CHƢƠNG 4 : CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO
4.3. Phƣơng phỏp và phong cỏch lónh đạo
4.3.2. Cỏc phong cỏch lónh đạo
Cú 3 phong cỏch lónh đạo là:
4.3.2.1. Phong cỏch lónh đạo độc đoỏn
Nhà quản trị cú phong cỏch lónh đạo độc đoỏn là ngƣời độc đoỏn và dễ trở thành quan liờu. Đặc điểm của phong cỏch lónh đạo này là:
Nhà quản trị khụng lắng nghe ý kiến và khai thỏc trớ tuệ tập thể. Chỉ dựa vào sự hiểu biết và kinh nghiệm cỏ nhõn để ra quyết định.
Mệnh lệnh đƣa ra bắt cấp dƣới phải tuõn theo triệt để.
Luụn kiểm tra chặt chẽ mọi hành động của cấp dƣới bảo đảm đạt mục tiờu.
Phong cỏch độc đoỏn trong một số trƣờng hợp cú ƣu điểm là cú thể giải quyết nhanh chúng đƣợc cụng việc, đạt mục tiờu đó định. Phự hợp với những tập thể thiếu kỷ luật, khụng tự giỏc, trỡ trệ, đũi hỏi phải chấn chỉnh nhanh chúng hoặc khi một tập thể đó rơi vào những điều kiện hoạt động phức tạp và nguy hiểm đến mức phải thi hành những giải phỏp cƣỡng bức cấp bỏch để lập lại trật tự bỡnh thƣờng đảm bảo sự tồn tại và phỏt triển của tập thể. Tuy nhiờn, nú cú thể làm triệt tiờu sự sỏng tạo của mọi ngƣời trong tổ chức
4.3.2.2. Phong cỏch lónh đạo dõn chủ
Phong cỏch lónh đạo này cú đặc điểm: Nhà quản trị đề cao sự đúng gúp của tập thể nờn trƣớc khi ra quyết định thƣờng tham khảo ý kiến tập thể. Để tập thể bàn bạc, xõy dựng cỏc phƣơng ỏn để lựa chọn phƣơng ỏn tối ƣu hoặc ra quyết định.
Đối với cỏc vấn đề quan trọng nhà quản trị bao giờ cũng trƣng cầu ý kiến của cỏc thành viờn và đề xuất của cấp dƣới, cho họ chọn cỏch làm.
Cỏc chỉ thị, mệnh lệnh đề ra mang tớnh dõn chủ, tụn trọng ngƣời chấp hành nờn đƣợc tập thể tiếp nhận vui vẻ và chấp hành nghiờm chỉnh.
Nhà quản trị cú phong cỏch lónh đạo dõn chủ cú khả năng tập hợp quần chỳng, biết tạo ra những điều kiện thuận lợi để phỏt huy tớnh chủ động sỏng tạo của nhõn viờn và cấp dƣới và làm cho họ hài lũng đối với cụng việc đƣợc giao.
Khụng nờn sử dụng tỏc phong dõn chủ ở những đơn vị thiếu ý thức tổ chức kỷ luật, khụng tự giỏc hoặc khi phải đƣa ra quyết định gấp cú tớnh chất hành chớnh và cũng khụng đƣợc thoả hiệp vụ nguyờn tắc, trở thành ngƣời theo đuụi quần chỳng.
4.3.2.3. Phong cỏch kết hợp độc đoỏn và dõn chủ
Là phong cỏch kết hợp cú hiệu quả cả hai phong cỏch ở trờn tuỳ theo từng trƣờng hợp. Nếu phải ra quyết định gấp và khụng quan trọng thỡ cú thể sử dụng phong cỏch độc đoỏn. Những quyết định quan trọng vƣợt quỏ tầm kiểm soỏt của mỡnh hoặc do thiếu thụng tin hoặc liờn quan đến nhiều ngƣời cần phải chọn phong cỏch dõn chủ để khai thỏc kiến tập thể và đƣợc sự đồng lũng nhất trớ của mọi ngƣời thỡ sẽ động viờn đƣợc tập thể chấp hành nghiờm chỉnh.
