- Rèn luyện những thói quen buổi sáng: Khởi động ngày mới bằng việc lao ra
A đến từ một tỉnh miền Trung là một nữ sinh viên năm thứ 2 của trường Đại họ c học ngành Quản trị nhân lực tâm sự rằng, đến với ngành học của bằng một chữ
2.3.3. Lựa chọn công cụ lập kế hoạch
Quản trị thời gian trong thời đại 4.0 đã trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn với các ứng dụng công nghệ trên phần mềm quản lý công việc. Sự thống nhất về dữ liệu, thơng tin đồng bộ, kiểm sốt cơng việc, khả năng tự động hóa là sự hỗ trợ đắc lực để không chỉ nhà lãnh đạo mà toàn bộ nhân viên doanh nghiệp đều trở thành những nhà quản trị thời gian ƣu việt hơn.
Để lựa chọn công nghệ hỗ trợ phù hợp cho hoạt động quản trị thời gian cần thực hiện những kiểm soát trên một số mặt nhƣ sau:
Thứ nhất, tính tiện ích. Một trong những điều quan trọng để lựa
chọn sử dụng công cụ nào để lập kế hoạch sử dụng thời gian đến từ sự tiện ích của ứng dụng đó. Đó có thể là giấy ghi chú, lịch để bàn, hòm thƣ điện tử cá nhân hay các ứng dụng trên các thiết bị thông minh. Ứng dụng nào có thể đem lại sự tiện ích tốt nhất thì có thể lựa chọn để sử dụng. Thơng qua kiểm sốt này sẽ để nhận biết các lợi ích của một cơng nghệ hay biện pháp, trên cơ sở đó phát huy, tận dụng các lợi ích này, đồng thời tìm ra các bất lợi tiềm tàng của cơng nghệ để có biện pháp ngăn ngừa, hạn chế và khắc phục.
Thứ hai, tài chính. Với việc ngày càng có nhiều thiết bị hiện đại và
thông minh đƣợc phổ biến và sử dụng trong các hoạt động về lập kế hoạch nói chung và lập kế hoạch sử dụng thời gian nói riêng, cá nhân và tổ chức đều có thể cân nhắc lựa chọn và sử dụng. Tuy nhiên bên cạnh các biện pháp, cơng cụ miễn phí (với một số hạn chế nhất định) thì là các ứng dụng mất phí. Do đó, lựa chọn cơng nghệ nào thì cần xác định tính thích hợp của công nghệ đối với bối cảnh sẽ áp dụng cơng nghệ đó trên cơ sở các mặt về tài chính, kèm theo đó là các chi phí có thể liên quan đến nhân lực, cơ sở vật chất...
Thứ ba, khả năng triển khai sử dụng. Công nghệ đƣợc ứng dụng
nhằm mang lại sự thuận tiện cũng nhƣ sự trải nghiệm cho ngƣời dùng, do vậy, công nghệ lập kế hoạch sử dụng thời gian càng dễ sử dụng thì sẽ mang lại nhiều lợi ích về quản lý thời gian cho con ngƣời. Nếu ứng dụng q phức tạp mặc dù có nhiều tính năng thì để sử dụng sẽ mang lại tác dụng ngƣợc cho ngƣời dùng.
