- Rèn luyện những thói quen buổi sáng: Khởi động ngày mới bằng việc lao ra
1.2.2. Vai trò đối với tổ chức
Bất kỳ cá nhân nào cũng là thành viên của một tổ chức. Tổ chức ở đây đƣợc hiểu là một tập hợp có từ hai ngƣời trở lên có chung mục đích và đƣợc cấu trúc theo một kết cấu nhất định. Tổ chức có thể là gia đình, nơi làm việc (cơ quan/doanh nghiệp), ê kíp, lớp học, tổ/đội/nhóm... Tổ chức đó dù lớn hay nhỏ thì những nỗ lực trong quản trị thời gian của cá nhân mỗi thành viên trong tổ chức cũng có những đóng góp khơng nhỏ đến kết quả hoạt động của tổ chức.
(i) Góp phần tổ chức lao động khoa học và nâng cao năng suất lao động
Ở góc độ cá nhân, hiệu suất làm việc là chỉ số quan trọng đo lƣờng chất lƣợng quản trị thời gian và đƣợc xác định bằng lƣợng thời gian ít nhất để hồn thành cơng việc có chất lƣợng. Ở góc độ tổ chức, năng suất lao động là hiệu quả hoạt động có ích của con ngƣời trong một đơn vị thời gian, đƣợc xác định bằng số lƣợng sản phẩm sản xuất ra trong một đơn vị thời gian hoặc lƣợng thời gian lao động hao phí để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm.
Đặt cạnh nhau, có thể thấy đƣợc mối quan hệ tƣơng hỗ giữa hiệu suất làm việc cá nhân và năng suất lao động của tổ chức. Bằng việc quan
sát và thống kê hiệu suất lao động đƣợc hình thành từ kết quả sử dụng thời gian hiệu quả cho một loại công việc của các cá nhân trong tổ chức, để định ra mức lao động cho loại cơng việc đó (là lƣợng lao động tiêu hao đƣợc quy định để hoàn thành một đơn vị sản phẩm hoặc một khối lƣợng công việc theo tiêu chuẩn chất lƣợng nhất định, tƣơng ứng với điều kiện tổ chức - kỹ thuật nhất định). Cũng từ kết quả sử dụng thời gian hữu ích, có thể nghiên cứu, tính tốn và giải quyết các yêu cầu về kỹ thuật, sắp xếp nơi làm việc cũng nhƣ các yếu tố bảo đảm sức khỏe cho ngƣời lao động; phát hiện các loại thời gian lãng phí nhìn thấy đƣợc (đi muộn, về sớm, làm việc không đúng nhiệm vụ...) và thời gian lãng phí khơng nhìn thấy (thao tác, bƣớc cơng việc thừa...), tìm ngun nhân gây ra chúng và các biện pháp khắc phục, tạo điều kiện thuận lợi để mỗi cá nhân sử dụng hợp lý các thiết bị và thời gian lao động, áp dụng các kinh nghiệm và phƣơng pháp lao động tiên tiến. Đây chính là cơ sở, biện pháp quan trọng để tăng năng suất lao động.
Mức lao động không những thể hiện khối lƣợng cơng việc, mà cịn u cầu cụ thể về chất lƣợng lao động, đòi hỏi ngƣời lao động phải có trình độ tay nghề, chun mơn ở bậc nhất định nào đó mới có thể hồn thành đƣợc. Do đó, mức lao động là cơ sở để tiến hành phân phối hợp lý công việc cho từng ngƣời lao động trong một đơn vị thời gian xác định dựa trên trình độ chun mơn - kỹ thuật của họ. Định mức lao động cho thấy mức tiêu hao lao động cho mỗi công việc trong từng bộ phận. Thông qua việc nghiên cứu kết cấu thời gian tiêu hao cho các loại công việc thủ cơng hay tự động hố, định mức lao động giúp giải quyết đúng đắn các vấn đề phân công và hợp tác lao động, tổ chức nơi làm việc, nghiên cứu lựa chọn những phƣơng pháp lao động tiên tiến. Định mức lao động cịn nghiên cứu, phân tích tỉ mỉ khả năng sản xuất, cơng tác của nơi làm việc, qua đó đƣa ra đƣợc các biện pháp khắc phục những bất hợp lý trong tổ chức nơi làm việc, loại bỏ những thao tác và động tác thừa, tạo thuận lợi cho ngƣời lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh, công tác, tăng năng suất lao động. Định mức lao động có căn cứ kỹ thuật còn là biện pháp để củng cố và tăng cƣờng kỷ luật lao động,
