- Rèn luyện những thói quen buổi sáng: Khởi động ngày mới bằng việc lao ra
A đến từ một tỉnh miền Trung là một nữ sinh viên năm thứ 2 của trường Đại họ c học ngành Quản trị nhân lực tâm sự rằng, đến với ngành học của bằng một chữ
2.2.3. Lập kế hoạch tuần/tháng
Thực tế cho thấy các sự kiện thƣờng có xu hƣớng thay đổi nhanh chóng và việc tổ chức công việc sẽ không khả thi nếu chỉ lập các kế hoạch theo tháng. Bên cạnh đó, nếu chỉ lập kế hoạch trƣớc cho một ngày thì con ngƣời sẽ thƣờng khơng có đủ thời gian cho những việc quan trọng. Vì thế, với nhiều ngƣời việc lên kế hoạch tuần mang lại hiệu quả cao trong quản trị thời gian.
Lập kế hoạch theo tuần là thiết lập một dạng văn bản bao gồm các công việc tƣơng ứng với thời gian hàng ngày trong tuần đƣợc kiểm tra và cập nhật thƣờng xuyên. Kế hoạch tuần không chỉ đƣợc cập nhật thƣờng xun, nó cịn tạo ra một bức ảnh chụp nhanh về khối lƣợng công việc mà mỗi ngƣời đã làm đƣợc và phải làm tiếp tại một thời điểm cụ thể. Nhƣ vậy nó sẽ hiển thị một cách chính xác và tồn bộ kế hoạch cơng việc của con ngƣời trong thời gian tính bằng tuần và đƣa ra một ý tƣởng về những gì ở phía trƣớc, vƣợt ra ngồi phạm vi đó. Khi nhìn về phía trƣớc sẽ có một số việc rõ ràng ví dụ nhƣ khi nào một kế hoạch ngân sách hàng năm phải đƣợc chuẩn bị và trình ký.
Hầu hết mỗi ngƣời đều thƣờng xuyên chịu áp lực phải hồn thành cơng việc. Chuyện có q nhiều việc cần làm hơn mức có thể làm trong một ngày hoặc một tuần là thƣờng xuyên diễn ra và khơng có điểm kết thúc. Do vậy, việc dành thời gian cuối tuần để lập kế hoạch cho tuần mới không chỉ khiến thời gian đƣợc lập kế hoạch hiệu quả mà còn cho phép
mỗi ngƣời thốt khỏi những áp lực và có cái nhìn mới về những gì mình đang đối mặt.
Kế hoạch hành động và tổng kết hàng tuần không chỉ giúp con ngƣời xác định đƣợc điều mình nên làm mà cịn xác định cách thực hiện điều đó - cho thêm thời gian để suy nghĩ về tổng thể và nhìn thấy những mục tiêu lớn hơn. Nếu mỗi ngƣời sắp xếp lịch các nhiệm vụ theo tuần và lập kế hoạch hàng ngày dựa trên những mục tiêu lớn mà mình đã tạo ra thì sẽ khơng cần phải dành nhiều thời gian để nghĩ về việc cần làm hoặc sẽ làm trong một quãng thời gian hoặc mình sẽ làm việc đó nhƣ thế nào. Cơng việc sẽ đƣợc tiến hành theo đúng nhƣ kế hoạch hàng tuần. Thêm vào đó, mỗi ngƣời có thể tập trung vào cơng việc cần hoàn thành và khi hoàn thành, nhiệm vụ này sẽ kéo theo nhiệm vụ khác đƣợc hồn thành và con ngƣời sẽ có thêm thời gian cho bản thân, gia đình.
Lập kế hoạch theo tuần/tháng đƣợc tiến hành dựa trên các bƣớc nhƣ sau:
2.2.3.1. Xác định nhiệm vụ chính
Để đạt năng suất cao trong công việc, khi xây dựng lịnh trình làm việc cần xác định đƣợc các nhiệm vụ chính để đầu tƣ thời gian cho những việc có tính quyết định cao đến sự thành cơng. Đó chính là những việc có giá trị và quan trọng nhất cả ngày.
