- Rèn luyện những thói quen buổi sáng: Khởi động ngày mới bằng việc lao ra
A đến từ một tỉnh miền Trung là một nữ sinh viên năm thứ 2 của trường Đại họ c học ngành Quản trị nhân lực tâm sự rằng, đến với ngành học của bằng một chữ
2.2.4. Lập kế hoạch ngày/ thời gian biểu
Thực tế, việc lập kế hoạch theo ngày là công cụ quản lý thời gian hữu hiệu. Kế hoạch ngày chính là danh sách công việc đƣợc lập ra với nhiệm vụ chi tiết trong các khoảng thời gian đã định sẵn hay còn gọi là thời gian biểu cho chuỗi công việc hằng ngày. Lập kế hoạch sử dụng thời gian theo ngày mang lại những tác dụng lớn cho việc hình thành thói quen sử dụng thời gian hiệu quả và hƣớng tới các mục tiêu dài hạn trong công việc và cuộc sống. Mới nghĩ tới, kế hoạch ngày hay thời gian biểu có vẻ làm mất tự do, nhƣng thực chất là con đƣờng duy nhất để thực sự làm chủ thời gian. Lịch làm việc đúng sẽ mang đến sự trôi chảy, năng suất và sự tự do.
Khi tiến hành lập kế hoạch công việc hàng ngày, điều cần thiết là chú ý liệt kê chi tiết, đánh dấu làm những công việc thực sự cần thiết trƣớc, những việc có thể để lại nên xếp phía sau để tránh hao hụt thời gian. Có nghĩa là nên sắp xếp công việc theo thứ tự ƣu tiên. Điều này cũng giúp cá nhân hay tổ chức khơng vơ tình bỏ qua hay bị chậm trễ những việc quan trọng, mang tính quyết định. Danh sách việc hàng ngày là một trong những công cụ lập kế hoạch đơn giản và thông dụng nhất. Nó tập hợp tất cả những việc cần làm trong một ngày đã định thành một mẫu bắt mắt. Nhiều ngƣời dùng danh sách việc phải làm kết hợp với lịch làm việc hàng tuần hoặc hàng tháng. Nhiều công cụ lập kế hoạch hàng ngày và lịch máy tính cũng có danh sách việc phải làm. Một danh sách việc phải làm hiệu quả bao gồm những thứ sau:
- Các cuộc họp, gặp mặt đã đƣợc lên kế hoạch tham dự - và thời điểm
- Những việc phải ra quyết định
- Những cuộc gọi phải thực hiện hoặc muốn nhận - Biên bản, thƣ từ và thƣ điện tử (email) phải viết
- Những việc ƣu tiên A hoặc B từ ngày hôm trƣớc...
Hộp 2.4: Ví dụ checklist - Danh sách cơng việc tuyển dụng nhân lực
STT Nhiệm vụ Yes No Ghi
chú 1 Nhận bản đăng ký tuyển dụng nhân lực từ các
bộ phận, trình cấp trên phê duyệt
2 Lập thông báo tuyển dụng, chọn kênh tuyển dụng hiệu quả với doanh nghiệp (sử dụng dịch vụ tuyển dụng của website, mạng xã hội, ngƣời quen của nhân viên...)
