Hòa giải là nhằm giúp cho các đƣơng sự thực hiện quyền tự định đoạt và làm cho việc giải quyết vụ án đƣợc hiệu quả mà không phải tổ chức phiên tịa xét xử. Vì vậy, Khoản 1, 2 Điều 184 BLTTDS đã xác định rất rõ thành phần và nhiệm vụ của các chủ thể, những ngƣời tiến hành hòa giải bao gồm:
- Thẩm phán chủ trì phiên hịa giải
Thẩm phán có vai trị quyết định cho sự thành cơng của phiên hịa giải. Đây là điểm mới của BLTTDS so với PLTTGQCVADS trƣớc kia chƣa có quy định cụ thể về những chủ thể tiến hành hịa giải. Do đó, nhiều Tịa án đã phân công thƣ ký tiến hành hòa giải. Việc xác định cụ thể Thẩm phán tham gia hoạt động hòa giải với vai trị là ngƣời chủ trì đã khắc phục đƣợc thực tế này. Mặt khác, quy định này của BLTTDS là phù hợp với bản chất của hoạt động hòa giải, bởi hòa giải địi hỏi ngƣời tiến hành phải có kinh nghiệm giải quyết các tranh chấp cũng nhƣ những am hiểu nhất định về lĩnh vực cần hòa giải, hơn ai hết Thẩm phán chính là ngƣời thỏa mãn các điều kiện đó.
Điều 185 BLTTDS đã quy định cụ thể những công việc mà Thẩm phán phải tiến hành tại phiên hòa giải: Thẩm phán phổ biến cho các đƣơng sự biết các quy định của pháp luật có liên quan đến việc giải quyết vụ án để các bên liên
hệ đến quyền, nghĩa vụ của mình, phân tích hậu quả pháp lý của việc hịa giải thành để họ tự nguyện thỏa thuận với nhau về việc giải quyết vụ án" [31].
Nếu các đƣơng sự thỏa thuận đƣợc với nhau về tồn bộ vụ án thì Tịa án lập biên bản hòa giải thành và sau bảy ngày kể từ ngày lập biên bản hòa giải thành nếu khơng có bên nào thay đổi ý kiến thì Thẩm phán sẽ ra quyết định cơng nhận hịa giải thành.
- Thư ký Tòa án ghi biên bản phiên tòa: Thƣ ký Tịa án đóng vai trị là
ngƣời trợ giúp Thẩm phán, ghi biên bản phiên Hòa giải. Biên bản hịa giải có ý nghĩa quan trọng về thủ tục, là cơ sở để Tòa án ra QĐCNTT theo quy định của pháp luật.
+Nhiệm vụ của thư ký Tòa án tại phiên hòa giải: Thƣ ký phiên tịa có
nhiệm vụ ghi chép thành biên bản diễn biến của phiên hịa giải; kiểm tra sự có mặt của những ngƣời tham gia tố tụng đƣợc triệu tập đến phiên hòa giải, làm rõ lý do của những ngƣời vắng mặt và báo cáo danh sách đó cho Thẩm phán chủ trì phiên hịa giải; ghi lại một cách đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 186 BLTTDS trong biên bản các diễn biến tại phiên hòa giải từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc và cùng với chủ tọa phiên tòa ký vào biên bản đó.