CHƢƠNG 6 : MỘT SỐ VẤN ĐỀ TRONG QUẢN TRỊ HỌC HIỆN ĐẠI
6.1. Thụng tin và quyết định quản trị
6.1.2. Quyết định quản trị
a. Khỏi niệm về quyết định quản trị
Quyết định quản trị là hành vi sỏng tạo với tƣ cỏch là sản phẩm của chủ thể quản trị, nhằm định ra mục tiờu chƣơng trỡnh, tớnh chất hoạt động của ngƣời hoặc cấp phải thực hiện quyết định đú để giải quyết một vấn đề đó chớn muồi trờn cơ sở hiểu biết cỏc quy luật vận động khỏch quan của đối tƣợng quản trị và việc phõn tớch thụng tin về hiện trạng của hệ thống.
Mỗi quyết định quản trị nhằm trả lời một hoặc một số cõu hỏi sau: Tổ chức cần làm gỡ? Khi nào làm? Làm trong bao lõu? Ai làm? Và làm nhƣ thế nào? Trả lời cõu hỏi làm gỡ, khi nào làm và làm cỏi đú trong bao lõu là những quyết định kế hoạch. Vớ dụ: Tổ chức trong năm tới cần đạt mục tiờu nào? Để đạt mục tiờu đú tổ chức cần thực hiện những nhiệm vụ nào?...Trả lời cõu hỏi ai làm, thƣờng là những quyết định tổ chức. Vớ dụ nhƣ để hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch, hệ thống quản trị và hệ thống sản xuất cần đƣợc
sắp xếp ra sao?...Trả lời cõu hỏi làm nhƣ thế nào, thƣờng là những quyết định kế hoạch và lónh đạo. Đay là những quyết định lựa chọn cụng nghệ, kỹ thuật, phƣơng phỏp và quy trỡnh của tổ chức.
b. í nghĩa và đặc điểm của quyết định quản trị
Một quyết định đỳng đắn và kịp thời sẽ mang lại hiệu quả, niềm tin, sự ổn định và phỏt triển; ngƣợc lại quyết định sai hoặc khụng đỳng lỳc sẽ gõy ra những thiệt hại lớn, mất lũng tin và kỡm hóm sự phỏt triển.
Những quyết định thiếu suy nghĩ là kết quả của thỏi độ thiếu trỏch nhiệm, của bệnh quan liờu; những quyết định sai là do trỡnh độ hạn chế hoặc do thiếu đạo đức cụng tỏc. Vỡ vậy, cần phải cú những yờu cầu đặc biệt đối với ngƣời ra cỏc quyết định và phải xõy dựng cỏc nguyờn tắc và phƣơng phỏp luận chung cho việc thụng qua cỏc quyết định quản trị. Để làm đƣợc điều này cần chỳ ý tới cỏc đặc điểm sau đõy của cỏc quyết định quản trị:
Cỏc quyết định quản trị tỏc động trực tiếp và toàn diện vào tập thể những ngƣời lao động; chỉ chủ thể quản trị (ngƣời lónh đạo hoặc cơ quan tập thể lónh đạo) mới đề ra cỏc quyết định quản trị.
Cỏc quyết định quản trị chỉ đề ra khi vấn đề đó chớn muồi, nhằm khắc phục sự khỏc biệt giữa trạng thỏi tất yếu và trạng thỏi hiện tại của hệ thống.
Quyết định quản trị gắn liền với việc phõn tớch, xử lý thụng tin về vấn đề cần giải
quyết thụng qua việc lựa chọn phƣơng ỏn hành động thớch hợp trong cỏc phƣơng ỏn cú thể cú.
Cỏc quyết định quản trị đƣợc đề ra trờn cơ sở hiểu biết về quy luật vận động khỏch quan của hệ thống bị quản trị và những điều kiện, đặc điểm cụ thể của tỡnh huống trong quản trị. Vỡ vậy, cỏc quyết định quản trị chứa đựng cả yếu tố của tri thức khoa học, sỏng tạo và nghệ thuật.