Khi chủ thể nắm rõ các nhiệm vụ quan trọng là điều cần thiết để đạt đƣợc hiệu quả điều hành và năng suất cao. Đó là những phần việc thuộc về bổn phận và trách nhiệm của con ngƣời, hay có thể là những ƣu tiên hàng đầu khi xét trên khía cạnh giá trị mà cá nhân có thể đóng góp cho tổ chức. Đó là những nhiệm vụ đƣợc đem ra kiểm sốt liệu ngƣời lao động có hồn thành trách nhiệm với tổ chức và với chính bản thân mình hay khơng?
Một nhiệm vụ chính có thể đƣợc định nghĩa là nhiệm vụ có những đặc tính cụ thể:
Một là, những việc mà cá nhân hay tổ chức nhất định phải làm để hoàn thành trách nhiệm và yêu cầu cơng việc. Ví dụ nhƣ một nhân viên tuyển dụng thì nhiệm vụ chính là tuyển đƣợc ngƣời phù hợp cho tổ chức.
Hai là, những việc mà con ngƣời phải chịu trách nhiệm hoàn tồn. Nếu bản thân khơng tự mình làm thì khơng ai khác có thể làm thay.
Ba là, việc hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của chủ thể. Con ngƣời không cần sự hỗ trợ hoặc tham gia của ngƣời khác để hoàn thành.
Khi tập trung vào những nhiệm vụ chính, đó là cách nhanh nhất để thúc đẩy hiệu quả, năng lực, nhiệt huyết và năng lƣợng của mỗi cá nhân. Ngƣời lao động sẽ có thể thấy tự tin hơn vào khả năng của bản thân sau khi hoàn thành đƣợc những phần việc quan trọng và có ý nghĩa lớn đối với bản thân họ và tổ chức. Trong thực tế, hiếm có cơng việc nào có q nhiều nhiệm vụ chính, thƣờng là dƣới hoặc bằng 7 nhiệm vụ. Mỗi nhiệm vụ chính của mỗi cơng việc là một nhiệm vụ cụ thể mà con ngƣời phải làm để có thể hồn thành các trách nhiệm về kết quả chung trong cơng việc. Ví dụ nhiệm vụ chính của một nhân viên kinh doanh: (1) Khảo sát (tìm kiếm khách hàng mới để trao đổi); (2) Xây dựng lòng tin và mối quan hệ với khách hàng tiềm năng để họ sẵn sàng lắng nghe bạn; (3) Xác định chính xác các nhu cầu; (4) Giới thiệu sản phẩm của bạn một cách thuyết phục; (5) Phản hồi lại những ý kiến trái chiều một cách rõ ràng; (6) Kết thúc bán hàng một cách dứt khoát; (7) Tiếp nhận việc bán lại và giới thiệu từ các khách hàng hài lịng.
Vì vậy, khi lên lịch trình làm việc cần tập trung vào các nhiệm vụ chính mặc dù hơn 90% vấn đề trong quản lý và cuộc sống chính là do sự lơ là một trong những nhiệm vụ chính. Sự hiệu quả của lập kế hoạch sử dụng thời gian rất cần con ngƣời biết đƣợc những nhiệm vụ ƣu tiên của mình là gì để có thể đạt đƣợc các mục tiêu đề ra.
2.2.3.2. Xây dựng lịch trình làm việc a. Liệt kê các kế hoạch theo tuần
Tất cả những ngƣời quản lý thời gian thành công đều là những ngƣời lập kế hoạch giỏi. Họ lập ra các danh sách lớn nhỏ để hoàn thành mục tiêu khác nhau. Mỗi khi có một dự án mới phát sinh, họ sẽ dành thời gian để cân nhắc điều mình muốn đạt đƣợc và viết một danh sách theo thứ tự tất cả các bƣớc cần thiết để hoàn thành dự án. Có một quy tắc là mỗi phút lập kế hoạch giúp tiết kiệm mƣời phút thực hiện. Thời gian cần để vạch ra kết quả mình muốn đạt đƣợc trƣớc khi bắt đầu công việc sẽ giúp chủ thể tiết kiệm rất nhiều sức lực - hay 10 phút tiết kiệm đƣợc từ mỗi phút đã đƣợc đầu tƣ để lên kế hoạch công việc trƣớc khi bắt đầu.