Một nhà quản trị thời gian thơng minh sẽ có lịch trình làm việc linh hoạt, dựa vào kỹ năng sắp xếp thứ tự ƣu tiên kết hợp áp dụng phƣơng pháp khoa học và ứng dụng công nghệ tiên tiến. Do vậy, khi lựa chọn công nghệ nào sẽ áp dụng vào hoạt động quản trị thời gian cần cân nhắc
thực tế, đồng thời kết hợp nhiều công cụ khác nhau. Không thể quá phụ thuộc vào những thiết bị thông minh và các ứng dụng mà từ bỏ thói quen ghi chép công việc hàng ngày. Bởi thƣờng xuyên sử dụng các thiết bị thông minh và các ứng dụng thì vẫn có khả năng gây ra sự phân tâm. Hiện tại, các ứng dụng miễn phí hoặc một số tính năng nhắc nhở nhƣ báo thức, ghi chú trên điện thoại thơng minh thì thƣờng xuyên đƣợc lựa chọn cho các cá nhân bởi sự tiện dụng, đáp ứng đƣợc cơ bản các yêu cầu về quản trị thời gian. Tại các tổ chức thì sử dụng chủ yếu là Microsoft Outlook với nhiều sự tiện ích khi kết hợp với hịm thƣ điện tử và một số phần mềm quản lý công việc với các tính năng hỗ trợ cho quản lý thời gian. Tuy nhiên, dù lựa chọn cơng nghệ hay biện pháp nào thì điều quan trọng của quản trị thời gian không phải là tiết kiệm thời gian mà là dành thêm thời gian cho những việc quan trọng, những mục tiêu lớn. Mặt khác, công nghệ chỉ là một công cụ hỗ trợ, không nên quá phụ thuộc vào công nghệ trong quản trị thời gian hoặc thực hiện quá máy móc khi áp dụng các công nghệ mà khiến con ngƣời mất đi sự chủ động trong việc rèn luyện thói quen hay thay đổi hành vi.
Mặc dù, các công cụ hiện đại xuất hiện ngày càng nhiều nhƣng khắp mọi nơi trên thế giới ngƣời thông minh nhất, ngƣời thành đạt nhất, ngƣời giàu có nhất vẫn luôn sử dụng kết hợp với các công cụ truyền thống bởi những giá trị khơng thể thay thế của nó.
CÂU HỎI ƠN TẬP
1. Khái niệm và vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian? 2. Các nội dung chính của lập kế hoạch sử dụng thời gian?
dụng thời gian?
4. Lập kế hoạch chiến lƣợc sử dụng thời gian?
5. Các công cụ lập kế hoạch sử dụng thời gian và cách thức lựa chọn công cụ?
NỘI DUNG THẢO LUẬN
1. Vận dụng các công cụ điện tử để lập kế hoạch sử dụng thời gian? 2. Thiết lập các mục tiêu cá nhân trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn?
3. Lập kế hoạch làm việc nhóm khi học tập học phần quản trị thời gian?
BÀI TẬP TÌNH HUỐNG VÀ THỰC HÀNH
Tình huống 2.1: CUỘC THI BƠI CỦA THẦY GIÁO DO THÁI
Ở một trƣờng học cho ngƣời Do Thái, một thầy giáo đã đƣa học sinh của mình tới vịnh nhỏ để thi bơi trong ngày lặng gió. Ơng nói, các nam sinh khỏe mạnh và bơi giỏi hãy thi xem ai là ngƣời có thể bơi xa nhất. Nghe thấy vậy, một số nam sinh liền lao mình vào dịng nƣớc mát và bơi. Trên bờ lúc này cịn một số em khơng biết làm gì, bối rối đứng trên bờ và khơng tham gia thử thách của Thầy.
Sau đó, Thầy giáo lên thuyền, chèo theo sau các nam sinh đang bơi trong dòng nƣớc biển xanh ngắt. Chƣa đến nửa dặm, các nam sinh vốn bơi giỏi kia quyết định bỏ cuộc, từng ngƣời một trèo lên thuyền của Thầy. Tất cả đều cảm thấy kiệt sức, nói rằng khơng thể bơi tiếp đƣợc nữa. Thấy vậy, Thầy chỉ cƣời và tiếp tục chèo thuyền ra xa bờ. Khi thuyền ra cách bờ khoảng 1 dặm, thầy giáo đột ngột dừng thuyền, hoảng hốt nói rằng thuyền sắp chìm. Ơng ra lệnh cho các em học sinh của mình nhảy ra khỏi thuyền và bơi vào bờ ngay lập tức. Thấy con thuyền nặng nề chìm dần trong làn nƣớc, các học trò liền sợ nhảy ngay xuống biển, cố
bơi vào bờ mà khơng ngối đầu trở lại. Ngƣời Thầy liền chậm rãi chèo thuyền đi theo sau, giữ một khoảng cách vừa đủ để quan sát, vừa có thể hỗ trợ khi cần thiết.
