- Có sự phân cơng lao động Sự phân cơng lao động cho mỗi thành
a) Quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý kinh tế
7.2.4. Quá trình và phương pháp ra quyết định quản lý kinh tế
a) Quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý kinh tế kinh tế
Hiệu quả của các quyết định quản lý kinh tế sẽ phụ thuộc đồng thời vào các khâu đề ra và tổ chức thực hiện quyết định quản lý. Vì vậy, việc đảm bảo tuân thủ theo một trình tự hợp lý, khoa học các bước đi trong quy trình đề ra và thực hiện quyết định quản lý có một ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý.
Quá trình ra quyết định quản lý. Đề ra quyết định quản lý là một
quá trình bao gồm nhiều bước đi từ khi một vấn đề phát sinh cho đến khi các nhà quản lý có thẩm quyền giải quyết chính thức lựa chọn phương án quyết định để xử lý vấn đề đó.
Q trình ra quyết định quản lý kinh tế thường tuân theo trình tự các bước cơng việc sau đây:
Thứ nhất: Phát hiện và xác định vấn đề.
Đây là bước khởi đầu của tiến trình ra quyết định quản lý kinh tế. Nếu người ra quyết định không phát hiện đúng vấn đề và nguyên nhân của chúng thì khơng thể đề ra những quyết định đúng đắn và hiệu quả. Trong bước này, chủ thể quản lý phát hiện các vấn đề mới thuộc phạm vi quản lý của cấp mình, ngành mình. Ví dụ: Phát hiện ra nhu cầu mới về hàng hóa của khách hàng để ký kết hợp đồng kinh tế, nhằm tiêu thụ hàng hóa với khối lượng lớn. Khi phát hiện ra những vấn đề mới này, chủ thể quản lý tiến hành các hoạt động về mặt nhận thức cũng như nắm bắt thực tiễn để hiểu thực chất của vấn đề, phân tích các mâu thuẫn của vấn đề cũng như những trở ngại có thể xảy ra. Từ đó có phương án giải quyết và xử lý mâu thuẫn, trở ngại để có thể đi đến xây dựng một quyết định quản lý mới có căn cứ khoa học và có tính khả thi cao.
Trong bước này, chất lượng thơng tin có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng của quyết định quản lý kinh tế. Bởi vì, các thơng tin kinh tế - xã hội giúp cho quyết định quản lý kinh tế bảo đảm tính khoa học, tính hiện thực và độ tin cậy của nó. Thí dụ: khi phát hiện ra nhu cầu mới của xã hội về một sản phẩm hàng hóa, dịch vụ nào đó, nhà quản lý phải hiểu rõ nhu cầu đó cả về số lượng, chất lượng, thời gian, không gian... Tức là số lượng hàng hóa, dịch vụ mà thị trường cần là bao nhiêu, ở khu vực nào, sức mua ở các khu vực ra sao, tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ vào thời điểm nào là phổ biến... Từ sự phân tích đó, đồng thời căn cứ vào năng lực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chủ thể quản lý sẽ đưa ra quyết định quản lý kinh tế có khả năng thực hiện cao. Như vậy, nội dung chủ yếu của công việc chuẩn bị ra quyết định quản lý kinh tế là thu thập và xử lý thơng tin.
Có ba kỹ năng cơ bản thường được áp dụng trong việc phát hiện và xác định vấn đề là nhận dạng, làm sáng tỏ và hợp nhất. Nhận dạng nghĩa là người ra quyết định theo dõi, ghi nhận các dấu hiệu, triệu chứng rồi xác định đâu là vấn đề cần giải quyết. Làm sáng tỏ là việc người ra quyết định phân tích đánh giá các dấu hiệu, triệu chứng nào là khơng chính xác, khơng phản ánh bản chất vấn đề. Hợp nhất là quá trình người
ra quyết định liên kết những vấn đề và nguyên nhân vừa làm sáng tỏ với những kiến thức, hiểu biết của mình và với mục tiêu, điều kiện hiện tại và tương lai của tổ chức.
Thứ hai: Xây dựng các phương án.
Vấn đề phát sinh có thể được giải quyết bởi nhiều phương án khác nhau. Các phương án cần phải xác định rõ cách thức và các biện pháp để giải quyết vấn đề cũng như dự kiến sơ bộ về kết quả cuối cùng của các quá trình thực hiện. Tuỳ thuộc vào từng vấn đề cụ thể, số lượng phương án được xây dựng cần ở mức độ hợp lý, không nhất thiết phải đưa ra quá nhiều phương án.
