CHƢƠNG 3 : CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
3.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ
3.3.2. Những yờu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị
Một cơ cấu tổ chức quản trị cần đạt đƣợc cỏc tiờu chớ sau:
Phải đảm bảo tớnh tối ưu: Số lƣợng cỏc cấp, cỏc khõu đƣợc xỏc định vừa đủ, phự
hợp với cỏc chức năng quản trị và cỏc cụng đoạn trong chu trỡnh kinh doanh. Nhiều cấp quỏ sẽ gõy sự cỏch biệt, kộm nhanh nhạy trong điều hành và cồng kềnh, lóng phớ. Quỏ ớt cấp sẽ khiến cho việc điều hành kộm cụ thể, sõu sỏt, dễ sơ hở sai sút. Nhiều khõu (bộ phận chức năng) quỏ sẽ dễ chồng chộo chức năng, gõy vƣớng mắc trong quan hệ và trỏch nhiệm thiếu rừ ràng; tạo ra nhiều đầu mối chỉ đạo và tăng biờn chế giỏn tiếp chi phớ quản lý lớn. Ngƣợc lại, quỏ ớt khõu sẽ khụng quỏn xuyến đƣợc hết cỏc chức năng cần thiết; hoặc thiếu chuyờn sõu từng chức năng.
Nguyờn tắc tối ƣu là: Bảo đảm quỏn xuyến hết khối lƣợng cụng việc và cú thể quản lý, kiểm tra đƣợc, tuỳ điều kiện cụ thể mà vận dụng trờn tinh thần “vừa đủ”. Bờn cạnh đú, tớnh tối ƣu cũng cũn thể hiện sự cõn đối, hợp lý, phự hợp với hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức
Phải quỏn triệt nguyờn tắc mềm dẻo (linh hoạt): Hoạt động kinh doanh khụng
phải bao giờ cũng diễn ra bỡnh thƣờng đỳng nhƣ dự kiến. Nú phụ thuộc cỏc diễn biến của thị trƣờng luụn thay đổi cựng với cỏc yếu tố chớnh trị, xó hội phức tạp, đũi hỏi tớnh năng động cao trong quản trị. Mỗi doanh nghiệp luụn đứng trƣớc những cơ may cần kịp thời nắm bắt cũng nhƣ những nguy cơ cần kịp thời ứng phú.
Tớnh ổn định tương đối: Yờu cầu này dƣờng nhƣ mõu thuẫn với tớnh linh hoạt,
song khụng thể xem nhẹ, bởi lẽ sự vững bền của cơ cấu tổ chức bảo đảm cho hiệu lực quản lý - điều hành trong tỡnh huống bỡnh thƣờng. Sự thay đổi tuỳ tiện diễn ra nhiều lần (“tỏch ra nhập vào”) sẽ gõy hậu quả tiờu cực, cả về nền nếp hoạt động cũng nhƣ về tõm lý những ngƣời trong bộ mỏy; làm giảm hiệu lực, kỷ cƣơng của bộ mỏy. Mỗi lần thay đổi cơ cấu tổ chức là một lần xỏo trộn, khụng dễ lấy lại sự ổn định trong thời gian ngắn.
Độ tin cậy cao: Sự điều hành, phối hợp và kiểm tra mọi hoạt động trong doanh
nghiệp đũi hỏi thụng tin phải đƣợc cung cấp chớnh xỏc và kịp thời. Cơ cấu tổ chức phải bảo đảm đƣợc tớnh tin cậy cao của cỏc thụng tin đú.
Tớnh tin cậy cũn thể hiện ở chỗ mọi bộ phận đều hiểu rừ và làm đỳng chức năng của mỡnh (khụng sút, khụng trựng nhau), sử dụng đỳng quyền hạn và cú khả năng chịu trỏch nhiệm. Muốn vậy, cơ cấu tổ chức quản lý phải xỏc định rừ vị trớ từng bộ phận cấu thành trong cả hệ thống với cỏc mối quan hệ dọc - ngang để khụng gõy vƣớng mắc, chồng chộo, cản trở lẫn nhau; tạo đƣợc mối liờn kết gắn bú của tổ chức.
Tớnh kinh tế: Cú bộ mỏy là phải cú chi phớ để “nuụi” nú. Chi phớ quản lý cao sẽ
đội giỏ thành lờn khiến hiệu quả kinh tế bị giảm sỳt. Tớnh kinh tế của cơ cấu tổ chức quản
lý thể hiện ở sự tinh gọn của bộ mỏy quản lý (theo nguyờn tắc “vừa đủ”) và hiệu suất làm việc của nú (khụng chỉ phụ thuộc vào chất lƣợng cỏn bộ mà cũn do sự hợp lý của cơ cấu tổ chức). Tớnh kinh tế cũng cú nghĩa là tớnh hiệu quả của bộ mỏy, thể hiện qua tƣơng quan giữa chi phớ bỏ ra với kết quả thu về, mặc dự khú đỏnh giỏ bằng số liệu.