- Rèn luyện những thói quen buổi sáng: Khởi động ngày mới bằng việc lao ra
A đến từ một tỉnh miền Trung là một nữ sinh viên năm thứ 2 của trường Đại họ c học ngành Quản trị nhân lực tâm sự rằng, đến với ngành học của bằng một chữ
2.3.2.2. Công cụ Trello
Trello là công cụ quản lý công việc hiệu quả khi làm việc theo nhóm, giúp mọi ngƣời trong cùng một nhóm và chỉ cần nhìn qua là biết đƣợc có những đầu việc nào, ai đang làm gì và làm đến giai đoạn nào. Đây là cơng cụ hỗ trợ làm việc nhóm nên cho phép các thành viên trong nhóm có thể yêu cầu sự giúp đỡ của nhau khi thực hiện một nhiệm vụ nào đó.
Lợi ích Trello mang lại có thể kể đến như sau:
Phân chia quản lý các cơng việc rõ ràng theo từng vị trí, từng tình trạng của đầu việc nhƣ: đang làm, đã làm xong, hủy bỏ,...
Tổng hợp phân chia đầu việc tới từng ngƣời trong nhóm bao gồm mơ tả cơng việc cụ thể, thời gian, tình trạng hồn thành cơng việc.
- Organization: tổng hợp các Board và toàn bộ nhân sự trong Team. - Board: tổng hợp các List, là một bảng tƣơng đƣơng nhƣ một dự án hoặc một nhiệm vụ công việc lớn. Trong Board chứa các List để kiểm sốt tình trạng các đầu việc.
- List: là một danh sách tổng hợp nhiều Card có cùng một tình trạng (đang làm, chƣa làm, đã làm xong) hoặc cùng một tính chất. Ví dụ: List Doing: chứa các Card đang làm, List Done: chứa các Card đã hoàn thành.
- Card: đây là một thẻ thông tin bao gồm Title (tiêu đề), Description (mơ tả) dùng để lƣu trữ cơng việc. Có thể dùng Card để ghi: Task (công việc), Feature (tính năng của sản phẩm), Question (các câu hỏi), Note (các ghi chú), ... Đặc biệt mỗi Card này nếu bạn có nhiều đầu việc nhỏ hơn có thể tạo Checklist (danh sách các nhiệm vụ nhỏ).
Trello có thể được sử dụng trong Lập kế hoạch với các nội dung như sau:
Cụ thể là mục tiêu trong năm. Một board là một năm. Một list là một tháng. Một card là một mục, có thể là sức khỏe, có thể là tài chính,... Trong mỗi card thì thêm vào đó là check list - những kế hoạch ngày.
(1) Tạo một board cho năm hiện tại.
(2) Trong board, tạo list cho mỗi mục tiêu. Ngƣời dùng có thể có các list Exercise, New Job, Financial Savings và Completed tasks.
(3) Trong list, tạo card cho mỗi mục. Exercise có thể có các card Speak to physician, Research workout routines và Join a fitness center. New Job có thể có các card Resume, Job websites và Locations to apply.
(4) Trong mỗi card, hãy thêm vào tất cả các chi tiết. Card Join a fitness trong list Exercise có thể bao gồm các liên kết đến các trang web có liên quan cho phịng tập thể dục gần nhà, chi tiết ngân sách và danh sách kiểm tra để gọi cho các trung tâm thể dục. Card Resume trong list
New Job có thể bao gồm ngày đến hạn, tiếp tục hoàn thiện bản nháp và một liên kết để tiếp tục viết các trang web.
Khi mỗi card đƣợc hồn thành trong list hiện tại của nó, nó có thể đƣợc chuyển đến list Completed tasks. Bằng cách này, ngƣời dùng sẽ có thể thấy chính xác thời điểm hồn thành các mục tiêu trong năm.
Bên cạnh đó là sắp xếp các công việc theo thứ tự ƣu tiên.
Có rất nhiều cách để dùng Trello và một trong những cách đó là chia các danh sách trong Trello thành các nhóm ƣu tiên khác nhau, bao gồm: Do it Now (Làm ngay), Do it Later (Làm sau) và Delegate (Giao cho đồng nghiệp).
