- Không để bị phân tán bởi những người khác, bản thân cần là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc Lập kế hoạch vào buổi tối ngày hôm trước
3.2.7. Tổ chức sử dụng thời gian theo phương pháp dòng chảy (Flowtime)
(Flowtime)
Flowtime là phƣơng pháp tổ chức sử dụng thời gian đƣợc phát triển bởi kỹ sƣ phần mềm Dionatan Moura vào năm 2015. Với phƣơng pháp này, ngƣời sử dụng đặt khoảng thời gian cụ thể trong khoảng từ 10 phút - 90 phút và sử dụng nó làm khung thời gian thử nghiệm cho cơng việc. Nếu nhận thấy có thể tập trung sau khi khoảng thời gian này đã hết thì sẽ
tiếp tục làm việc còn ngƣợc lại, nếu nhận thấy khơng thể tập trung đƣợc nữa thì sẽ nghỉ ngơi.
Phƣơng pháp này bắt nguồn từ phƣơng pháp quả cà chua Pomodoro, nhƣng ít cứng nhắc hơn về thời gian cho các buổi làm việc và nghỉ giải lao. Nó cũng tƣơng tự nhƣ phƣơng pháp Timeboxing, chỉ khác là ngƣời thực hiện đƣợc khuyến khích xem xét liệu có tiếp tục làm việc khi hết thời gian hay không mà không bị buộc phải dừng lại luôn. Tổ chức sử dụng thời gian theo phƣơng pháp dòng chảy đƣợc thực hiện theo quy trình nhƣ sau:
Bước 1: Chọn một nhiệm vụ để thực hiện. Lựa chọn số phút đặt trƣớc cho phiên làm việc đầu tiên này.
Bước 2: Quyết định làm việc trong một khoảng thời gian nhất định
ở trong khoảng 10 phút - 90 phút (Ví dụ chọn 30 phút) và đặt bộ hẹn giờ.
Bước 3: Làm việc cho đến khi hết thời gian đã đặt.
Bước 4: Kiểm sốt xem có thể tập trung vào nhiệm vụ trong một
khoảng thời gian nữa hay khơng. Nếu thấy có thể tập trung thêm một khoảng thời gian nữa (ví dụ 10 phút), thì đặt bộ hẹn giờ 10 phút và tiếp tục làm việc. Nếu thấy khơng thể tập trung đƣợc nữa thì nghỉ ngơi.
Bước 5: Khi hết 10 phút, hãy tự hỏi xem có thể tập trung thêm thời
gian khơng, nếu có lại tiếp tục thực hiện. Nếu thấy khơng thể tập trung đƣợc nữa thì nghỉ ngơi.
Tổ chức sử dụng thời gian theo phƣơng pháp dòng chảy Flowtime có những ƣu điểm và nhƣợc điểm nhƣ sau:
Ưu điểm: Phƣơng pháp này giúp cải thiện các kỹ năng quản trị thời
gian nhƣ quản lý căng thẳng, đơn nhiệm; Các lợi ích mang lại liên quan đến giờ nghỉ giải lao tƣơng tự nhƣ phƣơng pháp quả cà chua Pomodoro và đặc biệt hơn là đƣợc quyết định thời gian làm việc các phiên và thời gian nghỉ sẽ kéo dài bao lâu; Có thể thay đổi đƣợc thời gian làm việc của các phiên làm việc sau nếu thấy thời gian lựa chọn ban đầu là quá dài/quá
ngắn; Giúp xác định thời gian có thể làm việc hiệu quả nhất, tập trung lâu nhất.
Nhược điểm: Khơng có thời gian quy định cho thời lƣợng của các buổi làm việc có thể khiến lãng quên đi việc nghỉ giải lao, dẫn đến mệt mỏi; Có thể khơng thành cơng trong việc phân chia cơng việc thành các phần có thể quản lý đƣợc; Thiếu quy tắc chung.