Ra quyết định quản trị mới chỉ ra khả năng, muốn biến khả năng thành hiện thực phải tổ chức thực hiện quyết định.
c. Hỡnh thức quyết định và phõn loại quyết định quản trị
Cựng một nội dung, nhƣng việc ra cỏc quyết định cú thể dƣới nhiều hỡnh thức khỏc nhau: bằng miệng, bằng văn bản, bằng thụng bỏo nội bộ, bằng cỏc quyết định chớnh thức...Hỡnh thức ra quyết định bằng văn bản là cần thiết khi nội dung quyết định là quan trọng.
Do tớnh chất phức tạp trong quỏ trỡnh hoạt động của cỏc tổ chức nờn việc đề ra cỏc quyết định rất đa dạng. Cú thể phõn loại cỏc quyết định quản trị theo những dấu hiệu sau đõy:
- Theo tớnh chất của cỏc quyết định
Ngƣời ta phõn cỏc quyết định quản trị thành ba loại: Quyết định chiến lƣợc là quyết định đƣờng lối phỏt triển chủ yếu trong thời gian tƣơng đối dài; những quyết định chiến thuật (thƣờng xuyờn), nhằm đạt đƣợc những mục tiờu cú tớnh chất cục bộ hơn, bảo đảm thực hiện những mục tiờu trƣớc mắt và làm thay đổi tức thời hƣớng phỏt triển của hệ thống; quyết định tỏc nghiệp hàng ngày, phần lớn là những quyết định cú tớnh chất điều chỉnh, nhằm khụi phục hoặc thay đổi từng phần những tỷ lệ đó quy định, bự đắp cỏc thiệt hại...
- Theo thời gian thực hiện
Ngƣời ta chia cỏc quyết định thành: Dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Thời gian quy định để quyết định đƣợc gọi là dài hạn, trung hạn và ngắn hạn tuỳ thuộc vào phạm vi quản trị. Chẳng hạn: Cỏc quyết định của toàn bộ nền kinh tế quốc dõn, của cỏc ngành kinh tế thời hạn trờn 5 năm gọi là dài hạn; thời hạn trong 3 năm đƣợc gọi là quyết định trung hạn; nếu trong thời hạn 1 năm thỡ gọi là quyết định ngắn hạn. Trong phạm vi xớ nghiệp, cỏc quyết định dự kiến thực hiện trong vài năm đƣợc coi là dài hạn, thời hạn 1 năm là quyết định trung hạn, trong thời hạn 1 thỏng đƣợc xếp loại ngắn hạn.
- Theo phạm vi thực hiện
Ngƣời ta chia cỏc quyết định thành: Quyết định toàn cục, bao quỏt tồn bộ sự phỏt triển kinh tế - xó hội của hệ thống; những quyết định bộ phận cú quan hệ đến một hoặc một số bộ phận nào của hệ thống; những quyết định chuyờn đề liờn quan đến một nhúm vấn đề nhất định hoặc một số chức năng quản trị nhất định.
Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức: Ngƣời ta chia cỏc quyết định thành: Quyết
định quyết định quản trị nhõn lực, quyết định quản trị tài chớnh, quyết định quản trị cụng nghệ, quản trị sản xuất, quản trị Marketing, quản trị hoạt động đối ngoại.
Theo cỏch phản ứng
Ngƣời ta chia quyết định thành hai loại: Quyết định trực giỏc và quyết định cú lý giải.
Quyết định trực giỏc: Là cỏc quyết định xuất phỏt từ trực giỏc của con ngƣời, ngƣời ra quyết định khụng cần tới lý trớ hay sự phõn tớch can thiệp nào. Những quyết định này đƣợc căn cứ vào cỏc quyết định trƣớc đú, nghĩa là ngƣời ta làm lại những điều đó làm trƣớc đú.
Quyết định cú lý giải: Là cỏc quyết định dựa trờn sự nghiờn cứu, phõn tớch vấn đề cú hệ thống. Cỏc sự việc đƣợc nờu ra, cỏc giải phỏp đƣợc tớnh toỏn và đem ra so sỏnh để đi tới cỏc quyết định hoàn hảo nhất.
d. Yờu cầu đối với cỏc quyết định
Tớnh khỏch quan và khoa học. Cỏc quyết định là cơ sở quan trọng bảo đảm cho
tớnh hiện thực và hiệu quả của việc thực hiện chỳng, cho nờn nú khụng đƣợc chủ quan tuỳ tiện thoỏt ly thực tế. Tớnh khoa học của cỏc quyết định thể hiện ở cỏc khớa cạnh: quyết
định phự hợp với mục tiờu và định hƣớng của tổ chức, quyết định đƣa ra trờn cơ sở vận dụng cỏc phƣơng phỏp khoa học, quyết định phự hợp với quy luật và xu thế khỏch quan, cỏc nguyờn tắc và nguyờn lý khoa học và phự hợp với điều kiện cụ thể của tỡnh huống và mụi trƣờng tổ chức.
