CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ
1.4. Quản trị là một khoa học, một nghệ thuật và là một nghề
1.4.3. Quản trị là một nghề
Đõy là một chức năng đặc biệt hỡnh thành từ sự phõn cụng chuyờn mụn hoỏ lao động xó hội, hoạt động quản trị phải do một số ngƣời đƣợc đào tạo, cú kinh nghiệm và làm việc chuyờn nghiệp thực hiện.
Ngƣời làm nghề quản lý kinh doanh cần cú cỏc điều kiện; năng khiếu quản trị, ý chớ làm giàu (cho doanh nghiệp, cho đất nƣớc, cho bản thõn), cú học vấn cơ bản, đƣợc đào tạo về quản trị (từ thấp đến cao), tớch luỹ kinh nghiệm, cú tỏc phong năng động và thận trọng, cú đầu úc đổi mới, cú phƣơng phỏp ứng xử tốt, cú phẩm chất chớnh trị và nhõn cỏch đỳng mực, v.v...
NỘI DUNG PHẦN THẢO LUẬN
1. Nội dung phần thảo luận 1
1.1. Vỡ sao doanh nghiệp cần tiến hành hoạt động quản trị? Bản chất của quản trị là gỡ?
1.2. Phõn tớch cỏc yếu tố của mụi trƣờng quản trị? í nghĩa của việc phõn tớch những yếu tố này?
1.3. Trỡnh bày lịch sử phỏt triển của cỏc lý thuyết quản trị: Tỏc giả tiờu biểu, quan điểm, chớnh sỏch quản trị, nguyờn tắc quản trị, kết quả.
23Nội dung phần thảo luận 2: Hóy cho biết cỏc nhận định dƣới đõy đỳng hay sai? Giải thớch ngắn gọn?
5888 Học vấn càng cao, quản trị càng giỏi?
2.2. Nghệ thuật quản trị là sự khộo lộo lừa gạt đƣợc ngƣời khỏc trong quỏ trỡnh giao tiếp để thu đƣợc nhiều lói?
2.3. Quản trị kinh doanh suy cho cựng là quản trị con ngƣời?
2.4. Mọi nhà quản trị cần cú 03 kỹ năng: kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng nhõn sự, kỹ năng tƣ duy và vai trũ của cỏc kỹ năng đối đối với mọi nhà quản trị là nhƣ nhau?
2.5. Một điều luật thay đổi cú thể là cơ hội cho doanh nghiệp này nhƣng cũng cú thể là đe dọa đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp khỏc?
BÀI TẬP ỨNG DỤNG, LIấN HỆ THỰC TẾ
Tỡnh huống: ụng V sau một đợt đi học ở nƣớc ngoài về quản lý rất tõm đắc một điều là nếu làm một việc gỡ đấy mà khụng cú kiến thức và hiểu biết kỹ lƣỡng sẽ khụng thể làm tốt đƣợc. Từ bài học đú, ụng V đƣa ra một quyết định chiến lƣợc là mở rộng học tập bồi dƣỡng cho đội ngũ cỏn bộ quản trị của cụng ty. ễng mời nhiều chuyờn gia trong và ngoài nƣớc tiến hành bồi dƣỡng kiến thức cho cỏc cỏn bộ dƣới quyền. Kết quả là tỡnh hỡnh cụng ty nhớch lờn đƣợc đụi chỳt nhƣng sau đú vài thỏng lại dậm chõn tại chỗ.
Hỏi :
23Theo anh chị, ụng V ra quyết định bồi dƣỡng kiến thức quản trị cho nhõn viờn dƣới quyền là đỳng hay sai? Vỡ sao?
24Nếu đỳng thỡ vỡ sao kết quả thu đƣợc lại khụng đỳng nhƣ mong muốn của ụng V?
25 Anh (chị) hóy cho ụng V lời khuyờn để giải quyết tỡnh huống này cú hiệu quả?
HƢỚNG DẪN TỰ HỌC Ở NHÀ
5888 Hƣớng dẫn tự học ở nhà 1: Hoạch định là gỡ? Những ớch lợi của việc hoạch
định?
23Hƣớng dẫn tự học ở nhà 2: Hóy trỡnh bày mục tiờu, cơ sở khoa học và tiến trỡnh hoạch định? í nghĩa của việc nghiờn cứu?
24Hƣớng dẫn tự học ở nhà 3: Sự khỏc nhau giữa hoạch định chiến lƣợc và hoạch định tỏc nghiệp?