Bước 1: Chuẩn bị công cụ lên kế hoạch phù hợp
Đó có thể là lịch để bàn, lịch treo tƣờng, lịch trong sổ tay hoặc ứng dụng trên các thiết bị điện tử... Việc chuẩn bị lịch làm việc cho một ngày sẽ giúp ích cho việc tự điều chỉnh cũng nhƣ theo dõi thái độ làm việc của bản thân thông qua việc ghi chép lại những công việc sẽ phải làm trong ngày và những việc đã đƣợc thực hiện.
Công cụ lịch làm việc đƣợc sử dụng cần đảm bảo có đủ các khoảng trống để liệt kê, ghi chú các cơng việc của cá nhân hoặc tổ chức. Ngồi ra, sổ ghi chép cũng có thể phù hợp để sử dụng cho bƣớc này. Để thuận tiện thì chỉ dùng 1 sổ ghi chép hoặc lịch ghi chú công việc, không phân loại ra theo đầu việc nhƣ lịch dành cho đối tác, lịch cho học thêm, lịch cho công việc đã làm hoặc chƣa làm... để tạo sự thống nhất cao, khơng mất thời gian phân loại. Ngồi ra, trong thời đại bùng nổ của công nghệ thông tin và các thiết bị thông minh di động nhƣ smartphone, máy tính bảng... thì có thể tận dụng các thiết bị đó để thiết lập và theo dõi kế hoạch công việc tại mọi thời điểm cũng nhƣ địa điểm.
Bước 2: Sắp xếp các nhiệm vụ
Đối với lịch làm việc qua thiết bị điện tử, các nhân hoặc tổ chức có thể thực hiện nhiều tính năng thú vị nhƣ phối màu vào những nhiệm vụ khác nhau nhƣ một hình thức đánh dấu, phân biệt các đầu mục cơng việc. Những màu nổi bật nhƣ màu đỏ có thể dành cho nhiệm vụ liên quan đến cơng việc buổi sáng hay có tính quan trọng cần thực hiện ngay, màu xanh
cho nhiệm vụ cần thực hiện buổi chiều chẳng hạn, màu vàng cho kế hoạch đi ăn trƣa, gặp gỡ đối tác, khách hàng ...
Khi đã đƣa ra sự phân biệt rạch rịi giữa các nhiệm vụ thì ngƣời làm việc có thể nghiên cứu công việc để đƣa ra những thứ tự ƣu tiên, việc gì thực hiện trƣớc việc gì thực hiện sau.
Sắp xếp và tô màu những đầu việc là cách hữu dụng giúp cho cá nhân và nhóm làm việc hình dung dễ dàng thời gian sẽ đƣợc dành để làm gì. Ví dụ nhƣ trong bản kế hoạch việc làm mỗi ngày có nhiều màu đỏ hay màu xanh thì đồng nghĩa cho việc sẽ phải đảm nhiệm cơng việc nào đó nhiều hơn. Dựa vào đó cũng cân nhắc để điều chỉnh sự sắp xếp sao cho hợp lý.
Bước 3: Lựa chọn nhiệm vụ ưu tiên
Khi đã nắm rõ mục tiêu cũng nhƣ các nhiệm vụ của mình, tiếp tục lên danh sách tất cả những việc cần phải làm có thể phát sinh trong giai đoạn thực hiện để đạt đƣợc mục tiêu đã đặt ra. Trong q trình đó, cá nhân và tổ chức sẽ tiếp tục bổ sung những danh mục cơng việc mới cho đến khi hồn tất danh sách. Cần sắp xếp danh sách theo hai cách: theo thứ tự và theo mức độ ƣu tiên.
