- Rèn luyện những thói quen buổi sáng: Khởi động ngày mới bằng việc lao ra
LẬP KẾ HOẠCH SỬ DỤNG THỜI GIAN
2.1.2. Vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian
Điều mà bất kỳ cá nhân nào cũng nhận thấy là thời gian trôi không ngừng. Henry Ford đã đặc biệt nhấn mạnh tới chức năng lập kế hoạch nhƣ là một hoạt động khơng thể bỏ qua, nó đáp ứng hài hịa tất cả hoạt động lại với nhau. Do đó, lập kế hoạch sử dụng thời gian và thực hiện tốt kế hoạch đó cũng giống nhƣ là hoạt động đầu tƣ thời gian. Đầu tƣ thời gian tập trung vào những hành động có ảnh hƣởng đến hiện tại và cả những kết quả sẽ đạt đƣợc trong tƣơng lai nhƣ khả năng đạt đƣợc những gì trong cuộc sống, sự nghiệp, gia đình... Ví dụ nhƣ lập kế hoạch và thực hiện những việc có thể thay đổi cuộc đời, tập thể dục cƣờng độ cao, chia sẻ kinh nghiệm với ngƣời thân, học kỹ năng mới... hoặc bất cứ thứ gì có ảnh hƣởng tích cực vƣợt lên thời gian hiện tại của trải nghiệm đó để đóng góp hình thành quỹ thời gian hữu dụng trong tƣơng lai. Vì thế, lập kế hoạch sử dụng thời gian thể hiện vai trò quan trọng trong sự phát triển đối với mỗi cá nhân và tổ chức nơi họ tham gia và là một thành phần trong đó.
2.1.2.1. Vai trị đối với cá nhân
Thứ nhất, là cơ sở để thực hiện các biện pháp sử dụng thời gian để
mang lại hiệu suất cao. Đối với mỗi cá nhân, trong quá trình lập kế hoạch sẽ xác định rõ ràng các công việc sẽ phải thực hiện cũng nhƣ các biện pháp sẽ sử dụng để đạt mục tiêu đặt ra cũng nhƣ các khoảng thời gian hồn thành nhiệm vụ đó và sự tuân thủ. Điều này giúp cá nhân sẽ có khả năng quản lý cuộc đời tốt hơn.
Thứ hai, giúp con ngƣời chủ động chuẩn bị, phân bổ nguồn lực của
bản thân hợp lý hơn và ứng phó với những thay đổi đột xuất. Qua việc lập kế hoạch sử dụng thời gian, mỗi ngƣời có thể tính tốn trƣớc đƣợc
những tình huống có thể xảy ra hoặc phát sinh bất chợt trong khi thực hiện cơng việc của mình, từ đó có thể dành ra những khoảng trống thời gian để xử lý các công việc này. Ngoài ra, dựa trên kế hoạch đã đƣợc thiết lập, mỗi ngƣời có thể chủ động sắp xếp thời gian để thực hiện các cơng việc theo dự tính để đạt đƣợc mục tiêu của bản thân.
Thứ ba, là cơ sở để phát hiện, nhìn nhận, kiểm sốt và cải tiến khả
năng sử dụng thời gian của bản thân. Kế hoạch sử dụng thời gian chính là nền tảng để tiến hành các bƣớc về tổ chức sử dụng thời gian, phát hiện sự lãng phí thời gian và đề xuất các biện pháp khắc phục nhằm hƣớng đến kết quả cuối cùng là sử dụng thời gian cá nhân sao cho hiệu quả. Nhờ vào kế hoạch mà con ngƣời sẽ nhận biết đƣợc khả năng sử dụng thời gian của mình đang ở trạng thái nào để qua đó có phƣơng án để quản trị thời gian tốt hơn.
Thứ tư, giúp rèn luyện tính kỷ luật và tạo ra sự thay đổi để bƣớc ra
khỏi vùng an tồn, hình thành thói quen có ích cho bản thân. Khi lên kế hoạch thời gian và sử dụng đúng nhƣ dự định sẽ giúp hình thành nên sự tn thủ, tính kỷ luật với mọi điều mà bản thân đã đƣa ra từ đó hình thành nên thói quen, hành vi mặc dù điều này có thể sẽ tạo ra các áp lực cho bản thân.
Thứ năm, có thêm thời gian cho gia đình và các mối quan hệ khác.
Rõ ràng thời gian là nguồn lực duy nhất không thể tái tạo, khơng thể mở rộng do đó cá nhân phải chọn cách lên kế hoạch sắp xếp và sử dụng thời gian đạt hiệu suất cao. Với việc có kế hoạch sử dụng thời gian cụ thể cho các hoạt động, con ngƣời sẽ tránh đƣợc sự ôm đồm công việc hoặc sự căng thẳng qua đó có thời gian dành cho ngƣời thân, gia đình và tham gia các dự án, gặp gỡ nhiều ngƣời khác.