4.3.2.4. Phong cỏch tự do
Ngƣời lónh đạo theo phong cỏch này thƣờng ớt cõu nệ vào hỡnh thức làm việc mà luụn phỏt hiện ra cỏc vấn đề mới để tổ chức thực hiện thành cụng nú. Muốn cú phong cỏch này thỡ ngƣời lónh đạo phải cú bề dầy về cụng tỏc chuyờn mụn và kinh nghiệm, cú quan hệ rộng rói với mụi trƣờng, cú động cơ làm việc và tỉnh tảo trong việc giải quyết mọi tỡnh huống
4.3.2.5. Một số phong cỏch làm việc xấu:
Phong cỏch “tiểu nhõn” là phong cỏch làm việc của ngƣời lónh đạo chỉ chăm chỳ đến lợi ớch cỏ nhõn, họ ủng hộ ai đem lại lợi ớch cho họ chứ khụng cần ngƣời giỏi mà khụng đem lại lợi ớch cho cỏ nhõn mỡnh. Họ giao việc cho cấp dƣới nhƣng lại tỡm cỏch gõy cản trở để cấp dƣới khụng thực hiện đƣợc, rồi lấy đú để trự ỳm cấp dƣới. Họ ghen ghột tài năng cấp dƣới, buộc mọi ngƣời phải nhất nhất phục tựng và “tụn thờ” họ
Phong cỏch “sản xuất nhỏ” là phong cỏch làm việc của ngƣời lónh đạo nhiệt tỡnh nhƣng khụng vững về chuyờn mụn, họ tổ chức hội họp rất nhiều, thớch phụ trƣơng hỡnh thức, ƣa bắt chƣớc nhƣng khụng cú cơ sở về tri thức khoa học nờn chỉ đạo doanh nghiệp rất thất thƣờng làm mệt mỏi cấp dƣới
Phong cỏch “con buụn” là phong cỏch làm việc theo kiểu múc ngoặc. Ngƣời lónh đạo cú phong cỏch làm việc kiểu này thƣờng thớch giao việc hay quan hệ với con ngƣời theo kiểu “cú đi, cú lại”, theo kiểu mặc cả buụn bỏn quyền lợi, bất kể nguyờn tắc và đạo
lý. Ngƣời cú phong cỏch này, ớt nhiều đều mang theo mỡnh dỏng dấp của phong cỏch “tiểu nhõn”
Phong cỏch “quõn phiệt” là phong cỏch làm việc của cỏc giỏm đốc hónh diện, họ cho họ là “cha mẹ” của cấp dƣới, mặc sức tung hồnh. Lónh đạo cƣỡng bức một cỏch rất cực đoan, họ tập trung xung quanh họ cỏc phần tử cơ hội để làm phiền hà những ngƣời ngay thẳng, tự trọng. Họ tận dụng nhiệm kỳ cụng tỏc của mỡnh để làm giàu cỏ nhõn, thanh toỏn õn oỏn với mọi ngƣời trong tầm khống chế của họ
4.4. Lónh đạo nhúm làm việc
Một nhúm ngƣời làm việc trong cựng một văn phũng hay thậm chớ một dự ỏn chung khụng phải lỳc nào cũng tiến hành cụng việc của một nhúm làm việc. Nếu nhúm đú đƣợc quản lý theo kiểu chuyờn quyền độc đoỏn hoàn toàn, cú lẽ sẽ khụng cú nhiều cơ hội cho sự tỏc động qua lại liờn quan đến cụng việc giữa cỏc thành viờn trong nhúm. Nếu cú bất kỳ tƣ tƣởng bố phỏi nào trong nhúm, hoạt động của nhúm sẽ khụng bao giờ tiến triển đƣợc. Ngƣợc lại, nhúm làm việc là phƣơng thức cú thể đƣợc tận dụng dự với những cỏ nhõn ở những khoảng cỏch xa làm việc ở những dự ỏn khỏc nhau.
Núi một cỏch đơn giản, nhúm làm việc tạo ra một tinh thần hợp tỏc, phối hợp, những thủ tục đƣợc hiểu biết chung và nhiều hơn nữa. Nếu điều này diễn ra trong một nhúm ngƣời, hoạt động của họ sẽ đƣợc cải thiện bởi sự hỗ trợ chung (cả về thực tế lẫn lý thuyết).
4.4.1. Phõn loại nhúm làm việc
4.4.1.1. Cỏc nhúm chớnh thức
Cỏc nhúm chớnh thức là những nhúm cú tổ chức. Chỳng thƣờng cố định, thực hiện cụng việc cú tớnh thi đua, và cú phõn cụng rừ ràng. Họ cú cựng chung tay nghề chuyờn mụn để giải quyết cỏc vấn đề và điều hành cỏc đề ỏn.