Trong quá trình nghiên cứu xây dựng các phương án quyết định, điều quan trọng là các nhà quản lý phải đảm bảo tính đa dạng và sáng tạo của các phương án. Nhà quản lý có thể kết hợp giữa nhiều phương pháp khác nhau như dựa vào kinh nghiệm bản thân; phương pháp chuyên gia hay phương pháp nhóm danh nghĩa trong việc xây dựng các phương án.
Chọn tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả quyết định quản lý kinh tế. Tùy theo loại quyết định quản lý kinh tế ở phạm vi nào, lĩnh vực nào để lựa chọn cách đánh giá hiệu quả một cách phù hợp. Phạm vi điều chỉnh của quyết định quản lý kinh tế càng rộng và khả năng bao quát của quyết định quản lý càng nhiều lĩnh vực thì càng có nhiều tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả. Tuy nhiên, một quyết định quản lý kinh tế thường không thể giải quyết được tất cả các yêu cầu phát sinh trong quản lý, vì thế phải lựa chọn các tiêu chuẩn thích hợp để đánh giá. Tiêu chuẩn lựa chọn có thể bao gồm cả mặt định tính lẫn định lượng hoặc chỉ bằng các chỉ tiêu mang tính định lượng.
Thứ ba: Lựa chọn tiêu chuẩn đánh giá các phương án.
Để so sánh giữa các phương án và chọn ra phương án quyết định, cần xác định rõ ràng các tiêu chuẩn đánh giá các phương án. Hệ thống tiêu chuẩn càng chi tiết, hợp lý thì quá trình lựa chọn phương án càng thuận tiện, nhanh chóng và chính xác.
Các tiêu chuẩn được lựa chọn thường được biểu hiện bằng các chỉ tiêu số lượng và chất lượng, phản ánh kết quả dự tính đạt được khi thực hiện phương án quyết định. Tuỳ thuộc mục tiêu chính của nhiệm vụ đề ra mà số lượng cũng như nội dung của từng tiêu chuẩn cụ thể là khác nhau. Tuy nhiên, số lượng các tiêu chuẩn được lựa chọn không nên quá nhiều mà nên tập trung vào các chỉ tiêu phản ánh kết quả cuối cùng của phương án quyết định. Các tiêu chuẩn này thường có tính tổng hợp, phản ánh một, hoặc một số mục tiêu đều đạt được ở trạng thái tối ưu, vì vậy cần giữ lại những tiêu chuẩn quan trọng phản ánh mục tiêu cơ bản cần đạt được của quyết định bằng cách xác định hệ số phản ánh tầm quan trọng của các mục tiêu. Một số các chỉ tiêu thường gặp trong đánh giá các phương án: các chỉ tiêu mang tính hữu hình và lượng hố được rõ ràng như chi phí, lợi ích và lợi nhuận, thời gian thực hiện, các nguồn lực, mức độ rủi ro và cả các biến số vơ hình mang tính định tính như uy tín, danh tiếng, mức độ phổ biến của thương hiệu, mức độ trung thành của khách hàng...).
Đối với các quyết định quản lý kinh tế, các tiêu chuẩn thường được lựa chọn là: Các chỉ tiêu về mặt chi phí (chi phí nhân cơng, ngun nhiên liệu, khấu hao tài sản cố định, lưu thông, quản lý…) đạt giá trị thấp nhất, các chỉ tiêu phản ánh năng suất, chất lượng, kết quả, giá trị thuần của phương án,... đạt giá trị cao nhất.
Thứ tư: Đánh giá các phương án.
Là quá trình đánh giá giá trị của các phương án theo tiêu chuẩn hiệu quả đã xác định bao gồm việc phân tích định lượng và định tính đối với tất cả các phương án.
Việc đánh giá phương án phải chỉ ra được những ưu điểm và hạn chế của từng phương án, xác định số đo hiệu quả của từng phương án làm cơ sở để so sánh, đối chiếu giữa các phương án, loại bỏ những phương án kém hiệu quả hơn. Có nhiều phương pháp phân tích các phương án như phương pháp đánh giá tài chính, phương pháp phân tích theo mơ hình, phương pháp phân tích ma trận mức độ ưu tiên, phương pháp cây quyết định.
Thứ năm: Lựa chọn phương án và ra quyết định quản lý kinh tế.