CHƢƠNG 2: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH
Mục đớch: Sau khi nghiờn cứu và học tập chƣơng này, cỏc em sinh viờn cú thể: 5888 Nhận thức đƣợc cần thiết phải hoạch định trong tổ chức 5889 Nắm đƣợc quy trỡnh hoạch định
5890 Phõn biệt và vận dụng đƣợc hoạch định chiến lƣợc và hoạch định tỏc nghiệp
5891 Vận dụng đƣợc cỏc cụng cụ hỗ trợ cho hoạch định
2.1. Khỏi niệm, vai trũ và phõn loại hoạch định
2.1.1. Khỏi niệm hoạch định và cỏc thành phần của hoạch định
2.1.1.1 Khỏi niệm hoạch định
Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của quản trị, là nền tảng của quản trị, định hƣớng cho việc thực thi cỏc chức năng của tổ chức, lónh đạo và kiểm tra.
Việc hoạch định là nhằm vào tƣơng lai: Những gỡ cần phải làm và phải làm nhƣ thế nào. Về cơ bản chức năng hoạch định bao gồm những hoạt động quản trị nhằm xỏc định mục tiờu trong tƣơng lai và những phƣơng tiện thớch hợp để đạt tới những mục tiờu đú. Kết quả của chức năng hoạch định là một bản kế hoạch, một văn bản xỏc định những phƣơng hƣớng hành động mà tổ chức sẽ thực hiện
Ta cú khỏi niệm tổng quỏt nhƣ sau: “Hoạch định là quỏ trỡnh xỏc định những mục
tiờu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiờu đú”. Núi cỏch
khỏc, hoạch định là “quyết định xem phải làm cỏi gỡ, làm nhƣ thế nào, khi nào làm và ai làm cỏi đú”
Vớ dụ: Cụng ty cổ phần may Nam Định xỏc định mục tiờu trong năm 2018 sẽ mở thờm xƣởng may. Để đạt đƣợc đƣợc mục tiờu này một cỏch tốt nhất, cụng ty lờn kế hoạch vào năm 2017: phũng kinh doanh phải tỡm kiếm mở rộng thị trƣờng xuất khẩu hàng may mặc, phũng tài chớnh huy động vốn bằng cỏch bỏn cổ phần cho nhõn viờn, phũng kế hoạch vật tƣ nhập dõy chuyền sản xuất, phũng hành chớnh nhõn sự tuyển đội ngũ cụng nhõn lành nghề.
Nhƣ vậy, hoạch định chớnh là phƣơng thức xử lý và giải quyết cỏc vấn đề một cỏch cú kế hoạch cụ thể từ trƣớc. Hoạch định cú liờn quan tới mục tiờu cần phải đạt đƣợc, cũng nhƣ phƣơng tiện để đạt đƣợc cỏi đú
2.1.1.2 . Cỏc thành phần của hoạch định
Chức năng hoạch định đũi hỏi những nhà quản trị phải đƣa ra những quyết định về bốn thành phần cơ bản của cỏc kế hoạch: Mục tiờu, cỏc biện phỏp, cỏc nguồn lực và
QUÁ TRèNH HOẠCH ĐỊNH
23 DỰ BÁO
NGÂN SÁCH
Cỏc nguồn lực
Cỏc m ục tiờu Cỏc biện phỏp Việc thực
hiện
CÁC KẾT QUẢ THỰC HIấN
Sơ đồ 2.1. Quỏ trỡnh hoạch định
a. Mục tiờu và hệ thống thứ bậc mục tiờu
Mục tiờu xỏc định những điều kiện tƣơng lai mà nhà quản trị hy vọng đạt đƣợc. Vớ dụ: “Mục tiờu của cụng ty là đạt tỷ suất lợi nhuận trờn vốn đầu tƣ là 12% vào cuối năm tài chớnh 2018” Tức là: Đạt tỷ suất lợi nhuận 12% là điều kiện mà nhà quản trị hy vọng đạt đƣợc vào một thời điểm nhất định trong tƣơng lai (cuối năm 2018)