2.3.2.3. Công cụ Evernote
Bắt đầu chạy thử nghiệm từ năm 2008, Evernote đã ra đời từ những ngày mà Windows XP vẫn cịn đang thịnh hành. Với q trình phát triển lâu dài và bền vững, Evernote vƣợt trội so với các đối thủ về độ ổn định, số tính năng đƣợc hỗ trợ, các thuật toán nâng cao và mức độ phổ biến. Ngƣời sáng tạo ra ứng dụng là Stepan Pachikov.
Evernote là bộ phần mềm, dịch vụ thiết kế sử dụng cho nhu cầu thu thập thông tin và lƣu trữ thông tin. Những thông tin này đƣợc lƣu trữ lại dƣới dạng các ghi chú. Hiểu đơn giản nhất Evernote là phần mềm ghi chú hỗ trợ cho nhiều nhu cầu cụ thể của ngƣời dùng, là công cụ quản lý ghi chú phổ biến hiện nay, thu thập thông tin cần dƣới dạng văn bản, hình ảnh,... Evernote có nhiều tính năng đa dạng giúp ngƣời dùng lƣu, tìm kiếm thơng tin nhanh chóng và dễ dàng.
Evernote cung cấp cho ngƣời dùng mọi công cụ cần thiết để tổ chức thông tin trong cuộc sống - khả năng ghi chú tuyệt vời, khả năng lập kế hoạch cơng việc và nhiều cách để nhanh chóng tìm đƣợc thơng tin ngƣời dùng cần.
(1) Tập hợp ghi chú và việc cần làm ở một nơi: Theo dõi ngày làm việc của ngƣời dùng: Hoàn thành đúng việc vào đúng thời điểm bằng cách đặt ngày đến hạn, lời nhắc và gắn cờ đánh dấu.
(2) Giao nhiệm vụ cho ngƣời khác: Giao nhiệm vụ cho ngƣời khác và theo dõi tiến độ công việc của họ, để dự án vận hành suôn sẻ.
(3) Xử lý hiệu quả công việc trong ngày: Nhanh chóng chuẩn bị cho các cuộc họp, dù là chuẩn bị trƣớc hay chuẩn bị ngay tại chỗ. Chỉ cần một lần bấm chuột để tạo ghi chú mới với đầy đủ thông tin sự kiện.
Evernote có thể nhắc ghi chú trƣớc hoặc sau khi họp, nhờ đó khơng lo bỏ sót chi tiết.
Liên kết ghi chú với sự kiện trên lịch để biết đƣợc ngƣời nào, nơi nào và hoạt động nào làm nảy sinh ra các ý tƣởng và quyết định.
Evernote là nơi tập trung mọi ghi chú, lịch biểu và nhiệm vụ của ngƣời dùng để có thể làm đƣợc nhiều việc hơn mà ít tốn cơng sức hơn.
2.3.2.4. Công cụ Google Calendar
Google Calendar là một ứng dụng quản lí thời gian của Google cho phép ngƣời dùng theo dõi các hoạt động hàng ngày nhƣ các cuộc hẹn, sự kiện, sinh nhật bạn bè,... và cịn nhiều tính năng hữu ích khác.
Google Calendar cho phép ngƣời dùng tạo và chỉnh sửa các sự kiện. Ngƣời dùng có thể đặt lời nhắc, ghi chú, địa điểm tổ chức sự kiện và ngƣời dùng khác có thể đƣợc mời tham gia chỉnh sửa sự kiện đó.
Ngƣời dùng có thể bật hoặc tắt khả năng hiển thị lịch đặc biệt, bao gồm sinh nhật của mình và của bạn bè đƣợc trích xuất từ các địa chỉ hịm thƣ điện tử, các ngày nghỉ lễ hàng năm và ngày lễ quốc tế, hoặc lịch cụ thể theo từng quốc gia mà có thể tùy chọn hiển thị.
Bên cạnh việc lên lịch cho các hoạt động thƣờng ngày, Google Calender cịn đồng bộ với Gmail. Thơng tin và sự kiện từ Gmail sẽ đƣợc tự động thêm vào Google Calender. Ngƣời dùng có thể bật hoặc tắt khả năng hiển thị lịch đặc biệt, bao gồm sinh nhật của mình và của bạn bè
đƣợc trích xuất từ các địa chỉ hòm thƣ điện tử, các ngày nghỉ lễ hàng năm và ngày lễ quốc tế, hoặc lịch cụ thể theo từng quốc gia mà ngƣời dùng có thể tùy chọn hiển thị.
