CHƢƠNG 6 : MỘT SỐ VẤN ĐỀ TRONG QUẢN TRỊ HỌC HIỆN ĐẠI
6.2. Quản trị sự thay đổi
Sự thay đổi tổ chức là quy luật khỏch quan, đặc biệt ngày nay phỏt triển tổ chức là chiến lƣợc của cỏc doanh nghiệp nhằm thay đổi để nõng cao tớnh hiệu quả. Thay đổi tổ chức tỏi tạo lại cơ cấu tổ chức để hành động phự hợp với tỡnh hỡnh mới theo hƣớng phỏt triển tổ chức bao gồm cả sự thay đổi về cơ cấu cụng nghệ, nhiệm vụ. Song cơ bản là thay đổi con ngƣời.
6.2.1. Thay đổi và lý do cần thay đổi
Thay đổi cú nghĩa là làm cho sự vật khỏc đi. Núi cỏch khỏc thay đổi tổ chức là những cố gắng cú kế hoạch hoặc khụng cú kế hoạch nhằm hoàn thiờn, đổi mới tổ chức theo cỏch thức cú thể giỳp nú thớch nghi đƣợc với những thay đổi của mụi trƣờng hoặc đạt đƣợc những mục đớch mới. Nhƣ vậy, thực chất của sự thay đổi là từng bƣớc hiện đại hoỏ quản trị đảm bảo sự thớch ứng của doanh nghiệp với mụi trƣờng kinh doanh. Mục tiờu của thay đổi là nhằm nõng cao chất lƣợng của cỏc hoạt động quản trị, thụng qua đú đảm bảo tớnh hiệu quả và sức sống cho doanh nghiệp.
Quản trị sự thay đổi là quỏ trỡnh thiết kế và thực hiện cú tớnh toỏn sự đổi mới tổ chức theo hƣớng thớch nghi với những thay đổi của mụi trƣờng hoặc những mục đớch mới.
Quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp là tổng hợp cỏc hoạt động quản trị nhằm chủ động phỏt hiện, thỳc đẩy và điều khiển quỏ trỡnh thay đổi của doanh nghiệp phự hợp
với những biến động của mụi trƣờng kinh doanh đảm bảo cho doanh nghiệp phỏt triển trong mụi trƣờng kinh doanh luụn biến động.
Lý do dẫn tới sự thay đổi của tổ chức là vỡ:
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải đƣợc thiết kế phự hợp với sự thay đổi và thỳc đẩy tớnh sỏng tạo của nhõn viờn;
Thay đổi để phự hợp với nền kinh tế thị trƣờng hiện đại và tớnh chất cạnh tranh mới;
Thay đổi của tổ chức để luụn thớch nghi với sự biến đổi nhanh chúng và khụng ngừng của mụi trƣờng;
Thay đổi là tiền đề để nõng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp.
Cỏc ỏp lực thỳc đẩy và cản trở sự thay đổi:
Cỏc ỏp lực thỳc đẩy sự thay đổi: + Cỏc ỏp lực về cạnh tranh; + Cỏc ỏp lực mang tớnh tổ chức;
+ Cỏc ỏp lực thuộc mụi trƣờng quốc tế và kinh tế quốc tế. Cỏc ỏp lực cản trở sự thay đổi:
Cỏc ỏp lực về cỏ nhõn;
Cỏc ỏp lực mang tớnh tổ chức; Cỏc ỏp lực thuộc kinh tế quốc tế.
Lịch sử kinh tế và chớnh trị những năm gần đõy cho thấy thành cụng thuộc về những ai biết chuyển hƣớng đỳng lỳc. Sự thay đổi cú thể vỡ những lý do bờn trong nhƣ sự chuyển hƣớng hoạt động của tổ chức. Nhƣng nú thƣờng bắt nguồn từ sức ộp của cỏc lực lƣợng thuộc về mụi trƣờng bờn ngoài nhƣ chớnh sỏch của chớnh phủ, nhu cầu mới của ngƣời tiờu dựng...Những sức ộp thỳc đẩy sự thay đổi cú thể nhỡn nhận nhƣ những mối đe doạ mà cũng cú thể coi là cỏc cơ hội cho sự phỏt triển của tổ chức. Chỳng cú thể tạo ra trạng thỏi tuyệt vọng nhƣng cũng cú thể là động lực phỏt huy khả năng sỏng tạo của con ngƣời. Những phản ứng và kết quả sẽ phụ thuộc vào việc cỏc nhà quản trị hiểu cỏc sức ộp này nhƣ thế nào và họừe làm gỡ với chỳng.
