CHƢƠNG 6 : MỘT SỐ VẤN ĐỀ TRONG QUẢN TRỊ HỌC HIỆN ĐẠI
6.2. 5 Phản ứng đối với sự thay đổi
Mọi thay đổi đều làm này sinh hai lực lƣợng đối lập nhau: một thỡ đi theo hƣớng thay đổi, lực lƣợng khỏc thỡ kỡm hóm sự thay đổi. Biểu hiện phản đối cú thể là hoài nghi, thụ động, đả kớch vắng mặt, đỡnh cụng, xung đột, chậm chạp hoặc hăng hỏi quỏ mức để chứng tỏ rằng việc thay đổi khụng đem lại kết quả, tung tin đồn… Cỏc phản đối cú thể tiến hành ngấm ngầm hoặc cụng khai, mang tớnh cỏ nhõn hay tập thể.
Tuy vậy, nhiều khi trở lực đối với sự thay đổi lại là cần thiết vỡ nú cú thể giỳp tổ chức trỏnh đƣợc những thay đổi tuỳ tiện.
Để chuyển từ thỏi độ đối nghịch sang thỏi độ hợp tỏc, cỏc nhà quản trị cần làm những việc sau:
Suy nghĩ kỹ về những phản đối, cho phản đối là:
+ Phản ứng tự nhiờn của con ngƣời để tự bảo vệ + Một bƣớc tớch cực để tiến tới thay đổi
+ Động lực để cựng làm việc
+ Thụng tin quan trọng trong quỏ trỡnh thay đổi + Khụng phải là vật cản đƣờng tiến tới sự thay đổi
Giỳp họ cú những bươc đầu tiờn:
Chấp nhận cảm xỳc của mọi ngƣời Lắng nghe những lời kờu ca, phàn nàn
Làm cho mọi ngƣời yờn tõm bằng cỏch cung cấp thụng tin; chỉ cho họ thấy cỏi cũ đó lỗi thời và nhất thiết phải chấm dứt; khẳng định kết quả mong đợi
Cung cấp những nguồn lực cần thiết và ủng hộ họ thực hiện thay đổi.
Duy trỡ động lực cho quỏ trỡnh thay đổi:
Khẳng định tổ chức luụn ủng hộ họ mạo hiểm
Luụn khẳng định mục đớch lõu dài và những cỏi đƣợc mà sự thay đổi mang lại Giỳp nhõn viờn khỏm phỏ những khả năng cú thể của sự thay đổi
Lụi kộo họ vào quỏ trỡnh ra quyết định
Thực hiện quỏ trỡnh quản lý sự thay đổi theo nhúm
Cho con ngƣời những cơ hội phỏt triển cỏ nhõn từ sự thay đổi
Cỏc bước để quản trị sự thay đổi:
+ Thiết lập cỏc mục tiờu cụ thể; + Tổ chức và lờn kế hoạch;
Giao tiếp; Động viờn;
Phỏt triển nhõn viờn; Đỏnh giỏ và phõn tớch.
- Bớ quyết quản trị sự thay đổi hiệu quả:
Truyền đạt cỏc kiến thức về sự thay đổi cho mọi thành viờn, từ lónh đạo chủ chốt đến nhõn viờn;
Sử dụng một phƣơng phỏp hệ thống nhằm bảo đảm khụng bỏ qua bất kỳ một khớa cạnh nào liờn quan đến tổ chức/cụng ty trong quỏ trỡnh lập kế hoạch và thực thi những sự thay đổi;
Áp dụng phƣơng phỏp nhúm trong đú bao gồm những cỏ nhõn cú liờn quan đến quỏ trỡnh thay đổi;
Chia quyền cho cỏc cỏ nhõn nhằm khuyến khớch họ nỗ lực hơn nữa thực thi sự thay đổi;
Lập kế hoạch, đồng thời bỏm sỏt kế hoạch đó lập ra. Thực thi kế hoạch, nhƣng cần nhận thức đƣợc rằng cỏc kế hoạch đó đặt ra phải thớch nghi đƣợc với sự thay đổi;
Cần hiểu rừ sự khỏc biệt giữa một bờn là lập kế hoạch cho sự thay đổi và một bờn là nhu cầu cần thiết cú sự tham gia của mọi cỏ nhõn trong việc thực thi cỏc kế hoạch mới;
Đảm bảo cung cấp đầy đủ cỏn bộ truyền đạt những quan điểm về sự thay đổi cho cỏc cỏ nhõn cú liờn quan đến sự thay đổi đú;
Lựa chọn phƣơng phỏp truyền đạt tiờn tiến dựa trờn cơ sở cỏc nghiờn cứu đó tiến hành. Đồng thời cần xem xột lại cỏc phƣơng phỏp vốn đó từng đƣợc nghiờn cứu và ứng dụng để cú thể thu đƣợc kết quả tốt nhất với phƣơng phỏp mới;
Nhận thức rằng thay đổi chỉ cú thể xảy ra bởi con ngƣời. Do vậy cần lƣu ý đến những tỏc động liờn quan đến tinh thần, tỡnh cảm của ngƣời lónh đạo cũng nhƣ cỏc cỏ nhõn cú liờn quan tới quỏ trỡnh thay đổi. Nắm bắt đƣợc cỏc trở ngại trong quỏ trỡnh thực thi sự thay đổi và tỡm ra biện phỏp giải quyết nhằm thỏo gỡ cỏc khú khan đú;
Cần chuẩn bị kỹ cỏc cụng việc cần thiết để cú thể thực hiện thành cụng sự thay đổi. Hầu hết sự thay đổi thƣờng bắt đầu bằng những khú khan và thất bại tạm thời. Rồi sau đú thành cụng mới dần xuất hiện;
Tạo điều kiện để lónh đạo và cỏc cỏ nhõn khỏc nắm bắt đƣợc một sự hiểu biết thụng tuệ. Mặc dự vấn đề đỏnh giỏ cỏc kết quả đạt đƣợc là rất quan trọng, chỳng ta cũng đừng quờn nắm vững cỏc kiến thức về chức năng va ý nghĩa căn bản của những phƣơng phỏp thực thi;
Tỡm ra cỏc cỏch thức chuyển đổi linh động và những cỏ nhõn thành cụng trong việc thực thi sự thay đổi, những ngƣời quan tõm đến việc tạo ra những thay đổi đỏng kể trong thực tế;
Phải cú một chiến lƣợc lõu dài, nhận thức đƣợc rằng để thực hiện những sự thay đổi đú cần phải mất nhiều thời gian, khụng nờn đốt chỏy giai đoạn.