Tớnh linh hoạt. Quyết định quản trị phải phản ỏnh đƣợc mọi nhõn tố mới trong lựa
chọn quyết định. Phƣơng ỏn quyết định đỏp ứng đƣợc sự biến đổi của mụi trƣờng.
Tớnh hệ thống . Yờu cầu tớnh hệ thống đối với cỏc quyết định quản trị là cỏc quyết
định đƣợc đƣa ra phải thống nhất, nhất quỏn với nhau trong tổng thể hệ thống quyết định đó cú và sẽ cú nhằm đạt tới mục đớch chung. Trỏnh tỡnh trạng cỏc quyết định mõu thuẫn, loại trừ lẫn nhau gõy khú khăn cho cấp thực hiện.
Tớnh tối ưu. Trƣớc mỗi vấn đề đặt ra cho hệ thống thƣờng cú thể xõy dựng đƣợc
nhiều phƣơng ỏn khỏc nhau cựng nhằm đạt tới mục tiờu. Yờu cầu tớnh tối ƣu của quyết định đƣa ra phải là phƣơng ỏn tốt nhất ( tối ƣu) trong số phƣơng ỏn cú thể cú.
Tớnh phỏp lý. Cỏc quyết định đƣa ra phải hợp phỏp và cỏc cấp phải chấp hành thực
hiện nghiờm chỉnh. Tớnh hợp phỏp của quyết định thể hiện ở chỗ cỏc quyết định phải phự hợp với phỏp luật, thụng lệ hiện hành và phải đỳng thẩm quyền, ban hành đỳng thủ tục và thể thức, trỏnh tỡnh trạng đựn đẩy trỏch nhiệm ra quyết định giữa cỏc cấp quản trị.
Tớnh cụ thể về thời gian và người thực hiện. Trong một quyết định cần bảo đảm
những quy định về thời gian triển khai, thực hiện rừ ràng, đối tƣợngvà phạm vi điều chỉnh cần đƣợc làm rừ.
e. Phõn loại quyết định
Theo tớnh chất của cỏc quyết định
+ Quyết định chiến lƣợc: thƣờng do nhà quản trị cấp cao thực hiện, cú tầm quan trọng đặc biệt, xỏc định phƣơng hƣớng và đƣờng lối hoạt động của tổ chức.
Quyết định chiến thuật: thƣờng do những nhà quản trị cấp giữa thực hiện, giải quyết vấn đề bao quỏt trong một lĩnh vực hoạt động, liờn quan đến mục tiờu của cỏc bộ phận chức năng trong một thời kỳ nhất định và khai triển từ quyết định chiến lƣợc.
Quyết định tỏc nghiệp: thƣờng do cỏc nhà quản trị cấp thấp thực hiện, liờn quan đến việc điều hành cỏc cụng việc hàng ngày, giải quyết những vấn đề mang tớnh chuyờn mụn, nghiệp vụ của cỏc bộ phận, cỏ nhõn trong tổ chức.
- Theo phạm vi thực hiện:
Quyết định toàn cục: cú tầm ảnh hƣởng đến tất cả cỏc bộ phận trong tổ chức và thƣờng đƣợc đƣa ra bởi nhà quản trị cấp cao.
Quyết định bộ phận: chỉ ảnh hƣởng đến một hoặc một vài bộ phận trong tổ chức và do nhà quản trị cấp thấp quyết định.
- Theo thời gian thực hiện:
Quyết định dài hạn: thƣờng do nhà quản trị cấp cao đƣa ra, đƣợc thực hiện trong khoảng thời gian dài.
Quyết định trung hạn: thƣờng do nhà quản trị cấp trung đƣa ra, thực hiện trong thời gian tƣơng đối dài.
Quyết định ngắn hạn: thƣờng do nhà quản trị cấp thấp đƣa ra. Quyết định này đƣợc giải quyết tức thỡ, nhanh chúng và thƣờng mang tớnh chuyờn mụn, nghiệp vụ thuần tỳy.