5888 Mục tiờu là cơ sở nền tảng của hoạch định.
Là kết quả mong muốn cuối cựng của cỏ nhõn, nhúm hay toàn bộ nội bộ trong tổ chức. Khụng cú mục tiờu hoặc mục tiờu khụng rừ ràng thỡ kế hoạch sẽ mất phƣơng hƣớng. Cỏc tổ chức thụng thƣờng khụng phải chỉ hƣớng tới một mục tiờu mà thƣờng là một hệ thống cỏc mục tiờu phụ thuộc và ràng buộc lẫn nhau. Núi cỏch khỏc, cỏc mục tiờu thể hiện sự cam kết của doanh nghiệp để hoàn thành một cụng việc cụ thể ở một mức độ và một thời gian nào đú. Những tiờu thức này đƣợc cụ thể húa thành số đơn vị hàng húa, số tiền hay tỷ lệ phần trăm thị phần…
Vớ dụ: Một nhà mỏy giấy Bói Bằng đặt ra mục tiờu năm 2015 là: 23 Sản xuất và tiờu thụ 30.000 tấn giấy cỏc loại
24 Trong sỏu thỏng đầu năm, giảm 50 tỷ đồng nợ quỏ hạn
5888 Chiếm 19% thị phần giấy viết và 22% thị phần cỏc loại giấy khỏc trờn thị trƣờng trong nƣớc.
Từ khỏi niệm mục tiờu là thấy mục tiờu cú ý nghĩa vụ cựng quan trọng: Mục tiờu đƣa ra định hƣớng cho cỏc quyết định quản trị, là chuẩn mực cho việc đỏnh giỏ thành quả thực hiện cụng việc của tổ chức
Khi thiết lập mục tiờu phải thực hiện đầy đủ cỏc nguyờn tắc SMART: Tớnh cụ thể (Specific), đo lƣờng đƣợc (Measurable), sự đồng thuận (Agreement), thực tế khả thi (Realistic), cú thời hạn (Time – Framed)
23 Phõn loại mục tiờu:
Mục tiờu rất đa dạng, tựy mục đớch của tổ chức và nhà quản trị mà lựa chọn cỏc mục tiờu khỏc nhau: Mục tiờu lợi nhuận, mục tiờu tăng trƣởng, mục tiờu thị phần, chất lƣợng sản phẩm dịch vụ, nghiờn cứu phỏt triển, đa dạng húa, trỏch nhiệm xó hội, phỳc lợi cho nhõn viờn.....Thƣờng chia theo cỏc nhúm mục tiờu nhƣ sau:
5888 Theo tốc độ tăng trƣởng ta cú: Mục tiờu tăng trƣởng, mục tiờu ổn định và mục tiờu suy giảm
5889 Theo tớnh chất cụ thể thỡ hệ thống mục tiờu đƣợc chia thành mục tiờu tổng quỏt và mục tiờu cụ thể:
23 Mục tiờu tổng quỏt: mang tớnh chất khỏi quỏt, đảm bảo sự phỏt triển chung của doanh nghiệp chẳng hạn nhƣ mục tiờu tồn tại, phỏt triển; dễ thớch nghi; tối đa hoỏ lợi nhuận; sự thoả món và phỏt triển của ngƣời lao động; trỏch nhiệm xó hội của doanh nghiệp; hạn chế rủi ro...
24 Mục tiờu cụ thể: mụ tả cỏc kết quả cụ thể mà doanh nghiệp phải đạt đƣợc trong từng thời kỳ cụ thể nhƣ khả năng sinh lời, doanh thu, thị phần, năng suất, chất lƣợng sản phẩm, hiệu quả,...
5888 Theo phạm vi (tớnh cấp bậc) thỡ sẽ cú mục tiờu cấp doanh nghiệp và mục tiờu cấp bộ phận doanh nghiệp:
23 Mục tiờu cấp doanh nghiệp: thƣờng bao gồm cỏc mục tiờu tổng quỏt và mục tiờu từng lĩnh vực hoạt động xột cho toàn bộ quỏ trỡnh phỏt triển hoặc cho từng thời kỳ cụ thể của doanh nghiệp.
24 Mục tiờu cấp bộ phận doanh nghiệp: chỉ bao hàm cỏc mục tiờu trong phạm vi từng đơn vị bộ phận và thƣờng mang tớnh cụ thể.
5888 Theo thời gian sẽ phõn toàn bộ hệ thống mục tiờu thành mục tiờu dài hạn (chiến lƣợc) và mục tiờu ngắn hạn hơn (chiến thuật).
23 Mục tiờu dài hạn (chiến lƣợc): gắn với khoảng thời gian dài. Đú thƣờng là cỏc mục tiờu nhƣ tối đa hoỏ lợi nhuận, khả năng tăng trƣởng, vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp, phỏt triển việc làm, trỏch nhiệm trƣớc xó hội,...
