- Rèn luyện những thói quen buổi sáng: Khởi động ngày mới bằng việc lao ra
1.4.4. Khắc phục lãng phí thời gian
Tiến hành cải tiến (Act) với bản chất là tìm kiếm và triển khai các giải pháp để giải quyết hay khắc phục hiện tƣợng lãng phí trong sử dụng thời gian.
Bảng 1.1: Một số nguyên nhân và biện pháp khắc phục
sự lãng phí thời gian
STT Nguyên nhân lãng
phí thời gian Biện pháp khắc phục lãng phí thời gian
1 Khơng biết bắt đầu từ đâu
Thiết lập các mục tiêu, sắp xếp thứ tự ƣu tiên rõ ràng; Xây dựng kế hoạch sử dụng thời gian đảm bảo khoa học.
2 Sự trì hỗn
Vƣợt qua sự trì hỗn bằng cách: Lập trình cho tinh thần; Hồn thành các nhiệm vụ lớn hơn; Phƣơng pháp cắt lát salami; Phƣơng pháp phô mai Thụy Sĩ; Phƣơng pháp loại bỏ những thứ không cần thiết; Chiến thuật Sandwich; Tập trung tâm trí; Chủ nghĩa cầu tồn.
3 Ơm đồm cơng việc Tránh đa nhiệm; Uỷ nhiệm và uỷ quyền; Biết nói "khơng".
4 Gián đoạn cơng việc
Kiểm sốt sự phân tán công việc bởi những xâm phạm chen ngang bởi cuộc gọi điện thoại, chuông báo tin nhắn; ngƣời vào văn phịng của mình để nói chuyện...
STT Nguyên nhân lãng
phí thời gian Biện pháp khắc phục lãng phí thời gian
5 Cuộc họp không cần thiết/ kém hiệu quả
Tổ chức cuộc họp đảm bảo các bƣớc: Xác định mục đích, ngƣời tham gia, chƣơng trình cuộc họp; Lên lịch thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp; Tiến hành cuộc họp; Theo dõi kết luận cuộc họp; Loại bỏ những cuộc họp khơng cần thiết. Tránh các cuộc họp đóng góp rất ít hoặc đạt đƣợc rất ít hay khơng đạt đƣợc gì từ cuộc họp ấy; Nắm đƣợc chƣơng trình họp trƣớc khi dự họp.
6
Thƣ điện tử (email), mạng xã hội và công nghệ chi phối
Sử dụng hòm thƣ điện tử (email) làm công cụ hỗ trợ
Sử dụng mạng xã hội và công nghệ trong công việc tối ƣu
7 Không gian làm việc lộn xộn
Sắp xếp gọn gàng không gian làm việc Duy trì khơng gian gọn gàng
Tiện nghi và thẩm mỹ
Nguyên tắc cải tiến ở đây là nguyên nhân gốc rễ, căn bản dẫn đến hiện tƣợng sử dụng thời gian khơng hữu ích ở đâu thì khắc phục dần và tiến tới giải quyết triệt để ở đó.
Hộp 1.6: Thói quen nhỏ vào cuối tuần làm nên sự nghiệp vĩ đại
Benjamin Spall là cây bút nổi tiếng, là đồng tác giả cuốn sách My Morning Routine, nơi ghi lại những bí quyết giúp mang lại năng lượng, tập trung hơn. Những bí quyết này là kết quả nhiều năm trời để nghiên cứu thói quen của hơn 300 người thành đạt, bao gồm các lãnh đạo, hiệu trưởng đến nghệ sĩ, vận động viên Olympic. Dưới đây là một số thói quen mà những người thành cơng làm vào cuối tuần để giúp sự nghiệp thăng tiến vượt trội:
(1) Ngủ đủ giấc: Cơ thể và cả bộ não sẽ không hoạt động tốt nếu ta không nghỉ ngơi hợp lý. Các tỷ phú như Jeff Bezos, Bill Gates hay Jack Dorsey thường đảm bảo ngủ từ 7-8 tiếng/đêm. Thực tế, rất khó có thể ngủ đủ giấc 7-8 tiếng mỗi ngày nếu thường xuyên phải làm việc tăng ca, khi đó nên tận dụng thời gian cuối
tuần để làm điều đó. Dù vậy, đừng coi đây là cái cớ để ngủ 5 tiếng mỗi đêm trong tuần và ngủ 12 tiếng vào cuối tuần. Tốt hơn hết vẫn là chia đủ thời gian ngủ và chỉ ngủ bù trong trường hợp bất khả kháng.