Khi các em học sinh đã đến bờ, thầy giáo mới lại gần đám học trị của mình, đặt câu hỏi. Với học trị khơng dám bơi, ơng hỏi: "Vì sao các em không tham gia?". Những học trị này nói rằng, họ thấy biển rộng mênh mông, lại không bơi giỏi, cảm thấy bối rối và sợ hãi mà bỏ cuộc ngay từ đầu. Thầy lại hỏi các em học sinh đã dũng cảm bơi ra biển rằng: "Tại sao các em sớm dừng lại khi bơi ra biển vì kiệt sức, nhƣng khi bơi vào bờ các em lại bơi đƣợc quãng đƣờng dài gấp hai lần dù sức lực cũng đã mỏi mệt ". Học trị nhóm này trả lời rằng, khi bơi từ bờ ra biển, do tâm lý hoang mang trƣớc biển khơi mênh mông mà họ lo sợ, cịn chiếc thuyền của Thầy phía sau thì tựa phao cứu sinh sẵn có. Vì thế, họ cảm thấy nhanh kiệt sức và bỏ cuộc từ sớm. Với họ, ngun do chính bỏ cuộc là vì sợ hãi chứ khơng hẳn là kiệt sức. Khi ấy, con thuyền của Thầy là lựa chọn an toàn, thực tế hơn việc bơi ra ngồi biển khơi mà khơng biết sẽ đến đâu. Nhƣng khi bơi vào bờ, dù đƣờng xa hơn và sức đã mệt, họ vẫn có thể về đến nơi là vì bờ biển kia vốn đã quen thuộc là đích đến an tồn. Càng thấy bờ biển gần trƣớc mắt, họ bơi càng hăng hái hơn.
Nghe xong Thầy giáo Do Thái mới nói rằng: "Nhƣ các em vừa trải qua, bờ biển chính là mục tiêu rõ ràng. Khi có mục tiêu rõ ràng để vƣơn tới, các em đã bơi một quãng xa hơn sức bình sinh. Mục tiêu rõ ràng trong tầm mắt đã truyền cho các em sức mạnh, sự kiên trì và niềm tin để chinh phục mọi khó khăn". Ơng lại nói tiếp "Khơng chỉ vậy, các em bơi vào bờ, ai nấy đều cùng suy nghĩ rằng khơng cịn có thể dựa vào con thuyền nào nữa, chỉ cịn sức lực cịn lại của mình nên các đã cố gắng bơi vào cho bằng đƣợc."
Câu hỏi:
