CHƢƠNG 5 : CHỨC NĂNG KIỂM TRA
5.3. Quy trỡnh kiểm tra
Tiến trỡnh kiểm tra đƣợc phản ỏnh qua định nghĩa của Robert J.Mockless: “Kiểm tra trong quản trị là cố gắng một cỏch cú hệ thống để xỏc định cỏc tiờu chuẩn so với mục tiờu kế hoạch, thiết kế hệ thống thụng tin phản hồi, so sỏnh sự thực hiện với cỏc tiờu chuẩn, xỏc định và đo lƣờng mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đó sử dụng một cỏch cú hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiờu”.
5.3.1. Chuẩn bị kiểm tra
Để việc kiểm tra thành cụng, cần phải chuẩn bị tốt về mọi mặt. Cỏc việc chuẩn bị bao gồm: Xõy dựng kế hoạch kiểm tra, xỏc định nội dung kiểm tra, tiờu chuẩn kiểm tra, phƣơng phỏp kiểm tra, chuẩn bị phƣơng tiện kiểm tra, phõn cụng ngƣời kiểm tra, xỏc định nguồn tài chớnh cho việc kiểm tra... Trong cỏc nội dung này thỡ việc xỏc định tiờu chuẩn kiểm tra và phƣơng phỏp đo lƣờng cú vai trũ hết sức quan trọng.
Tiờu chuẩn kiểm tra là những chuẩn mực mà cỏc cỏ nhõn, tập thể và doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động cú hiệu quả.
Cỏc tiờu chuẩn của kiểm tra rất phong phỳ do tớnh chất đặc thự của doanh nghiệp, cỏc bộ phận và con ngƣời; do sự đa dạng của cỏc sản phẩm và dịch vụ đƣợc tạo ra và do cú vụ vàn cỏc kế hoạch, chƣơng trỡnh đƣợc xõy dựng. Chớnh vỡ vậy, để tạo ra hiệu quả cho kiểm tra thỡ cỏc tiờu chuẩn đề ra phải hợp lý và cú khả năng thực hiện đƣợc trờn thực tế. Xõy dựng một hệ thống tiờu chuẩn vƣợt quỏ khả năng thực hiện rồi sau đú phải điều chỉnh hạ thấp bớt cỏc tiờu chuẩn này là một điều nờn trỏnh ngay từ đầu.
Nếu nhà quản trị biết cỏch xỏc định tiờu chuẩn một cỏch thớch hợp, đồng thời nắm vững kỹ thuật nhận định xem thực sự cấp dƣới đang làm gỡ, đang đứng ở chỗ nào thỡ việc đỏnh giỏ kết quả thực hiện cụng việc tƣơng đối dễ dàng.
Trong quỏ trỡnh xõy dựng cỏc tiờu chuẩn kiểm tra cần chỳ ý tới một số yờu cầu: Cần cố gắng lƣợng hoỏ cỏc tiờu chuẩn kiểm tra; Số lƣợng tiờu chuẩn kiểm tra cần cú giới hạn trong mức cần thiết; Cú sự tham gia rộng rói của những ngƣời thực hiện trong quỏ trỡnh xõy dựng cỏc tiờu chuẩn kiểm tra cho hoạt động của chớnh họ; Cỏc tiờu chuẩn cần phải linh hoạt phự hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp, từng bộ phận, con ngƣời trong doanh nghiệp.
5.3.2. Thu thập và phõn tớch cỏc thụng tin liờn quan đến đối tƣợng kiểm tra
Nếu cỏc tiờu chuẩn đƣợc vạch ra một cỏch thớch hợp và nếu cú cỏc phƣơng tiện để xỏc định một cỏch chớnh xỏc rằng cấp dƣới đang làm gỡ, cỏc nhà quản trị cú thể đỏnh giỏ thành quả thực tế của những nhõn viờn dƣới quyền của họ. Tuy nhiờn, việc đỏnh giỏ đú khụng phải bao giờ cũng thực hiện đƣợc. Cú nhiều hoạt động khú cú thể đƣa ra cỏc tiờu chuẩn chớnh xỏc và cú nhiều hoạt động khú cho sự đo lƣờng
5.3.2.1. Thu thập thụng tin
Thụng tin phục vụ cho việc kiểm tra cú vai trũ hết sức quan trọng. Nếu nhƣ thụng tin khụng đủ hoặc thiếu sự chớnh xỏc thỡ cú thể dẫn đến những đỏnh giỏ, kết luận sai. Vỡ vậy cần phải đa dạng nguồn thụng tin để đảm bảo yờu cầu đầy đủ, chớnh xỏc và cú cơ sở để đối chiếu, phõn tớch thụng tin. Muốn vậy, ngƣời thu thập thụng tin cần phải đƣợc tập huấn kỹ về nội dung cũng nhƣ phƣơng phỏp thu thập.
5.3.2.2. Phõn tớch thụng tin
Trờn cơ sở cỏc thụng tin thu đƣợc, ngƣời ta tiến hành đỏnh giỏ thụng tin để loại bỏ những thụng tin kộm tin cậy, từ đú phõn loại thụng tin thành cỏc nhúm khỏc nhau. Căn cứ vào cỏc yờu cầu và tiờu chuẩn kiểm tra để tiến hành phõn tớch thụng tin, làm rừ thực trạng của vấn đề cần kiểm tra. Quỏ trỡnh phõn tớch thụng tin cần sử dụng nhiều cụng cụ để đo lƣờng, tớnh toỏn và định lƣợng một cỏch tối đa cỏc tiờu chớ.
5.3.3. So sỏnh, đối chiếu giữa thực tế với cỏc tiờu chuẩn
So sỏnh, đối chiếu là sự xem xột sự phự hợp giữa kết quả đo lƣờng so với tiờu chuẩn. Nếu sự thực hiện phự hợp với cỏc tiờu chuẩn, nhà quản trị cú thể kết luận mọi việc vẫn diễn ra theo đỳng kế hoạch và khụng cần sự điều chỉnh. Ngƣợc lại, nếu kết quả thực hiện khụng phự hợp với tiờu chuẩn thỡ cần điều chỉnh.
5.3.4. Xỏc định cỏc sai lệch và nguyờn nhõn sai lệch
Kết quả của việc so sỏnh, đối chiếu giữa thực tế với cỏc tiờu chuẩn cần phải xỏc định đƣợc cỏc sai lệch, mức độ sai lệch, nguyờn nhõn của sự sai lệch và những hậu quả của nú đối với hoạt động của doanh nghiệp để đi tới kết luận cú cần tiến hành điều chỉnh hay khụng và nếu cần thỡ xõy dựng đƣợc một chƣơng trỡnh điều chỉnh cú hiệu quả.
Nếu cỏc tiờu chuẩn đƣợc vạch ra một cỏch thớch hợp và nếu cỏc phƣơng tiện đo lƣờng cú khả năng xỏc định một cỏch chớnh xỏc kết quả hoạt động thỡ việc đỏnh giỏ sự thực hiện thực tế hoặc tƣơng lai là cụng việc tƣơng đối dễ dàng. Tuy nhiờn, cú nhiều hoạt động khú xỏc định đƣợc tiờu chuẩn chớnh xỏc và cũng khú đo lƣờng, dự bỏo sự thực hiện
5.3.5. Kết luận, đƣa ra khuyến nghị và cụng bố kết quả
Từ kết quả của những bƣớc kể trờn, ngƣời ta tiến hành kết luận nội dung kiểm tra bằng việc chỉ ra những ƣu điểm, hạn chế, nguyờn nhõn, trỏch nhiệm của những cỏ nhõn, tổ chức cú liờn quan. Đồng thời đƣa ra những khuyến nghị về những vấn đề cần phải điều chỉnh.
Điều chỉnh là những tỏc động bổ sung trong quỏ trỡnh quản trị để khắc phục những sai lệch giữa việc thực hiện hoạt động trờn thực tế so với mục tiờu, kế hoạch đó đề ra nhằm khụng ngừng cải tiến chất lƣợng hoạt động
Thụng qua việc đo lƣờng và đỏnh giỏ kết quả ở bƣớc trờn, chỳng ta sẽ xỏc định đƣợc cần phải ỏp dụng những biện phỏp gỡ, ở đõu, làm nhƣ thế nào để đảm bảo cho việc thực hiện cỏc hoạt động ngày càng đem lại kết quả cao hơn.
Việc điều chỉnh cỏc sai lệch trong thực tế cú thể tiến hành theo cỏc hƣớng: Điều chỉnh kế hoạch, thay đổi mục tiờu, sửa đổi cụng tỏc tổ chức, tăng cƣờng nhõn viờn, lựa chọn bố trớ lại nhõn sự, tăng cƣờng huấn luyện, bồi dƣỡng nhõn viờn, đỡnh chỉ, cỏch thức…
Điều chỉnh là cần thiết nhƣng cần phải đảm bảo cỏc yờu cầu: Chỉ điều chỉnh khi thực sự cần
Điều chỉnh đỳng mức độ, trỏnh gõy tỏc dụng xấu Phải tớnh tới hậu quả sau khi điều chỉnh
Trỏnh để lỡ thời cơ, trỏnh bảo thủ
Tuỳ điều kiện mà sử dụng phƣơng phỏp điều chỉnh cho hợp lý Trong quỏ trỡnh kiểm tra, cần lƣu ý thờm cỏc vấn đề:
Uỷ quyền trong kiểm tra: Trong trƣờng hợp ngƣời quản trị khụng thể trực tiếp thực hiện việc kiểm tra, cần uỷ quyền cho ngƣời khỏc trờn nguyờn tắc đảm bảo tƣơng xứng giữa trỏch nhiệm với quyền hạn đƣợc giao.
Thời điểm và thời hạn kiểm tra: Chọn thời điểm kiểm tra thớch hợp sẽ giỳp phỏt hiện kịp thời cỏc sai lệch, giảm tổn thất. Xỏc định thời hạn kiểm tra hợp lý sẽ tạo mụi trƣờng ổn định cho hoạt động của doanh nghiệp; trỏnh làm sơ sài hoặc quỏ kộo dài.
Quy định ngƣời cú trỏch nhiệm kiểm tra và ngƣời cú trỏch nhiệm xử lý cỏc kết quả kiểm tra (qua đú cú chƣơng trỡnh điều chỉnh).