Mức đánh giá Tiêu chí Bảng biểu mẫu cung cấp Cung ứng cập nhật các dịch vụ công Thủ tục hồ sơ được hướng dẫn theo quy định Thủ tục hồ sơ được hướng dẫn ngoài quy định Số phiếu Tỉ lệ (%) Số phiếu Tỉ lệ (%) Số phiếu Tỉ lệ (%) Số phiếu Tỉ lệ (%) Hoàn toàn không đồng ý 1 0,06 Không đồng ý 13 8,1 6 3,8 5 3,1 Bình thường 57 35,6 42 26,3 66 41,3 55 34,4 Đồng ý 57 35,6 75 46,9 45 28,1 55 34,4 Rất đồng ý 33 20,6 37 23,1 44 27,5 49 30,6
Nguồn: Tổng hợp số liệu điều tra (2017) Trong số này, những TTHC nào không cần thiết thì nên bỏ, những TTHC
nào cần thiết, tương tác nhiều với xã hội mà các đơn vị không đăng kí thì buộc phải đăng kí.
Các đơn vị triển khai rà soát quy trình giải quyết từng TTHC trên tinh thần giảm hồ sơ, thủ tục, thời gian trước khi đưa vào Trung tâm, phân tích cụ thể những thủ tục hành chính giải quyết trong ngày, theo hẹn, liên quan đến nhiều sở ngành, ngành dọc.
Bên cạnh đó, các thủ tục này được rà soát, công bố từ khi thực hiện Đề án đơn giản hóa thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản lí Nhà nước giai đoạn 2007-2010. Hiện nay nhiều quy định pháp luật đã thay đổi nhưng các thủ tục hành chính để thực hiện các dịch vụ hành chính công này vẫn chưa được cập nhật, sửa đổi phù hợp với quy định mới. Nhiều cơ quan cấp huyện vẫn niêm yết thủ tục hành chính công cũ đã hết hiệu lực thi hành, thậm chí thủ tục hành chính cấp huyện trong cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính cũng như trên trang thông tin điện tử nhiều địa phương cũng chưa cập nhật kịp thời, đầy đủ. - Mỗi người dân và tổ chức khi có việc phải đến cơ quan Nhà nước ngại nhất chính là các thủ tục hành chính phiền hà, phức tạp. Việc đơn giản hóa thủ tục hành chính ngay từ hồ sơ đăng kí, người yêu cầu đăng kí chỉ cần nộp hồ sơ
theo yêu cầu đã kê khai kí tên, đóng dấu đầy đủ và gửi về Trung tâm và được lựa chọn một trong các phương thức sau: nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện. Việc thực hiện nhiều cách nhận hồ sơ như vậy tạo sự thuận tiện cho những người dân và tổ chức ở xa không thể đến được Trung tâm, mất thời gian đi lại. Mọi thông tin trao đổi về hồ sơ đều được cán bộ Trung tâm trao đổi qua điện thoại hoặc mạng internet để giúp người dân và tổ chức nắm bắt thông tin kịp thời do đó ý kiến đánh giá đồng ý chiếm tỉ lệ khá cao (35,6%).
Sau khi nhận hồ sơ, cán bộ tiếp nhận tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ. Đối với hồ sơ hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận ghi thời điểm nhận hồ sơ, kí tên và đóng dấu của cán bộ tiếp nhận đồng thời nhập hồ sơ lên trang chủ của Trung tâm để tiện theo dõi. Đối với hồ sơ không hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận lập văn bản từ chối, nêu rõ lí do và hướng dẫn người dân, tổ chức hoàn thiện hồ sơ theo quy định. Công văn từ chối gửi qua đường bưu điện (đối với việc nhận hồ sơ qua bưu điện) hoặc hướng dẫn trực tiếp (đối với người dân khi nộp trực tiếp). Trường hợp hồ sơ không đủ thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn người dân và tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Nhờ nắm bắt được nhu cầu và giải quyết những nhu cầu này của người dân nên Trung tâm đã cố gắng đơn giản hóa, rút gọn, cắt bớt các thủ tục hành chính không cần thiết theo quy định của pháp luật, để từ đó tạo ra sự thuận tiện cho người dân khi đến làm các thủ tục hành chính chính, song do còn nhiều thủ tục hành chính chồng chéo, chưa thể xóa bỏ ngay được nên nên còn một số vướng mắc, rườm rà về thủ tục hành chính với người dân và doanh nghiệp khi đến làm hồ sơ ở Trung tâm.
