- Không để bị phân tán bởi những người khác, bản thân cần là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc Lập kế hoạch vào buổi tối ngày hôm trước
3.2.2. Tổ chức sử dụng thời gian theo nguyên lý Pareto 80/
Nguyên lý Pareto đƣợc nhà tƣ vấn quản trị ngƣời Mỹ gốc Rumani Joseph M. Juran đề ra. Vào năm 1895, nhà kinh tế học ngƣời Ý Vilfredo Pareto đã kết luận quy tắc 80/20 có vẻ đúng với tiền bạc, tài sản và sự tích lũy của cải trong mọi xã hội. Sau nhiều năm nghiên cứu, ông phát hiện ra rằng 20% các cá nhân và gia đình mà ơng gọi là “số ít quan yếu” nắm giữ 80% tất cả của cải và tài sản tại châu Âu. Quy tắc 80/20 dƣờng nhƣ đúng với hầu hết mọi lĩnh vực của đời sống con ngƣời, nhất là trong các công việc và trách nhiệm. Nguyên lý này chỉ ra rằng trong số những việc chúng ta làm chỉ có 20% tạo ra 80% kết quả mà chúng ta mong
muốn đạt đƣợc. Điều đó có nghĩa là 20% các cơng việc mà chúng ta thực hiện sẽ chiếm 80% giá trị mà chúng ta tạo ra.
Nguyên tắc này trong quản trị thời gian đƣợc áp dụng vào hầu hết các tình huống dù ở cơng ty, lớp học, ở nhà hay trong các mối quan hệ..., đòi hỏi chúng ta cần phải xác định đƣợc 20% công việc quan trọng mang lại 80% kết quả (những kết quả quan trọng của cá nhân và tổ chức). Khởi đầu một ngày mới với danh sách các công việc và trách nhiệm, trƣớc khi bắt đầu làm việc, rà soát danh sách này và chọn ra 20% công việc hàng đầu sẽ có đóng góp lớn nhất tới việc đạt đƣợc các mục tiêu quan trọng nhất. Ví dụ nếu chúng ta có một danh sách 10 đầu việc cần hồn thành trong ngày, 2 trong số các đầu việc đó sẽ có giá trị hơn tất cả những đầu việc khác cộng lại, 8 đầu việc cịn lại là khơng thực sự quan trọng. Việc cần làm là xác định 2 đầu việc quan trọng nhất đó và bắt đầu thực hiện ngay bởi nếu không tập trung vào 20% đó, cuối cùng chúng ta cũng sẽ lãng phí 80% thời gian của mình. Khả năng xác định rõ ràng 2 đầu việc thực sự quan trọng trong số 10 đầu việc và thực hiện chúng trƣớc tiên sẽ đóng vai trị chủ chốt quyết định đến hiệu quả của việc sử dụng thời gian và quản trị bản thân.
Khi phân loại theo nguyên lý Pareto, công việc đƣợc chia thành 3 loại: Loại A: những công việc quan trọng và cấp thiết, nên nỗ lực hồn thành một số cơng việc khẩn trƣơng, khó khăn mỗi ngày;
Loại B: những cơng việc hoặc quan trọng hoặc cấp thiết. Công việc này chiếm phần lớn thời gian và sức lực trong ngày;
Loại C: những công việc không quan trọng cũng không cấp thiết, nhƣng có tính chất thƣờng xuyên. Đây là những công việc không cấp bách, chỉ nên làm nếu có thời gian.
Ví dụ về các công việc quan trọng, cần tập trung của vị trí Giám đốc điều hành trong doanh nghiệp (Bảng 3.1)
Bảng 3.1: Ví dụ cơng việc quan trọng của Giám đốc điều hành
Nhóm Chi tiết
Tầm nhìn, chiến lƣợc, văn hóa doanh nghiệp
Xây dựng tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Tham gia xây dựng, chỉ đạo tổ chức triển khai thực hiện chiến lƣợc và chính sách của doanh nghiệp.
Quản trị tác nghiệp
Quản trị tài chính, quản trị nguồn nhân lực, quản trị sản xuất, quản trị bán hàng, quản trị marketing, quản trị chất lƣợng, quản trị cung ứng, quản trị thƣơng hiệu/truyền thông/quan hệ công chúng, quản trị dự án và đầu tƣ, quản trị rủi ro...
