợc tuân thủ theo các mốc thời gian đã đƣợc vạch sẵn.
Trong cuốn sách này, khái niệm lập kế hoạch sử dụng thời gian đƣợc xác định nhƣ sau:
Lập kế hoạch sử dụng thời gian là quá trình xác định mục tiêu và các biện pháp sử dụng thời gian để đạt hiệu suất cao.
Khái niệm này cho thấy lập kế hoạch sử dụng thời gian cần có những dự định đƣợc thiết lập với các mốc thời gian trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn cùng với việc dự báo, dự đoán, so sánh với bối cảnh để xây dựng lên mục tiêu. Những mục tiêu đƣợc xác định đi kèm với các phƣơng án hành động và phân bổ nguồn lực thời gian phù hợp của bản thân để nhằm đạt đƣợc nó. Điều quan trọng là các phƣơng án, bƣớc đi phải đạt đƣợc sự tối ƣu về thời gian để đem lại hiệu suất cao trong thời gian của công việc và cuộc sống.
Bằng cách sử dụng thời gian đạt hiệu suất cao thì ngay từ khâu lập kế hoạch, cá nhân và tổ chức có thể tiết kiệm đƣợc thêm một khoảng thời gian, làm việc năng suất hơn, chất lƣợng công việc đƣợc nâng cao. Để hƣớng tới hiệu suất công việc cao, ngay từ khâu lập kế hoạch sử dụng thời gian sao cho đúng nhƣ mục tiêu mong muốn thì cần đảm bảo một số yêu cầu đƣợc thể hiện qua 4 chữ D nhƣ sau:
Mong muốn (Desire): Con ngƣời cần phải có khát khao, mong muốn nhằm kiểm sốt thời gian của mình và đạt đƣợc hiệu quả tối ƣu từ việc lên kế hoạch sử dụng với những mục tiêu đƣợc thiết lập trong những khoảng thời gian đã đƣợc xác định.
Sự quyết đoán (Decisiveness): Lập kế hoạch sử dụng thời gian sẽ áp dụng các kỹ thuật quản lý thời gian từ thiết lập mục tiêu cho đến các hành động dự kiến thực hiện. Điều này cần đƣợc duy trì để các kỹ thuật này trở thành thói quen hàng ngày và sự kiên quyết, tuân thủ kế hoạch của mỗi cá nhân là rất quan trọng để đạt đƣợc mục đích.
Sự quyết tâm (Determination): Trong quá trình lập kế hoạch sử dụng thời gian, cá nhân sẽ phải dự tính đƣợc những vấn đề phát sinh hoặc những tác động đến tâm lý khiến cho chủ thể dễ bị gián đoạn hoặc từ bỏ kế hoạch để trở thành ngƣời quản trị thời gian hiệu quả, qua đó kiên trì với kế hoạch sử dụng thời gian đã lập ra. Những mong muốn ban đầu sẽ củng cố thêm quyết tâm này.
Tính kỷ luật (Discipline): Đây là yếu tố quan trọng nhất để lập kế hoạch sử dụng thời gian hiệu suất. Khi đặt ra kế hoạch sử dụng thì cần phải rèn luyện thói quen tuân thủ kế hoạch đã đƣợc đặt ra. Tính kỷ luật hiệu quả là sự sẵn sàng ràng buộc bản thân phải trả giá và làm những điều mà bản thân biết nên làm đúng lúc, đúng chỗ để mang lại tác dụng đạt đƣợc mục tiêu. Đây là yếu tố rất quan trọng để đạt đƣợc mục đích của cá nhân và tổ chức.
Lập kế hoạch sử dụng thời gian cũng giống nhƣ tạo ra một tấm bản đồ chỉ đƣờng để đi đến đích mong muốn, đó là q trình nỗ lực để hồn thành một hoặc nhiều nhiệm vụ của cá nhân và tổ chức. Việc này cũng bao gồm cả khả năng ra quyết định điều gì là quan trọng để tập trung vào và điều gì khơng thực sự đƣợc ƣu tiên. Những ngƣời có khả năng quản trị thời gian tốt thì ngay từ khâu lập kế hoạch sử dụng thời gian đã có thể hình dung đƣợc kết quả cuối cùng khi sử dụng quỹ thời gian và có thể dễ dàng đi theo các quãng đƣờng đã vạch ra để đạt đƣợc thành quả. Dù các nhiệm vụ có phức tạp, có nhiều thơng tin phải xử lý và tiêu tốn thời gian lớn nhƣng bằng việc lập kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quả mà cá nhân có thể tập trung vào những mục tiêu thiết yếu nhất và loại bỏ những phần còn lại.
Lập kế hoạch sử dụng thời gian thực hiện gắn với khoảng thời gian xác định. Khoảng thời gian phổ biến đƣợc coi là đơn vị xây dựng kế hoạch là: ngày, tuần, tháng, năm hay gắn với mỗi dự án hay những giai đoạn lớn trong cuộc đời của con ngƣời.