1. Nội dung tình huống trên đề cập đến nội dung gì của quản trị thời gian? Bài học rút ra từ tình huống?
bờ biển chính là mục tiêu rõ ràng...". Vậy cần có giải pháp gì đối với một số em học sinh khơng biết làm gì, bối rối đứng trên bờ và khơng tham gia thử thách của Thầy
Tình huống 2.2: MỘT NGÀY BẬN RỘN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ
Ông An là chủ tịch Hội đồng quản trị và đồng thời là Giám đốc điều hành của một công ty chuyên may quần áo thời trang. Công ty đã hoạt động đƣợc 6 năm, có 4 xí nghiệp trong đó có 2 xí nghiệp ở quận X và 2 xí nghiệp ở địa phƣơng lân cận. Cơng ty có tất cả 500 cơng nhân. Sản phẩm của cơng ty đƣợc kiểm sốt có chất lƣợng cao trên thị trƣờng. Cuối tuần trƣớc có một chuyên gia nƣớc ngoài muốn ký hợp đồng mua một số lƣợng lớn sản phẩm của công ty nếu công ty đảm bảo đƣợc chất lƣợng, mẫu mã và thời gian giao hàng nhƣ thỏa thuận. Theo dự kiến nếu hợp đồng này đƣợc thực hiện thì doanh số của cơng ty tăng 3 lần trong vòng 1 năm. Vị khách hàng này hẹn gặp lúc 10 giờ 00 sáng nay. Ông An đã đề nghị triệu tập cuộc họp Ban giám đốc lúc 8 giờ 30 phút. Ông An vừa đi tiễn một vị sếp quan trọng từ sân bay về lúc 7 giờ 15 phút. Thƣ ký của ông An thông báo những vấn đề sau:
(1) Đại diện của Cơng ty phần mềm máy tính FPT đang ngồi trong khu vực tiếp tân uống cà phê và chờ gặp ông An. Tuần trƣớc ông An đã lên lịch hẹn lúc 7 giờ 30 phút. Họ cho rằng chỉ gặp ông An khơng q 1 giờ, họ nóng lịng muốn bán cho ơng An phần mềm mới có thể giúp cơng ty thiết kế các kiểu quần áo trên máy tính với thời gian bằng một nửa thời gian hiện nay. Ông An biết rằng có hai đối thủ cạnh tranh đã mua phần mềm này từ 3 tháng trƣớc, đã giảm đƣợc thời gian thiết kế cho đến khi cắt vải đƣợc 2 tuần. Phần mềm này đƣợc dự đoán là thích hợp với thiết bị sản xuất tiên tiến, công ty sẽ sản xuất đƣợc số lƣợng, mẫu mã quần áo nhiều hơn mà khơng làm tăng chi phí hiện hành.
(2) Quản đốc xí nghiệp may ở quận X vừa gọi điện báo cáo có 40 cơng nhân thuộc dây chuyền may cho khách hàng Hồng Kông bị ốm,
không đi làm đƣợc. Ba dây chuyền sản xuất phải ngừng hoạt động. Tình trạng này kéo dài thì sẽ ảnh hƣởng nghiêm trọng đến thời gian giao hàng và có thể bị mất một mối hàng quan trọng. Nguyên nhân gây bệnh chƣa rõ nhƣng có ý kiến cho rằng họ bị ngộ độc thức ăn của tiệc cƣới ngày hơm trƣớc. Tuy nhiên có ý kiến cho rằng có mùi khó chịu ở xí nghiệp có 40 cơng nhân này làm việc.
(3) Ơng Brown đại diện cho khách hàng Hồng Kông sẽ đến thành phố sau ba ngày nữa. Ông yêu cầu nếu hàng giao đúng hẹn thì đơn đặt hàng sau sẽ tăng gấp đôi.
(4) Trƣởng phịng Kinh doanh đang cơng tác ở Hà Nội gọi điện cho biết hai khách hàng nội địa lớn của công ty chiếm 10% doanh số cho biết: Khách hàng mua lẻ có phàn nàn về giá sản phẩm cao so với giá thị trƣờng. Trƣởng phòng Kinh doanh cho biết nếu công ty không đầu tƣ mua sắm trang thiết bị mới có khả năng giảm 10% giá thành thì cơng ty sẽ tiếp tục bị mất khách hàng. Tuy nhiên việc đầu tƣ chỉ có ý nghĩa nếu cơng ty tăng lƣợng sản phẩm gấp đơi.
(5) Có điện thoại từ bệnh viện báo con gái ơng An bị đau ruột thừa, đang nằm ở phịng Cấp cứu.
(6) Có một bức thƣ nhân viên đề nghị đƣợc nghỉ ốm 3 ngày để đi thăm ngƣời nhà bị ốm nặng ở thành phố khác. Trong chính sách nhân sự của cơng ty nhân viên khơng có quyền nghỉ ốm đi thăm ngƣời thân. Tuy nhiên ngƣời xin nghỉ ốm là một nhân viên xuất sắc.
(7) Có một lá thƣ tay của cấp trên đề nghị ông An nhận một lao động mà theo ơng biết là ngƣời thƣờng xun gây mất đồn kết nội bộ.