3 Nhận CV của ứng viên gửi về, sơ loại hồ sơ của ứng viên
4 Xin ý kiến của trƣởng bộ phận, chốt thời gian, địa điểm với hội đồng phỏng vấn, lên lịch hẹn phỏng vấn với ứng viên đạt yêu cầu hồ sơ
5 Gửi thƣ điện tử và gọi điện mời ứng viên xác nhận tham gia buổi phỏng vấn
6 Sắp xếp phòng phỏng vấn
7 Gọi điện thoại liên hệ với những ứng viên đã xác nhận tham gia phỏng vấn nhƣng không đến đƣợc, tạo điều kiện để ứng viên phỏng vấn lại nếu có lý do chính đáng và doanh nghiệp không bỏ lỡ ứng viên tốt
8 Mời ứng viên vào phòng phỏng vấn, trực tiếp tham gia hội đồng phỏng vấn
9 Trao đổi, thảo luận và lập biên bản phỏng vấn 10 Thông tin đến các ứng viên đạt và không đạt 11 Trao đổi chế độ với ứng viên và xác nhận
ngày tiếp nhận công việc
12 Viết thƣ điện tử gửi thƣ mời làm việc, xác nhận của ứng viên và yêu cầu nộp hồ sơ nhân
STT Nhiệm vụ Yes No Ghi chú sự đầy đủ theo yêu cầu
Tất cả những ngƣời quản lý thời gian hiệu quả có xu hƣớng thƣờng thể hiện suy nghĩ trên giấy và làm việc theo danh sách các công việc hàng ngày. Tuy nhiên điều khó khăn có thể đến là chọn ra điều để tập trung và sẽ có thể sẽ bỏ rơi điều khơng thực sự quan trọng. Với một danh sách các hoạt động, cần phải đƣợc tính thời gian cần dành cho việc đó mỗi tuần đồng thời so sánh với mục tiêu đã đƣa ra thì hoạt động nào đang hỗ trợ cho việc đạt đƣợc mục tiêu và hành động nào sẽ ở đó trong tƣơng lai, Đó chính là những cơng việc cần phải ƣu tiên hồn thành.
Thời điểm tốt nhất để lập danh sách là tối hơm trƣớc, vì khi đó tiềm thức của con ngƣời có thể xử lý danh sách này trong khi ngủ. Đến khi thức dậy vào buổi sáng, cá nhân sẽ thƣờng có đƣợc những ý tƣởng và sự thấu hiểu nhằm đạt đƣợc những mục tiêu quan trọng nhất trong danh sách của mình.
Lên danh sách các việc cần làm hàng ngày là cách nhanh nhất để thể hiện quyền làm chủ với 24 giờ của bản thân. Mặc dù chỉ mất vài phút nhƣng nó có thể thay đổi ngày làm việc của chủ thể theo nghĩa đen, mỗi ngày. Có đƣợc kế hoạch hàng ngày rõ ràng sẽ bảo vệ bản thân khỏi những sự phân tâm bởi những yêu cầu bên ngồi và có thể gặp phải những rắc rối trong một danh sách hàng loạt công việc.
Để tạo danh sách công việc hàng ngày cần có giấy nhớ hoặc ghi chú điện tử trên các thiết bị công nghệ. Và thực hiện theo thứ tự nhƣ sau:
Bƣớc 1: Chia nhỏ ngày
Để thực hiện cần chuẩn bị một cuốn lịch ngày hoặc lịch tên Google Doc, chia thành khung kéo dài 15 phút - đây là khối thời gian
hoạt động hiệu quả. Đây còn là kỹ thuật "phong tỏa thời gian", khoản đầu tƣ nhỏ nhƣng cho thành công lớn.
Hộp 2.5: Sức hấp dẫn của kỹ thuật "phong tỏa thời gian"
Sam một chuyên gia bán hàng nhờ vận dụng kỹ thuật "phong tỏa thời gian" đã nâng cao số lượng các đầu mỗi liên hệ lên 10 người/ngày, tức là tăng số lượng khách hàng tiềm năng lên 5 người/tuần.
Theo tính tốn thời gian, cứ 2,5 khách hàng tiềm năng, anh lại đặt được một cuộc hẹn và tỉ lệ chốt đơn hàng sau cuộc hẹn là 50%. Như vậy, từ mức tăng 10 đầu mối liên hệ/ngày, anh có thêm được một đơn hàng/tuần. Với mức hoa hồng 5.000 USD/đơn hàng, Sam có thể gia tăng thêm 250.000 USD thu nhập/năm.
Đúng là, khoản đầu tư nhỏ cho thành cơng lớn!