Đây là bước cuối cùng của tiến trình ra quyết định quản lý kinh tế. Người ra quyết định có thể là cá nhân hoặc tập thể. Cá nhân hay tập thể ra quyết định quản lý kinh tế là do chế độ quản lý hiện hành của từng cấp quy định. Ở những cấp quản lý thực hiện chế độ thủ trưởng - thường là cấp quản lý sản xuất kinh doanh - việc ra quyết định quản lý thuộc thẩm quyền cá nhân người quản lý cao nhất, đó là giám đốc. Với hình thức này cho phép đề cao trách nhiệm cá nhân đối với hiệu quả cuối cùng của quyết định quản lý. Cịn đối với quyết định tập thể, đó là sự tính tốn, cân nhắc của nhiều người, vì thế hiệu quả của quyết định quản lý thường cao hơn, tuy nhiên có sự hạn chế về tính nhạy bén của quyết định quản lý và không đề cao trách nhiệm cá nhân như đối với hình thức ra quyết định cá nhân.
Như vậy, trong số các phương án đã được phân tích, nhà quản lý phải chọn ra được một phương án thoả mãn cao nhất các tiêu chuẩn hiệu quả, phù hợp nhất với tình hình thực tế làm phương án quyết định. Việc lựa chọn phương án theo một tiêu chuẩn cụ thể thường đơn giản hơn vì phương án được lựa chọn đương nhiên là phương án đáp ứng cao nhất tiêu chuẩn đặt ra và khơng có những yếu tố hạn chế khơng thể khắc phục. Đối với trường hợp lựa chọn theo nhiều tiêu chuẩn mang tính phức tạp hơn, nhà quản lý cần đưa các phương án có mức độ đáp ứng khác nhau đối với tiêu chuẩn hiệu quả về một chỉ tiêu hiệu quả mang tính tổng hợp, khi đó phương án nào có chỉ tiêu tổng hợp đạt giá trị lớn nhất và các chỉ tiêu khác đều ở mức độ có thể chấp nhận được sẽ được xem là phương án tốt nhất.
Sau khi đã lựa chọn phương án tốt nhất, các nhà quản lý sẽ chính thức ban hành quyết định quản lý dưới hình thức văn bản hoặc phi văn bản. Nếu ban hành dưới hình thức văn bản địi hỏi chủ thể quản lý phải lựa chọn tên loại văn bản phù hợp với vấn đề quyết định và soạn văn bản theo đúng thể thức quy định với thủ thục và trình tự ban hành chặt chẽ, đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản; sau đó những văn bản này sẽ
được chuyển đến các bộ phận, cá nhân có trách nhiệm thực hiện và những bộ phận có liên quan. Nếu quyết định quản lý được thể hiện dưới những hình thức phi văn bản như ra chỉ thị, mệnh lệnh trực tiếp… đòi hỏi nhà quản lý phải truyền đạt mệnh lệnh rõ ràng với những chỉ đạo cụ thể về biện pháp, cách thức triển khai thực hiện.
Các bước tổ chức thực hiện quyết định quản lý kinh tế.
Hiệu quả của quyết định quản lý sẽ phụ thuộc rất nhiều vào quá trình tổ chức thực hiện quyết định; thậm chí một quyết định có cơ sở khoa học chặt chẽ nhưng có thể bị vơ hiệu hố hồn tồn nếu q trình tổ chức thực hiện khơng khoa học. Do đó, để đảm bảo hiệu quả thực hiện các quyết định quản lý, quá trình thực hiện quyết định quản lý cần triển khai với các bước đi hợp lý cho từng loại quyết định cụ thể. Q trình đó được tiến hành qua các bước sau đây.
Thứ nhất: Truyền đạt quyết định quản lý kinh tế.
Quyết định quản lý kinh tế phải được truyền đạt cho đối tượng quản lý một cách kịp thời và chính xác. Nói chung, các quyết định quản lý kinh tế phải được thể chế hóa thành văn bản, trong đó nêu rõ mục tiêu, phương hướng, biện pháp thực hiện, các định mức về thời gian, các chi phí vật chất cần thiết. Đối với các quyết định quản lý quan trọng và có phạm vi ảnh hưởng rộng lớn, cần bảo đảm tính pháp quy của các văn bản. Từ các văn bản đó, chúng sẽ được cụ thể hóa thành những văn bản hướng dẫn - tức các quyết định cụ thể, như: Ai làm? Làm gì? Ở đâu? Khi nào? Làm bằng cách nào?... Đồng thời thông báo cơng khai, kịp thời và chính xác những quyết định quản lý cụ thể cho cấp dưới cũng như các tập thể và người lao động.
