CHƢƠNG 5 : CHỨC NĂNG KIỂM TRA
5.2.2. Những yờu cầu của kiểm tra
5.2.2.1. Kiểm tra cú trọng điểm
Khi đó xỏc định rừ mục đớch kiểm tra, cần phải xỏc định nờn kiểm tra ở đõu để tập trung sự chỳ ý vào cỏc khu vực và cỏc điểm kiểm tra đú. Thụng thƣờng đú là cỏc khu vực hoạt động thiết yếu hay xảy ra sai sút, tập trung nhiều nguồn lực. Trờn thực tế cỏc nhà quản lý phải lựa chọn và xỏc định phạm vi cần kiểm tra. Nếu khụng xỏc định đƣợc chớnh xỏc khu vực trọng điểm, nhƣ kiểm tra trờn một khu vực quỏ rộng, sẽ làm tốn kộm thời gian, lóng phớ tiền bạc, nguyờn vật liệu và việc kiểm tra sẽ kộm hiệu quả.
5.2.2.2. Kiểm tra ngay tại nơi xảy ra cỏc hoạt động
Nguyờn tắc này đũi hỏi việc kiểm tra khụng chỉ dựa vào cỏc số liệu và bỏo cỏo thống kờ mà phải đƣợc tiến hành ngay tại nơi diễn ra cỏc hoạt động.
5.2.2.3. Kiểm tra phải toàn diện tất cả nguyờn nhõn
Nguyờn tắc này nờu rừ: Trong một cơ hội ngẫu nhiờn nhất định, một số lƣợng nhỏ cỏc nguyờn nhõn cũng cú thể gõy ra đa số cỏc kết quả. Đõy là một nguyờn tắc rất quan trọng tạo cơ sở khoa học cho cỏc nhà quản trị khi họ cố gắng xỏc định cỏc khu vực hoạt động thiết yếu, cỏc điểm kiểm tra thiết yếu. Nguyờn tắc này cũng đũi hỏi trong quỏ trỡnh kiểm tra phải xem xột kỹ càng mọi nguyờn nhõn gõy nờn những sai lệch của hoạt động so với kế hoạch để cú thể đề ra cỏc biện phỏp điều chỉnh cú hiệu quả
5.2.2.4. Xõy dựng hệ thống ba kiểm tra
Nguyờn tắc này đũi hỏi mỗi ngƣời, mỗi bộ phận phải tự kiểm tra mỡnh là tốt nhất. Khả năng tự kiểm tra để tự hoàn thiện thể hiện trỡnh độ phỏt triển cao của một hệ thống. Sau khi cỏ nhõn ngƣời thực hiện tiến hành kiểm tra thỡ đến lónh đạo trực tiếp kiểm tra, cuối cựng là cỏn bộ chuyờn trỏch kiểm tra.
5.2.2.5. Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trờn kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra
Cơ sở để tiến hành kiểm tra thƣờng là dựa vào kế hoạch. Do vậy, nú phải đƣợc thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức. Mặt khỏc, kiểm tra cũn cần đƣợc thiết kế căn cứ theo cấp bậc của đối tƣợng đƣợc kiểm tra
5.2.2.6. Kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cỏ nhõn cỏc nhà quản trị
Kiểm tra nhằm giỳp nhà quản lý nắm đƣợc những gỡ đang xảy ra, cho nờn những thụng tin thu thập đƣợc trong quỏ trỡnh kiểm tra phải đƣợc nhà quản lý thụng hiểu. Những thụng tin hay cỏch diễn đạt thụng tin kiểm tra mà nhà quản lý khụng hiểu đƣợc thỡ họ sẽ khụng thể sử dụng và do đú sự kiểm tra sẽ khụng cũn tỏc dụng.
5.2.2.7. Kiểm tra phải cụng khai, khỏch quan, chớnh xỏc
Quỏ trỡnh quản trị dĩ nhiờn là bao gồm nhiều yếu tố chủ quan của nhà quản trị, nhƣng việc xem xột cỏc bộ phận cấp dƣới cú làm tốt cụng việc hay khụng, khụng thể là sự phỏn đoỏn chủ quan. Nếu nhƣ thực hiện kiểm tra với những định kiến cú sẵn sẽ khụng cho chỳng ta cú đƣợc những nhận xột và đỏnh giỏ đỳng mức về đối tƣợng đƣợc kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ bị sai lệch và sẽ làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất lớn.
5.2.2.8. Hệ thống kiểm tra phải phự hợp với nền văn hoỏ của tổ chức.
Để việc kiểm tra cú hiệu quả cao cần xõy dựng một quy trỡnh và cỏc nguyờn tắc kiểm tra phự hợp với nột văn hoỏ của doanh nghiệp. Nếu nhà quản trị trong tổ chức cú phong cỏch lónh đạo dõn chủ, nhõn viờn làm việc tự giỏc, luụn sỏng tạo và cú tinh thần trỏch nhiệm thỡ việc kiểm tra hoạt động của cấp dƣới và nhõn viờn khụng nờn thực hiện quỏ thƣờng xuyờn. Ngƣợc lại, nếu nhõn viờn cấp dƣới quen làm việc với cỏc nhà quản trị cú phong cỏch độc đoỏn, thƣờng xuyờn chỉ đạo chặt chẽ, chi tiết và nhõn viờn cú tớnh ỷ lại, khụng cú khả năng linh hoạt thỡ khụng thể ỏp dụng cỏch kiểm tra, trong đú nhấn mạnh đến sự tự giỏc hay tự điều chỉnh của mỗi ngƣời.
5.2.2.9. Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm.
Cỏc kỹ thuật và cỏch tiếp cận kiểm tra đƣợc coi là cú hiệu quả khi chỳng cú khả năng làm sỏng tỏ nguyờn nhõn và điều chỉnh những sai lệch tiềm tàng và thực tế so với kế hoạch với mức chi phớ nhỏ nhất. Yờu cầu này đũi hỏi lợi ớch của kiểm tra phải tƣơng xứng với chi phớ cho nú. Mặc dự nguyờn tắc này là đơn giản nhƣng khú trong thực hành. Thụng thƣờng cỏc nhà quản trị phải bỏ ra nhiều chi phớ tốn kộm cho cụng tỏc kiểm tra nhƣng kết quả thu đƣợc do kiểm tra lại khụng tƣơng xứng.
5.2.2.10. Việc kiểm tra phải đưa đến hành động
Dựa vào kết quả chức, điều chỉnh lại kế cỏch lónh đạo.
kiểm tra nhà quản lý phải hành động. Cú thể đú là sắp xếp lại tổ hoạch, cắt giảm chi tiờu, đào tạo lại nhõn viờn, thay đổi phong
Nếu nhận ra sai lệch so với kế hoạch đặt ra mà khụng điều chỉnh, thỡ việc kiểm tra mất tỏc dụng, ý nghĩa.
5.2.2.11. Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt đa dạng
Muốn cho việc kiểm tra đem lại hiệu quả thiết thực thỡ cần tiến hành đồng bộ ở nhiều khõu, kết hợp nhiều phƣơng phỏp với nhau. Cỏc phƣơng phỏp kiểm tra, hỡnh thức kiểm tra cũng phải đƣợc ỏp dụng linh hoạt, uyển chuyển, phự hợp với từng đối tƣợng, quy mụ, mục đớch của kiểm tra.