- Không để bị phân tán bởi những người khác, bản thân cần là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc Lập kế hoạch vào buổi tối ngày hôm trước
BÀI TẬP TÌNH HUỐNG VÀ THỰC HÀNH Tình huống 3.1: THÍCH THÚ VỚI SỰ BẬN RỘN
Tình huống 3.1: THÍCH THÚ VỚI SỰ BẬN RỘN
Minh Phƣơng là một nhóm trƣởng trong một siêu thị tấp nập và phụ trách 8 nhân viên bán hàng. Minh Phƣơng phải báo cáo công việc với ngƣời quản lý siêu thị là chị Châu. Công việc của cô cũng phải liên quan đến nhân viên, tồn kho và thông tin về khách hàng.
Những lúc siêu thị tấp nập, nhƣ các sáng thứ Bảy, tất cả thành viên trong nhóm của Minh Phƣơng có mặt ở những kệ hàng để giải quyết các rắc rối có thể xảy ra. Vào những lúc ít khách hơn, sẽ chỉ có hai ngƣời đứng ở các kệ hàng và Minh Phƣơng chỉ đạo việc xếp thêm hàng lên kệ hay họp với chị Châu. Cô nhận thấy rằng ca làm việc của cô thƣờng trôi qua rất nhanh. Hàng ngày cô phải đi bộ nhiều cây số vòng quanh các gian hàng từ khu vực này đến khu vực khác để giải quyết những rắc rối, đòi hỏi, thắc mắc nhỏ và kiểm tra tại văn phòng rồi trong kho hàng. Nhƣ cơ thƣờng nói: "Gần cuối tuần rồi, tơi khơng có nhiều thời gian để ngồi xuống và suy nghĩ về việc mình đang làm gì. Tơi phải ln bên cạnh các thành viên trong nhóm, gặp đại diện các nhà cung cấp và tất nhiên là cả khách hàng. Tôi luôn bận rộn để đáp ứng các u cầu và địi hỏi của cơng việc."
Minh Phƣơng rất thích thú về chuyện này. Cơ nói: "Tơi thích nhất là khi có nhiều việc xảy ra nhƣ vậy"
Câu hỏi: Hãy phân tích việc sử dụng thời gian của Minh Phƣơng
Tình huống 3.2: SỰ CỐ GẮNG KHÔNG ĐƢỢC ĐỀN ĐÁP
Marian là một phụ nữ đầy tài năng, cơ đã có đƣợc bằng tốt nghiệp chuyên ngành kinh tế hạng ƣu với niềm vinh dự cao nhất. Sau ba năm cô lại lấy đƣợc học hàm tiến sĩ. Trải qua một năm bồi dƣỡng chƣơng trình sau tiến sĩ, cơ đã đƣợc làm giảng viên chính tại ngơi trƣờng đại học mà cơ đã phấn đấu khơng ngừng để có đƣợc ngày hơm nay và cho đến hiện nay, cô đã ở cƣơng vị này đƣợc sáu năm. Cô là một giảng viên nghiêm túc và ln có tinh thần cầu tiến trong công việc, cô luôn đƣợc các đồng nghiệp tôn trọng và đƣợc các sinh viên quý mến. Song cô lại dùng những lời nói sau để nói về bản thân mình:
“Tơi là con ngƣời bất lực và nhất là về mặt viết lách, điều ấy làm tôi càng ngày càng trở nên lo lắng. Tôi đã từng phát triển ba đề án trong lúc tơi nghiên cứu chƣơng trình tiến sĩ. Sau này tôi căn cứ vào những thành quả đã nghiên cứu đƣợc ứng dụng vào trong những lĩnh vực khác và viết tiếp hai đề án mở rộng, nhƣng trong bốn năm trở lại đây, tôi chƣa viết thêm đƣợc cái gì cả. Tuy rằng đã nhiều lần tơi có ý định đốc thúc mình phải hồn thành một cuốn sách đƣợc viết theo sứ mạng của mình, nhƣng tơi vẫn chƣa thể cầm bút vƣợt qua phạm vi bản đề cƣơng để bắt đầu viết chƣơng đầu tiên cho cuốn sách. Chủ nhiệm khoa giao cho tôi thiết lập kế hoạch thành lập Quỹ nghiên cứu năm nay, nhƣng đã qua thời hạn cuối mà bản kế hoạch vẫn cịn dang dở trên bàn làm việc của tơi.
