- Có sự phân cơng lao động Sự phân cơng lao động cho mỗi thành
b) Các bộ phận của hệ thống thông tin quản lý và quy trình xử lý
Hệ thống thông tin trong quản lý kinh tế là hệ thống bao gồm các phân hệ đảm bảo thơng tin cho q trình quản lý kinh tế của cơ quan quản lý nhằm đạt mục tiêu đề ra, nó bao gồm các phân hệ sau:
Sơ đồ 7.1. Sơ đồ hệ thống thông tin
b1. Thu nhập thông tin
Là khâu đầu tiên của hệ thống thơng tin, u cầu chính của khâu này là:
Thứ nhất, thông tin phải đúng u cầu. Vì có rất nhiều tài liệu nên
khơng thể thu thập tất cả mọi tài liệu nào có chứa những thơng tin liên quan đến hoạt động kinh tế trên thị trường đáp ứng yêu cầu người dùng tin do đó cần xác định các nguồn thơng tin. Cần căn cứ vào đối tượng quản lý và hoạt động kinh tế để xác định những nguồn thu thập thông tin phù hợp, thông tin vĩ mô hay thông tin vi mô, thông tin trong nước hay thông tin nước ngồi, thơng tin sơ cấp hay thứ cấp,...
Thứ hai, thơng tin phải đầy đủ, có dung lượng và chất lượng thơng
tin cao, do đó phải thu thập thường xun, khơng trùng lặp, bỏ sót, thu thập khơng chỉ những thơng tin chính thống mà cả những thơng tin khơng chính thống.
b2. Chọn lọc thơng tin
Mục đích của khâu này là làm cho thơng tin nhận được có độ tin cậy cao, do đó phải hiệu chỉnh những tài liệu, số liệu thu thập được để lọc lấy những thông tin cần thiết và loại trừ những thông tin nhiễu. Ưu tiên những thông tin thu thập được từ những nguồn chính thống, đáng tin cậy như các trang thơng tin của chính phủ, bộ ban ngành, tổng cục, các trang thơng tin chính thức của các tổ chức phi chính phủ, trang web chính thống của các doanh nghiệp, các trang báo, tạp chí uy tín trên thị trường...
b3. Phân loại thông tin
Nội dung của khâu này là sắp xếp các tài liệu thu thập được, phân loại chúng theo nhiều dấu hiệu: Nguồn tài liệu, thời gian nhận, nội dung tài liệu, loại tài liệu,... để làm cho việc tìm kiếm được dễ dàng và khi kiểm tra tính chính xác của thơng tin thu nhận được thì biết được nguồn gốc của tài liệu chứa đựng thơng tin đó.
b4. Xử lý thơng tin
Đây là một khâu quan trọng của hệ thống bảo đảm thông tin, mục đích của nó là biến đổi các tài liệu để bảo quản được thuận tiện hơn và phục vụ nhiều nhất cho nhu cầu của người dùng tin, nội dung gồm:
- Mã hoá các tài liệu để tiện xử lý trên máy tính và đưa vào lưu trữ cho bộ nhớ của máy tính.
- Dịch các tài liệu hoặc tóm tắt nhiều tài liệu theo cùng một chủ đề. - Phân tích các tài liệu để rút ra những thơng tin mới có thể kèm theo sự đánh giá.
- Tổng hợp các tài liệu để thu được những thông tin tổng hợp. Q trình xử lý thơng tin thường làm cho dung lượng và chất lượng của thông tin thay đổi (chẳng hạn khi tổng hợp các thông tin cá thể
thành thông tin tổng hợp thì dung lượng giảm đi nhưng chất lượng thông tin tăng lên), nhưng điều quan trọng là nó làm cho các tài liệu đã xử lý đem lại cho người dùng tin số lượng thông tin nhiều hơn và đặc biệt là giá trị của thơng tin lớn hơn vì nó phục vụ đúng, nhiều cho yêu cầu của người dùng tin.
b5. Bảo quản thơng tin
Bảo quản khơng chỉ có ý nghĩa là giữ gìn các tài liệu mà nó cịn thoả mãn những yêu cầu sau:
Thứ nhất, bảo quản được nhiều tài liệu trong một đơn vị thể tích,
do đó cần phải thu gọn các tài liệu lại để chứa được hoặc chuyển các tài liệu lên băng từ, đĩa từ... để bảo quản bộ nhớ của máy điện tử.
Thứ hai, khi cần có thể tìm được tài liệu và lấy nhanh chóng, muốn
vậy khơng chỉ cần phải phân loại tài liệu và sắp xếp một cách khoa học mà cịn cần bố trí những tài liệu nào hay sử dụng thì phải sắp xếp ở ngồi, lấy ra dễ dàng. Ngồi ra, cịn cần xây dựng thông tin về thông tin, tức là những thông tin cho ta biết thơng tin cần tìm nằm ở đâu.
Trong cơng tác quản lý kinh tế, do sự biến động của môi trường là liên tục, nhà quản lý cần lưu ý tới hiện tượng “lão hoá” của tài liệu. Qua thời gian có những tài liệu mới phong phú, hiện đại hơn, đáp ứng được yêu cầu của người dùng tin hơn cho nên những tài liệu cũ trở thành lạc hậu. Đặc biệt là các thông tin phục vụ ra quyết định quản lý kinh tế cần thường xuyên cập nhập những biến động trong nền kinh tế cả trong nước và thế giới nhằm thay thế những thông tin cũ, lỗi thời khiến cho việc ra quyết định quản lý khơng chính xác, khơng phù hợp với thị trường.
b6. Giao nộp thông tin
Yêu cầu của khâu này là đáp ứng đúng yêu cầu của người dùng tin về 3 mặt:
- Đúng loại thông tin yêu cầu. - Đủ mức độ chi tiết hoá. - Đúng thời gian.
Muốn khâu này làm tốt thì các khâu trước phải làm tốt, muốn vậy cần có sự nghiên cứu về nhu cầu của từng bộ phận người dùng thơng tin. Ví dụ những thơng tin các cơ quan quản lý nhà nước về kinh tế cần thường là các thông tin liên quan đến các cân đối vĩ mô trong nền kinh tế (xuất khẩu - nhập khẩu, cung - cầu, cán cân thương mại, chỉ số giá tiêu dùng, độ mở của nền kinh tế,...); Những thông tin chủ các đơn vị kinh tế cơ sở cần thường là các thông tin liên quan đến thị trường đầu vào, đầu ra của sản phẩm, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, các nhà đầu tư, thị hiếu của người tiêu dùng, lạm phát, các chính sách của chính phủ... Qua đó xác định được phương pháp thu thập, xử lý, bảo quản để phục vụ các yêu cầu trước đó được tốt hơn và hơn nữa cịn hướng dẫn được nhu cầu đó của người dùng tin.
Hệ thống đảm bảo thông tin như vậy thường được gọi là một trung tâm thông tin hay “ngân hàng thông tin”.
Muốn xây dựng những hệ thống này tốt ta phải đứng trên quan điểm hiệu quả: Việc thu thập thông tin, xử lý thông tin để thu được các thông tin mới, việc bảo quản... đều phải địi hỏi những chi phí nhất định, đều tạo ra những hao phí với những cái lợi mà việc xây dựng hệ thống đó đem lại.
7.1.4. Yêu cầu đối với thông tin quản lý kinh tế
Để nâng cao chất lượng các quyết định và hiệu lực, hiệu quả quản lý của tổ chức, thông tin quản lý kinh tế cần đảm bảo các yêu cầu sau: