- Rèn luyện những thói quen buổi sáng: Khởi động ngày mới bằng việc lao ra
1.3.3. Phải có phương pháp quản trị thời gian
"Phƣơng pháp" là từ dùng để chỉ các cách thức hoặc đƣờng lối có tính hệ thống đƣa ra để có thể giải quyết một vấn đề nào đó, theo đó thì phƣơng pháp có thể đƣợc rút ra từ những kết quả mà con ngƣời nhận thức đƣợc từ thực tiễn.
Phƣơng pháp ở đây chính là cách thức bố trí, sắp xếp việc thực hiện các công việc cá nhân trong khoảng thời gian hữu hạn với các nguồn lực và mục tiêu xác định. Phƣơng pháp đƣợc phản ánh qua cách thức sử dụng để phân tích, tổng hợp để tìm ra và quyết định kế hoạch sử dụng thời gian, lựa chọn mơ hình quản trị thời gian, cách thức sử dụng và kiểm soát để nâng cao giá trị thời gian theo cách "nghĩ rồi mới làm". Phƣơng pháp xác định mục tiêu, xây dựng kế hoạch quản trị thời gian, là kim chỉ nam cho mọi hành động tổ chức sử dụng và kiểm soát thời gian hữu dụng. Phƣơng pháp trong quy trình PDCA đối với việc sử dụng thời gian. "Đừng làm việc chăm chỉ hãy làm việc thông minh" (Tony Schwartz và cộng sự, 2010) là một phƣơng châm đề cao phƣơng pháp lao động khoa học. Phƣơng pháp khoa học trong quản trị thời gian đó là: Ln có kế hoạch và chủ động; Ln có quỹ thời gian dự phịng; Ln sẵn sàng cho sự thay đổi... Một hệ thống quản trị thời gian tốt là một hệ thống đƣợc lập có phƣơng pháp đảm bảo tính trật tự và tổ chức. Tạo ra trật tự sẽ giúp tiết kiệm thời gian lãng phí cho những lộn xộn. Đặc biệt, trật tự thể chất còn tạo ra trật tự tinh thần và giúp nâng cao hiệu quả hoạt động.
Có thể đƣa ra vài ví dụ về giá trị của phƣơng pháp làm việc quy định hiệu quả trong sử dụng thời gian:
Chƣơng trình hiệu quả cá nhân (Personal Efficiency Program - PEP) đƣợc hình thành và phát triển ở Thụy Điển nhằm giúp các cá nhân và tổ chức cải thiện khả năng quản lý khối lƣợng công việc của họ, đã chỉ
ra phƣơng pháp làm việc mới để công việc bớt bị "lụt", giành đƣợc quyền kiểm soát mỗi ngày làm việc, làm đƣợc nhiều việc hơn và quan trọng nhất là thoải mái trong công việc. PEP đã chỉ ra rằng, sai lầm thƣờng thấy nhất trong công việc mà mọi ngƣời hay mắc phải là gạt những việc khơng thích, khó khăn sang một bên - nghĩa là trì hỗn. Trì hỗn là một thói quen xấu và để đánh bại sự trì hỗn thì cần biết cách và có phƣơng pháp nếu khơng muốn ngày càng "lụt" sâu hơn.
Hay một "vấn nạn" khá phổ biến nữa là mắc kẹt trong đống hồ sơ, văn phòng lộn xộn, khiến cho tinh thần khơng n. Khi đó cần có phƣơng pháp để tổ chức, sắp xếp những thứ lộn xộn đó. Bắt đầu bằng việc dọn dẹp đống bừa bộn cả về vật chất lẫn tinh thần một cách dứt khốt khơng bị gián đoạn: Dọn sạch ngăn kéo, tủ hồ sơ, khay đựng giấy tờ, bảng ghi, túi xách, các mẫu giấy ghi chú,... rồi phân loại chúng thành các hồ sơ đang làm việc và tài liệu tham khảo. Rồi tiếp sau đó, sắp xếp từng chồng hồ sơ theo tiêu chí mong muốn nhƣ theo dự án, theo hoạt động, theo đối tƣợng... Kết quả là toàn bộ giấy tờ đƣợc sắp xếp khoa học, ngăn nắp điều đó sẽ giúp mỗi ngƣời thoải mái hơn và dễ dàng hành động hơn.
Phƣơng pháp quản trị thời gian đƣợc tích hợp bởi sự đa dạng và phức tạp của rất nhiều phƣơng pháp khác nhau nhƣ phƣơng pháp tổ chức công việc, phƣơng pháp tổ chức cuộc họp, phƣơng pháp sử dụng mạng xã hội, phƣơng pháp dịch chuyển, phƣơng pháp tổ chức hồ sơ... trên nền tảng của các chỉ số IQ (Intelligence Quotient) đo trí tuệ của con ngƣời, chỉ số EQ (Emotional Quotient) đo lƣờng trí tuệ về cảm xúc; chỉ số AQ (Adversity Quotient) đo lƣờng khả năng vƣợt khó; chỉ số CQ (Creative Quotient) đo lƣờng khả năng sáng tạo; chỉ số SQ (Social Quotient) đo lƣờng năng lực xã hội; chỉ số MQ (Moral Quotient) đo lƣờng đạo đức; chỉ số SQ (Speech Quotient) đo lƣờng năng lực biểu đạt ngôn ngữ; chỉ số PQ (Passion Quotient) đo lƣờng đam mê... Nó là sản phẩm của q trình tổng hợp và khái qt hóa của năng lực ý trí, tƣ duy, kỹ năng đƣợc rút ra từ thực tiễn, tích lũy kinh nghiệm và ứng dụng khoa học (ví dụ: hồ sơ nhân sự với hàng chục loại giấy tờ đƣợc lƣu giữ trên nền tảng đám mây,
có đƣợc chiết xuất và cung cấp thơng tin bất cứ lức nào, ở bất cứ đâu...). Nhiều kiểm soát cho rằng, phƣơng pháp hóa sẽ khiến cho mọi việc trở nên cứng nhắc, kém linh hoạt. Điều đó hồn tồn khơng đúng, bởi vì phƣơng pháp bản chất khơng cứng nhắc, ln cũng có tính mở, tính khả chuyển; phƣơng pháp sẽ vận hành tốt hơn nếu các mục tiêu, đối tƣợng, giá trị cốt lõi của hoạt động đƣợc xác lập rõ ràng.
Tóm lại, nếu trong 1 giờ làm ra nhiều giá trị hơn nghĩa là chất lƣợng thời gian tăng, năng suất lao động, hiệu suất cơng việc tăng. Kết quả đó chỉ có đƣợc khi có phƣơng pháp phù hợp, thái độ tích cực và ý chí quyết tâm trong quản trị thời gian.