thúc đẩy ngƣời lao động thực hiện đúng các quy phạm, quy trình trong sản xuất - kinh doanh, cơng tác. Nhờ có định mức lao động mà các nội dung của công tác tổ chức lao động đƣợc giải quyết một cách khoa học hơn. Tăng năng suất lao động luôn là mục tiêu của tổ chức và cả xã hội và nhờ vào sự tiến bộ của khoa học công nghệ cũng nhƣ năng lực tổ chức lao động khoa học, năng lực đổi mới, sáng tạo của con ngƣời mà mục tiêu này vẫn tiếp tục đƣợc theo đuổi trong bất kỳ hình thái kinh tế xã hội nào. Tăng năng suất lao động ln cịn tiềm năng và cần đƣợc phân biệt với tăng cƣờng độ lao động mặc dù cùng mang lại kết quả là tăng tổng sản phẩm xã hội. Cƣờng độ lao động là mức độ khẩn trƣơng về lao động và Các Mác nói "khối lƣợng lao động bị ép vào trong một đơn vị thời gian", bản chất tăng cƣờng độ lao động có nghĩa là tăng thêm chi phí lao động trong một đơn vị thời gian. Nhƣ vậy có thể thấy tăng năng suất lao động sẽ làm giảm giá trị của đơn vị sản phẩm, còn tăng cƣờng độ lao động không làm thay đổi giá trị của một đơn vị sản phẩm, không chỉ vậy tăng năng suất lao động là kết quả của quản trị thời gian hiệu quả, giảm căng thẳng thì tăng cƣờng độ lao động quá mức sẽ dẫn đến nguy cơ suy kiệt sức lao động.
(ii) Đóng góp xây dựng thương hiệu của tổ chức
Một ngƣời quản trị thời gian đạt hiệu suất cao là một ngƣời làm tốt việc lập kế hoạch sử dụng thời gian, xác định ƣu tiên công việc hợp lý; thành thục trong tổ chức sử dụng thời gian; nhuần nhuyễn trong kiểm sốt và khắc phục lãng phí thời gian... Q trình PDCA quản trị thời gian là mảnh đất nuôi dƣỡng tƣ duy hệ thống, logic, bản lĩnh, nhất quán, kiên trì, chuyên nghiệp, năng lƣợng dồi dào... Hội tụ những giá trị này phản ánh giá trị cốt lõi của "ông chủ" thời gian hay thƣơng hiệu cá nhân hay nhân hiệu của ngƣời đó. Một ngƣời có thƣơng hiệu cá nhân khơng phải là một ngƣời giỏi nhất, nhƣng chắc chắn đó là một ngƣời mà khiến ngƣời khác nhớ về mình, ví dụ: với hình ảnh ln chỉn chu, lịch thiệp; luôn đúng giờ, luôn đảm bảo cam kết; luôn giải quyết cơng việc thấu tình đạt
lý, trách nhiệm... Thƣơng hiệu cá nhân hiện diện trong đời sống, đặc biệt là về khía cạnh cơng việc. Thƣơng hiệu, hình ảnh của tổ chức đƣợc xây dựng từ hình ảnh của những ngƣời sáng lập và đƣợc phát triển, nâng cao giá trị từ cả những ngƣời điều hành, cũng nhƣ các cá nhân trong tổ chức đó, bất kể ở vị trí nào. Vì thế "Khách hàng chƣa phải là thƣợng đế" mà là đặt nhân viên - tài sản quý giá nhất của công ty lên hàng đầu bởi chính họ sẽ đem về những khách hàng tốt nhất. Các nhân viên hàng đầu là ngƣời tiếp cận trực tiếp với đối tác, khách hàng và chính hình ảnh, thƣơng hiệu và uy tín của họ để khách hàng thực sự là thƣợng đế (Hal F.Rosenbluth & Diane McFerrin Peters, 2002).
