- Rèn luyện những thói quen buổi sáng: Khởi động ngày mới bằng việc lao ra
A đến từ một tỉnh miền Trung là một nữ sinh viên năm thứ 2 của trường Đại họ c học ngành Quản trị nhân lực tâm sự rằng, đến với ngành học của bằng một chữ
2.3.1. Công cụ lập kế hoạch truyền thống
2.3.1.1. Lập danh sách công việc bằng sổ ghi chép
Lập danh sách công việc thƣờng đƣợc sử dụng bằng cuốn sổ tay kích cỡ nhỏ có thể mang theo ngƣời mọi lúc, mọi nơi. Đƣợc sử dụng để ghi lại những suy nghĩ hoặc thông tin quan trọng, những sáng kiến bất ngờ. Thời gian xác định ít nhất là 3 ngày và tốt hơn là cho 1 tuần. Ghi lại mọi hoạt động khi viết danh sách công việc, kể cả những việc nhỏ nhất.
Để tạo danh sách trƣớc hết cần xác định điều đầu tiên là ngƣời ta quyết định khi nào sẽ làm nó. Rõ ràng, nếu khơng làm thì cơng việc đó sẽ bị trì hỗn cho đến khi tuần làm việc kết thúc. Các bƣớc tạo danh sách cơng việc:
(i) Bƣớc 1: Rà sốt lại tuần trƣớc, thời gian làm việc đã đƣợc sắp xếp và thực hiện nhƣ thế nào, có đúng theo nhƣ dự định hay khơng. Có thể thực hiện bằng cách nhìn vào lịch trình làm việc để xem các nhiệm
vụ và mục tiêu nào đã hoàn thành và bảng theo dõi thời gian nếu đang sử dụng. Điều này quan trọng bởi con ngƣời sẽ có cơ hội xem lại một tuần qua của mình, chú ý những việc sẽ không đem đến kết quả và làm tốt hơn vào tuần tiếp theo. Bằng việc nhìn lại tuần làm việc đã qua, cá nhân và tổ chức có thể làm nhiều hơn những việc mang lại hiệu quả và ít hơn những việc khơng có tác dụng.
(ii) Bƣớc 2: Nhìn vào mục tiêu của cá nhân và tổ chức cũng nhƣ hạn chót cơng việc đang tới. Nếu muốn chia nhỏ các mục tiêu tổng quan của mình (cho quý hoặc năm) thành những mục hàng tuần, bắt đầu với điểm kết thúc trong tâm trí làm việc ngƣợc lại từ điểm kết thúc và tạo ra các mốc hàng tuần có thể định lƣợng sẽ đảm bảo rằng cuối cùng cũng đạt đƣợc mục tiêu của mình.
Hộp 2.6: Ví dụ danh sách cơng việc
Ngày: __________ Họ và tên: _____________ Vị trí cơng tác: ________________________ Thời gian (1) Nội dung cơng việc (2) Phƣơng pháp, công nghệ thực hiện (3) Kết quả thực hiện (4) Tổng kết các cơng việc chính (5) Chỉ số KPI cơ bản (6) 08h00 - 08h30 Kiểm tra hòm thƣ điện tử cá nhân 08h30 - 09h00 Trả lời thƣ điện tử, xử lý các công
việc tồn đọng 09h00 - 9h30 Họp với nhóm làm việc ....
(iii) Bƣớc 3: Nhìn vào những sự kiện trong tuần bao gồm một số điều cần làm: hiểu việc gì đang ở phía trƣớc, loại bỏ những gì khơng gắn với mục tiêu, thêm những thứ sẽ hỗ trợ mục tiêu đang thiếu vào lịch làm việc của riêng mình.
(iv) Bƣớc 4: Tập hợp các nhiệm vụ tƣơng tự nhau để có thể giải quyết chúng cùng một lúc. Sự phân định này cho phép tập trung vào ít thứ hơn trong bất cứ thời điểm nào, tối đa hóa các tiến trình và loại trừ các công việc lặp lại. Và các nhiệm vụ này sẽ đƣợc tổng hợp trong nhật ký cơng tác.
Nhìn chung việc lập danh sách công việc qua sổ tay mang lại sự thuận tiện cho ngƣời dùng khi có thể ghi chép đầy đủ các cơng việc dự kiến sẽ thực hiện một cách nhanh chóng và có tác dụng nhắc việc trong ngắn hạn, tuy nhiên nhƣợc điểm là không phải thời điểm nào cũng có thể mang theo ngƣời, khó khăn trong việc lƣu trữ và bảo quản với thời gian dài.
Hình 2.7: Minh họa mẫu sổ tay
2.3.1.2. Lập danh sách công việc bằng lịch để bàn
Lịch bàn là một loại sản phẩm thông dụng trên bàn làm việc. Dù là nhân viên văn phịng, giáo viên, hay giám đốc thì cũng cần một cuốn lịch để bàn cho bản thân. Vừa để trang trí vừa để theo dõi ngày tháng, cũng để ghi chú những dịp quan trọng. Nó là một món quà thời gian ý nghĩa, nhƣ một ngƣời bạn đồng hành trong suốt một năm bận rộn.
Hình 2.8: Minh họa lịch để bàn
Cũng giống nhƣ các loại lịch khác, cơng dụng chính của lịch để bàn là cập nhật ngày tháng để có kế hoạch cho cơng việc và cuộc sống. Cuốn lịch để bàn nhắc nhở thời gian, những mốc sự kiện quan trọng của cá nhân, giúp ghi nhớ và sắp xếp thời gian để lên những kế hoạch, những dự định trong hiện tại và tƣơng lai. Giúp có thể chủ động trong việc quản lý thời gian, quản lý sắp đặt hệ thống những tính tốn hợp lý. Khi có một
cuốn lịch để bàn sẽ rất tiện lợi để nhắc nhở thời gian, những mốc sự kiện quan trọng của con ngƣời.
Những khoảng giấy trống trên tờ lịch có thể giúp ngƣời dùng dễ dàng ghi lại những thông tin cần ghi nhớ trong ngày. Nhƣ vậy, lịch để bàn có tác dụng giống nhƣ một cuốn sổ tay cố định, giúp ngƣời dùng ghi chú lại những thông tin cần thiết để tránh lãng quên những sự kiện quan trọng.
Mặc dù vậy, lịch để bàn không thể hiện đƣợc sự tiện dụng khi con ngƣời phải di chuyển liên tục. Ngoài ra việc ghi chú lại kết quả công việc đã đƣợc hoàn thành nhƣ thế nào cũng không thƣờng xuyên đƣợc thực hiện bởi không gian bị hạn chế.