- Tuy nhiên bên cạnh đó do quá trình cải cách hành chính của Nhà nước còn nhiều chậm chễ các văn bản quy phạm pháp luật, còn trồng chéo nên vẫn còn một bộ phận nhỏ người dân, tổ chức gặp khó khăn trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính phần lớn do việc cung ứng các dịch vụ công trực tuyến còn ít, trang thông tin của Trung tâm chưa thể thực hiện được các loại dịch vụ công trực tuyến nghĩa là tổ chức, người dân, không thể nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết công việc với Trung tâm qua mạng do đó ý kiến đánh giá không đồng ý còn chiếm tỉ lệ không nhỏ (8,1%). Bên cạnh đó việc cập nhật các luật, thông tư, thủ tục mới liên quan đến lĩnh vực hành chính ở Trung tâm còn chưa kịp thời. Vì vậy, việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế liên thông hiện đại trong cung ứng dịch vụ hành chính công điện tử càng khó khăn nên ý kiến đánh giá không
đồng ý vẫn còn tồn tại với tỉ lệ (3,8%) cũng là vấn đề không nhỏ đặt ra với trung tâm trong quá trình hoạt động tương lai đòi hỏi trung tâm phải cố gắng đơn giản hơn nữa các thủ tục này giúp cho công việc của người dân, tổ chức khi tới làm việc sẽ thuận tiện hơn.
- Cùng với đó còn một số ít thủ tục hành chính phát sinh ngoài quy định thêm trong quá trình làm hồ sơ của người dân và tổ chức. Có những điều này phần lớn do trong quá trình làm hồ sơ người dân và tổ chức không mang theo đầy đủ hoặc phát sinh trong quá trình làm việc. Song những hồ sơ ngoài quy định được cán bộ hướng dẫn tận tình trong việc bổ sung hồ sơ đối với người dân và tổ chức giúp họ bớt thời gian đi lại nên ý kiến đánh giá rất đồng ý chiếm tỉ lệ cao (30,6%) là một tín hiệu khả quan do thông tin trung tâm cung cấp của người dân và tổ chức khá đầy đủ, rõ ràng là những điểm tích cực trung tâm cần phát huy để phục vụ người dân và tổ chức tốt hơn trong tương lai.
- Thủ tục hành chính còn chưa giảm nhiều, hiệu quả của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoạt động chưa hiệu quả. Nhiều hồ sơ của người dân còn có tình trạng giải quyết chưa đúng hẹn, nhất là trong lĩnh vực xây dựng, đất đai. - Sự chỉ đạo cải cách thủ tục hành chính ở nhiều trung tâm còn mang tính hình thức, nể nang dẫn đến tình trạng trễ hẹn, hiệu quả giải quyết thấp trong việc xử lí thủ tục hành chính, hồ sơ của người dân và doanh nghiệp.
- Nhiều thủ tục vẫn chưa đơn giản hóa, công khai minh bạch, thời gian chưa được rút ngắn triệt để, vẫn còn những TTHC rườm rà, chồng chéo, tạo ra sự không thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp khi đi làm các thủ tục hành chính này. Việc hướng dẫn cho người dân khi làm thủ tục hành chính của cán bộ còn chưa rõ ràng, giải quyết các công việc còn để tình trạng trễ hẹn so với thời gian quy định xảy ra nhiều.
- Việc rà soát, bổ sung, điều chỉnh, công bố công khai TTHC ở một số cơ quan, đơn vị chưa kịp thời, đầy đủ...
- Tính liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính ở một số lĩnh vực còn nhiều bất cập (tỉnh mới thực hiện liên thông trong lĩnh vực đầu tư).
e) Thành phần kết quả (KQ): Kết quả công việc
Kết quả công việc có được trả kịp thời, nhanh chóng theo quy định đề ra. Các hồ sơ có được trả đúng hạn hay trễ hạn. Là những yếu tố phản ánh kết quả công việc của trung tâm.