- Có sự phân cơng lao động Sự phân cơng lao động cho mỗi thành
b) Vai trị của thơng tin quản lý kinh tế
Dưới đây là vai trị của thơng tin đối với quản lý kinh tế xét theo tiếp cận q trình, khơng phân biệt đó là tổ chức là các đơn vị kinh tế cơ sở hay cơ quan quản lý nhà nước về kinh tế.
- Vai trò của thông tin đối với công tác lập kế hoạch và ra quyết định:
Lập kế hoạch và ra quyết định là cơng việc nhiều khó khăn và phức tạp nhưng lại là vấn đề có ý nghĩa tiên quyết đối với các nhà quản lý kinh tế. Muốn có kế hoạch, chương trình hành động đúng, nhà quản lý cần rất nhiều thơng tin. Ví dụ, ở nước ta, để ban hành chính sách thị trường trong phát triển nơng nghiệp, Nhà nước cần có các thơng tin về:
+ Chiến lược xây dựng CNXH, cơng nghiệp hố, hiện đại hoá đất nước;
+ Thực trạng và hướng phát triển của thị trường nông sản nội địa (sức mua của các hộ tiêu thụ, quan hệ cung cầu về hàng hố nơng sản, hệ thống giao thông vận tải và hạ tầng kỹ thuật ở nông thôn);
+ Thực trạng thị trường các yếu tố sản xuất (thị trường các tư liệu sản xuất, các vật tư cho nông nghiệp), việc cung cấp có đáp ứng đúng nhu cầu khơng? Giá cả? v.v...
+ Nhu cầu, giá cả nơng sản hàng hố trên thị trường trong nước, thị trường quốc tế và khu vực...
+ Lợi thế so sánh của hàng nông sản Việt Nam.
+ Tình hình xuất khẩu nông sản Việt Nam những năm qua, số lượng, cơ cấu mặt hàng, giá cả, thị trường tiêu thụ.
Nhờ có thơng tin (đầy đủ, chính xác, kịp thời) mà các nhà quản lý kinh tế có thể giải quyết đúng đắn, có hiệu quả những vấn đề cơ bản sau: Nhận thức vấn đề cần giải quyết, trật tự ưu tiên trong việc lập kế hoạch và ra quyết định quản lý kinh tế; Xác định các cơ hội, thách thức đối với nền kinh tế và các đơn vị kinh tế cơ sở; Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng mục tiêu; Lập và lựa chọn các phương án để thực hiện quyết định quản lý kinh tế.
- Vai trị của thơng tin trong cơng tác tổ chức:
Vai trò này được thể hiện ở những phương diện sau: Nhận thức các vấn đề liên quan đến thiết kế mơ hình cơ cấu tổ chức quản lý, phân công và phân cấp, phân nhiệm và giao quyền; Cung cấp dữ liệu cần thiết liên quan nguồn lực của tổ chức về vật chất, phương tiện kỹ thuật, nhân lực, tài chính; Xây dựng các phương án bố trí, sắp xếp, sử dụng, phân bổ, điều tiết, điều chuyển nguồn lực và các vấn đề khác liên quan đến công tác tổ chức.
- Vai trị của thơng tin trong công tác lãnh đạo:
Thực hiện chức năng lãnh đạo, thông tin giúp các nhà quản lý kinh tế giải quyết đúng đắn, có hiệu quả các vấn đề sau: Nhận thức đúng
động cơ thúc đẩy nhân viên, các cộng sự; Cung cấp các dữ liệu làm cơ sở xây dựng nội quy, quy chế hoạt động và chính sách của tổ chức; Lựa chọn phương pháp quản lý, phong cách lãnh đạo phù hợp, hiệu quả.
- Vai trị của thơng tin trong cơng tác kiểm tra, đánh giá quyết định:
Để tổ chức thực hiện các quyết định của mình, nhà nước hay các đơn vị kinh tế cơ sở đều cần thông qua hoạt động kiểm tra, kiểm sốt để có được những thơng tin phản hồi về trạng thái và hành vi (phản ứng) của các đối tượng thực hiện (các địa phương, các doanh nghiệp, các hộ gia đình, các tổ chức xuất nhập khẩu,.. hay các phòng ban, các đơn vị chức năng, người lao động trong các doanh nghiệp…), từ đó điều hành và điều chỉnh các quyết định quản lý kinh tế nhằm đạt được mục tiêu.
Thông tin phục vụ công tác kiểm tra được thể hiện ở các nội dung sau: Nhận thức vấn đề kiểm tra; Cung cấp dữ liệu để xây dựng các yêu cầu, nguyên tắc kiểm tra, tiêu chuẩn đánh giá; Xây dựng các phương án đo lường và giải pháp xử lý những sai lầm, khuyết điểm của chủ thể quản lý về các quyết định; Xử lý các mâu thuẫn, bất hợp lý khác; Thông tin về kết quả kiểm tra, đánh giá thực hiện quyết định thông qua hệ thống thông tin phản hồi.
- Vai trò kết nối của thơng tin đối với q trình quản lý:
Mọi quá trình quản lý đều là q trình thơng tin: Thu thập - Xử lý thông tin - Ra quyết định - Truyền đạt - Lưu trữ thông tin.
Thông tin thực hiện chức năng và vai trò liên kết, phối hợp hoạt động của các cá nhân, bộ phận trong hệ thống quản lý nói riêng, hệ thống kinh tế - xã hội nói chung nhằm đạt mục tiêu.