- Theo chức năng quản trị:
Quyết định kế hoạch: xoay quanh vấn đề phõn tớch, xõy dựng và lựa chọn phƣơng ỏn hay kế hoạch hành động.
Quyết định về tổ chức: liờn quan đến xõy dựng cơ cấu tổ chức hay vấn đề nhõn sự.
Quyết định điều hành: xoay quanh những vấn đề nhƣ khen thƣởng, động viờn hay cỏch thức, mệnh lệnh giải quyết vấn đề.
Quyết định về kiểm tra: liờn quan đến việc đỏnh giỏ kết quả, tỡm nguyờn nhõn hay biện phỏp nhằm điều chỉnh, khắc phục vấn đề.
- Theo cỏch soạn thảo:
Quyết định đƣợc lập trỡnh trƣớc: thƣờng do nhà quản trị cấp thấp đƣa ra, sử dụng trong những trƣờng hợp tỡnh huống thƣờng gặp, cỏc thủ tục, thể lệ đƣợc triển khai và ỏp dụng thƣờng xuyờn. Quyết định này khụng đƣợc coi là mới vỡ dựa trờn thúi quen, cỏch điều hành căn bản hoặc xử lý tự động những chƣơng trỡnh và cỏc dữ liệu.
Quyết định khụng đƣợc lập trỡnh trƣớc: dựa trờn trực giỏc, phỏn đoỏn, kinh nghiệm, sỏng tạo để giải quyết sao cho phự hợp từng hoàn cảnh và thƣờng là dạng quyết định của những nhà quản trị cấp cao. Quyết định này đƣợc dựng trong những tỡnh huống bất thƣờng, cú sự mới mẻ, khụng cấu trỳc, khụng cú phƣơng phỏp rừ ràng và khỏc hẳn những điều thƣờng gặp.
f. Tổ chức quỏ trỡnh ra quyết định quản trị
Ra quyết định quản trị là một quỏ trỡnh gồm nhiều bƣớc cú liờn quan đến hỡnh thành vấn đề, xỏc định và lựa chọn phƣơng ỏn, thụng qua và văn bản hoỏ quyết định.
Bƣớc 1- Sơ bộ đề ra nhiệm vụ:
Quỏ trỡnh ra quyết định đƣợc bắt đầu từ lỳc xuất hiện vấn đề. Nhiều khi ngƣời quản trị cảm thấy cú điều gỡ đú khụng ổn trong hệ thống hay ngƣợc lại, hỡnh nhƣ cú một cơ hội mới đang xuất hiện. Họ dựa vào linh cảm và những dữ liệu thụng tin để nhận biết vấn đề. Xỏc định chớnh xỏc vấn đề là bƣớc đầu tiờn cú vai trũ đặc biệt quan trọng đối với việc ra quyết định cú hiệu quả.
Tuy nhiờn, trong thực tế hầu hết cỏc vấn đề thƣờng khụng rừ ràng, thƣờng ẩn nỏu dƣới dạng khú hiểu hơn, chẳng hạn nhƣ hiện tƣợng nhập siờu cú phải là vấn đề khụng? Hay đú chỉ là kết quả của một vấn đề khỏc cú liờn quan tới sự quản lý của Bộ thƣơng mại hay Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ? Hay đú là quy luật tất yếu của cỏc nƣớc đang phỏt triển?...
Để nhận biết đƣợc vấn đề, ngƣời quản trị phải nhận thức đƣợc mõu thuẫn, phải bị ộp hành động và phải cú nguồn để hành động. Hay núi cỏch khỏc, muốn đề ra nhiệm vụ, trƣớc hết cần phải xỏc định: vỡ sao phải đề ra nhiệm vụ, nhiệm vụ đú thuộc loại nào, tớnh cấp bỏch của nú? Tỡnh huống nào cú thể cú và cú liờn quan đến nhiệm vụ đề ra? Những nhõn tố nào ảnh hƣởng tới nhiệm vụ? Khối lƣợng thụng tin đó cú, thụng tin nào chƣa cú cần phải thu thập.
Bƣớc 2: Chọn tiờu chuẩn đỏnh giỏ hiệu quả của cỏc phƣơng ỏn.