(8) Trƣởng phịng Tài chính báo rằng đã hồn tất báo cáo tài chính năm, doanh số tăng 50% so với năm trƣớc. Tuy nhiên, ông cũng cho biết hai vấn đề quan trọng:
- Lƣợng hàng tồn kho đang ở mức kỷ lục. Nguyên nhân chủ yếu là do một bạn hàng lớn sau khi đặt mua sản phẩm của công ty đã bị phá sản.
- Do các chi phí liên quan đến việc mở rộng xí nghiệp trong năm qua hiện cơng ty đang ở trong tình trạng kẹt về tài chính. Trƣởng phịng Tài chính đề nghị cơng ty nên giảm tối đa các khoản đầu tƣ và trang thiết bị và cẩn thận hơn về vấn đề hàng tồn kho nhất là sản phẩm thời trang.
(9) Một nhân viên kỹ thuật xuất sắc phụ trách thiết kế mẫu sản phẩm của công ty viết thƣ yêu cầu cân nhắc thăng tiến và tăng lƣơng. Nhân viên này nói rằng nếu khơng đƣợc chấp nhận anh sẽ chuyển đi làm chỗ khác.
(10) Trƣởng phòng nhân sự báo cáo về hiện tƣợng cơng nhân ở xí nghiệp quận A nhóm họp cơng đồn có ý định đình cơng.
(11) Bức thƣ của đại diện cấp trên cho biết, có ngƣời muốn nói chuyện với ơng An về việc đã cho 1 công nhân nghỉ việc. Nhân viên này kiện rằng bị nghỉ việc không phải do làm việc kém mà do quan hệ cá nhân khơng thích đẩy đi.
(12) Có một bức thƣ nặc danh thơng báo có nhiều cơng nhân đánh bạc ăn tiền vào giờ nghỉ trƣa.
Câu hỏi:
1. Anh (chị) hãy kiểm soát mức độ quan trọng của từng vấn đề mà ơng An đƣợc thƣ ký báo cáo trong tình huống.
2. Hãy sắp xếp thứ tự ƣu tiên các vấn đề ông An cần giải quyết?
Thực hành 2.3: XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CÁ NHÂN
Anh (chị) hãy lập xác định các mục tiêu dài hạn, trung hạn và ngắn hạn trong cuộc đời mình?
Thực hành 2.4: LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƢỢC
Anh (chị) hãy thiết lập kế hoạch chiến lƣợc thời gian để thực hiện các mục tiêu của cuộc đời mình?
Thực hành 2.5: LẬP KẾ HOẠCH THÁNG, TUẦN, NGÀY
Anh (chị) hãy: Xác định các mục tiêu quan trọng cần phải hoàn thành và chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn; Tổng hợp các nhiệm vụ đó theo tuần và sử dụng dữ liệu đó làm cơ sở để lập bản kế hoạch tuần/tháng của bản thân? Lập kế hoạch ngày của bản thân trên cơ sở kế hoạch tuần?
Thực hành 2.6: LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
Anh (chị) hãy xây dựng kế hoạch một dự án của bản thân dự định sẽ thực hiện?
TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƢƠNG 2
TIẾNG VIỆT
1. Brian Tracy (Dịch: Trần Quốc Duy) (2021), Thuật quản lý thời gian, NXB. Thế giới, Hà Nội.
2. Dirk Zeller (Dịch: Mai Trang) (2018), Quản lý thời gian for dummies, NXB. Lao động, Hà Nội.
3. Patrick Forsyth (Dịch: Bùi Thanh Hiền) (2016), Quản lý thời gian hiệu quả, NXB. Lao động, Hà Nội.
4. Richard Guare, Peg Downson (Dịch: Ngô Cẩm Ly) (2017), Quản
lý thời gian, NXB. Lao Động, Hà Nội.
5. Phạm Ngọc Thanh (2019), Giáo trình khoa học quản lý đại cương, NXB. Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
TIẾNG NƢỚC NGOÀI
6. Frederick Steiner (2018), Making Plans: How to Engage with Landscape, Design, and the Urban Environment, University of Texas
Chương 3