Thứ hai: Lập kế hoạch thực hiện quyết định quản lý kinh tế.
Căn cứ vào tính chất và phạm vi điều chỉnh của quyết định quản lý kinh tế để xây dựng chương trình hành động theo những khoảng thời gian thích hợp. Kế hoạch - hay chương trình hành động - quy định rõ các định mức về thời gian và các yếu tố về tài chính, vật tư kỹ thuật, lao động... cần thiết để hồn thành cơng việc.
Thứ ba: Bố trí các nguồn lực để thực hiện quyết định quản lý kinh tế.
Bố trí nguồn lực bao gồm trước hết là bố trí sắp xếp cán bộ vào các bộ phận quản lý cụ thể, cũng như phân công công việc cho những người lao động trực tiếp. Điều quan trọng là, những người được phân công, sắp xếp phải thơng suốt về tư tưởng và có năng lực để hồn thành cơng việc được giao, nhất là đối với những cơng việc mang tính chất đổi mới, cải tiến hoặc chứa đựng nhiều yếu tố phức tạp. Mặt khác, bố trí nguồn lực cịn bao gồm việc huy động, quản lý và phân bổ nguồn vốn, vật tư, nguyên liệu... cho các bộ phận sản xuất kinh doanh, theo nguyên tắc kịp thời, tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả. Để thực hiện mục tiêu tăng hàm lượng chất xám và giảm thiểu các yếu tố vật tư nguyên liệu, tiền vốn, lao động chân tay trong một đơn vị sản phẩm, nhà quản lý cần có giải pháp kích thích sự sáng tạo của người lao động trong các hoạt động kinh tế và ứng dụng công nghệ mới, hiện đại vào sản xuất kinh doanh. Đây cũng là một cơng việc cấu thành bước bố trí nguồn lực trong quá trình tổ chức thực hiện quyết định quản lý kinh tế.
Thứ tư: Kiểm tra và đánh giá việc thực hiện quyết định quản lý
kinh tế.
Công việc kiểm tra được tiến hành thường xuyên và bao quát mọi hoạt động kinh tế của các cấp, các ngành, trên cơ sở nội dung quyết định quản lý kinh tế thuộc cấp và ngành đó trong nền kinh tế. Hoạt động kiểm tra rất cần thiết, bởi vì, nó đề cao trách nhiệm của đối tượng thực hiện, đồng thời phát hiện những sai sót, lệch lạc của q trình thực hiện quyết định quản lý, kịp thời cung cấp thông tin cho người quản lý cao nhất để có giải pháp điều chỉnh và khắc phục. Mặt khác, thơng qua kiểm tra sẽ phát hiện điển hình tiên tiến làm cơ sở cho cơng tác đánh giá khen thưởng, cất nhắc và đề bạt cán bộ, cũng như có hình thức thích hợp để nhân rộng điển hình tiên tiến.
Cơng việc kiểm tra có thể được tiến hành thơng qua nhiều hình thức, trong đó có hai hình thức quan trọng nhất, đó là sử dụng chuyên gia kiểm tra để theo dõi các chức năng nhiệm vụ chuyên môn và thông qua dư luận của tập thể lao động để kiểm tra. Hai hình thức này phải
được kết hợp chặt chẽ để kiểm tra và đánh giá thực hiện các quyết định quản lý kinh tế.
Thứ năm: Điều chỉnh quyết định quản lý kinh tế.
Điều chỉnh quyết định quản lý kinh tế không phải lúc nào cũng xảy ra. Nó chỉ được thực hiện khi phát hiện thấy quyết định quản lý kinh tế không phù hợp, thậm chí sai lầm ngay từ khi ra quyết định. Cũng có thể do có những thay đổi đột xuất các yếu tố về thị trường, năng lực tổ chức thực hiện của cán bộ quản lý; những tác động về cơ chế chính sách, thiên tai địch họa... dẫn tới phải điều chỉnh quyết định quản lý kinh tế.
Cơng việc điều chỉnh có thể có nhiều mức độ khác nhau, như: Điều chỉnh từng bộ phận trong nội dung quyết định, điều chỉnh tiến độ thực