- Rèn luyện những thói quen buổi sáng: Khởi động ngày mới bằng việc lao ra
LẬP KẾ HOẠCH SỬ DỤNG THỜI GIAN
2.2.1. Xác định và phân loại mục tiêu
2.2.1.1. Xác định mục tiêu
Mỗi cá nhân đều có 168 giờ 1 tuần, 52 tuần trong 1 năm và trung bình khoảng 75 năm cuộc đời. Chính vì sự hữu hạn về thời gian mà mỗi ngƣời đang có nên khơng có q nhiều điều mà con ngƣời có thể đƣa tất cả vào ngày, tuần, tháng, năm và cuộc đời. Mỗi sự lựa chọn đều phải có chủ đích hay chính xác hơn là phải có mục tiêu. Khi đó, lập kế hoạch sử dụng thời gian cần đặt ra mục tiêu và quan tâm đến giá trị của nó khi hồn thành. Với các mục tiêu có giá trị và mang tính quyết định đến sự thành bại của cá nhân hay tổ chức thì động lực để hồn thành nó là rất lớn. Nếu các kết quả đạt đƣợc không mang lại nhiều lợi ích, hoặc mục tiêu khơng thích hợp với mục tiêu lớn hơn thì chủ thể sẽ bỏ ít cơng sức để thực hiện và mục tiêu khó có khả năng hồn thành cho chính bản thân mình. Việc xác định đƣợc mục tiêu giúp quá trình lập kế hoạch sử dụng thời gian giúp mở rộng giá trị thời gian của mỗi ngƣời ở cả hiện tại và tƣơng lai hay chính xác hơn là đầu tƣ thời gian đúng mục đích nếu khơng sẽ là tiêu tốn thời gian, không bao giờ gia tăng chất lƣợng và giá trị thời gian.
Mục tiêu là cái đích đƣợc đƣa ra và những giá trị con ngƣời có đƣợc khi đạt đƣợc nó. Mục tiêu là những ý tƣởng thuộc về q trình tƣ duy, đó có thể là hành vi, nhận thức, thái độ của con ngƣời hoặc đƣợc chuyển hóa thành một kế hoạch cụ thể nào đó. Trong đó, mục tiêu đặt ra dựa trên một khoảng thời gian nhất định, có thời hạn hồn thành, các việc cần phải thực hiện trong ngắn hạn hoặc dài hạn để hoàn thành mục tiêu. Và đặc biệt là xác định những nỗ lực cần có để đạt đƣợc mục tiêu đó. Khi xác định đƣợc mục tiêu sẽ giúp hoạt động quản lý thời gian mang lại hiệu suất tốt nhất với việc phân bổ hiệu quả nguồn lực của bản thân.
Điều cần thiết trong công việc và cuộc sống cần phải xác định đƣợc mục tiêu. Thông qua mục tiêu cụ thể và rõ ràng nhƣ thời gian bao lâu thì hồn thành một dự án công việc, thời điểm nào đạt đƣợc một cột mốc trong cuộc sống trong tƣơng lai, việc xây dựng kế hoạch sử dụng thời
gian sẽ trở nên ý nghĩa hơn, lý tƣởng, mục đích sống sẽ có nền tảng để đạt đƣợc. Sự quan trọng của việc xác định mục tiêu trong cuộc sống và cơng việc thể hiện trên một số khía cạnh sau:
Mục tiêu giúp hiện thực hóa ƣớc mơ: Rất nhiều ngƣời thƣờng bối rối với những ƣớc mơ của mình vì khơng thể có một ƣớc mơ nào cụ thể. Hoặc là mọi thứ quá xa rời thực tế hoặc là khơng có cách nào để đạt đƣợc ƣớc mơ. Tất cả là do bản thân con ngƣời đã không lập ra kế hoạch và mục tiêu để hành động mà mọi thứ cứ đi trong một vòng luẩn quẩn, thƣờng chú ý đến những công việc phát sinh mà quên đi mục tiêu quan trọng của cuộc đời.
