- Rèn luyện những thói quen buổi sáng: Khởi động ngày mới bằng việc lao ra
TỔ CHỨC SỬ DỤNG THỜI GIAN
3.2.1. Tổ chức sử dụng thời gian theo mơ hình Eisenhower
Eisenhower là tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961. Trƣớc khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tƣớng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ và từng giữ chức Hiệu trƣởng của Đại học Columbia, tƣ lệnh tối cao đầu tiên của NATO và ông vẫn phân bổ đƣợc thời gian dành cho hai sở thích cá nhân, đó là chơi golf và vẽ tranh sơn dầu. Ơng có thể duy trì năng suất làm việc của mình khơng chỉ trong nhiều tuần, nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ. Cách thức tổ chức triển khai sử dụng thời gian hiệu quả nổi tiếng nhất của ông đã đƣợc đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower).
Giả định một tình huống xảy ra nhƣ sau: Anh An là nhân viên kinh doanh của công ty X. Anh đƣợc quản lý trực tiếp yêu cầu chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng về sản phẩm mới của công ty cho buổi họp của phòng kinh doanh với ban giám đốc vào đầu tuần tới. Nhƣ vậy anh An chỉ có vài ngày để hồn thành, khối lƣợng cơng việc rất nhiều trong
khi đó anh cịn có khơng ít các đầu cơng việc khẩn cấp khác nữa trong danh sách cơng việc cần giải quyết của mình. Trƣớc tình huống nhƣ vậy, anh An bắt đầu lo lắng, mất tập trung và mọi thứ bắt đầu đảo lộn, gây ra những căng thẳng, áp lực do có quá nhiều thứ cần phải làm trong khi thời gian lại rất hạn hẹp.
Ma trận Eisenhower sẽ giúp xác định đƣợc một hành động có thật sự là cần thiết, điều gì quan trọng nhất cần phải làm đầu tiên và dành nhiều thời gian để tối ƣu hoá. Để sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất, mơ hình chỉ ra rằng cần phải dành thời gian vào những thứ quan trọng chứ không phải vào những thứ khẩn cấp. Việc quan trọng thƣờng ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng. Để làm đƣợc điều này cũng nhƣ để giảm tải áp lực khi có q nhiều đầu cơng việc cần hồn thành với thời gian gần kề thì trƣớc hết cần phải phân biệt rõ:
(i) Việc quan trọng là những việc mà sau khi đƣợc hoàn thành sẽ
tạo ra kết quả giúp tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra, bất kể đó là mục tiêu cá nhân hay trong công việc. Cụ thể hơn, việc quan trọng đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn. Ví dụ nhƣ gặp nha sĩ thƣờng xuyên là rất quan trọng bởi nếu không làm điều này chúng ta có thể bị bệnh nƣớu răng hoặc các vấn đề sức khỏe răng miệng khác mà không biết. Tuy nhiên đến nha sĩ cũng không phải việc khẩn cấp nhƣng nếu để quá lâu nó có thể trở nên khẩn cấp, bởi vì khi bị đau răng sẽ cản trở mọi công việc khác ngay lúc ấy. Hay học từ mới, luyện phát âm, giao tiếp mỗi ngày là việc quan trọng cần thực hiện thƣờng xuyên, liên tục để giúp sinh viên đạt đƣợc mục tiêu đạt 600 điểm TOEIC ở năm thứ 3 đại học.
(ii) Việc khẩn cấp yêu cầu sự chú ý ngay tức thì, cần đƣợc giải
quyết ngay và thƣờng gắn với hay có liên quan tới ngƣời khác (mục tiêu của ngƣời khác), chẳng hạn nhƣ gửi thƣ điện tử, gọi điện, tin nhắn mới, các lời mời... Tuy nhiên, không phải mọi công việc cấp bách đều phục vụ hay hỗ trợ cho việc thực hiện mục tiêu hay hƣớng tới sự thành công trong
tƣơng lai. Trả lời điện thoại là khẩn cấp bởi nếu không nhấc máy, ngƣời gọi sẽ không thực hiện đƣợc mục đích của họ và chúng ta cũng không biết tại sao họ gọi cho mình. Nhƣng cuộc gọi đó có thể là từ nhân viên tƣ vấn bảo hiểm hay nhà đất - thƣờng lại không phải là nội dung quan trọng. Với hai tiêu chí là tính quan trọng và tính khẩn cấp, ma trận Eisenhower chia các cơng việc thành bốn nhóm cơng việc nhƣ sau:
Nhóm P1 (Do first - Thực hiện ngay): Các công việc khẩn cấp và
quan trọng. Đây là các công việc cần phải làm ngay lập tức. Những loại công việc đƣợc xếp vào cấp độ này nhƣ (i) Xảy ra khơng đốn trƣớc đƣợc. Ví dụ nhƣ: Chăm sóc ngƣời thân ốm, cuộc họp khẩn, các cuộc điện thoại quan trọng của quản lý hoặc khách hàng, email cơng việc...; (ii) Đốn, biết trƣớc đƣợc: Sinh nhật ngƣời thân, ngày lễ tình nhân, kỉ niệm lễ cƣới, đám cƣới bạn thân... (iii) Do trì hỗn, lƣời, thiếu chuẩn bị để tới sát hạn chót: Soạn bài thuyết trình, ơn thi hết học phần... Với công việc (i) (ii) thƣờng không tránh đƣợc nhƣng với cơng việc (iii) có thể giảm thiểu chúng tới mức tối đa bằng cách chuyển sang nhóm P2.