2.1.2.2. Vai trị đối với tổ chức
Ở góc độ của tổ chức, lập kế hoạch sử dụng thời gian có vai trị nhƣ sau:
Thứ nhất, góp phần tiết kiệm thời gian. Ngay từ trong khâu lập kế
hoạch sử dụng thời gian đã chỉ rõ mục tiêu và con đƣờng để đạt đƣợc mục tiêu là tƣơng đối chính xác. Trong kế hoạch sử dụng thời gian bao gồm mục tiêu của cả tổ chức, bộ phận hay cá nhân đƣợc sắp xếp theo những thứ tự ƣu tiên nhất định để tận dụng sao cho tốt nhất quỹ thời gian hữu hạn đồng thời là các phƣơng thức sử dụng thời gian để có thể đạt đƣợc các mục tiêu trong thời hạn hợp lý nhất. Điều này giúp thời gian đƣợc sử dụng một cách tiết kiệm tối đa, tránh đƣợc những lãng phí khơng cần thiết kèm theo đó là các nguồn lực cũng đƣợc dự kiến ở mức phù hợp nhất, tránh sự dƣ thừa.
Thứ hai, lập kế hoạch sử dụng thời gian quyết định đến khả năng
huy động nguồn lực hợp lý, kiểm soát đƣợc các nguồn lực của tổ chức. Thực tế, từ những mục tiêu đã đƣợc xác định từ việc lập kế hoạch sẽ làm cơ sở cho việc bố trí và phân bổ các nguồn lực để thực hiện kế hoạch đó từ nhân lực, tài lực, vật lực...thông qua sắp xếp, phân công công việc, giao quyền, ủy quyền, lựa chọn phƣơng thức... Từ bảng kế hoạch thời gian, tổ chức có thể lƣờng trƣớc đƣợc những yếu tố tác động và ảnh hƣởng đến quá trình hồn thành kế hoạch, từ đó đƣa ra các phƣơng án đối phó và khắc phục kịp thời, tránh lãng phí các nguồn lực khi hoạt động nào đó bị kéo dài quá quy định nhờ vào quỹ thời gian đối phó với những tác động của mơi trƣờng bên ngồi.
Thứ ba, lập kế hoạch sử dụng thời gian sẽ góp phần giảm chi phí,
giảm giá thành, tăng lợi nhuận. Về cơ bản, đề ra kế hoạch rõ ràng, cá nhân và tổ chức sẽ xác định việc nào làm trƣớc việc nào làm sau nhƣ vậy sẽ khơng bị trùng lặp và lãng phí thời gian cũng nhƣ nguồn lực. Khi thực hiện công việc theo đúng tiến độ đã đƣợc lên kế hoạch, các quy trình sản xuất, kinh doanh đảm bảo thời gian nhƣ quy định thì những chi phí sẽ phần nào đƣợc loại bỏ nhƣ thời gian chờ đƣợc rút ngắn lại, sản phẩm dịch vụ đƣợc đƣa ra vào lƣu thông theo đúng kế hoạch là điều kiện tiên quyết để giảm giá thành sản phẩm và gia tăng đƣợc lợi nhuận. Nếu thực tế này đƣợc thừa nhận, thời gian và các hoạt động diễn ra đúng nhƣ kế hoạch, thì nó có thể giải phóng một lƣợng thời gian đáng kể. Hơn thế
nữa, thƣờng có thể đạt đƣợc điều này với chi phí nhỏ nhất. Đây là điểm đáng chú ý, vì nhiều cải tiến để tăng hiệu quả cần chi phí khá lớn. Nếu nhóm hoặc cá nhân muốn có thiết bị mới thì cần nhiều ngân sách hơn, hoặc nếu cần có thêm nhân lực, thì trong nhiều tổ chức, những yêu cầu nhƣ thế này cần đƣợc giải thích thật thỏa đáng và vẫn có thể bị từ chối. Nhƣng thời gian là của mỗi ngƣời dành cho chủ thể sử dụng. Nó là một lĩnh vực để có thể tạo nên sự khác biệt để thực hiện nhiệm vụ đƣợc đầu tƣ ít hơn so với dự kiến
Thứ tư, lập kế hoạch sử dụng thời gian với hiệu suất cao sẽ hỗ trợ
nâng cao năng lực cạnh tranh khi mà khả năng lập kế hoạch và quản lý thời gian đƣợc hình thành sẽ giúp mỗi cá nhân có thể tận dụng tốt thời gian của các nhóm làm việc và tăng năng suất làm việc hiệu quả, bởi vậy xác định mục tiêu của việc lập kế hoạch thời gian thực sự cần thiết và quan trọng. Việc lập kế hoạch sẽ chỉ ra những mục tiêu ngắn hạn, dài hạn cần đạt đƣợc từ đó sẽ có phƣơng án phù hợp để từng bƣớc tiến hành. Sự gia tăng năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên với việc tạo ra đƣợc nhiều sản phẩm dịch vụ hơn cũng nhƣ tối ƣu hóa đƣợc hiệu quả sử dụng lao động là nền tảng để nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức.
Thứ năm, lập kế hoạch sử dụng thời gian góp phần xây dựng hệ
thống quy chuẩn nhƣ khung thời gian cho các công việc về họp, tiếp khách hay trình tự thực hiện các cơng việc... và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Với những tổ chức có sự rõ ràng cụ thể về mục tiêu trong mỗi hoạt động, nhất là về vấn đề sử dụng thời gian sẽ góp phần xây dựng những thói quen tiết kiệm và tránh lãng phí thời gian vào những cơng việc khơng cần thiết, tránh tình trạng hoạt động ngẫu nhiên, tự phát, vô tổ chức. Qua đó sẽ hình thành nên văn hóa coi trọng thời gian, đề cao tính hiệu quả khi sử dụng thời gian của tổ chức và phát triển những giá trị tốt đẹp trong mỗi cá nhân.