Tôi là một giảng viên tốt, tơi u thích cơng việc của mình, tơi là ủy viên của vài ủy ban trong thành phố, đồng thời tơi cũng chính thức gánh công việc hành chính trong khoa. Tơi ln bận rộn, có rất ít thời gian thảnh thơi vào buổi tối hoặc cuối tuần, nhƣng sự cố gắng của tôi không bao giờ đƣợc đền đáp. Tôi luôn bị bao vây trong những cơng việc cịn dang dở: trong nửa năm qua, tôi vẫn luôn cố thử viết kế hoạch giảng dạy chuyên ngành và hoàn thành phần nghiên cứu; có vài tạp chí chun
ngành đang chờ tơi viết lời tựa cho ba cuốn sách; tơi cịn khá nhiều thƣ từ phải phúc đáp; thời hạn gửi bản báo cáo cho đại hội đã hết từ lâu; đồng thời tơi đang lƣỡng lự có nên nhận lời mời ra nƣớc ngoài giảng dạy trong mùa hè năm nay hay không. Năm tới, tôi đã bƣớc sang tuổi 32, tôi không thể luôn trẻ mãi và luôn đƣa ra những lời hứa với bản thân mình đƣợc".
Nguồn: Theo David Fontana, 2018
Câu hỏi:
1. Hãy phân tích việc sử dụng thời gian của Marian?
2. Nguyên nhân dẫn đến sự lãng phí thời gian của Marian ?
Tình huống 3.3: SỬ DỤNG THỜI GIAN HIỆU QUẢ
Chủ tịch tập đồn Vingroup Phạm Nhật Vƣợng rất thích đọc sách. Ngày cịn nhỏ ơng thích đọc sách sử, hồi đại học ơng thích đọc tiểu thuyết, còn hiện tại là sách quản trị và sách công nghệ. Tuy nhiên một câu hỏi đƣợc đặt ra, tỷ phú một tập đồn lớn nhƣ ơng Vƣợng lấy đâu ra thời gian để đọc sách? Câu trả lời cũng phần nào tiết lộ tƣ duy quản lý thời gian, làm việc của vị chủ tịch Vingroup: "Tùy duyên thôi (cƣời). Hôm nào về đến nhà khơng q mệt thì đọc, cịn nếu khơng thì ngồi xem tivi cùng với con gái một lúc, rồi đi ngủ. Cách làm của tôi là nếu đã làm thì sẽ tập trung hết sức vào việc. Tơi họp nhiều nhƣng nhanh lắm, chỉ 10- 15 phút thôi, buổi nào nhiều mới là nửa tiếng."
Tập trung hết sức vào công việc khi đã làm cũng là quan điểm từng đƣợc nhà sáng lập tập đoàn Trung Nguyên nhắc đến. Chia sẻ với ngƣời trẻ có ý định khởi nghiệp, ông Đặng Lê Nguyên Vũ cho rằng cần phải nghĩ lớn và nỗ lực hơn ngƣời khác. "Khi ra đời Qua khác ngƣời khác. Chí đầu tiên của Qua nó lớn lắm. Hồi xƣa ngƣời ta đặt "cơ sở" nhƣng Qua phải ghi là "hãng" mới đƣợc nha. Qua nói với mấy bạn sinh viên của mình, 6 tháng của mình phải làm hơn ngƣời ta làm 20 năm. Mà phải làm đƣợc đó nghe."