Thứ hai, ngƣời làm việc cần thiết lập mức độ ƣu tiên với những hạng mục này, với nhận thức rằng 20% những hạng mục trong danh sách sẽ chiếm 80% giá trị và tầm quan trọng trong mọi việc làm. Việc thiết lập sự ƣu tiên giúp tập trung vào những nhiệm vụ và hoạt động chính mà khơng bị xao nhãng. Nhƣ Goethe đã nói “Đừng bao giờ để những việc quan trọng nhất bị lấn át bởi những việc ít quan trọng nhất.”
Trong q trình sắp xếp nhiệm vụ, điều quan trọng nhất là bạn cần phải xác định đƣợc nhiệm vụ nào là nhiệm vụ quan trọng nhất cần phải đƣợc thực hiện trƣớc tiên mà khơng thể trì hỗn.
Ví dụ cụ thể sau sẽ giúp hiểu hơn đối với việc lựa chọn sắp xếp công việc: Giả sử một ngƣời đang phải làm một bài luận và một bản báo
cáo thí nghiệm và phải trình bày cả hai trong cùng một tuần. Vậy thì phải làm sao Thực hiện nhiệm vụ này, chúng ta có thể tiến hành theo những bƣớc dƣới đây: Tự đặt ra một số câu hỏi để xem nhiệm vụ nào cần thực hiện trƣớc, thời gian hoàn thành trong bao lâu Nhiệm vụ nào tới kỳ hạn trƣớc Nhiệm vụ nào cần nhiều thời gian thực hiện và hồn thiện Xét về giá trị thì nhiệm vụ nào quan trọng nhất Nhiệm vụ nào khó khăn nhất
Cần quyết định đầu là sự ƣu tiên, thời gian, hoàn thành, hạn nộp kết quả cụ thể, giá trị nhiệm vụ. Chỉ có bạn mới là ngƣời biết rõ về bản thân của mình nhất, cho nên hãy lựa chọn theo mức độ ƣu tiên để đảm bảo sự phù hợp trong khâu thực hiện và đạt đƣợc kết quả nhƣ ý.
Hộp 2.2: Sổ ghi chép kế hoạch thực hiện các công việc của cá nhân
Tên:............................................................................................................... Ngày:............................................................................................................. STT Thời gian bắt đầu Thời gian kết thúc Thời gian thực hiện Thứ tự ƣu tiên A B C D Bình luận 1 2 3 4 5 6 ...
Tổng thời gian thực hiện: ........................................ (phút)
Sau khi quyết định xem nhiệm vụ nào cần ƣu tiên thực hiện thì cần phải đánh dấu và ghi chú lại trong lịch làm việc. Có thể dựa vào phƣơng pháp ABCDE để đánh dấu các nhiệm vụ đó hoặc theo một quy ƣớc của cá nhân hay tổ chức để dễ theo dõi và thực hiện.
Ngồi một danh sách cơng việc hoạt động nhƣ một chỉ dẫn cho bản thân trong một ngày bận rộn, con ngƣời cũng cần tạo ra một danh sách những việc không đƣợc làm để giữ mình ln đi đúng hƣớng. Đây là những việc đƣợc quyết định là sẽ không làm dù chúng có cám dỗ nhƣ thế nào đi chăng nữa. Nhƣ Nancy Reagan từng nói “Hãy nói khơng!”, hãy từ chối bất cứ hoạt động nào không giúp bạn đạt đƣợc giá trị cao nhất với lƣợng thời gian bỏ ra. “Khơng” chính là từ giúp tiết kiệm thời gian tuyệt vời nhất trong lĩnh vực quản lý thời gian. Và khi đã bắt đầu sử dụng từ này, việc nói nó sẽ ngày càng trở nên dễ dàng hơn. Hãy nhớ rằng con ngƣời là yếu tố gây lãng phí thời gian lớn nhất. Khi đƣợc đề nghị làm việc gì đó hoặc giúp đỡ họ, hãy tự hỏi “Liệu đây có phải cách hữu hiệu nhất để sử dụng thời gian của mình vào lúc này khơng ” Nếu câu trả lời là khơng, thì có thể trả lời một cách nhã nhặn: “Cảm ơn anh vì đã hỏi. Để tôi suy nghĩ về điều này và xem lại lịch của mình. Tơi sẽ liên lạc lại và báo với anh liệu mình có thể giúp hay khơng.” Bản thân có thể chờ 24 giờ rồi liên lạc với ngƣời đó và nói rằng thật khơng may là mình đang có rất nhiều việc và thời hạn phải hồn thành nên khơng thể giúp đỡ. Hãy cảm ơn họ vì đã đề nghị hỗ trợ và gợi ý rằng “có thể lần sau” sẽ sắp xếp đƣợc thời gian để hỗ trợ họ.