Trở lực đối với thay đổi cú thể xuất hiện từ những lực lƣợng chống phỏ bờn ngoài nhƣng thƣờng nảy sinh từ nguyờn nhõn bờn trong, gắn liền với phong cỏch quản trị, cơ cấu, thể chế và văn hoỏ tổ chức. Con ngƣời luụn cú quỏn tớnh trong nhận thức, thỏi độ và hành vi. Họ cú xu hƣớng muốn duy trỡ những gỡ đó quen thuộc, và khụng sẵn sàng đối đầu với những hậu quả khụng rừ ràng mà sự thay đổi đem lại. Quỏ trỡnh thay đổi sẽ diễn ra khi mối quan hệ cõn bằng giữa cỏc yếu tố thỳc đẩy sự thay đổi và cỏc yếu tố cản trở sự thay đổi bi phỏ vớ nghiờng về cỏc yếu tố thỳc đẩy.
6.2.2. Nội dung của sự thay đổi tổ chức
Sự thay đổi của tổ chức cú thể đƣợc thực hiện theo cỏc hƣớng:
Thay đổi cơ cấu. Sự thay đổi này sẽ dẫn đến việc bố trớ sắp xếp lại cỏc bộ phận
cấu thành tổ chức nhƣ cỏc mối liờn hệ truyền thụng, dũng cụng việc, cấp bậc quản trị… Đổi mới cơ cấu để nõng cao hiệu quả hoạt động của bộ mỏy, bao gồm cơ cấu tổ chức quản trị, phƣơng thức hoạt động và đội ngũ cỏn bộ quản trị. Những thay đổi cơ cấu đƣợc thực hiện thụng qua:
Thiết kế lại tổ chức: chuyển từ cơ cấu cơ học, mỏy múc sang cơ cấu hữu cơ linh
hoạt.
Thực hiện phõn quyền: Tạo nờn cỏc bộ phận nhỏ tự quản nhằm tăng động lực cho
cỏc thành viờn, và tập trung sự quan tõm của họ vào cỏc hoạt động ƣu tiờn hàng đầu trong tổ chức. Phõn quyền để khuyến khớch cỏc bộ phận tỡm cỏch thớch ứng cơ cấu và cụng nghệ mới với nhiệm vụ và mụi trƣờng của nú.
Cải tiến dũng cụng việc và hợp nhúm một cỏch thận trọng cỏc chuyờn mụn: để cú thể làm tăng năng suất, chất lƣợng, tỡnh thần đồng đội và tớnh sỏng tạo của ngƣời lao động.
Thay đổi cụng nghệ. Thay đổi này bao hàm sự hoàn thiện, đổi mới trang thiết bị,
quy trỡnh hoạt động, kỹ thuật, nghiờn cứu hoặc cỏc phƣơng phỏp sản xuất. Cụng nghệ sản xuất là yếu tố quan trọng ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức. Sự thay đổi đồng thời cơ cấu và cụng nghệ giỳp mở rộng cụng việc và làm phong phỳ cụng việc giỳp tăng cƣờng khả năng hoạt động của tổ chức.
Thay đổi con người : Khỏc với hai cỏch tiếp cận cơ cấu và cụng nghệ cố gắng làm
tăng khả năng hoạt động của tổ chức nhờ thay đổi hoàn cảnh làm việc, cỏch tiếp cận thay đổi con ngƣời cố gắng thay đổi hành vi của ngƣời lao động bằng cỏch tập trung vào kỹ năng, thỏi độ, nhận thức và kỳ vọng của họ. Biện phỏp thực hiện là thay đổi phƣơng phỏp và tƣ duy quản trị nhằm thỳc đẩy tớnh chủ động sỏng tạo của cỏn bộ cụng nhõn viờn, cho phộp họ tham gia nhiều hơn vào quỏ trỡnh giải quyết những vấn đề khỏc nhau của doanh nghiệp, khuyến khớch những ý tƣởng mới và sỏng kiến mới của mọi ngƣời trong doanh nghiệp. Việc thay đổi tƣ duy cú vai trũ rất quan trọng vỡ nú đảm bảo cho việc đổi mới doanh nghiệp thớch ứng với những đũi hỏi phỏt triển kinh tế kỹ thuật hiện đại.
