- Có sự phân cơng lao động Sự phân cơng lao động cho mỗi thành
b) Phân loại thông tin quản lý kinh tế
Cũng như các loại thơng tin nói chung, thơng tin quản lý kinh tế cũng rất đa dạng, phức tạp và tồn tại đan xen nhau. Để tạo cơ sở phương
pháp luận cho việc thu thập, lưu trữ, sử dụng thông tin, người ta phân thông tin quản lý kinh tế thành các loại theo các tiêu thức phân loại khác nhau sau đây:
- Căn cứ theo cách tiếp cận, thông tin quản lý kinh tế chia thành: Thơng tin có hệ thống; Thơng tin khơng có hệ thống.
+ Thơng tin có hệ thống là những thơng tin được đưa đến cho người nhận hay cơ quan nhận tin theo những chu kỳ đã được đề ra trước. Ví dụ như: Bản tin hàng tuần, báo cáo hàng tháng, báo cáo hàng quý, báo cáo hàng năm của các tỉnh, của các bộ gửi về Văn phịng Chính phủ; báo cáo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm của UBND quận, huyện gửi về UBND tỉnh… Đặc điểm của loại thơng tin này là nó được quy định trước về yêu cầu, về nội dung, về trình tự hoặc báo cáo theo mẫu thống nhất. Trong thực tế hoạt động quản lý nhà nước thì tuyệt đại đa số thông tin của cấp dưới gửi lên cho các nhà chức trách, cơ quan quản lý cấp trên đều là những thơng tin có hệ thống, được thực hiện theo quy chế bắt buộc.
+ Thơng tin khơng có hệ thống là những thơng tin được đưa đến cho người nhận tin, hay cơ quan nhận tin một cách ngẫu nhiên không thể dự kiến trước được về thời gian cũng như về nội dung diễn biến của sự kiện. Những thơng tin này thường có liên quan đến những việc bất ngờ xảy ra khơng thể lường trước được trong q trình hoạt động quản lý kinh tế. Trong số những thông tin loại này, quan trọng nhất đối với những thông tin phản ánh các sự kiện bất ngờ xảy ra nhưng địi hỏi phải có sự can thiệp, giải quyết của người nhận tin.
- Căn cứ theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động, thông tin quản lý
kinh tế được chia thành: Thông tin kinh tế; Thơng tin chính trị, văn hố, xã hội.
+ Thơng tin kinh tế: Bao gồm những thông tin mang những tin tức phản ánh các quá trình hoạt động kinh tế trong và ngồi nước. Thơng tin này lại có thể chia nhỏ theo từng ngành hoạt động (nội thương, ngoại thương, du lịch, cơng nghiệp...).
+ Thơng tin chính trị, văn hố, xã hội: Bao gồm những thơng tin mang những tin tức phản ánh các hoạt động về chính trị, văn hố, xã hội trong và ngoài nước v.v..., các thông tin này cũng chứa đựng những nội dung cần thiết phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế sử dụng để ra các quyết định, tổ chức điều hành các vấn đề kinh tế.
- Căn cứ theo đặc điểm, tính chất sử dụng, thơng tin được chia
thành: Thông tin đầu vào; Thông tin đầu ra.
+ Thông tin đầu vào (thông tin tra cứu) là các thông tin dưới dạng nguyên liệu nhằm giúp các chủ thể quản lý đưa ra các quyết định quản lý, đó là thơng tin đường lối, thể chế, pháp luật, quy chế, nội quy, nguyên tắc hoạt động... đã được thông qua, các thơng tin về mối quan hệ đối ngoại, kí kết các thoả thuận hợp tác, các thông tin trong nội bộ bộ máy quản lý, các thông tin về phản ứng thực hiện của đối tượng quản lý trước các tác động điều khiển của chủ thể quản lý.
+ Thơng tin đầu ra (thơng tin thơng báo) đó là các thông tin dưới dạng quyết định của chủ thể quản lý: Nghị quyết, thông tư, chỉ thị, các quy chế, điều hành, các chỉ tiêu quản lý vĩ mô hay vi mô… mà mỗi đối tượng quản lý phải tuân thủ.
- Căn cứ theo kênh thu nhận, thông tin được chia thành: Thơng tin chính thống; Thơng tin khơng chính thống.
+ Thơng tin chính thống: Là các thơng tin được thu nhận theo các kênh ngành dọc do nhà nước quy định mà các cấp dưới phải báo cáo lên, theo địa chỉ nhất định (các báo cáo của cơ sở, bộ, ban ngành, địa phương, hàng tháng, hàng quý, hàng năm v.v...); hay ở các đơn vị kinh tế cơ sở thì thơng tin chính thống là các báo cáo đầu kỳ, cuối kỳ của các phòng ban chức năng như phịng kế tốn, hành chính, nhân sự v.v... lên cấp lãnh đạo của đơn vị.
+ Thơng tin khơng chính thống: Là các thơng tin mà chủ thể quản lý khơng thể nhận được qua các kênh chính thức mà phải qua các đợt điều tra đặc biệt (nhất là của bộ phận an ninh, tư pháp, điều tra thị trường, của các cơ quan, bộ phận chức năng theo yêu cầu) như thông tin
về nguyện vọng của đối tượng quản lý...; Tương tự, trong các đơn vị kinh tế cơ sở thì thơng tin khơng chính thống là những thơng tin như các cuộc điều tra, khảo sát thị trường (về nhu cầu khách hàng, đối thủ cạnh tranh,..) hay thông tin về nguyện vọng của các cán bộ, nhân viên trong đơn vị (chế độ làm việc, lương, thưởng, điều kiện làm việc,..) được thu thập và phản ánh qua các tổ chức cơng đồn.
- Căn cứ theo mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản
lý, thông tin được chia thành: Thông tin chỉ đạo và thông tin thực hiện.
+ Thông tin chỉ đạo (hay thông tin điều hành, thông tin thuận): Là những thông tin phản ánh yêu cầu, chủ trương, định hướng, quyết định, mệnh lệnh quản lý của chủ thể quản lý đối với đối tượng quản lý, thể hiện thông qua các văn bản, hoặc mệnh lệnh trực tiếp của chủ thể quản lý.
+ Thông tin thực hiện (hay thông tin phản hồi thông tin ngược): Là những thông tin phản ánh tồn diện tình hình hoạt động của đối tượng quản lý, thể hiện thông qua các báo cáo, phản ánh, kiến nghị... của đối tượng quản lý đối với chủ thể quản lý.
Nghiên cứu các cách phân loại thơng tin quản lý kinh tế có ý nghĩa rất quan trọng trong việc xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quyết định quản lý của các cơ quản quản lý nhà nước về kinh tế, cũng như của các đơn vị kinh tế cơ sở. Các hệ thống thông tin quản lý kinh tế cần xây dựng, vận hành và quản lý bao gồm hệ thống thu thập, xử lý, khai thác, sử dụng, truyền thông, lưu trữ, bảo mật. Điều này sẽ giúp cung cấp được các thơng tin chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý kinh tế để giúp họ đưa ra được các quyết định điều hành nền kinh tế cũng như vận hành bộ máy của các đơn vị kinh tế cơ sở, thúc đẩy tăng trưởng và phát triển kinh tế trong cả ngắn hạn và dài hạn.
7.1.2. Sự cần thiết và vai trị của thơng tin quản lý kinh tế