Quản trị các mối quan hệ
Quản trị các mối quan hệ bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp
Quản trị bản thân và phát triển năng lực lãnh đạo, quản lý điều hành
Phát triển năng lực lãnh đạo và quản lý của bản thân, phát triển năng lực lãnh đạo và quản lý của đội ngũ, tƣ vấn cho Hội đồng quản trị, quản lý thời gian, quản trị cảm xúc, quản trị xung đột,...
Nguồn: Lê Quân (2015)
Thời gian thực hiện các loại công việc A, B, C dựa theo năng lƣợng bản thân trong ngày làm việc. Một ngày thƣờng bắt đầu với năng lƣợng thấp phù hợp với công việc nhẹ nhàng, cuối buổi sáng năng lƣợng lên đỉnh cao do vậy nên giải quyết các công việc loại A, sau giờ nghỉ trƣa năng lƣợng giảm nên giải quyết các công việc loại C (xem Hình 3.4).
9 am 11 am 1 pm 3 pm 5 pm Mức độ thực hiện công việc Thời gian Năng lượng rơi xuống thấp nhất
saugiờ ăn
trưa – công việc loại C Năng lượng đạt đỉnh
cao vàocuối giờ làm
việc buổi sáng –
côngviệc A
Năng lượng đạt đỉnh cao vào cuối giờ làm việc buổi chiều –
cơngviệc B 0 1 3 4 5 2 -2 -3 -4 -5 -1
Hình 3.4: Năng lượng bản thân trong một ngày làm việc
Chu kỳ năng lƣợng mà phần lớn ai cũng trải qua trong một tuần theo kết quả nghiên cứu của Debbie Moskowitz, đến từ Đại học McGill cho biết:
Thứ Hai là ngày tốt nhất để làm những cơng việc hành chính, khơng có u cầu cao nhƣ thiết lập mục tiêu, sắp xếp công việc và lên kế hoạch; Thứ Ba và thứ Tƣ là khoảng thời gian năng lƣợng tràn đầy, đây là 2 ngày mà khả năng đạt đỉnh của khả năng tập trung và làm việc. Do đó, nên chọn những công việc nhiều thách thức nhất, xử lý những cơng việc khó khăn nhất, thực hiện các nhiệm vụ viết lách, triển khai chiến dịch
hay lên ý tƣởng sáng tạo; Thứ Năm năng lƣợng bắt đầu suy giảm, là ngày phù hợp để tiến hành các cuộc họp cần đạt đến sự đồng thuận; Thứ Sáu thƣờng có mức năng lƣợng thấp nhất trong tuần, đặc biệt vào buổi chiều, đây là thời điểm tốt cho những cơng việc có tính chất mở nhƣ suy nghĩ, lên kế hoạch lâu dài, xây dựng mối quan hệ... Do đó, khi thiết kế lịch làm việc cho bản thân và cho nhóm thì đây là gợi ý hữu ích để tận dụng tốt dịng chảy năng lƣợng tự nhiên của mỗi ngƣời.
Nguồn: Tony Schwartz và cộng sự, 2020
Hình 3.5: Năng lượng bản thân trong một tuần làm việc
Khi tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo nguyên lý Pareto vào cuối mỗi ngày hãy dành thời gian viết ra danh sách việc cần phải làm vào ngày hơm sau. Sau đó, gạch bỏ để chọn ra 1-2 công việc quan trọng nhất phải ƣu tiên làm trƣớc và viết lên đầu danh sách. Chúng ta cần không nghĩ về những nhiệm vụ khác và khơng để bất cứ điều gì khiến q trình thực hiện cơng việc quan trọng này bị gián đoạn.
Hộp 3.2: Ví dụ mảng cơng việc chính của một số vị trí
vai trị quan trọng nhất là thiết lập tầm nhìn, các mục tiêu và các điểm so sánh đối thủ cho doanh nghiệp. Đâu là những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp? Đâu là những mục tiêu cho năm sau, quý sau? Đâu là những vấn đề cấp bách nhất cần giải quyết? Đâu là những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức?... Sau đó là truyền đạt các câu trả lời này một cách nhất quán, rõ ràng, rành mạch để cấp dưới tuân thủ và chịu trách nhiệm trong việc tuân thủ các tiêu chuẩn.
