5.1.1. Khỏi niệm và bản chất của kiểm tra
Với tƣ cỏch một chức năng quản trị, kiểm tra đƣợc hiểu là: “Quỏ trỡnh xỏc định thành quả đạt đƣợc trờn thực tế, so sỏnh nú với những tiờu chuẩn đó xõy dựng; trờn cơ sở đú phỏt hiện ra sự sai lệch và nguyờn nhõn của sự sai lệch đú; đồng thời đề ra cỏc giải phỏp cho một chƣơng trỡnh hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt đƣợc cỏc mục tiờu đó định”.
Buụng lỏng kiểm tra hoặc lạm dụng kiểm tra (tràn lan, dồn dập) đều gõy hậu quả xấu. Buụng lỏng kiểm tra sẽ đƣa doanh nghiệp rơi vào tỡnh trạng hoạt động chệch choạc, mất phƣơng hƣớng, kộm hiệu quả, khụng kịp thời thớch ứng với cỏc biến đổi của mụi trƣờng. Sự kiểm tra thỏi quỏ sẽ gõy ra ngƣng trệ hoạt động, tạo ra bầu khụng khớ căng thẳng, thiếu tin tƣởng lẫn nhau, hạn chế tớnh năng động, sỏng tạo, gõy lóng phớ cỏc nguồn lực.
Xột về nội dung và mục đớch của kiểm tra thỡ bản chất của kiểm tra là một hệ thống phản hồi về kết quả của cỏc hoạt động và hệ thống phản hồi dự bỏo:
Hệ thống phản hồi về kết quả của cỏc hoạt động: Theo hệ thống này, cỏc nhà quản trị tiến hành đo lƣờng kết quả thực tế, so sỏnh cỏc kết quả này với cỏc tiờu chuẩn, xỏc định và phõn tớch cỏc sai lệch. Sau đú, để thực hiện những điều chỉnh cần thiết, họ phải đƣa ra một chƣơng trỡnh cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chƣơng trỡnh nhằm đi tới kết quả mong muốn.
Mục tiờu mong muốn Thực hiện điều chỉnh Đo lƣờng kết quả Đề ra biện Tỡm lý do phỏp chờnh lệch So sỏnh với mục tiờu Xỏc định chờnh lệch
Sơ đồ 5.1: Vũng liờn hệ ngƣợc của kiểm tra
Kiểm tra là hệ thống phản hồi dự bỏo: Ngƣợc lại với hệ thống phản hồi về kết quả của cỏc hoạt động, hệ thống kiểm tra dự bỏo sẽ giỏm sỏt ngay đầu vào của hệ thống và quỏ trỡnh thực hiện để khẳng định xem những đầu vào và cả quỏ trỡnh đú cú đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay khụng. Nếu khụng thỡ những đầu vào hoặc quỏ trỡnh trong hệ thống sẽ đƣợc thay đổi để thu đƣợc kết quả mong muốn.
Đầu vào Quỏ trỡnh thực hiện
Hệ thống kiểm tra
Đầu ra
Sơ đồ 5.2: Hệ thống kiểm tra dự bỏo
Trong thực tế, hệ thống kiểm tra cú hiệu quả phải là sự kết hợp của kiểm tra kết quả cuối cựng và kiểm tra dự bỏo
5.1.2. Vai trũ của kiểm tra
Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện cỏc quyết định trong quản trị. Kiểm tra thẩm định tớnh đỳng sai của đƣờng lối, chiến lƣợc, kế hoạch, chƣơng trỡnh và dự ỏn; tớnh tối ƣu của cơ cấu tổ chức quản trị; tớnh phự hợp của cỏc phƣơng phỏp mà cỏn bộ quản trị đó và đang sử dụng để đƣa doanh nghiệp tiến tới mục tiờu của mỡnh. Nhƣ vậy:
Kiểm tra nhằm đảm bảo cho cỏc kế hoạch đƣợc thực hiện với hiệu quả cao nhờ việc chủ động phỏt hiện kịp thời những sai lầm trƣớc khi chỳng trở nờn nghiờm trọng.
Kiểm tra nhằm đảm bảo thực thi quyền lực quản trị của những ngƣời lónh đạo doanh nghiệp. Nhờ kiểm tra, cỏc nhà quản trị cú thể kiểm soỏt đƣợc những yếu tố sẽ ảnh hƣởng đến sự thành cụng của doanh nghiệp
Kiểm tra giỳp doanh nghiệp theo sỏt và đối phú với sự thay đổi của mụi trƣờng. Thay đổi là thuộc tớnh tất yếu của mụi trƣờng. Nhờ kiểm tra cỏc nhà quản trị sẽ nắm đƣợc bức tranh toàn cảnh về mụi trƣờng và cú những phản ứng thớch hợp trƣớc cỏc vấn đề và cơ hội thụng qua việc phỏt hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hƣởng đến sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.
Kiểm tra tạo tiền đề cho quỏ trỡnh hoàn thiện và đổi mới. Với việc đỏnh giỏ cỏc hoạt động, kiểm tra khẳng định những giỏ trị nào sẽ quyết định sự thành cụng của doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh. Những giỏ trị đú sẽ đƣợc tiờu chuẩn hoỏ để trở thành mục đớch, mục tiờu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của cỏc nhõn viờn trong doanh nghiệp.