Nguồn: Dirk Zeller, 2018
Nhìn vào lịch làm việc của bản thân và tổ chức, viết ra các sự kiện sẽ có trong ngày. Điều này cho phép dự tính tốt hơn rằng sẽ còn bao nhiêu thời gian cho các nhiệm vụ.
Bƣớc 2: Nhìn vào mục tiêu hiện tại và xác định một mục tiêu hàng ngày đƣa bản thân hoặc nhóm làm việc đến gần với mục tiêu chính hơn. Đây khơng phải một việc làm để đó mà là việc mà phải kết thúc trong ngày. Nó cần một bắt đầu rõ ràng, một hành động rõ ràng, một kết thúc rõ ràng mỗi ngày. Bƣớc này sẽ đảm bảo bản thân sẽ ln thực hiện theo tiến trình của mình và khơng bị phân tán bởi một danh sách gồm quá nhiều các công việc khác.
Bƣớc 3: Chọn các nhiệm vụ quan trọng trong danh sách từ 2 - 5 nhiệm vụ, dựa vào những sự kiện khác sẽ chiếm bao nhiêu thời gian trong ngày. Khi chọn 5 nhiệm vụ thì cần ƣu tiên 2 việc quan trọng nhất thực hiện trƣớc, sau đó tiến đến các nhiệm vụ còn lại.
Tuy nhiên, việc lập kế hoạch sẽ tốt hơn là chỉ viết ra một danh sách những việc phải làm hàng ngày. Các nhiệm vụ cần phải đƣợc viết ra theo đúng cách thức và khi soát lại danh sách này có thể hữu ích nếu tn theo một mơ hình. Một trong những mơ hình đó là Hệ thống LEAD, với các chữ cái đƣợc viết tắt của: List - Lập danh sách các hoạt động cần thực
hiện theo kế hoạch; Estimate - Ước tính thời gian để tiến hành mỗi hoạt động (càng chính xác càng tốt); Allow - Cho phép xác lập thời gian dự
phòng cho mỗi hoạt động vì thực tế ln xảy ra khả năng mất nhiều thời gian hơn so với ƣớc lƣợng ban đầu hoặc có cơng việc phát sinh; Define -
Xác định các ƣu tiên, đây là khía cạnh then chốt, quan trọng nhất của
quản lý thời gian đối với bất kỳ ai.
Rà soát lại kế hoạch đó, xem xét nó một cách tổng thể, có thể mỗi ngày một lần. (Có thể tiến hành việc này vào cuối mỗi ngày khi còn ở văn phòng làm việc, cập nhật thông tin về những gì đã diễn ra trong ngày, tiếp theo là một xem xét nhanh vào lúc bắt đầu ngày làm việc hơm sau, khi có e-mail đến. Nhƣng quan trọng là tìm ra cách nào phù hợp với mình.)
Quá trình này nên trở thành một việc làm hàng ngày. Hành động nào cần thiết là tùy thuộc vào mơ hình ngày làm việc. Một cái gì đó thu hoạch đƣợc trong ngày có thể là để suy nghĩ về nó và thêm ngay vào danh sách, hoặc chỉ đơn giản là đặt sang một bên để đƣa vào kế hoạch ở kỳ xem xét tiếp theo. Có thể sử dụng các mảnh giấy dính màu vàng ở khắp mọi nơi cũng sẽ thể hiện sự hữu ích. Chúng có thể đƣợc sử dụng để ghi chép vắn tắt về một cái gì đó, nối thêm vào bảng kế hoạch của mình để sau đó ghi vào biểu mẫu chính thức.