Cỏc nhúm ở mọi cấp độ đƣợc tổ chức theo chuyờn mụn và mang tớnh chất lõu dài để đảm đƣơng cỏc mục tiờu chuyờn biệt. Cỏc nhúm chức năng chớnh thức thƣờng đƣa ra những ý kiến chuyờn mụn theo cỏc lĩnh vực riờng của họ.
4.4.1.2. Cỏc nhúm khụng chớnh thức
Những nhúm ngƣời nhúm lại với nhau thất thƣờng để làm việc theo vụ việc cú tớnh chất đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, nhƣ:
Cỏc nhúm thực hiện theo dự ỏn theo thời vụ,
Cỏc nhúm linh động bàn thảo chiến lƣợc hay cần dàn xếp từng vụ việc, Cỏc nhúm núng cần vận dụng trớ tuệ cho những đề ỏn cần nhiều sỏng tạo, Những lực lƣợng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rỳt những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn
4.4.2. Cỏc giai đoạn hỡnh thành và phỏt triển nhúm
4.4.2.1. Hỡnh thành
Hỡnh thành là giai đoạn nhúm đƣợc tập hợp lại. Mọi ngƣời đều rất giữ gỡn và rụt rố. Sự xung đột hiếm khi đƣợc phỏt ngụn một cỏch trực tiếp, chủ yếu là mang tớnh chất cỏ nhõn và hoàn toàn là tiờu cực. Do nhúm cũn mới nờn cỏc cỏ nhõn sẽ bị hạn chế bởi những kiến riờng của mỡnh và nhỡn chung là khộp kớn. Điều này đặc biệt đỳng đối với một thành viờn kộm quan trọng và lo õu quỏ. Nhúm phần lớn cú xu hƣớng cản trở những ngƣời nổi trội lờn nhƣ một ngƣời lónh đạo.
4.4.2.2. Xung đột
Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đú, cỏc bố phỏi đƣợc hỡnh thành, cỏc tớnh cỏch va chạm nhau, khụng ai chịu lựi một bƣớc trƣớc khi giơ nanh mỳa vuốt. Điều quan trọng nhất là rất ớt sự giao tiếp vỡ khụng cú ai lắng nghe và một số ngƣời vẫn khụng sẵn sàng núi chuyện cởi mở. Sự thật là, sự xung đột này dƣờng nhƣ là một thỏi cực đối với nhúm làm việc của bạn nhƣng nếu bạn nhỡn xuyờn qua cỏi bề ngoài tử tế và thấy đƣợc những lời mỉa mai, cụng kớch, ỏm chỉ, cú thể bức tranh sẽ rừ hơn.
4.4.2.3. Giai đoạn bỡnh thường húa
Sau đú là giai đoạn bỡnh thƣờng húa. Ở giai đoạn này, nhúm bắt đầu nhận thấy những lợi ớch của việc cộng tỏc cựng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ. Do một tinh thần hợp tỏc mới hiện hữu, mọi thành viờn bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mỡnh và những vấn đề này đƣợc thảo luận cởi mở bờn với toàn bộ nhúm. Sự tiến bộ lớn nhất là mọi ngƣời cú thể bắt đầu lắng nghe nhau. Những phƣơng phỏp làm việc đƣợc hỡnh thành và toàn bộ nhúm đều nhận biết đƣợc điều đú.
4.4.2.4. Giai đoạn hoạt động trụi chảy
Đõy là điểm cao trào, khi nhúm làm việc đó ổn định trong một hệ thống cho phộp trao đổi những quan điểm tự do và thoải mỏi và cú sự hỗ trợ cao độ của cả nhúm đối với mỗi thành viờn và với cỏc quyết định của nhúm.
4.4.3. Cơ cấu tổ chức nhúm làm việc
4.4.3.1. Người lónh đạo nhúm
Nhiệm vụ: Tỡm kiếm cỏc thành viờn mới và nõng cao tinh thần làm việc. Tiờu chuẩn lónh đạo nhúm: Cú khả năng phỏn đoỏn tuyệt vời những năng lực và cỏ tớnh của cỏc thành viờn trong nhúm. Giỏi tỡm ra cỏc cỏch vƣợt qua những điểm yếu. Cú khả năng thụng tri hai chiều. Biết tạo bầu khụng khớ hƣng phấn và lạc quan trong nhúm.
