- Không để bị phân tán bởi những người khác, bản thân cần là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc Lập kế hoạch vào buổi tối ngày hôm trước
3.2.4. Tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ xuất hiện của công việc
để quản lý thời gian hiệu quả, sử dụng thời gian hợp lý thì cần chấm dứt những việc khơng cần thiết.
b. Quy tắc 40/30/20/10
Quy tắc 40/30/20/10 đƣợc áp dụng để hƣớng tới việc quản lí thời gian khoa học dựa trên nguyên tắc phân bổ thời gian cho các công việc theo mức độ quan trọng của chúng. Quy tắc quản lý thời gian 40/30/20/10 có sự phân chia thời gian cho các công việc nhƣ sau:
- 40% thời gian để làm những việc quan trọng nhất - 30% thời gian để làm những việc quan trọng thứ hai - 20% thời gian để làm những việc quan trọng thứ ba - 10% thời gian để làm tất cả mọi thứ kết hợp lại
Theo đó, chúng ta sẽ có một lựa chọn hợp lý duy nhất là tập trung vào ba việc ƣu tiên hàng đầu, ƣu tiên làm lần lƣợt chỉ ba việc này và dành chút thời gian làm những việc khác. Nhìn vào quy tắc 40/30/20/10 thấy rằng chúng ta nên sử dụng số thời gian gấp đôi để giải quyết vấn đề ƣu tiên số một so với vấn đề ƣu tiên số ba. Nghĩa là công việc ƣu tiên hàng đầu của mỗi ngƣời sẽ có ảnh hƣởng hơn rất nhiều so với những việc khác mà họ làm. Do vậy cần đầu tƣ thời gian cho công việc quan trọng để thực sự biến tƣ duy nhận thức thành hồn thành thực tế cơng việc.
3.2.4. Tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ xuất hiện của công việc việc
Khi phân loại theo mức độ xuất hiện, các cơng việc đƣợc chia thành 3 nhóm công việc cần làm, bao gồm: các công việc thƣờng ngày, các công việc đang diễn tiến, các cơng việc có tính chất hoạch định và phát triển, cụ thể:
Nhóm 1 - Những cơng việc thường ngày: Bao gồm các công việc nhƣ: Làm bài tập/Viết báo cáo định kỳ; Hồi đáp thƣ từ; Thực hiện các cuộc điện thoại; ...
Nhóm 2 - Những cơng việc đang diễn tiến: Bao gồm các công việc
nhƣ: Tổ chức cuộc họp; Kiểm sốt nhân sự...
Nhóm 3 - Những cơng việc hoạch định và phát triển: Bao gồm các
công việc nhƣ: Ký hợp đồng mới; Gặp mặt nhà cung cấp mới; Học thêm kỹ năng mới ....
Đối với nhà quản trị, các cơng việc thƣờng ngày có thể kể đến: nhận và kiểm tra hệ thống quản trị nội bộ của doanh nghiệp (hệ thống ERP, hệ thống CRM...), phân tích cơng việc và giao nhiệm vụ cho nhân viên, tổ chức các cuộc họp với các đơn vị liên quan để xử lý công việc, ký kết các giấy tờ tài chính (phiếu thu, chi), các giấy tờ liên quan tới hoạt động tác nghiệp cần phê duyệt của doanh nghiệp... Các công việc đang diễn tiến gồm việc theo dõi các dự án của doanh nghiệp đang triển khai đảm bảo tiến độ, yêu cầu về chất lƣợng, yêu cầu về các nguồn lực triển khai dự án. Các cơng việc có tính chất hoạch định và phát triển gồm: gặp gỡ với đối tác, nghiên cứu, phân tích thị trƣờng, phân tích, kiểm sốt hợp đồng, tìm kiếm các nhà đầu tƣ, các đơn vị liên quan của doanh nghiệp.