Mục tiêu giúp định hƣớng thực hiện: Khơng có mục tiêu thì chắc chắn con ngƣời sẽ không thể tạo ra một kế hoạch thực hiện hoàn chỉnh. Mọi thứ sẽ thực hiện theo cảm hứng và khơng có thời gian hồn thành cho những mục tiêu dài hạn. Kể cả những mục tiêu ngắn hạn thì cá nhân cũng khơng có cách nào sắp xếp thời gian ổn thỏa để thực hiện. Điều này làm mọi ngƣời thƣờng bị mất phƣơng hƣớng trong cơng việc của mình.
Mục tiêu giúp khẳng định những nỗ lực: Hệ quả của mục tiêu chính là hành động mà khi đã thực hiện thì chắc rằng các bạn sẽ đạt đƣợc một điều gì đó. Điều này là sự khẳng định cho mọi nỗ lực mà chúng ta đã cố gắng để thực hiện. Khi nhìn thấy đƣợc kết quả cho những mục tiêu ngắn hạn lại tạo thêm một niềm tin vững chắc để mọi ngƣời hƣớng đến mục tiêu dài hạn xa hơn.
Mục tiêu giúp linh hoạt trong việc lựa chọn: Khi quyết tâm trở thành một chuyên viên thiết kế nhƣng điểm xuất phát lại bắt đầu từ một vị trí biên tập nội dung. Chắc chắn bạn sẽ không ngồi đấy mà mải mê với việc tạo ra con chữ mà thay vào đó là linh hoạt tìm kiếm cơ hội để nhảy việc và cố gắng đi đúng định hƣớng ban đầu.
Khi tiến hành lập kế hoạch sử dụng thời gian, cần lƣu ý phải đảm bảo các mục tiêu đƣợc đặt ra từ ban đầu và các mục tiêu cần đảm bảo nguyên tắc SMART, cụ thể là:
Specific - Cụ thể: Mục tiêu đƣa ra về sử dụng thời gian cần phải có
sự rõ ràng cụ thể về cái gì, ai, ở đâu, khi nào và tại sao. Có mục tiêu cụ thể bản thân chủ thể sẽ biết mình cần gì, biết mình cần bắt đầu từ đâu và khi nào kết thúc, không bị tiêu tốn thời gian vào những mục tiêu không cần thiết.
Measurable - Đo lƣờng đƣợc: Mục tiêu đặt ra phải đo lƣờng đƣợc
cụ thể số lƣợng thời gian sẽ sử dụng cũng nhƣ thành quả đạt đƣợc có giá trị thế nào khi sử dụng quỹ thời gian đó.
Achievable - Khả thi: Phải đảm bảo mục tiêu đặt ra có khả năng
thực hiện đƣợc nếu không sẽ dễ dàng mất tự tin và thấy nản lịng. Tuy nhiên, khơng thể đề ra những mục tiêu quá đơn giản hoặc dễ dàng thực hiện với bản thân mình q. Khi đó sẽ chủ quan và đạt đƣợc mục tiêu dễ dàng quá sẽ không tạo ra cho cảm giác hài lòng. Tốt nhất nên thiết lập một mục tiêu thực tế nhƣng đủ thử thách để cân bằng mọi thứ khiến phải “nâng cao khả năng” và mang lại sự hài lòng lớn nhất cho bản thân.
Relevant - Thích hợp: Khi đặt mục tiêu thích hợp với định hƣớng
cuộc sống và sự nghiệp, có thể tập trung để ln tiến lên và hồn thiện mình. Cịn nếu đặt mục tiêu q cao, xa và không phù hợp, cá nhân và tổ chức sẽ thấy thời gian và cuộc sống khơng cịn đồng hành cùng nhau.
Timely - Thời hạn: Mục tiêu phải có thời gian để con ngƣời biết
mình cần thực hiện cách nào nhanh nhất, thời gian chờ đợi kết quả là khi nào. Nếu khơng có thời gian cụ thể dễ khiến chủ thể bị mất phƣơng hƣớng, khơng cịn động lực để thực hiện nhiệm vụ.
Hộp 2.1: Ví dụ mục tiêu sử dụng thời gian