- Rèn luyện những thói quen buổi sáng: Khởi động ngày mới bằng việc lao ra
PLAN Lập kế hoạch sử dụng
Lập kế hoạch thời gian (Plan) là quá trình xác định mục tiêu và các biện pháp thực hiện mục tiêu sử dụng thời gian một cách hiệu quả.
PLAN Lập kế hoạch sử dụng Lập kế hoạch sử dụng thời gian DO Tổ chức sử dụng thời gian CHECK Kiểm soát sử dụng thời gian ACT Khắc phục lãng phí thời gian
Kế hoạch sử dụng thời gian đƣợc xây dựng bao gồm các loại kế hoạch ngày, kế hoạch tuần/tháng, kế hoạch chiến lƣợc hay kế hoạch theo dự án trên cơ sở các loại mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Bằng cách lập kế hoạch thời gian sẽ đảm bảo dành thời gian cho những công việc quan trọng trƣớc.
Đối với cá nhân, việc lập kế hoạch sẽ mang lại lợi ích lớn, là chìa khóa mở trí sáng tạo, đồng thời làm tăng năng lƣợng tinh thần và thể chất cho mỗi ngƣời thấy rõ lối đi cho một quãng thời gian làm việc hiệu quả. Lên kế hoạch sẽ giúp tránh trì hỗn những việc khơng muốn làm. Nghiên cứu thực tế đã chỉ ra rằng, có thể tăng 25% hiệu suất bằng cách viết xuống những gì cần thực hiện. Cũng có nghiên cứu chỉ ra rằng cứ mỗi phút lập kế hoạch thì tiết kiệm đƣợc 10 phút khi thực hiện (tƣơng ứng với tỉ lệ 1000% sự hoàn lại về mặt thời gian khi lập đƣợc kế hoạch đúng đắn). Thực tế cũng chỉ ra rằng thời gian lãng phí và những sai lầm trong sử dụng thời gian phần nhiều liên quan đến việc thiếu một kế hoạch (Dirk Zeller, 2015). Thời gian lập kế hoạch là tiền bạc của tƣơng lai. Những lợi ích cụ thể khi tạo lập kế hoạch đó là: Đạt đƣợc sự an tâm; Kích hoạt tiềm thức cá nhân; Tập hợp mọi thứ cần thiết...
Đối với tổ chức, việc lập kế hoạch thời gian đóng vai trị rất quan trọng nhƣ góp phần tiết kiệm thời gian, từ đó tiết kiệm nguồn lực; huy động nguồn lực hợp lý, kiểm soát nguồn lực; góp phần giảm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận; nâng cao năng lực cạnh tranh; xây dựng và phát triển văn hóa tổ chức (mơi trƣờng khoa học, văn minh...).
Lập kế hoạch sử dụng thời gian có thể đƣợc thực hiện bằng một số công cụ truyền thống nhƣ: Danh sách công việc hàng ngày; Nhật ký công tác; Lịch trình làm việc;... Ngày nay, có thể lập kế hoạch sử dụng thời gian với sự hỗ trợ của các công cụ hiện đại nhƣ: Microsoft outlook;
Trello; Evernote; Google Calendar... Cùng với kỹ năng và công cụ lập kế
hoạch hiện đại sẽ giúp mỗi ngƣời bám sát thời gian, tạo guồng phù hợp từng giờ, từng ngày, từng tuần... Tìm kiếm và lựa chọn cơng cụ xây dựng
kế hoạch sử dụng thời gian phù hợp là chìa khóa để mở cánh cửa thành công trong việc quản trị thời gian.