24 Mục tiờu ngắn hạn hơn (chiến thuật): mụ tả cỏc kết quả doanh nghiệp mong
muốn đạt đƣợc trong cỏc khoảng thời gian ngắn hơn so với thời gian dài hạn. Vỡ đề cập đến khoảng thời gian ngắn hạn hơn nờn mục tiờu ngắn hạn thƣờng cụ thể hơn mục tiờu dài hạn.
Bờn cạnh những loại mục tiờu trờn, chỳng ta cũn thường gặp:
5888 Mục tiờu phỏt biểu (Stated objective): Là những mục tiờu đƣợc doanh nghiệp chớnh thức tuyờn bố, đú là những điều mà doanh nghiệp muốn cụng chỳng tin là mục tiờu của doanh nghiệp.
Mục tiờu phỏt biểu do ban lónh đạo đề ra và thƣờng đƣợc tỡm thấy trong bản hiến chƣơng của doanh nghiệp, bỏo cỏo hàng năm, những bài phỏt biểu trƣớc cụng chỳng, hay trong những bài bỏo đăng trờn cỏc tạp chớ cụng cộng v.v... Những mục tiờu phỏt biểu thƣờng mõu thuẫn và bị ảnh hƣởng nặng bởi những niềm tin của xó hội đối với doanh nghiệp. Mõu thuẫn bởi vỡ doanh nghiệp, phải đỏp lại lũng mong đợi của nhiều nhúm ngƣời khỏc nhau trong xó hội với những tiờu chuẩn đỏnh giỏ khỏc nhau. Trong nội bộ doanh nghiệp, tớnh mõu thuẫn của cỏc mục tiờu phỏt biểu đƣợc thể hiện ở chỗ, ban lónh đạo doanh nghiệp núi với những cổ đụng một đằng, núi với khỏch hàng một nẻo, núi với cụng nhõn hay cụng đoàn lại một cỏch khỏc v.v...
23 Mục tiờu thực (Real objective): Là những mục tiờu mà doanh nghiệp thực sự theo đuổi và đƣợc xỏc định bởi những việc làm thực của cỏc thành viờn trong doanh nghiệp.
Việc phõn biệt mục tiờu phỏt biểu với mục tiờu thực cho phộp ta hiểu đƣợc tớnh thiếu nhất quỏn giữa cỏc mục tiờu của doanh nghiệp.
Mục tiờu phỏt biểu thƣờng tƣơng đối ổn định với thời gian, trong khi mục tiờu thực lại hay thay đổi, phản ỏnh cỏi gỡ là quan trọng đối với doanh nghiệp tại thời điểm đú. Cho dự là mục tiờu nào, đƣợc phõn chia theo tiờu thức nào thỡ mục tiờu cũng phải đảm bảo đƣợc cỏc yờu cầu: Rừ ràng, khả thi, mang tớnh thừa kế, cú thể kiểm soỏt đƣợc, phải phự hợp với mục tiờu của cỏc quyết định đó đƣợc xỏc định, phài phự hợp với đũi hỏi của cỏc quy luật khỏch quan, phải nhằm giải quyết những vấn đề then chốt, quan trọng và phải phự hợp với hoàn cảnh cũng nhƣ khả năng ở mỗi tổ chức, mỗi đơn vị
Quản trị theo mục tiờu (MBO)
Mục tiờu là cơ sở để ra đời phƣơng phỏp quản trị mới - Quản trị theo mục tiờu (MBO - Management By Objectives): Đõy là một triết lý và phƣơng phỏp tiếp cận quản trị nhằm chỉ đạo quỏ trỡnh hoạch định bằng cỏch giỳp cỏc nhà quản trị kết hợp giữa cỏc kế hoạch chiến lƣợc và kế hoạch chiến thuật. Đặc biệt, MBO cũn cung cấp những phƣơng tiện để biến cỏc mục tiờu và chiến lƣợc của tổ chức thành những kế hoạch và hoạt động chiến thuật. MBO là một trong nhiều phỏt triển đỏng lƣu ý nhất của quản trị học hiện đại. Đặc tớnh của MBO là mỗi thành phần trong tổ chức đều đƣợc quyền tham gia xõy dựng mục tiờu phỏt triển tổ chức, đồng thời tự giỏc, tự nguyện thực hiện những chƣơng trỡnh MBO trong suốt quỏ trỡnh quản trị từ hoạch định đến kiểm soỏt. Tỏc dụng tớch cực của
