CHƢƠNG 3 : CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
3.1. KHÁI NIỆM, MỤC TIấU VÀ NGUYấN TẮC CỦA CễNG TÁC TỔ CHỨC
3.1.1. Khỏi niệm và tầm quan trọng của cụng tỏc tổ chức
Tổ chức là một thuật ngữ đƣợc sử dụng rất linh hoạt.
Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều ngƣời cựng hoạt động vỡ mục đớch chung.
Thứ hai, tổ chức là quỏ trỡnh triển khai kế hoạch. Nhƣ chỳng ta vẫn thƣờng núi: tổ chức thực hiện kế hoạch, tổ chức triển khai chớnh sỏch hay tổ chức thực thi chớnh sỏch. Khi đú tổ chức bao gồm ba chức năng của quỏ trỡnh quản trị: xõy dựng cơ cấu khuụn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra đối với kế hoạch.
Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quỏ trỡnh quản trị, bao gồm việc đảm bảo cơ cấu tổ chức và nhõn sự cho hoạt động của tổ chức. Đõy chớnh là nội dung đƣợc nghiờn cứu trong mụn học này.
Cụng tỏc tổ chức là việc xỏc định những chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi ngƣời, mỗi bộ phận và mối quan hệ giữa họ trong quỏ trỡnh lao động với nhau sao cho cỏc cỏ nhõn và bộ phận cú thể phối hợp với nhau một cỏch tốt nhất để thực hiện mục tiờu chiến lƣợc của tổ chức.
Mọi quyết định, mọi kế hoạch, mọi quỏ trỡnh lónh đạo và kiểm tra sẽ khụng trở thành hiện thực hoặc khụng cú hiệu quả nếu khụng biết cỏch tổ chức khoa học việc thực hiện nú. Tổ chức khoa học trong việc xõy dựng guồng mỏy sẽ bảo đảm nề nếp, quy củ, kỷ cƣơng, tớnh tổ chức, tớnh kỷ luật, tớnh khoa học, tỏc phong cụng tỏc, sự đoàn kết nhất trớ, phỏt huy đƣợc hết năng lực sở trƣờng của mỗi cỏ nhõn và mỗi bộ phận trong đơn vị. Ngƣợc lại khi bộ mỏy tổ chức khụng khoa học, khụng mang tớnh hệ thống, khụng đủ năng lực chuyờn mụn cú thể làm cho cỏc hoạt động quản trị kộm hiệu quả, bất nhất, đựn đẩy trỏch nhiệm, tranh cụng đổ lỗi, thiếu bản lĩnh, khụng quyết đoỏn, khụng tận dụng đƣợc cơ hội và thời cơ khi nú xuất hiện và lỳng tỳng bị động khi phải đối phú với cỏc nguy cơ. Khụng biết cỏch tổ chức cỏc cụng việc một cỏch khoa học cú thể làm hỏng cụng việc, lóng phớ cỏc nguồn tài nguyờn, đỏnh mất cơ hội, làm cho tổ chức bị suy yếu.Với chức năng tạo khuụn khổ cơ cấu và nhõn lực cho quỏ trỡnh triển khai cỏc kế hoạch, cụng tỏc tổ chức cú ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định phần lớn sự thành bại của tổ chức. Một tổ chức làm tốt chức năng này sẽ hoạt động cú hiệu quả trong mọi tớnh huống phức tạp.
Cụng tỏc tổ chức gồm những nội dung chủ yếu là:
Xõy dựng và hoàn thiện guồng mỏy cựng cơ cấu quản trị bao gồm việc phõn chia doanh nghiệp thành cỏc bộ phận khỏc nhau và xỏc định nhiệm vụ cho từng bộ phận.
Liờn kết hoạt động của cỏc cỏ nhõn, bộ phận và lĩnh vực hoạt động thành một thể thống nhất hành động đạt mục tiờu quản trị đó đƣợc đề ra.
Thiết kế quỏ trỡnh thực hiện cụng việc, làm cho cơ cấu quản lý đƣợc xõy dựng cú thể vận hành đƣợc trong thực tế thụng qua việc xõy dựng nội quy, quy chế trong hợp tỏc nội bộ.
Xõy dựng một đội ngũ cỏn bộ quản trị giỏi về chuyờn mụn, nhiệt tỡnh và trỏch nhiệm trong cụng tỏc, đoàn kết gắn bú và giỳp đỡ nhau cựng hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao.