(2) Dành thời gian cho người thân yêu: Hầu hết con người đều bị cuốn vào
vịng xốy cơng việc, khơng có thời gian để dành cho gia đình từ thứ 2 đến thứ 6. Vì thế, tận dụng ngày cuối tuần để bù đắp. Nếu vẫn cịn cơng việc phải làm, cố gắng làm cho xong vào sáng thứ 7 và nghỉ ngơi sau đó. Chẳng hạn như tập thể dục cùng vợ chồng hay đưa con cái đi chơi trong công viên; Dành thời gian này để làm một số việc nhà, đi siêu thị, giặt quần áo hay thanh tốn các hóa đơn. Mark Cuban - một vị trong Shark Tank Mỹ từng chia sẻ: “Vào cuối tuần vợ tôi và tôi đi tập thể dục vào sáng thứ 7. Sau đó, chúng tơi cho con đi ngủ, cùng nhau ăn tối, cố gắng giống như những gia đình bình thường khác nhất có thể”.
(3) Lên kế hoạch về những gì mình sẽ làm vào tuần tới: Hầu hết người
thành công đều chuẩn bị các công việc cần làm vào cuối tuần để họ có thể sẵn sàng 110% làm việc vào thứ Hai. Có thể dành nửa ngày để chuẩn bị, hoặc chỉ cần 20-30 phút gạch sẵn một số công việc cần làm vào tuần tới. Tỷ phú Jack Dorsey - đồng sáng lập và CEO của trang mạng Twitter cho hay: “Tôi nghỉ ngơi vào thứ 7, thường là đi leo núi. Cịn Chủ nhật là lúc tơi suy nghĩ, phản hồi, lập kế hoạch và chuẩn bị sẵn sàng cho tuần sau”.
(4) Dành thời gian cho những gì u thích và tiếp thêm động lực: Người thành công luôn lập kế hoạch để đảm bảo không lãng phí thời gian và trong đó rất coi trọng việc thư giãn (nghỉ ngơi, ăn sáng với tốc độ chậm, đọc sách, thiền...). Richard Branson, tối thứ 7 là dành cho các hoạt động tiệc tùng, còn vào chủ nhật, vị tỷ phú này sẽ tham gia các hoạt động thể chất như lướt ván, đua thuyền,... để tinh thần sảng khoái. Trả lời phỏng vấn Reddit AMA, Bill Gates thường nghỉ ngơi nhẹ nhàng vào cuối tuần, ông cho biết: “Chơi bài Bridge là một hoạt động mà tơi thực sự thích. Tơi cũng xem con gái tơi cưỡi ngựa vào cuối tuần, đó là một thú vui hơi cổ điển nhưng rất vui. Tơi cũng nấu ăn nữa, mọi người nói để họ làm nhưng tơi thích tự mình làm điều đó”.
(5) Dành thời gian một mình và tự nhìn lại bản thân: Dành thời gian nhìn lại
bản thân là điều rất tốt cho cả sức khỏe tinh thần và thể chất. Việc này cũng giúp dễ dàng đạt được các mục tiêu của mình hơn. Theo một khảo sát của Đại học Harvard, những người dành khoảng 15 phút cuối ngày để nhìn lại những điều mà họ học được trong ngày làm việc hiệu quả hơn 23% so với người không làm vậy. Trong khi đó, các nghiên cứu khác chỉ ra rằng việc tự nhìn nhận lại bản thân giúp cảm thấy hạnh phúc hơn, làm việc hiệu quả hơn và bớt mệt mỏi hơn.
Mục đích của quản trị thời gian là mỗi ngƣời phải cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân từ đó sự cân bằng giữa công việc với sức khỏe, cảm xúc, gia đình... Nếu khơng đạt đƣợc trạng thái này có nghĩa là
tồn tại sự mất cân bằng - tình trạng xung đột giữa cơng việc và cuộc sống - xảy ra khi con ngƣời khơng thể chu tồn trách nhiệm của bản thân dù là trong công việc hay ngồi cơng việc, hoặc khi những trách nhiệm này trở nên quá tải, lấn át hay chồng chéo lẫn nhau. Tình trạng này gây ảnh hƣởng tiêu cực đối với sức khỏe tinh thần của con ngƣời, để rồi theo thời gian, con ngƣời trở nên yếu ớt và dễ mắc phải những bệnh tật về mặt thể chất. Cân bằng cơng việc và cuộc sống cá nhân chính là cách thức bù đắp năng lƣợng cho những năng lƣợng tiêu hao cho công việc. Biết ủy nhiệm, ủy quyền cũng là một giải pháp giảm bớt gánh nặng cơng việc góp phần cân bằng cơng việc và cuộc sống.