4.4.3.2. Người gúp ý
Nhiệm vụ:Giỏm sỏt và phõn tớch sự hiệu quả lõu dài của nhúm. Những ngƣời này khụng bao giờ thoả món với phƣơng sỏch kộm hiệu quả, là chuyờn viờn phõn tớch cỏc giải phỏp để thấy đƣợc cỏc mặt yếu trong đú để chỉnh lý cỏc khuyết điểm.
4.4.3.3. Người bổ sung
Nhiệm vụ: Đảm bảo nhúm hoạt động trụi chảy. Do vậy phải cú phƣơng phỏp nhằm thiết lập biểu thời gian, lƣờng trƣớc những trỡ trệ nguy hại trong lịch trỡnh làm việc nhằm trỏnh chỳng đi, cú trớ lực và mong muốn việc chỉnh đốn cỏc sự việc, Cú khả năng hỗ trợ và thắng vƣợt tớnh chủ bại.
4.4.3.4. Người giao dịch
Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bờn ngoài cho nhúm. Do vậy, phải là ngƣời cú ngoại giao và phỏn đoỏn đỳng cỏc nhu cầu của ngƣời khỏc, gõy đƣợc sự an tõm và am hiểu, nắm bắt đỳng mức toàn cảnh hoạt động của nhúm, chớn chắn khi xử lý thụng tin, đỏng tin cậy.
4.4.3.5. Người điều phối
Nhiệm vụ: Lụi kộo mọi ngƣời làm việc chung với nhau theo phƣơng ỏn liờn kết. Do vậy phải là ngƣời hiểu những nhiệm vụ khú khăn liờn quan tới nội bộ, cảm nhận đƣợc những ƣu tiờn, cú khả năng nắm bắt cỏc vấn đề cựng lỳc, cú tài giải quyết những rắc rối.
4.4.3.6. Người tham gia ý kiến
Nhiệm vụ: Giữ vững và khớch lệ sinh lực đổi mới của toàn nhúm. Do vậy phải là ngƣời luụn cú những ý kiến lạc quan, sinh động, thỳ vị, mong muốn đƣợc lắng nghe ý kiến của những ngƣời khỏc, nhỡn cỏc vấn đề nhƣ những cơ hội cỏch tõn đầy triển vọng chứ khụng là những tai hoạ.
4.4.3.7. Người giỏm sỏt
Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi cỏc tiờu chuẩn cao. Do vậy phải là ngƣời luụn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn, nghiờm tỳc, đụi khi cũn cần tỏ ra mụ phạm, chuẩn mực, phỏn đoỏn tốt về kết quả cụng việc của mọi ngƣời, khụng chần chừ đƣa vấn đề ra, cú khả năng khen lao và tỡm ra sai sút.
4.4.4. Nguyờn tắc làm việc nhúm
4.4.4.1. Nguyờn tắc đồng thuận
Những buổi họp là cỏch thức tuyệt hảo để bổi đắp tinh thần đồng đội và thúi quen làm việc theo nhúm ngay từ lỳc đầu mới thành lập nhúm. Những loạt buổi họp giỳp cỏc thành viờn mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trớ về cỏc mục tiờu đƣợc giao cựng cỏc vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức.
Những điểm cần ghi nhớ: Mọi thành viờn của nhúm cần thống nhất về việc phải nhắm tới. Cỏc mục tiờu chỉ ổn định khi đó bàn thảo xong cỏc biện phỏp thực hiện. Mặc dự cỏc thành viờn của nhúm cần đƣợc định hỡnh cỏc mục tiờu, nhƣng nờn phổ biến cỏc mục tiờu cho cỏc hội viờn nắm. Để đạt đƣợc những kết quả cao nhất, cỏc mục tiờu cũn phải đƣợc thử thỏch bằng cỏch kết hợp giữa những mục tiếu chung và mục tiờu riờng.