Điều quan trọng là chỉ có thể quản lý thời gian của mình nếu nhƣ dừng làm những việc có giá trị thấp. Con ngƣời sẽ khơng thể tồn tâm toàn ý với những công việc và trách nhiệm hiện tại chứ chƣa nói những cơng việc và trách nhiệm mới phát sinh mỗi ngày. Vì thế, hãy nói khơng sớm hơn và thƣờng xuyên hơn. Đó là phƣơng pháp tốt có thể hồn tồn kiểm sốt đƣợc thời gian của cá nhân.
Hãy ghi ra thời gian dự kiến thực hiện hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Mấu chốt nằm ở chỗ cần tính tốn cẩn thận, kỹ lƣỡng để phân chia thời gian đã hoàn thiện mỗi nhiệm vụ. Nếu các kế hoạch cơng việc q dày thì dễ rơi vào tình trạng căng thẳng. Cho nên cân nhắc thật kỹ trong ngày hơm đó có thể đảm nhiệm tới giới hạn nào để đặt ra đầu việc cụ thể vừa sức. Đồng thời cịn cần phải tính đến cả thời gian cho việc di chuyển, đi lại, các hoạt động phát sinh.
Bước 6. Thêm thời gian nghỉ vào lịch làm việc
Hầu nhƣ tất cả mọi ngƣời thƣờng tính tốn khơng đủ thời gian để hồn thiện nhiệm vụ do chƣa đƣa thêm thời gian nghỉ vào trong lịch trình đó. Vậy nên, cần tính tồn bộ thời gian đƣợc dùng, bao gồm cả việc chuẩn bị thực hiện công việc và thu dọn sau khi hoàn thiện. Điều này sẽ giúp có thể tính tốn chính xác hơn về thời gian để sắp xếp lịch làm việc cho phù hợp.
Ví dụ nhƣ, đối với một cơng việc theo dự tính chính xác sẽ hồn thành xong trong vịng 15 phút thì hãy tính dƣ ra trong lịch làm việc là 16 phút. Số phút dƣ đó sẽ đƣợc cộng lại, giúp có thời gian đệm thêm hoặc tránh việc chậm trễ.
Rà sốt lại các kế hoạch của mình một cách thƣờng xuyên, nhất là khi có cảm giác thất vọng hay lƣỡng lự. Hãy sẵn sàng sửa lại các kế hoạch này khi nhận đƣợc những thông tin hay phản hồi mới. Cần lƣu ý rằng hầu nhƣ mọi kế hoạch đều có thiếu sót dù lớn hay nhỏ, cho nên khơng thể ngừng tìm kiếm những thiếu sót đó. Khi xem lại các kế hoạch của mình hàng ngày, sẽ có đƣợc những ý tƣởng, góc nhìn và hiểu biết mới về cách thức thực hiện công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn suy nghĩ trƣớc đó. Hành động mà khơng có kế hoạch là ngun nhân của mọi thất bại. Cần phải chống lại sự cám dỗ phải hành động trƣớc khi kế hoạch đƣợc lên kỹ càng.
Bảng 2.4: Mẫu kế hoạch tuần 168 (7x24) Từ Tới Thứ 2 Thứ 3 Thứ 4 Thứ 5 Thứ 6 Thứ 7 Chủ nhật