1.3.1.1.Xác định biên chế và cơ cấu công chức
Xác định biên chế là việc xác định nhu cầu về số lượng công chức cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Để xác định biên chế phải căn cứ vào các yếu tố sau: Vị trí việc làm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của từng cơ quan, tổ chức, đơn vị được cấp có thẩm quyền quy định; Tính chất, đặc điểm, mức độ phức tạp và quy mô, phạm vi, đối tượng quản lý của ngành, lĩnh vực;
Quy trình quản lý chun mơn, nghiệp vụ theo quy định của luật chuyên ngành; Mức độ hiện đại hố cơng sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc và ứng dụng cơng nghệ thơng tin; Thực tế tình hình quản lý biên chế công chức được giao của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Ngoài ra, đối với cơ quan, tổ chức ở địa phương cịn phải căn cứ vào quy mơ dân số, diện tích tự nhiên, trình độ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương; Số lượng đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã; Đặc điểm an ninh chính trị, trật tự, an tồn xã hội [20].
Xác định biên chế mới chỉ dừng lại ở yếu tố đủ về số lượng công chức cần thết của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Cơ cấu công chức phản ánh số lượng tuyệt đối và số lượng tương đối từng loại cơng chức phân theo trình độ đào tạo, chun mơn nghiệp vụ được đào tạo và ngạch công chức. Cơ cấu công chức phản ánh yếu tố đúng trong việc bố trí, sử dụng cơng chức trong mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị
Do đó, đi đơi với xác định biên chế cần thiết phải xây dựng cơ cấu công chức của từng cơ quan, tổ chức, đơn vị. Xác định biên chế và cơ cấu công chức hợp lý là căn cứ để cơng tác tuyển dụng, bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, đề bạt, bổ nhiệm cán bộ một cách khoa học, chính xác, phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị.