Nhƣ đó phõn tớch ở mục 3.2.1, nguyờn nhõn cú cỏc cấp quản trị trong tổ chức là bởi giới hạn của tầm hạn quản trị (tầm kiểm soỏt)- là số ngƣời hay bộ phận mà nhà quản trị cú thể kiểm soỏt hiệu quả. Quyền hạn trong tổ chức chẳng qua là mức độ độc lập dành cho mỗi ngƣời thụng qua việc trao cho họ quyền ra cỏc quyết định. Cú sự phõn cấp quản trị thỡ phải tiến hành uỷ quyền cho cỏc cấp quản trị thấp hơn trong tổ chức. Vậy nờn uỷ quyền ở mức độ nào? Núi cỏch khỏc quyền hạn nờn đƣợc tập trung hay phõn tỏn trong một tổ chức ở mức độ nào? Trƣớc hết ta cần làm rừ cỏc khỏi niệm tập trung quyền lực, phõn quyền và uỷ quyền.
Tập trung quyền lực là tỡnh trạng mà quyền lực được tập trung vào người đứng đầu tổ chức hay bộ phận. Với mụ hỡnh tập trung quyền lực thỡ khụng cú nhiều cấp quản
trị, do đú cú ớt ngƣời quản trị. Tập trung quyền lực cao thỡ ngƣời quản trị cú thể giỏm sỏt và kiểm soỏt chặt chẽ cấp dƣới, cỏc quyết định đƣợc đƣa ra và tổ chức thực hiện nhanh chúng. Tuy nhiờn, cấp trờn dễ can thiệp quỏ sõu vào cụng việc của cấp dƣới làm giảm sự quan tõm, tớnh tớch cực và khả năng sỏng tạo của họ. Mặt khỏc do quản trị cao cấp quỏ xa lầy trong cỏc quyết định tỏc nghiệp nờn chất lƣợng của cỏc quyết định mang tớnh chiến lƣợc sẽ giảm sỳt.
Phõn quyền là xu hƣớng phõn tỏn quyền quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phõn tỏn quyền lực đũi hỏi cỏc nhà quản trị phải quyết định khi nào và quyền gỡ sẽ đƣợc uỷ quyền cho cấp dƣới, lựa chọn và huấn luyện ngƣời đƣợc uỷ quyền, thiết lập quy chế kiểm tra thớch hợp.
Uỷ quyền là quỏ trỡnh ngƣời quản trị cấp trờn trao quyền ra quyết định và điều hành hoạt động cho cấp dƣới trong một phạm vi nào đú.
Phõn quyền là hiện tƣợng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mụ và trỡnh độ phỏt triển nhất định làm cho một ngƣời hay một cấp quản trị khụng thể đảm đƣơng đƣợc mọi cụng việc quản trị. Những nguy cơ tiềm ẩn của phõn quyền là sự thiếu nhất quỏn trong chớnh sỏch, tỡnh trạng mất khả năng kiểm soỏt của cấp trờn đối với cấp dƣới, tỡnh trạng cỏt cứ của cỏc nhà quản trị bộ phận. Phõn quyền ở mức độ cao, những nhà quản trị trở thành những ngƣời điều hành độc lập trong cỏc bộ phận, dẫn đến tỡnh trạng trựng lắp chức năng, gõy thiệt hại về tài chớnh cho tổ chức.
Quỏ trỡnh uỷ quyền cần phải tuõn thủ cỏc nguyờn tắc cơ bản sau:
Thiết lập hệ thống kiểm soỏt hợp lý Chỉ uỷ quyền cho cấp dƣới trực tiếp
Việc uỷ quyền khụng làm mất đi hay thu nhỏ trỏch nhiệm của ngƣời đƣợc uỷ quyền
Quyền lợi, nghĩa vụ trỏch nhiệm của ngƣời uỷ quyền và ngƣời đƣợc uỷ quyền phải đảm bảo và gắn bú với nhau. Nguyờn tắc này đũi hỏi phải đảm bảo sự tƣơng xứng giữa nghĩa vụ, quyền lợi và trỏch nhiệm
Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ đƣợc uỷ quyền phải xỏc định rừ ràng Uỷ quyền phải tự giỏc, khụng ỏp đặt
Ngƣời đƣợc uỷ quyền phải cú đầy đủ thụng tin trƣớc khi bắt tay vào việc Luụn luụn phải cú sự kiểm tra trong quỏ trỡnh thực hiện sự uỷ quyền
Việc uỷ quyền cần phải được tiến hành theo những bước cơ bản sau:
Quyết định những nhiệm vụ cú thể uỷ quyền và kết quả cần đạt đƣợc. Việc giao quyền nhằm làm cho ngƣời khỏc cú khả năng thực hiện đƣợc cụng việc. Do đú, cần phải uỷ quyền tƣơng xứng với cụng việc và tạo điều kiện cho họ thực hiện cụng tỏc đƣợc giao
Chọn ngƣời và giao nhiệm vụ
Đảm bảo cỏc nguồn lực Duy trỡ cỏc thụng tin mở Thiết lập hệ thống kiểm soỏt
Khen thƣởng đối với ủy quyền cú hiệu quả
Mức độ phõn quyền trong tổ chức: Việc xỏc định cần tập trung hay phõn tỏn quyền lực chịu ảnh hƣởng của những nhõn tố chủ yếu sau:
Chi phớ của cỏc quyết định. Nếu quyết định càng tạo ra nhiều chi phớ cho tổ chức thỡ càng đƣợc tập trung vào cỏc quản trị gia cấp cao và ngƣợc lại. Do vậy, đõy là yếu tố quan trọng nhất trong việc xỏc định mức độ tập trung.
Sự thống nhất về chớnh trị, chớnh sỏch. Cỏc chớnh sỏch thống nhất cho phộp so sỏnh tớnh hiệu quả của từng bộ phận của tổ chức và đú là cơ sở để quyết định uỷ quyền hay tập trung
Nền văn hoỏ của cụng ty. Yếu tố này cú vai trũ rất quan trọng đối với việc cú nờn tập trung quyền lực hay khụng. Trong những tổ chức cú bầu khụng khớ cởi mở, nhõn viờn đƣợc khuyến khớch tham gia vào quỏ trỡnh ra quyết định cú ảnh hƣởng tới họ.
Sự sẵn sàng của cỏc nhà quản trị. Đối với những tổ chức coi kinh nghiệm thực tế là cỏch huấn luyện tốt nhất để phỏt huy tiềm năng quản trị thỡ họ cú thể sẵn sàng chấp nhận những lỗi lầm của cỏc nhà quản trị. Do đú, cấp trờn cú thể sẵn sàng uỷ quyền và giao nhiệm vụ cho cấp dƣới
Cơ chế kiểm soỏt. Chỉ cú những doanh nghiệp cú cơ chế kiểm soỏt hữu hiệu mới cú thể ỏp dụng chớnh sỏch uỷ quyền rộng rói và ngƣợc lại
Ảnh hƣởng của mụi trƣờng. Cỏc yếu tố bờn trong và bờn ngoài đều cú thể tỏc động đến mức độ tập trung của doanh nghiệp