6.2.3. Những hỡnh thức thay đổi tổ chức
Thay đổi cú tớnh hoàn thiện: là làm cho những yếu tố nhất định của tổ chức tốt
hơn và giỳp cho tổ chức đạt kết quả cao hơn trong hoạt động. Quỏ trỡnh hoàn thiện luụn diễn ra liờn tục, nú khụng tạo ra những biến đổi về chất cho tổ chức mà chỉ cải thiện tỡnh hỡnh cũ.
Thay đổi cú tớnh quỏ độ. Đú là sự thay đổi tạm thời từng bƣớc, trƣớc khi những
yếu tố nhất định của tổ chức đạt đƣợc trỡnh độ phỏt triển vƣợt bậc về chất nhằm thớch ứng với tỡnh hỡnh mới.
Thay đổi cú tớnh biến đổi. Là đƣa tổ chức lờn một bƣớc phỏt triển mới vƣợt bậc
về chất nhằm thớch ứng với tỡnh hỡnh thực tế. Việc thay đổi này nhiều khi dẫn đến việc nhận thức lại mục đớch, tiờu chuẩn, phong cỏch lónh đạo, văn hoỏ… của tổ chức.
Bờn cạnh đú cũn một số hỡnh thức thay đổi của doanh nghiệp như:
Thay đổi từ từ và thay đổi triệt để;
Thay đổi gắn với sự lớn mạnh và thay đổi nhằm nõng cao năng lực cạnh tranh; Thay đổi căn bản về chất;
Cấu trỳc lại kinh doanh.
Quỏ trỡnh xỏc định những thay đổi cần thiết cho tổ chức chớnh là việc hỡnh thành tầm nhỡn tƣơng lai của tổ chức. Hỡnh ảnh tƣơng lai của tổ chức cú thể chỉ đơn thuần là việc hồn thiện những gỡ đó cú; cú thể là việc thảo ra một hỡnh ảnh mới, mà qua nhiều bƣớc chuyển đổi tổ chức sẽ đạt đƣợc; cú thể là cỏi gỡ đú hoàn toàn mới , chƣa thực sự rừ ràng ngay bõy giờ, nhƣng chắc chắn là sẽ khụng giống nhƣ hỡnh ảnh hiện tại của tổ chức.
6.2.4. Yếu tố thời gian đối với sự thay đổi
Thời điểm thực hiện thay đổi
Nờn thực hiện bắt đầu thay đổi khi dự bỏo đƣợc những sức ộp xảy ra. Sức ộp này thƣờng từ mụi trƣờng bờn ngoài tổ chức nhƣ đối thủ cạnh tranh, chớnh trị, luật phỏp… Tuy khụng phải là quỏ nghiờm trọng đe doạ đến sự sống cũn của tổ chức nhƣng đƣợc đỏnh giỏ là lý do xỏc đỏng cho sự thay đổi. Vớ dụ nhƣ đối thủ cạnh tranh liờn tục cho ra đời cỏc sản phẩm mới, doanh nghiệp cú thể cơ cấu lại bộ phận R&D của mỡnh.
Thời điểm thực hiện thay đổi cú thể bắt đầu khi tổ chức đang đứng trƣớc một mối đe doạ hiện hữu sự sống của tổ chức, mọi ngƣời đều nhận ra điều đú và đang biết rằng khụng cú sự lựa chọn nào khỏc là thay đổi.
Khi nào nờn thực hiện sự thay đổi là việc cảm nhận tinh tế về thời gian. Tổ chức phải lựa chọn đỳng thời điểm cần thực hiện sự thay đổi và khả năng để làm việc đú. Thực tế khụng phải lỳc này hai khớa cạnh này cũng đi liền với nhau.
- Thời gian và tốc độ thay đổi
Cú nhiều cõu hỏi cần trả lời: Sẽ tốn bao nhiờu thời gian để thiết kế cỏc kế hoạch và chƣơng trỡnh thay đổi? Sự thay đổi diễn ra bao lõu? Quỏ trỡnh tiến hành những điều chỉnh cần thiết sẽ diễn ra nhƣ thế nào? Liệu cú dễ dàng hơn cho tổ chức nếu thực hiện sự thay đổi nhanh chúng?.
Lời giải cho những cõu hỏi trờn phụ thuộc vào nhiều yếu tố mụi trƣờng, nội dung thay đổi, loại hỡnh thay đổi, sức mạnh của những ủng hộ và cản trở, khả năng quản lý thay đổi, nguồn lực của tổ chức.