4.4.4.2. Thiết lập mối quan hệ chặt chẽ
Mọi nhúm cần cú sự hỗ trợ của đụi ngũ thõm niờn ở cơ quan chủ quản. Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhúm cần tới là: Ngƣời bảo trợ chớnh của nhúm; Ngƣời đầu ngành hoặc phũng ban cú liờn quan; Ngƣời quản lý tài chớnh của nhúm
4.4.4.3. Khuyến khớch sỏng tạo
Nhiều ngƣời trở thành những kẻ chỉ biết làm theo kinh nghiệm và tớnh cỏch riờng của họ. Hóy phỏ thế thụ động ấy và tạo tớnh sỏng tạo.
Đừng để nhúm của bạn bị phõn lớp thành những con ngƣời chuyờn sỏng tạo và những kẻ thụ động. Muốn vậy, bạn luụn biết hoan nghờnh tớnh đa dạng của cỏc quan điểm và ý tƣởng, để rồi lỏi buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất.
4.4.4.4. Giải quyết cỏc phỏt sinh
Việc cú đƣợc những sỏng kiến đũi hỏi cú ngƣời lónh đạo và cần một hỡnh thức tổ chức nào đú, để kết quả buổi họp cú thể mở ra một hƣớng đi. Mọi ý kiến cần đƣợc ghi chộp lờn biểu đồ hay bảng để mọi ngƣời cú thể nhỡn thấy. Sau đú, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và túm tắt những ý khả thi.
Những điểm cần ghi nhớ: Phƣơng phỏp vận dụng trớ tuệ tập thể đụi khi đƣợc gọi là “tƣ duy hành động nhúm”. Sự chỉ trớch làm giảm úc sỏng tạo. Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp. Nhiều ý kiến tƣởng chừng ngớ ngẩn lại co ựthể đƣa đến những giải phỏp đỏng giỏ. Cần ghi mọi ý kiến lờn bảng cho dự đấy chƣa hẳn là ý kiến độc đỏo. Những ý kiến sỏng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý kiến của một cỏ nhõn đƣa ra.
4.4.4.5. Học cỏch ủy thỏc
Sự ủy thỏc cúi hai hỡnh thức: ủy thỏc cụng việc và ủy thỏc quyền hành. Ủy thỏc cụng việc là phõn nhỏ mỗi kế hoạch thành cỏc phần việc riờng và với mục tiờu riờng, rồi phõn chỳng cho cỏc thành viờn của nhúm. Sau đú, phú mặc cho họ và chỉ can thiệp khi khụng đạt mục tiờu. Việc ủy thỏc quyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho ngƣời đƣợc ủy quyền đầy đủ quyền và để họ đƣợc hành xử nú.
Khi ủy thỏc, cần nhận diện cỏc loại đặc tớnh khi ủy thỏc: Cú khả năng muốn thực hiện: Đõy là trƣờng hợp ta gặp ngƣời đƣợc ủy nhiệm lý tƣởng, sẵn lũng nhận trỏch nhiệm và cũng sẵn lũng tham khảo ý kiến ngƣời khỏc, thực hiện theo ý khi đƣợc ủy nhiệm; Cú khả năng khụng muốn thực hiện: Loại ngƣời này khụng sẵn lũng học hỏi và tiếp thu ý kiến của ngƣời khỏc, thiếu tinh thần hợp tỏc, khụng nờn giao quyền cho họ; Thiếu khả năng muốn thực hiện: Cần đƣợc đào tạo bổ khuyết những mặt yếu trƣớc khi đƣợc ủy nhiệm; Thiếu khả năng, khụng muốn thực hiện: Giao việc cho loại ngƣời này hẳn là hỏng to.
4.4.4.6. Khuyến khớch phỏt biểu
Ngƣời lónh đạo cần động viờn mọi ngƣời bàn thảo, ngay cả với ý kiến nghịch lại cũng cú giỏ trị của nú. Cần tạo bầu khụng khớ thụng hiểu nhau giữa cỏc thành viờn nhất thụng tin về tiến độ và những thay đổi đƣờng lối làm việc, linh hoạt trong thực thi nhiệm vụ
4.4.5. Quỏ trỡnh làm việc nhúm
4.4.5.1. Tại lần họp đầu tiờn
Khi nhúm nhận đề tài, trƣởng nhúm sẽ đem ra cho cỏc thành viờn trong nhúm thảo luận chung, tỡm ý tuởng hay, phỏt biểu và đúng gúp ý kiến. Nhúm sẽ phõn cụng, thảo luận cụng việc cho phự hợp khả năng từng ngƣời dựa trờn chuyờn mụn vủa họ. Đề ra kế hoạch