Việc xem xét và chu kỳ ghi chép là tâm điểm của quản lý thời gian. Các hệ thống độc quyền đặt ra những cách thức riêng phân đoạn các cơng việc và sắp xếp chúng thành các nhóm tiêu đề và nếu điều này hữu ích là tốt nhƣng nhiều ngƣời thấy hệ thống đơn giản hơn của họ cũng
hoạt động hoàn hảo. Một tờ giấy đƣợc kẻ dòng hoặc sử dụng màu thứ hai, hoặc cả hai, đều có thể tạo nên một danh sách dài dễ dàng làm theo hơn. Nếu các hạng mục đƣợc liệt kê một cách đáng tin cậy và danh sách đƣợc xem xét cẩn thận và chu đáo thì bạn sẽ nắm vững tình trạng mọi việc và chắc chắn sẽ khơng bỏ sót việc nào.
Bảng 2.7: Mẫu kế hoạch thời gian trong ngày
Thời gian ngày Hoạt động Nhân sự Mục tiêu công việc
7:00 :15 :15 :30 :45 8:00 :15 :30 :45 9:00 :15 :30 :45 10:00 :15 :30 :45 11:00 :15 :30 :45 12:00 :15 :30 :45 13:00 :15 :30 :45 14:00 :15 :30 :45 15:00 :15 :30 :45 16:00 :15 :30 :45
Thời gian ngày Hoạt động Nhân sự Mục tiêu công việc 17:00 :15 :30 :45 18:00 :15 :30 :45 2.2.5. Lập kế hoạch theo dự án
Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau đƣợc thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã đƣợc giới hạn đạt đƣợc những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tƣợng mà dự án hƣớng đến. Thực chất, dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau đƣợc thiết kế nhằm đạt đƣợc những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định. Ví dụ: Dự án chuyển đổi số trong công tác quản trị nhân lực của một tổ chức/doanh nghiệp đƣợc thực hiện trong 12 tháng; Dự án tham gia thiết kế, tổ chức chƣơng trình thiện nguyện "Trăng Vân Hồ" nhân dịp Tết trung thu đoàn viên cho học sinh miền núi huyện Vân Hồ, tỉnh Sơn La của sinh viên.
Lập kế hoạch theo dự án là việc xác định mục tiêu, phân chia nhiệm vụ gắn với mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định. Điều này sẽ giúp sử dụng thời gian hiệu quả trong mỗi phần việc, phân loại thông tin và xử lý các tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ các bên liên quan sau này. Một kế hoạch tốt phải đề ra tất cả các công việc mục tiêu, xác định sản phẩm, chuẩn bị, triển khai, phối hợp và đồng thời đề ra các kế hoạch bổ sung (nếu có). Một số kỹ thuật phổ dụng trong xây dựng kế hoạch dự án có thể kể đến nhƣ:
2.2.5.1. Sử dụng bảng Kanban
Kanban, tiếng Nhật có nghĩa là "bảng hiệu", đƣợc xây dựng bởi Taiichi Ohno - một kỹ sƣ của Toyota. Kanban bắt nguồn là một hệ thống
sắp xếp công việc trực quan nhằm tăng hiệu suất trong xƣởng sản xuất công nghiệp. Nhờ bảng Kanban, các cơng việc trong mỗi quy trình đƣợc thể hiện rõ ràng cho tất cả các nhân công và kỹ sƣ. Từ đó, mỗi ngƣời nắm rõ cơng việc của mình ở quá khứ, hiện tại và tƣơng lai.
Một bảng Kanban cá nhân bao gồm 3 cột rõ ràng: To Do (Cần
làm), Doing (Đang làm) và Done (Đã làm). Mỗi cột bao gồm nhiều
công việc cụ thể. Mỗi công việc đƣợc viết trên một thẻ và đƣợc xếp theo tình trạng cơng việc đó. Lợi ích của việc sử dụng Kanban để lập kế hoạch theo dự án thể hiện trên một số mặt:
Một là, phƣơng pháp này giúp ngƣời dùng trực quan hố cơng việc. Mọi thứ đều đƣợc thể hiện rõ ràng là cá nhân sẽ có bao nhiêu việc,
đã làm bao nhiêu, còn bao nhiêu, chỉ cần quan sát là nhận biết đƣợc tất cả. Chính cái nhìn tồn cảnh này giúp ngƣời ta biết khối lƣợng cơng việc và tình trạng hiện tại. Thậm chí, nếu sử dụng quen, nhìn vào Kanban sẽ nhận ngay ra vấn đề mình đang đối mặt để đạt đƣợc mục tiêu này là gì.