Khẩn cấp Khơng khẩn cấp
Quan trọng P1 P2
Không quan trọng P3 P4
Hình 3.1: Tổ chức sử dụng thời gian theo mơ hình Eisenhower
(P: Priority - Sự ưu tiên)
Nhóm P2 (Schedule - Có kế hoạch thực hiện một cách thích hợp, kiên quyết): Các công việc quan trọng nhƣng không khẩn cấp. Đây là
những công việc không yêu cầu làm ngay nhƣng cần đƣợc lên kế hoạch để làm và cần phải làm hết tất cả vì chúng quan trọng. Các cơng việc ở nhóm này cần đƣợc dành nhiều thời gian hơn và cố gắng tăng dần dần
lên, ví dụ nhƣ rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, học kỹ năng mới liên quan đến cơng việc...
Nhóm P3 (Delegate - Thực hiện càng nhanh càng tốt): Các công
việc khẩn cấp nhƣng không quan trọng. Những cơng việc trong nhóm này là khơng có ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu, kế hoạch bản thân, chỉ có điều nó khẩn cấp. Ví dụ nhƣ cuộc gọi từ ngƣời thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè... Nhóm cơng việc này cần đƣợc giải quyết càng nhanh càng tốt để dành thời gian cho việc quan trọng, có thể đƣợc ủy quyền cho ngƣời khác làm, đồng thời cần học cách nói “khơng”...
Nhóm P4 (Don’t do - Khơng thực hiện): Các công việc không khẩn
cấp cũng không quan trọng. Đây rõ ràng là những nhiệm vụ chỉ dành thời gian ở mức tối thiểu thậm chí là cần phải đƣợc loại bỏ vì nó thực sự khơng mang đến lợi ích gì đáng kể, ví dụ nhƣ lƣớt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, tán gẫu... Khi có ý định làm cơng việc thuộc nhóm này, cần tự hỏi xem sẽ nhận đƣợc những lợi ích gì? Nếu khơng có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng
- Cuộc họp khẩn, thƣ điện tử/ điện thoại liên quan đến công việc
- Đàm phán ký kết hợp đồng, dự án
- Cơng việc tồn đọng do trì hỗn: báo cáo công việc, soạn thảo thuyết trình...
- Ngày cƣới, ngày sinh nhật, ngày lễ
- Đƣa đón con đi học
- Lên kế hoạch làm việc - Nghiên cứu dự án, sản phẩm,
thị trƣờng mới
- Đào tạo và phát triển đội ngũ - Đọc sách, học kỹ năng mới - Chơi và dạy con học, chia sẻ
việc và gắn kết gia đình - Tập thể dục
Khơng quan trọng
- Đặt vé máy bay, phòng họp - Trả lời email
- Cuộc gọi, tin nhắn từ họ hàng, bạn bè
- Xem phim - Lƣớt Facebook
- Xem video hài, phim ảnh - Đọc tin tức, bn chuyện
Hình 3.2: Ví dụ phân chia cơng việc theo mơ hình Eisenhower
Tuy nhiên, có những cơng việc khơng nằm hồn tồn tại một trong bốn nhóm cơng việc kể trên mà tùy thời điểm, tuỳ mục đích, cơng việc đó sẽ đƣợc phân bổ vào nhóm phù hợp. Ví dụ về việc xem phim hay chơi game, sẽ đƣợc xếp vào:
Nhóm P2 nếu mục đích đƣợc đặt ra là để học tiếng Anh. Thông qua việc xem phim, chơi các trò game online để học từ mới, học cách phát âm, sử dụng từ, nghe đi nghe lại những chỗ chƣa nghe đƣợc; Học các nối âm, đọc lƣớt, ngữ điệu trong phim.
Nhóm P4 nếu mục đích là giải trí trong khi bản thân đang cần phải hoàn thành khối lƣợng lớn công việc khác. Việc giải trí là cần thiết, nhƣng cần tránh các loại giải trí gây nghiện trong lúc đang chinh phục mục tiêu. Nhóm P4 cịn đƣợc gọi là nhóm “phần thƣởng”, vì vậy mỗi ngƣời có thể thƣởng cho mình vài giờ xem phim khi đã hoàn thành đƣợc những mục tiêu đề ra trong tuần, tháng... nhƣng không đƣợc sa đà.
Trong mơ hình Eisenhower, các cơng việc ở nhóm P2 (quan trọng và không khẩn cấp) đƣợc coi là nhóm cơng việc mục tiêu và cần đƣợc dành thời gian nhiều nhất để lên kế hoạch và thực hiện theo kế hoạch đề ra. Nhóm cơng việc này nên chiếm từ 60% - 65% tổng thời gian của bản thân.
Các công việc ở nhóm P1 (quan trọng và khẩn cấp) đƣợc coi là nhóm cơng việc có tính chất khủng hoảng. Nếu chúng ta để nhiều cơng việc rơi vào nhóm này thì sẽ dẫn đến những trạng thái căng thẳng và ảnh hƣởng đến hiệu quả công việc. Đây là những công việc cần làm ngay và chiếm khoảng 15% đến 20% tổng thời gian.
Các cơng việc ở nhóm P3 (khơng quan trọng và khẩn cấp) đƣợc coi là nhóm cơng việc uỷ thác. Nhóm cơng việc này chiếm khoảng 10% - 15% tổng thời gian.
Các cơng việc ở nhóm P4 (khơng quan trọng và không khẩn cấp) đƣợc coi là công việc ở ô phần thƣởng. Cơng việc ở nhóm này có thể thực hiện nếu đã hồn thành tồn bộ các cơng việc khác. Thời gian dành cho nhóm cơng việc này nên ở mức tối thiểu, càng nhỏ càng tốt và không vƣợt quá 5% tổng thời gian.
Hộp 3.1: Lƣu ý khi tổ chức sử dụng thời gian theo mơ hình Eisenhower