Để cụng tỏc tổ chức thực hiện tốt vai trũ của mỡnh thỡ tổ chức phải đƣợc thiết lập đảm bảo cỏc yờu cầu đú là: Khoa học, hiệu quả, cụ thể, sỏng tạo, kết hợp lợi ớch trƣớc mắt và lõu dài, kết hợp quyền lợi, lợi ớch và quyền hạn cựng trỏch nhiệm
3.1.2. Mục tiờu của cụng tỏc tổ chức
Khi chỳng ta thành lập một doanh nghiệp, thỡ một trong những cụng việc phải làm là xỏc định cơ cấu tổ chức, phõn chia trỏch nhiệm và quyền hạn cho cỏc cỏ nhõn và bộ phận trong tổ chức đú. Khi chỳng ta muốn thiết kế một sản phẩm mới, chỳng ta cũng phải biết cỏch tổ chức để giải quyết cụng việc này. Nhƣ vậy, mục tiờu của cụng tỏc tổ chức trong cỏc trƣờng hợp trờn là để giải quyết những nhiệm vụ cụ thể nhƣ để thành lập doanh nghiệp và đƣa nú vào hoạt động một cỏch cú tổ chức, hay là để thiết kế một sản phẩm mới.
Mục tiờu của chức năng tổ chức là tạo nờn một mụi trƣờng nội bộ thuận lợi cho mỗi cỏ nhõn, mỗi bộ phận phỏt huy đƣợc năng lực và nhiệt tỡnh của mỡnh, đúng gúp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiờu chung của tổ chức. Những mục tiờu cụ thể về mặt tổ chức thƣờng là :
Xõy dựng một bộ mỏy quản trị gọn nhẹ và cú hiệu lực Xõy dựng nề nếp văn hoỏ của tổ chức lành mạnh Tổ chức cụng việc khoa học
Phỏt hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kộm trong tổ chức Phỏt huy hết sức mạnh của cỏc nguồn tài nguyờn vốn cú
Tạo thế và lực cho tổ chức thớch ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng nhƣ khú khăn ở bờn trong và bờn ngoài đơn vị
Cũng nhƣ cỏc loại mục tiờu quản trị khỏc, mục tiờu của cụng tỏc tổ chức phải khoa học, khả thi, phải phự hợp với hoàn cảnh thực tiễn. Khỏc với yờu cầu về cỏc loại mục tiờu quản trị khỏc, yờu cầu đối với mục tiờu tổ chức là phải tuõn thủ những quy luật khỏch
quan đặc thự của cụng tỏc tổ chức. Vớ dụ nhƣ quy luật về tầm quản trị, quy luật về cấu trỳc guồng mỏy, quy luật về phõn chia quyền hạn, bổ nhiệm, đề cử, đề bạt, thăng chức...
3.1.3. Cỏc nguyờn tắc tổ chức quản trị
Những nguyờn tắc tổ chức quản trị chủ yếu đú là:
Nguyờn tắc một thủ trưởng hay cũn gọi là nguyờn tắc thống nhất chỉ huy. Theo
nguyờn tắc này, mỗi ngƣời thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh từ một ngƣời lónh đạo. Điều này giỳp cho ngƣời nhõn viờn thực thi cụng việc một cỏch thuận lợi, trỏnh tỡnh trạng “trống đỏnh xuụi kốn thổi ngƣợc”
Nguyờn tắc gắn với mục tiờu: Bộ mỏy của doanh nghiệp phải phự hợp với mục
tiờu. Mục tiờu là cơ sở để xõy dựng bộ mỏy tổ chức của doanh nghiệp.
Nguyờn tắc cõn đối: Cõn đối giữa quyền hành và trỏch nhiệm, cõn đối về cụng
việc giữa cỏc đơn vị với nhau. Sự cõn đối sẽ tạo sự ổn định trong doanh nghiệp và phải cú sự cõn đối trong mụ hỡnh tổ chức doanh nghiệp núi chung.
Nguyờn tắc hiệu quả: Bộ mỏy tổ chức phải xõy dựng trờn nguyờn tắc giảm chi
phớ.
Nguyờn tắc linh hoạt: Bộ mỏy quản trị phải linh hoạt để cú thể đối phú kịp thời với
sự thay đổi của mụi trƣờng bờn ngoài và nhà quản trị phải linh hoạt trong hoạt động để cú những quyết định đỏp ứng với sự thay đổi của tổ chức.