Bán hàng: Đối với người bán hàng, việc tạo đầu mối khách hàng tiềm năng mang đến 80% thu nhập. Nếu khơng có nguồn khách hàng tiềm năng mới, cơ sở khách hàng và khách hàng tiềm năng hiện có sẽ chỉ dừng ở ngưỡng cố định. Vì thế trong bán hàng, nhiệm vụ quan trọng nhất là tìm kiếm và theo đuổi các đầu mối khách
hàng tiềm năng. Do đó nên đặt ưu tiên cho việc chốt và thực hiện các cuộc hẹn bán
hàng cũng như xây dựng các mối quan hệ cá nhân. Đồng thời không bỏ quên cơ sở khách hàng hiện tại bởi theo nguyên tắc 80/20: 20% trong số họ đóng góp 80% doanh thu. Do vậy cần dành thời gian với nhóm này để đẩy mạnh doanh số và gia tăng số khách hàng mới được họ giới thiệu.
Nguồn: Theo Dirk Zeller, 2018
Ứng dụng nguyên tắc 80/20 trong học tập
Để tối ƣu việc học tập theo nguyên lý 80/20, cần xác định đƣợc đối tƣợng ƣu tiên quan trọng nhất. Thiết lập một lịch trình sẵn cho kế hoạch ơn tập mỗi ngày.
Ví dụ, nếu chọn buổi tối làm giờ tự học, chúng ta sẽ bắt đầu học từ 20h - 24h mỗi ngày. Cố gắng hoàn thành những việc cơ bản nhƣ ăn uống, dọn dẹp, giải trí, chuẩn bị tài liệu cho mơn học trƣớc thời điểm 20h. Một khi đã bắt đầu học, không để bản thân bị xao nhãng bởi bất kỳ một lý do nào khác vì chính khoảng thời gian vài tiếng đồng hồ này sẽ đem lại tới 80% kết quả tốt nhất trong khả năng học tập của bản thân. Với khoảng thời gian 4 tiếng tự học vào buổi tối, có thể sắp xếp nhƣ sau: 20h - 20h30: ôn lại những kiến thức cơ bản; 20h30-22h: kiểm tra kiến thức với một vài đề thi; 22h - 22h15: tự chấm điểm và kiểm sốt kết quả; 22h15-
23h30: ơn tập những kiến thức đã học đƣợc và chuẩn bị cho bài mới; 23h30-24h: tìm hiểu thêm những kiến thức mới.
Vẫn sử dụng nguyên lý 80/20 trong khoảng thời gian 4 tiếng tự học, nhận thấy 80% kiến thức sở hữu hiện tại sẽ thu đƣợc trong 20% thời gian ôn tập. Với bảng thời gian biểu mới này, khoảng thời gian từ 15 -20 phút cho việc kiểm tra và kiểm soát lại kết quả đã làm là điều quan trọng. Trong số các bài tập đã làm, những bài nào làm sai, tại sao sai và hƣớng giải quyết tối ƣu là nhƣ thế nào? Thông qua việc tích lũy kiến thức từ những bài đã học, trí nhớ cũng sẽ đƣợc khắc sâu một lần nữa để ghi nhớ kiến thức lâu bền hơn.
Ứng dụng nguyên tắc 80/20 trong việc sàng lọc mối quan hệ xã hội
80% niềm vui đến từ 20% mối quan hệ thân thiết nhất. Trong vòng tròn quan hệ, mỗi ngƣời có nhiều ngƣời quen và bạn bè xung quanh. Tuy nhiên, chỉ 20% mối quan hệ thân thiết nhất là nơi tìm đƣợc 80% niềm vui và sự chia sẻ trong cuộc sống. Trong khi đó, 80% quan hệ cịn lại thuộc về mối quan hệ xã giao, bạn bè trên mạng xã hội, những ngƣời vẫn nằm trong danh mục liên lạc tuy nhiên khơng có quan hệ thân thiết. Khi nhận ra điều này, chúng ta cũng nhận ra là bản thân đã lãng phí quá nhiều thời gian để tiếp chuyện, xã giao và duy trì mối quan hệ cùng những ngƣời không thực sự quan tâm đến mình. Do vậy nên chắt lọc những điều quan trọng và cần thiết nhất cho cuộc sống, định hƣớng sự tập trung cho tƣơng lai, đầu tƣ cho những dự định đang có và giành lại quyền kiểm sốt cuộc đời mình.