Theo quy định của BLTTDS thì hịa giải là thủ tục tố tụng bắt buộc mà Tòa án tiến hành ở trƣớc phiên tòa sơ thẩm vụ việc dân sự. Khi hòa giải vụ việc dân sự Tòa án phải triệu tập các đƣơng sự, tiến hành hòa giải và ra các quyết định tố tụng cần thiết.
Điều 183 BLTTDS quy định trách nhiệm của Tịa án trong việc thơng báo về phiên hịa giải. Theo đó thì trƣớc khi tiến hành hịa giải, Tịa án phải thông báo cho các đƣơng sự, ngƣời đại diện hợp pháp của đƣơng sự biết về thời gian, địa điểm tiến hành phiên hòa giải, nội dung các vấn đề cần hòa giải. Thủ tục thông báo phải tuân theo quy định tại Chƣơng X BLTTDS về cấp, tống đạt thông báo văn bản tố tụng. Nhƣ vậy, thơng báo hịa giải là một u cầu bắt buộc vì qua đó đƣơng sự có sự sắp xếp cơng việc, chuẩn bị đầy đủ, chi tiết các tài liệu, căn cứ để bảo vệ lợi ích hợp pháp và chính đáng của mình.
Bộ luật Tố tụng dân sự 2004 chƣa có quy định về trình tự hịa giải nên thực tiễn áp dụng tại Tịa án khơng thống nhất. Khắc phục hạn chế trên, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều BLTTDS 2011 đã bổ sung một điều luật mới quy định riêng về trình tự hịa giải đƣợc quy định tại 185a và tại Điều 19 Nghị quyết số 05/2012/NQ-HĐTP ngày 03/12/2012 hƣớng dẫn cụ thể về trình tự hịa giải quy định tại Điều 185 của BLTTDS nhƣ sau:
- Trƣớc khi tiến hành hòa giải Thƣ ký ghi biên bản hòa giải thực hiện các cơng việc sau: ổn định trật tự phiên hịa giải và kiểm tra tƣ cách của ngƣời tham gia hòa giải.
- Thƣ ký Tịa án báo cáo với Thẩm phán chủ trì phiên hịa giải về sự có mặt, vắng mặt của những ngƣời tham gia phiên hòa giải theo giấy triệu tập, giấy báo của Tòa án và lý do vắng mặt. Thẩm phán chủ trì phiên hịa giải kiểm tra lại sự có mặt và kiểm tra căn cƣớc của những ngƣời tham gia phiên hòa giải theo giấy triệu tập, giấy báo của Tòa án (quy định tại các khoản 3, 4 và 5 Điều 184 của BLTTDS).
+ Thẩm phán chủ trì phiên hịa giải khai mạc phiên hịa giải nhƣ sau: "Hơm nay, ngày, tháng, năm, Tịa án nhân dân...... tiến hành tổ chức hòa giải vụ án về......, tơi tun bố khai mạc phiên hịa giải".
+ Thẩm phán chủ trì phiên hịa giải giới thiệu họ, tên những ngƣời tiến hành tố tụng, ngƣời giám định, ngƣời phiên dịch, cá nhân, cơ quan, tổ chức khác tham gia phiên hịa giải (nếu có).
+ Thẩm phán chủ trì phiên hịa giải phải phổ biến đầy đủ quyền, nghĩa vụ của các đƣơng sự và của những ngƣời tham gia tố tụng khác quy định tại điều luật tƣơng ứng của BLTTDS nhƣ: Đối với nguyên đơn phải giải thích đầy đủ quyền, nghĩa vụ của họ quy định tại Điều 58 và Điều 59 của BLTTDS,... Đối với ngƣời phiên dịch, Thẩm phán chủ trì phiên hịa giải yêu cầu họ phải cam đoan làm tròn nhiệm vụ; đối với ngƣời làm chứng là ngƣời thành niên, thì yêu cầu họ cam đoan khai báo trung thực.
- Thẩm phán chủ trì phiên hịa giải theo nội dung hòa giải quy định tại Điều 185 của BLTTDS và hƣớng dẫn tại Điều 18 của Nghị quyết số 05/2012/NQ-HĐTP ngày 03/12/2012. Thẩm phán trủ trì phiên hịa giải xác định những vấn đề các bên đã thống nhất, những vấn đề chƣa thống nhất và yêu cầu các bên đƣơng sự trình bày bổ sung về những nội dung chƣa rõ, chƣa thống nhất. Trƣớc khi kết thúc phiên hịa giải, Thẩm phán chủ trì phiên hịa giải cần hỏi đƣơng sự có thỏa thuận đƣợc với nhau về việc giải quyết toàn bộ vụ án hay khơng; nếu có thì hỏi họ có hồn tồn tự nguyện hay khơng, có bị ép buộc hay khơng và xem xét thỏa thuận đó có trái pháp luật, đạo đức xã hội hay không và thông báo cho họ biết hậu quả của việc Tịa án ra quyết định cơng nhận thỏa thuận đó, thì các đƣơng sự khơng đƣợc kháng cáo, Viện kiểm sát không đƣợc kháng nghị theo thủ tục phúc thẩm; quyết định của Tịa án cơng nhận sự thỏa thuận của đƣơng sự về việc giải quyết vụ án có hiệu lực pháp luật.
- Thẩm phán kết luận về những vấn đề các bên đƣơng sự đã hòa giải thành và vấn đề chƣa thống nhất.
- Phiên hòa giải phải đƣợc ghi biên bản theo quy định tại Điều 186 của BLTTDS và hƣớng dẫn tại Điều 20 của Nghị quyết 05/2012/NQ-HĐTP ngày 03/12/2012, trƣớc khi kết thúc phiên hịa giải Thẩm phán chủ trì phiên hịa giải xem xét (lập biên bản hịa giải thành hoặc khơng thành...) về việc giải quyết vụ án tại phiên hòa giải.
- Thƣ ký Tịa án ghi biên bản hịa giải có đầy đủ nội dung quy định tại khoản 1 Điều 186, có đầy đủ chữ ký hoặc điểm chỉ của những ngƣời quy định tại khoản 2 Điều 186 của BLTTDS và theo Mẫu số 07 ban hành kèm theo Nghị quyết 05/2012/NQ-HĐTP ngày 03/12/2012 (Phụ lục 01 - mẫu 07).
- Đối với các đƣơng sự vắng mặt mà việc hòa giải thuộc trƣờng hợp quy định tại khoản 3 Điều 184 của BLTTDS, thì Tịa án phải gửi ngay biên bản hòa giải thành cho các đƣơng sự vắng mặt.
- Trong biên bản hòa giải thành ghi: "Trong thời hạn bảy ngày, kể từ ngày lập biên bản hịa giải, nếu đƣơng sự nào có thay đổi ý kiến về sự thỏa
thuận, thì phải làm thành văn bản gửi cho Tòa án". Trong trƣờng hợp đƣơng sự trực tiếp đến Tòa án xin thay đổi thỏa thuận, thì Thẩm phán lập biên bản ghi ý kiến thay đổi thỏa thuận của họ. Biên bản phải có chữ ký hoặc điểm chỉ của đƣơng sự và lƣu vào hồ sơ vụ án. Việc thay đổi ý kiến về sự thỏa thuận này, Tịa án thơng báo cho các đƣơng sự khác có liên quan đến thỏa thuận đó. Biên bản hịa giải thành chƣa có giá thuận trị pháp lý, nó chỉ là tài liệu văn bản xác nhận một sự kiện và nó là cơ sở để Tịa án ra quyết định cơng nhận sự thỏa thuận của đƣơng sự.