Muốn so sỏnh cỏc phƣơng ỏn một cỏch khỏch quan để lựa chọn phƣơng ỏn tốt nhất và thấy rừ khả năng thực hiện mục tiờu đề ra cần xỏc định tiờu chuẩn đỏnh giỏ cỏc phƣơng ỏn.
Hiệu quả cỏc phƣơng ỏn phải thể hiện tớnh tổng hợp, nghĩa là cả về kinh tế và xó hội. Cỏc tiờu chuẩn đỏnh giỏ hiệu quả phải cụ thể, dễ hiểu, rừ ràng và phải lƣợng hoỏ đƣợc. Khi đặt ra tiờu chuẩn đỏnh giỏ cần giữ lại những tiờu chuẩn quan trọng phản ỏnh mục tiờu cơ bản cần đạt tới của quyết định và cũng cần xỏc định hệ số phản ỏnh tầm quan trọng của cỏc mục tiờu. Thƣờng cỏc tiờu chuẩn đƣợc chọn từ cỏc chỉ tiờu: chi phớ nhỏ nhất, năng suất cao nhất, sử dụng thiết bị tốt nhất, sử dụng vốn sản xuất tốt nhất...
Việc chọn đỳng tiờu chuẩn đỏnh giỏ cú tỏc dụng rất lớn vỡ nếu chọn sai sẽ dẫn đến những kết luận sai hoặc nờu ra những mục đớch chung dẫn tới khú chọn quyết định cuối cựng.
Bƣớc 3: Thu thập thụng tin để làm rừ nhiệm vụ đề ra:
Điều quan trọng ở đõy là phải phỏt hiện ra nguyờn nhõn của hiện tƣợng – tức là vấn đề ra quyết định. Vấn đề hay nhiệm vụ ra quyết định đƣợc xỏc định thụng qua việc thu nhận và phõn tớch thụng tin về tỡnh huống phỏt sinh hiện tƣợng. Khụng phải mọi vấn đề trong tổ chức đều trở thành vấn đề quyết định. Khụng phải mọi sai lệch, hoặc mọi cơ hội đều trở thành vấn đề quyết định. Chỉ những vấn đề chớn muồi mới trở thành vấn đề quyết định, tức là vấn đề đú khụng chỉ cấp bỏch mà cũn cú thể can thiệp cú hiệu quả bằng một quyết định.
Chỉ cú thể giải quyết đỳng đắn một vấn đề nào đú nếu nhƣ cú thụng tin đầy đủ và chớnh xỏc. Cần thiết là phải thu thập mọi thụng tin, nếu thụng tin cũn thiếu thỡ phải cú biện phỏp bổ sung thớch hợp.
Cỏc thụng tin thu đƣợc cần phải chỉnh lý chớnh xỏc. Trong khỏ nhiều trƣờng hợp thụng tin bị sai lệch đi một cỏch cú ý thức do xuất phỏt từ lợi ớch cục bộ của ngƣời thu thập và truyền tin hoặc bị tổn thất vỡ phải qua nhiều cấp bậc trong kờnh truyền tin. Nhƣng
đụi khi thụng tin bị búp mộo đi một cỏch vụ ý thức, vỡ cựng một hiện tƣợng mỗi ngƣời lại cú thể cú những ý kiến chủ quan nhỡn nhận vấn đề khỏc nhau, hoặc trong cạnh tranh cú nhiều thụng tin giả (nhiễu) đƣợc đối thủ tung ra để đỏnh lạc hƣớng đối phƣơng ...Cho nờn ngƣời lónh đạo cần phải chỳ ý tới tất cả những điều đú khi đỏnh giỏ cỏc nguồn thụng tin.
Bƣớc 4: Chớnh thức đề ra nhiệm vụ:
Bƣớc này cú ý nghĩa rất quan trọng để đề ra quyết định đỳng đắn. Chỉ cú thể chớnh thức đề ra nhiệm vụ sau khi đó xử lý thụng tin thu đƣợc qua kết quả nghiờn cứu về tớnh chất của nhiệm vụ, tớnh cấp bỏch của việc giải quyết nhiệm vụ đú, cỏc tỡnh huống cú thể xảy ra, việc xỏc định mục đớch và tiờu chuẩn đỏnh giỏ hiệu quả.