Hai là, Kanban tránh đƣợc vấn đề đa nhiệm. Đây là nguyên nhân khiến cá nhân tiến hành nhiều công việc cùng lúc, không theo trật tự mà không xong việc nào. Chúng ta chỉ có thể tập trung một vấn đề tại một thời điểm. Việc nhảy qua nhảy lại quá nhiều thứ chỉ khiến con ngƣời bận rộn mà không hiệu quả. Giải pháp đơn giản là chọn ra 1 đến 2 việc để làm hiện tại. Chỉ sau khi làm xong mới tiếp tục những việc khác.
Ba là, giúp làm giảm trì hỗn. Một trong những nguyên nhân của trì hỗn là nỗi sợ. Sợ không điều khiển đƣợc hết mọi việc. Sợ sai lầm. Sợ thất bại. Với phƣơng pháp Kanban, thay vì đối diện với cả một khối lƣợng cơng việc lớn, cá nhân chỉ cần hồn thành một cơng việc duy nhất tại cột Doing. Điều đó dễ thực hiện hơn nhiều. Chính vì thế, nó mang lại sự tự tin thực hiện công việc.
(i) Chọn mục tiêu và công việc muốn dùng Kanban: Kanban sử dụng tốt cho những loại "mục tiêu kết quả", thay vì "mục tiêu thói quen". Nghĩa là các mục tiêu và công việc sử dụng Kanban phải là những điều mang lại đƣợc kết quả cụ thể với các mốc thời gian dự tính xác định rõ ràng. Chẳng hạn nhƣ: Một sinh viên đặt mục tiêu có đƣợc chứng chỉ tiếng Anh trong 6 tháng tới để đủ điều kiện tốt nghiệp và tìm kiếm cơng việc tại một doanh nghiệp tốt.
(ii) Viết ra tất cả công việc cần làm để đạt được mục tiêu đó: Đây là bƣớc tƣ duy cho phép hình thành những dự định, kế hoạch cần làm để có thể hồn thành mục tiêu. Việc phải làm là viết và liệt kê những việc sẽ cần thực hiện. Đó là tất cả những cơng việc mà mình cần hoặc đang thực hiện để đạt đƣợc mục tiêu mà khơng cần nghĩ nhiều về việc nó có cần thiết khơng. Có làm đƣợc liền khơng. Có cần chia nhỏ hơn khơng. Những cái đó đều khơng quan trọng. Ví dụ: với mục tiêu trên, sinh viên đƣa ra các công việc cần làm (to do) là đạt 650 điểm TOEIC, việc đang làm (doing) là đi học trên lớp, tự học 30 từ mới và nghe 2 bài nói mỗi ngày, việc đã làm (done) là mua sách ôn tập và tìm lớp học phù hợp với khả năng.
(iii) Chọn lọc và sắp xếp công việc vào các cột: Sau khi làm xong bƣớc, cần sắp xếp các công việc mà dự định tiến hành vào các cột To do, doing, done. Cơng việc này có thật sự cần phải làm việc đó để đạt mục tiêu? Nếu khơng, có thể tạm bỏ đi. Việc này có đủ rõ ràng để thực hiện Nếu chƣa, hãy chỉnh sửa theo hƣớng chi tiết hóa hơn. Việc này có đủ cụ thể để thực hiện? Nếu chƣa, cần chia nhỏ ra thành từng bƣớc nhỏ theo trình tự. Ví dụ, nếu viết là "làm báo cáo" thì sẽ khơng cụ thể lắm, có thể sửa thành 5 bƣớc "lên dàn ý báo cáo", "tìm thơng tin cho báo cáo",