Hộp 3.4: Ví dụ thời gian làm việc của Giám đốc điều hành (CEO)
Theo nghiên cứu của Harvard Business School (Tushman, Smith, & Binns, 2011) và nghiên cứu của tác giả Lê Quân (2015) về thời gian của Giám đốc điều hành thì 85% thời gian của họ dành cho làm việc với những người khác thông qua gặp gỡ, họp hành, tiếp khách, thể thao, điện thoại, email... Chỉ có 15% thời gian của Giám đốc điều hành là làm việc một mình. Trong đó, tỷ lệ thời gian làm việc với các thành viên của doanh nghiệp chiếm khoảng 42% và khoảng 25% thời gian các giám đốc điều hành dùng để làm việc với cả thành viên trong và ngoài doanh nghiệp trong đó có khoảng 16% thời gian là được sử dụng để làm việc với người ngoài doanh nghiệp.
Đối với nhân viên, ngƣời lao động trong doanh nghiệp, các công việc thƣờng ngày gồm các công việc đã đƣợc xác định theo kế hoạch tuần, tháng, quý. Ngồi ra, các cơng việc của nhân viên cịn bao gồm cả những công việc phát sinh theo sự vụ đƣợc nhà quản trị giao phó cho nhân viên. Những cơng việc sự vụ này thƣờng có tính chất khẩn cấp, cần giải quyết trong một khoảng thời gian ngắn. Ví dụ: nhân viên có thể đƣợc giao cơng việc phát sinh nhƣ tập hợp dữ liệu thu, chi kế toán đột xuất để báo cáo với cơ quan thuế khi đƣợc yêu cầu.
Đối với ba nhóm cơng việc đƣợc phân chia theo mức độ xuất hiện, thời gian tối ƣu phân bổ cho các nhóm cơng việc nên là nhóm 1 chiếm 15% tổng thời gian, nhóm 2 chiếm 25% tổng thời gian và nhóm 3 chiếm 60% tổng thời gian.
Hình 3.7: Phân phối thời gian tối ưu cho công việc
theo mức độ xuất hiện
Đối với các nhà quản trị thì nhà quản trị cấp cao cần phải dành nhiều thời gian cho việc hoạch định với kỹ năng tƣ duy cao nhất, nhà quản trị cấp trung dành nhiều thời gian cho việc tổ chức, lãnh đạo với kỹ năng chuyên môn, kỹ năng nhân sự và kỹ năng tƣ duy. Khi phân chia theo bốn chức năng của quản trị, các công việc của nhà quản trị bao gồm: - Công việc hoạch định: Lập kế hoạch công việc ngày, tuần, tháng...
- Công việc tổ chức: Phân tích cơng việc, nhiệm vụ của tổ chức, đơn vị và phân công công việc với nhân viên, ngƣời thực hiện công việc đảm bảo rõ yêu cầu kết quả (số lƣợng, chất lƣợng, tiến độ...)
- Công việc lãnh đạo: Quá trình hƣớng dẫn nhân viên triển khai công việc, cung cấp các thông tin phản hồi về mức độ hồn thành cơng việc, về năng lực làm việc của nhân viên thực hiện công việc, động viên, khuyến khích nhân viên.
- Cơng việc kiểm sốt: Theo dõi, giám sát q trình triển khai cơng việc với nhân viên và có những biện pháp điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.
Hình 3.8 dƣới đây đƣa ra gợi ý phân bổ thời gian của nhà quản trị các cấp (Nhà quản trị cấp cơ sở, nhà quản trị cấp trung, nhà quản trị cấp cao) dành cho các công việc theo bốn chức năng (Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát). Với nhà quản trị cấp cơ sở, thời gian phân bổ cho bốn chức năng này lần lƣợt là 15%, 24%, 51%, 10% tổng thời gian. Với nhà quản trị cấp trung, thời gian dành cho các công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát đƣợc gợi ý ở mức 18%, 33%, 36%, 13% tổng thời gian. Và với nhà quản trị cấp cao, con số này lần lƣợt là 28%, 36%, 22%, 14% tổng thời gian.
Hình 3.8: Phân bổ thời gian theo chức năng của nhà quản trị