Thông tin (xuôi, ngược) là phương tiện tương tác qua lại giữa chủ thể và đối tượng quản lý, là yếu tố liên kết tổ chức với mơi trường bên ngồi và đảm bảo cho quản lý là hệ thống mở, có khả năng thích nghi với sự thay đổi của môi trường.
- Vai trị của thơng tin đối với hiệu quả quản lý, hiệu quả sản xuất kinh doanh:
Ngày nay, người ta coi thơng tin là hàng hóa, là của cải, là nguồn lực quan trọng của sự phát triển bởi lẽ nó được xem như vừa là một yếu tố đầu vào không thể thiếu được của bất kỳ một tổ chức nào, vừa là nguồn dự trữ tiềm năng đối với tổ chức đó. Khi người lãnh đạo và quản lý được đảm bảo tốt về thơng tin sẽ có nhiều khả năng ra quyết định đúng đắn, kịp thời và hiệu quả. Điều đó phụ thuộc rất lớn vào chất lượng của thông tin.
Cùng với sự phát triển của kinh tế - xã hội và yêu cầu cao của quản lý kinh tế, thông tin cũng thay đổi cả về quy mô, cơ cấu và tốc độ, đồng thời phải đảm bảo về mặt kinh tế (tiết kiệm chi phí). Cần phải xây dựng hệ thống thông tin hợp lý và ứng dụng kỹ thuật công nghệ thông tin ở từng cơ quan, đơn vị cũng như phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân để nâng cao hiệu quả quản lý.
Trong điều kiện nền kinh tế đang trong quá trình chuyển sang nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN, trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế ngày một sâu và rộng ở nước ta hiện nay, với sự biến động thường xun, khó lường của mơi trường kinh tế, chính trị, văn hố, xã hội, sự tham gia cạnh tranh của nhiều loại hình chủ thể kinh doanh trong nước và quốc tế... thì vai trị của thơng tin quản lý kinh tế càng trở nên đặc biệt quan trọng. Nó trở thành một cơng cụ, một phương tiện sắc bén trong kinh doanh, trong cạnh tranh và nắm bắt thị trường. Trong các đơn vị kinh tế cơ sở, doanh nghiệp nào nhanh nhạy hơn trong việc nắm bắt và xử lý thông tin, các quyết định kinh doanh hợp lý trước đối thủ sẽ có cơ hội lớn giành thắng lợi trong cạnh tranh trên thị trường. Vai trị của thơng tin quản lý quan trọng đến mức bản thân thông tin đã trở thành một thứ hàng hoá - tiền đề quan trọng để hình thành và phát triển thị trường thơng tin, một loại thị trường rất quan trọng làm tiền đề phát triển các loại thị trường khác trong nền kinh tế.
7.1.3. Hệ thống thông tin trong quản lý kinh tế
a) Khái niệm
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu
chung. Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: Con người, máy móc, thiết bị, thơng tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý. Bởi vậy, hệ thống thông tin được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức (con người, phương tiện, nguồn lực, thủ tục, quy trình) để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền và phát thông tin trong tổ chức đến các đối tượng cần sử dụng thông tin.
Theo đó, hệ thống thơng tin quản lý kinh tế là hệ thống có chức
năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong bộ máy quản lý kinh tế để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong cơng tác quản lý nhà nước về kinh tế cũng như quản lý trong các đơn vị kinh tế cơ sở. Hệ
thống thơng tin có thể là thủ cơng, có thể là hiện đại, tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và cơng nghệ khác.
Trong quản lý kinh tế của nhà nước, hệ thống thông tin quản lý là hệ thống gồm các tổ chức, các phương tiện và phương pháp liên quan chặt chẽ với nhau, có mục đích cung cấp những thơng tin giữa các nhà lãnh đạo và các nhà quản lý kinh tế của bộ máy nhà nước trong việc đề ra và tổ chức thực hiện quyết định quản lý kinh tế. Hệ thống này bao gồm: Những con người và tổ chức, những cơ sở dữ liệu, những luồng thông tin, và được quy định các chức năng để thực hiện mục tiêu chung. Trong quản lý kinh tế ở các đơn vị kinh tế cơ sở, hệ thống thông tin là tập hợp các kênh thông tin gắn kết các thành tố trong cấu trúc của tập thể quản lý. Hệ thống thông tin trong quản lý phân ra thành hai luồng thông tin: Thông tin theo chiều dọc (thông tin từ các cấp lãnh đạo trong đơn vị tới cấp dưới hay nhân viên và ngược lại); Thông tin theo chiều ngang (xuất hiện khi giao tiếp giữa các thành viên cùng một nhóm, giữa những người lãnh đạo hoặc giữa những cá nhân cùng cấp trong các cấp độ phân cấp quản lý.
Ngày nay trong xu thế phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật nói chung và cơng nghệ thơng tin nói riêng, các cơ quan quản lý nhà nước cũng như các đơn vị kinh tế cơ sở ngày càng đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và ứng dụng hệ thống
thông tin quản lý kinh tế tự động hóa. Một hệ thống thơng tin được thiết kế và tổ chức tốt có thể cung cấp các nguồn thông tin đầy đủ, tiện lợi với chi phí thấp cho các nhà quản lý ra quyết định. Năng lực lưu trữ và truy cập thông tin của hệ thống cho phép xử lý và lưu trữ một số lượng lớn các thơng tin. Trên cơ sở đó các nhà quản lý kinh tế có thể kiểm tra thường xuyên các thông tin cần thiết tuỳ theo mục tiêu quản lý nhằm đảm bảo công tác tổ chức quản lý của tổ chức đạt hiệu quả cao.