Kết quả khảo sát của Navigos Group (2019) đối với 134 ngƣời đến từ PRIMUS - nền tảng nghề nghiệp trực tuyến dành cho các ứng viên cấp cao, với mức lƣơng trung bình từ 2.000 USD trở lên và đang giữ vị trí quản lý tại các tổ chức hoạt động tại Việt Nam trong nghiên cứu "Thương hiệu cá nhân tác động tới sự phát triển của doanh nghiệp: Góc
nhìn từ các ứng viên cao cấp". Kết quả nghiên cứu cho thấy: Thƣơng
hiệu cá nhân giúp xây dựng sự tín nhiệm nhất định và khẳng định giá trị của mình trên thị trƣờng, từ đó sẽ mang đến niềm tin cho đối tác và đem lại các cơ hội kinh doanh mới cho doanh nghiệp. Thƣơng hiệu cá nhân, đƣợc ghi nhận đóng góp nhiều giá trị cho tổ chức thông qua các hoạt động khác nhau. Có 73% ngƣời đƣợc khảo sát cho biết công ty họ ghi nhận các giá trị mà một thƣơng hiệu cá nhân mạnh sẽ đem lại cho tổ chức. Bằng việc ghi nhận giá trị này, 93% cho biết họ đƣợc doanh nghiệp đề xuất tham gia vào các hoạt động khác nhau để đẩy mạnh vai trò của thƣơng hiệu cá nhân mang đến nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp (cụ thể: 36% cho biết công ty họ sẽ phát triển những cá nhân đó trở thành ngƣời phát ngơn trong lĩnh vực chuyên môn mà họ đang phụ trách, 32% cho rằng cơng ty họ sẽ khuyến khích những cá nhân này sử dụng mạng xã hội để xây dựng thƣơng hiệu cá nhân đồng thời đóng góp vào việc xây dựng thƣơng hiệu cho tổ chức, 25% cho thấy công ty sẽ mời những cá
nhân này tham gia vào làm giảng viên cho các chƣơng trình đào tạo nội bộ về chủ đề thƣơng hiệu cá nhân). Thƣơng hiệu cá nhân mang đến nhiều lợi ích trong việc tăng nhận diện thƣơng hiệu cho doanh nghiệp, lí do đƣợc xác định bao gồm: 55% ý kiến cho rằng thƣơng hiệu cá nhân cũng đại diện cho giá trị thƣơng hiệu tổ chức, 41% cho biết thông qua thƣơng hiệu cá nhân thì thƣơng hiệu tổ chức cũng đƣợc biết đến.
(iii) Phát triển văn hóa tổ chức
Văn hóa tạo nên “bản sắc” của tổ chức. Văn hóa tổ chức là cách thức tƣ duy và hành động quen thuộc, thành nếp đƣợc các thành viên cố ý đặt ra để buộc các thành viên mới phải tuân theo hoặc ít nhất cũng phải chấp nhận chúng ở nơi làm việc (Jaques, E., 1952). Văn hóa của một tổ chức là biểu hiện của một hình thái đặc thù về chuẩn mực, giá trị, niềm tin, cách hành động đặc trƣng của các thành viên trong tổ chức khi phối hợp với nhau. (Eldridge J.E.T.; Crombie A.D, 1972). Văn hóa là niềm tin và kỳ vọng chung của tất cả các thành viên trong một tổ chức, nó định hình nên hành vi cá nhân và tổ chức đó (Schwartz H.; Davis S.M., 1981). Đến lƣợt nó hành vi của cá nhân trong tổ chức (đƣợc trau rèn trong quá trình quản trị thời gian) lại tác động đến sự duy trì, phát triển văn hóa tổ chức, đặc biệt là tác động đến các biểu trƣng phi trực quan nhƣ: lí tƣởng; giá trị, niềm tin, thái độ...
Hình 1.2: Ý kiến kiểm soát ảnh hƣởng của thƣơng hiệu cá nhân đến văn hóa tổ chức
Nguồn: Navigos Group (2019)
Kết quả nghiên cứu nêu trên của Navigos Group (2019), cũng cho thấy thƣơng hiệu cá nhân không chỉ tác động tích cực đến kinh doanh (đến thƣơng hiệu công ty, các sản phẩm dịch vụ), thƣơng hiệu nhà tuyển dụng mà cịn ảnh hƣởng đến văn hóa doanh nghiệp và tăng cƣờng sự gắn kết trong tổ chức. Với câu hỏi chỉ đƣợc lựa chọn một phƣơng án, cho thấy ảnh hƣởng của thƣơng hiệu cá nhân đến văn hóa tổ chức là rất lớn (xem Hình 1.2).
Nhƣ một vịng tƣơng tác, mơ hình văn hóa coi trọng "thƣơng hiệu cá nhân" trong tổ chức lại trở thành động lực để mỗi thành viên nỗ lực, sáng tạo hơn trong bố trí, sử dụng thời gian của mình. Khơng chỉ có vậy, với thành cơng có đƣợc họ sẵn sàng chia sẻ tri thức, kinh nghiệm với đồng nghiệp điều đó sẽ làm gia tăng sự gắn kết tổ chức, góp phần tạo nên mơi trƣờng làm việc chuyên nghiệp, tôn trọng cá nhân và thúc đẩy sự kết nối để phát triển.