Tiến trỡnh kiểm tra đƣợc phản ỏnh qua định nghĩa của Robert J.Mockless: “Kiểm tra trong quản trị là cố gắng một cỏch cú hệ thống để xỏc định cỏc tiờu chuẩn so với mục tiờu kế hoạch, thiết kế hệ thống thụng tin phản hồi, so sỏnh sự thực hiện với cỏc tiờu chuẩn, xỏc định và đo lƣờng mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đó sử dụng một cỏch cú hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiờu”.
5.3.1. Chuẩn bị kiểm tra
Để việc kiểm tra thành cụng, cần phải chuẩn bị tốt về mọi mặt. Cỏc việc chuẩn bị bao gồm: Xõy dựng kế hoạch kiểm tra, xỏc định nội dung kiểm tra, tiờu chuẩn kiểm tra, phƣơng phỏp kiểm tra, chuẩn bị phƣơng tiện kiểm tra, phõn cụng ngƣời kiểm tra, xỏc định nguồn tài chớnh cho việc kiểm tra... Trong cỏc nội dung này thỡ việc xỏc định tiờu chuẩn kiểm tra và phƣơng phỏp đo lƣờng cú vai trũ hết sức quan trọng.
Tiờu chuẩn kiểm tra là những chuẩn mực mà cỏc cỏ nhõn, tập thể và doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động cú hiệu quả.
Cỏc tiờu chuẩn của kiểm tra rất phong phỳ do tớnh chất đặc thự của doanh nghiệp, cỏc bộ phận và con ngƣời; do sự đa dạng của cỏc sản phẩm và dịch vụ đƣợc tạo ra và do cú vụ vàn cỏc kế hoạch, chƣơng trỡnh đƣợc xõy dựng. Chớnh vỡ vậy, để tạo ra hiệu quả cho kiểm tra thỡ cỏc tiờu chuẩn đề ra phải hợp lý và cú khả năng thực hiện đƣợc trờn thực tế. Xõy dựng một hệ thống tiờu chuẩn vƣợt quỏ khả năng thực hiện rồi sau đú phải điều chỉnh hạ thấp bớt cỏc tiờu chuẩn này là một điều nờn trỏnh ngay từ đầu.
Nếu nhà quản trị biết cỏch xỏc định tiờu chuẩn một cỏch thớch hợp, đồng thời nắm vững kỹ thuật nhận định xem thực sự cấp dƣới đang làm gỡ, đang đứng ở chỗ nào thỡ việc đỏnh giỏ kết quả thực hiện cụng việc tƣơng đối dễ dàng.
Trong quỏ trỡnh xõy dựng cỏc tiờu chuẩn kiểm tra cần chỳ ý tới một số yờu cầu: Cần cố gắng lƣợng hoỏ cỏc tiờu chuẩn kiểm tra; Số lƣợng tiờu chuẩn kiểm tra cần cú giới hạn trong mức cần thiết; Cú sự tham gia rộng rói của những ngƣời thực hiện trong quỏ trỡnh xõy dựng cỏc tiờu chuẩn kiểm tra cho hoạt động của chớnh họ; Cỏc tiờu chuẩn cần phải linh hoạt phự hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp, từng bộ phận, con ngƣời trong doanh nghiệp.