Thành công của tỷ phú nổi tiếng nhƣ Phạm Nhật Vƣợng hay Đặng Lê Nguyên Vũ đã có những hy sinh cần thiết. Thời gian là một yếu tố khi nói đến sự hy sinh. Nhƣ Warren Buffett đã từng có câu nói nổi tiếng: "Đó là thứ duy nhất bạn khơng thể mua. Ý tơi là, về cơ bản, tơi có thể mua bất cứ thứ gì tơi muốn, nhƣng tôi không thể mua đƣợc thời gian". Để theo đuổi những đam mê mang lại giá trị lớn trong khi mỗi ngƣời chỉ có 24 giờ mỗi ngày, nên phải từ bỏ các hoạt động mang lại giá trị thấp. Giải quyết một việc có lẽ là năng lực quản trị thời gian có sức mạnh nhất. Nó có thể làm tăng đầu ra lên đến 500%. Nó có thể làm giảm số lƣợng thời gian dành cho một cơng việc xuống tới 80% - bằng chính hành động lao mình vào nhiệm vụ và đặt kỉ luật cho chính bản thân gắn bó với nó cho đến khi nó hồn thành. Khi đang giải quyết những nhiệm vụ quan trọng nhất, bất kì điều gì khác là điều phí phạm thời gian.
Câu hỏi:
1. Bình luận về các cách thức sử dụng thời gian của các tỷ phú trong tình huống trên?
2. Bài học rút ra từ tình huống là gì?
Thực hành 3.4: ỨNG DỤNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG THỜI GIAN
1. Anh/chị hãy lập ma trận Eisenhower cho cơng việc của mình trong 1 tuần và xây dựng phƣơng án phân bổ thời gian cho các cơng việc đó
2. Anh/chị hãy liệt kê 10 công việc cần thực hiện của bản thân vào ngày mai, phân bổ thời gian triển khai các cơng việc đó theo mức độ quan trọng của công việc?
3. Anh (chị) hãy sử dụng phƣơng pháp quả cà chua Podomoro hoặc phƣơng pháp hộp thời gian để tiến hành triển khai công việc trong một ngày? Mô tả cụ thể quá trình anh/chị triển khai và rút ra các kết luận?
TIẾNG VIỆT
1. Brian Tracy (Dịch: Trần Quốc Duy) (2021), Thuật quản lý thời gian, NXB. Thế giới, Hà Nội.
2. Chu Soái (2015), Quản lý thời gian, NXB. Văn hóa thơng tin. 3. David Fontana (Dịch : Trƣơng Vỹ Quyền) (2018), Quản lý thời gian, NXB. Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh.
4. Dirk Zeller (Dịch: Mai Trang) (2018), Quản lý thời gian for dummies, NXB. Lao động.
5. Kerry Gleeson (Dịch: Thu Huyền) (2015), Lụt việc phải làm sao, NXB. Lao động.
6. Lê Quân (2015), Lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam, NXB. Đại
học Quốc gia Hà Nội.
7. Richard Guare, Peg Downson (Dịch: Ngô Cẩm Ly) (2017), Quản
lý thời gian, NXB Lao Động.
8. S.J.Scott (Dịch: Minh Minh) (2014), Ngay bây giờ hoặc khơng bao giờ: 23 thói quen chống lại sự trì hỗn, NXB Lao động.
9. Tony Schwartz, Jean Gomes; Catherine McCarthy (Dịch: Thanh Bình) (2020), Đừng làm việc chăm chỉ hãy làm việc thông minh, NXB.
Hồng Đức, Hà Nội.
TIẾNG NƢỚC NGOÀI
10. Alex MacKenzie và Patricia Nickerson (2009), The time trap,
American Management Association.
11. Brian Tracy (2017), Eat that frog, 21 ways to stop procrastinating and get more done in less time, Berrett_Koehler
Publishers, Inc.
12. Tushman, M.L, Smith, W.K & Binns, A (2011), The ambidextrous CEO, Havard Business Review, 89(6), 74-80.