2.3.2.5. Cơng cụ Any.do
Sở hữu nhiều tính năng nổi bật, đặc tính ƣu việt, Any.do đƣợc kiểm sốt là phần mềm lập kế hoạch hoàn hảo hiện nay. Phần mềm Any.do hỗ trợ tạo danh sách tác vụ và nhắc nhở không thể thiếu cho mọi thiết bị di động Android và iOS, hỗ trợ ngƣời dùng đồng bộ tất cả danh sách tác vụ, nhắc nhở, lịch và nhật ký cơng tác với điện thoại, desktop, web và máy tính bảng để khơng bao giờ qn cơng việc cần làm. Ngồi ra, Any.do còn cho phép chia sẻ danh sách và phân công công việc để hợp tác làm việc với bất cứ ai.
Với Any.do, ngƣời dùng dễ dàng xem các sự kiện và danh sách công việc cần làm cho từng ngày, từng tuần và từng tháng, đồng bộ nhanh chóng trong thời gian thực với lịch trên điện thoại, lịch google, sự kiện trên Facebook, lịch Outlook và ứng dụng lịch khác để bạn không bao giờ quên các sự kiện quan trọng.
Các tính năng chính của ứng dụng Any.do
(1) Dễ dàng lên danh sách kế hoạch công việc: Any.do là một trong những ứng dụng giúp ngƣời dùng lên kế hoạch việc cần làm, nhiệm vụ cần phải hoàn thành một cách dễ dàng. Đặc biệt, ứng dụng có giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
(2) Đặt thông báo nhắc nhở: Khi tạo danh sách việc cần làm, ngƣời dùng có thể cài đặt thời gian nhắc nhở thực hiện công việc. Khi đến lịch, ứng dụng sẽ thông báo nhắc nhở ngƣời dùng thực hiện các cơng việc đó để ngƣời dùng khơng bỏ lỡ những công việc quan trọng.
(3) Dễ dàng đánh dấu hoặc xóa bỏ cơng việc đã hồn thành: Ứng dụng Any.do cho phép ngƣời dùng đánh dấu hoặc xóa bỏ cơng việc đã hoàn thành một cách dễ dàng. Ngƣời dùng chỉ cần thao tác kéo, thả, vuốt
trên màn hình thiết bị để đánh dấu cơng việc đã hồn thành và lắc thiết bị để xóa những cơng việc, nhiệm vụ ra khỏi danh sách việc cần làm.
(4) Có thể chia sẻ danh sách, nhiệm vụ cơng việc: ngƣời dùng có thể tạo các nhiệm vụ, cơng việc cần thực hiện và chia sẻ danh sách này cho những ngƣời liên quan để phân công nhiệm vụ cho nhau và trao đổi công việc dễ dàng hơn. Cùng nhau thực hiện cơng việc có hiệu quả, đem lại kết quả tốt nhất.
(5) Dễ dàng thêm ghi chú, sự kiện tại mục Calendar (lịch): Tại mục Calendar, ngƣời dùng dễ dàng thêm, tạo mới các ghi chú, sự kiện cơng việc của mình theo ngày một cách dễ dàng. Ngƣời dùng cũng có thể quản lý và sắp xếp các cơng việc hàng ngày của bạn, danh sách việc cần làm, ghi chú, nhắc nhở, danh sách kiểm tra, sự kiện tại đây.
(6) Có thể thay đổi âm thanh nhắc nhở: Ứng dụng Any.do hỗ trợ ngƣời dùng tạo lời nhắc bằng giọng nói để ngƣời dùng có thể nói lên suy nghĩ của mình và thêm nó vào danh sách việc cần làm của mình.
Ngồi những cơng cụ nêu trên, các cơng ty công nghệ trên thế giới đã sáng tạo và thƣờng xuyên đƣa ra rất nhiều các cơng cụ, ứng dụng điện tử có thể sử dụng để lập kế hoạch sử dụng thời gian nhƣ: To Do List, Notion, Memorigi, TickTick... với nhiều phiên bản và tính năng sử dụng khác nhau nhƣng đều mang lại lợi ích cho ngƣời dùng để quản trị thời gian bản thân đạt hiệu suất cao hơn. Tùy thuộc vào nhu cầu, điều kiện để mỗi ngƣời có lựa chọn cơng cụ phù hợp nhất.