MBO là hợp nhất cỏc yờu cầu khỏc nhau trong tổ chức, đồng thời hài hoà giữa mục tiờu và tổ chức. MBO thể hiện một triết lý tớch cực về con ngƣời và phong cỏch quản trị với những thuộc tớnh sau:
5888 Giải quyết những vấn đề chung giữa cỏc cỏ nhõn và nhúm tại mọi cấp của tổ chức
5889 Truyền thụng mở và sự tin cậy
5890 Chỳ trọng đến cỏc mối quan hệ dựa vào lũng tin, trờn tất cả cỏc phƣơng diệnthụng qua sự hợp tỏc
5891 Khen thƣởng và thăng chức trực tiếp trờn cơ sở những thành tựu và thành tớchcủa nhúm và của cỏ nhõn trong cụng việc
5892 Sử dụng tối thiểu những ỏp lực, tiểu sảo trong quản trị
5893 Thiết lập một cơ cấu quản trị năng động, hiệu quả và thỳc đẩy nền văn hoỏ của doanh nghiệp
Cú 5 mục đớch chủ yếu để ỏp dụng phƣơng phỏp tiếp cận theo MBO là:
5894 MBO nhấn mạnh rằng khụng cú mục tiờu nào là riờng rẽ đối với tổ chức, bộ phận, nhúm hay cỏ nhõn thuộc tổ chức
5895 Thiết lập cỏc mục tiờu và đề ra những thoả hiệp giữa chỳng liờn quan đến rủi ro và sự khụng chắc chắn
5896 Xỏc định rừ cỏc mục tiờu và thứ tự ƣu tiờn của chỳng
5897 Đề cao mối quan hệ giữa cỏc mục tiờu của tổ chức, mục tiờu của bộ phận và mục tiờu cụng việc của cỏ nhõn
5898 Nhằm tập trung cỏc nguồn lực của tổ chức, mọi năng lực của nhõn viờn và chuẩn bị vờ mặt thời gian
Tiến trỡnh MBO trải qua cỏc giai đoạn chủ yếu như sau:
5899 Xỏc định xứ mệnh của tổ chức: Thụng thƣờng xứ mệnh và mục tiờu
chung của tổ chức do cỏc quản trị gia cấp cao và hội đồng quản trị xỏc định
5900 Xỏc định cỏc mục tiờu chiến lược: Cụ thể hoỏ một bƣớc cỏc mục tiờu
chung và định rừ thời gian để hoàn thành chỳng
5901 Xỏc định cỏc mục tiờu của nhúm, bộ phận: Tiếp tục cụ thể hoỏ cỏc mục
tiờu chung và mục tiờu chiến lƣợc. Nhiệm vụ này do cấp quản trị trung gian thực hiện
5902 Sự tham gia của cỏc nhúm và cỏ nhõn cú liờn quan. Khi cỏc mục tiờu
đƣợc thiết lập một cỏch cú hệ thống từ trờn xuống dƣới thỡ MBO chỉ cũn là danh nghĩa vỡ trong trƣờng hợp đú, cỏc cỏ nhõn và nhúm cấp dƣới sẽ tiếp nhận quan điểm của quỏ trỡnh MBO nhƣ là một hệ thống đo lƣờng và kiểm soỏt, thay vỡ là một cụng cụ hoạch định và thỳc đẩy. Khi cấp dƣới và cấp trờn cựng thiết lập cỏc mục tiờu thỡ họ sẽ nhất trớ về ý tƣởng dựa trờn những mục tiờu mà cấp dƣới sẽ theo đuổi để đạt đƣợc trong một khoảng thời gian cụ thể nào đú. Cấp dƣới sẽ tiến hành những hoạt động chung để hoàn thành những mực tiờu
đú và những tiến bộ hƣớng tới cỏc mục tiờu sẽ đo lƣờng thành tớch của họ trong quỏ trỡnh làm việc. Thậm chớ nếu họ khụng hoàn toàn đồng ý trờn tất cả cỏc phƣơng diện, thỡ quỏ trỡnh thiết lập cỏc mục tiờu cũng đem lại kết quả tốt hơn so với trƣờng hợp khụng đặt ra cỏc mục tiờu.
23 Lập kế hoạch hành động. Việc triển khai kế hoạch hành động của một phũng,
ban cú thể là kết quả của sự thảo luận tập thể giữa ngƣời đứng đầu bộ phận và cỏc nhõn