Đồng thời, kiểm tra giỳp cho cỏc nhà quản trị bắt đầu lại chu trỡnh cải tiến mọi hoạt động của doanh nghiệp thụng qua việc xỏc định những vấn đề và cơ hội cho doanh nghiệp.
Tạo điều kiện để thực hiện một cỏch thuận lợi cỏc chức năng uỷ quyền, chỉ huy và thực hiện chế độ trỏch nhiệm cỏ nhõn
5.2. Nội dung và yờu cầu của kiểm tra 5.2.1. Nội dung kiểm tra
Nhiệm vụ của kiểm tra trong quản trị là phải xỏc định, sửa chữa đƣợc những sai lệch trong hoạt động của tổ chức so với mục tiờu, kế hoạch và tỡm kiếm cỏc cơ hội, tiềm năng cú thể khai thỏc để hoàn thiện, cải tiến, đổi mới khụng ngừng mọi yếu tố của hệ thống. Việc thiết lập hệ thống kiểm tra cú khả năng cung cấp đầy đủ thụng tin phản hồi về mọi hoạt động của hệ thống một cỏch nhanh chúng, kịp thời là cụng việc khú khăn. Cỏc nhà quản trị luụn phải đối mặt với những cõu hỏi: Cần kiểm tra cỏi gỡ? Cỏc cuộc kiểm tra cần tiến hành thƣờng xuyờn với những mức độ thế nào? Trong hoạt động của hệ thống sai lệch cú thể xảy ra ở đõu và cú thể gõy nờn những thiệt hại gỡ?
Sai lầm cú thể nảy sinh từ nhiều khõu, nhiều yếu tố, nhiều ngƣời trong hệ thống nờn cú những nhà quản trị luụn cố gắng kiểm tra mọi yếu tố và hoạt động của hệ thống một cỏch thƣờng xuyờn. Điều này cú thể làm nản lũng những ngƣời liờn quan, làm giảm uy tớn của lónh đạo, gõy lóng phớ khụng cần thiết. Vỡ kiểm tra rất phức tạp và tốn kộm nờn cú những nhà quản trị chỉ quan tõm tới những yếu tố dễ đo lƣờng mà bỏ qua những yếu tố khú đo lƣờng. Đồng thời một số sai lệch chỉ ở mức độ nhỏ nhƣng cú những sai lệch lại
mức độ lớn. Cựng một mức độ sai lệch với tổ chức này cú thể coi là lớn nhƣng ở tổ chức khỏc lại khụng lớn và khụng quỏ quan trọng.
Vỡ vậy, xột về nội dung, cụng tỏc kiểm tra cần tập trung nỗ lực vào những khu vực, những ngƣời cú ảnh hƣởng quan trọng đối với sự tồn tại và phỏt triển của hệ thống. Đú chớnh là cỏc khu vực hoạt động thiết yếu và những điểm kiểm tra thiết yếu. Khu vực thiết yếu là những lĩnh vực, khớa cạnh, yếu tố của hệ thống cần phải hoạt động cú hiệu quả cao để đảm bảo cho hệ thống vận hành thành cụng. Điểm kiểm tra thiết yếu rất rộng, bao gồm những vấn đề cơ bản nhƣ: Kiểm tra tài chớnh, kiểm tra hành vi nhõn lực, kiểm tra thu mua, kiểm tra vận hành thiết bị, kiểm tra chất lƣợng sản phẩm, kiểm tra đầu tƣ...
5.2.1.1. Kiểm tra hành vi
Hành vi là những cử chỉ, hành động của con ngƣời cú thể quan sỏt đƣợc. Việc kiểm tra hành vi cú liờn quan chặt chẽ tới từng cỏ nhõn ngƣời lao động. Do vậy việc kiểm tra hành vi khụng phải đơn giản, nú đũi hỏi phải cú thời gian, cú khả năng quan sỏt, theo dừi và sự nhanh nhạy, tinh ý của ngƣời kiểm tra.
Để tiến hành kiểm tra hành vi, ngƣời ta cú thể sử dụng nhiều phƣơng phỏp khỏc nhau. Mỗi phƣơng phỏp đều cú những ƣu và nhƣợc điểm riờng, do đú khi vận dụng phải cú sự cõn nhắc kỹ càng. Một số phƣơng phỏp cú thể chọn lựa để kiểm tra hành vi đú là:
Chọn lọc ngƣời xin việc trờn cơ sở tỏch biệt những ngƣời cú khả năng và khụng cú khả năng, cú thớch hợp hay khụng thớch hợp với những yờu cầu về cỏ tớnh, tập quỏn làm việc và thỏi độ. Đõy là phƣơng phỏp thụng dụng nhất giỳp nhà quản trị kiểm tra đƣợc hành vi của nhõn viờn
Văn hoỏ của tổ chức. Ngƣời quản trị cú thể kiểm tra đƣợc hành vi của nhõn viờn bằng nếp văn hoỏ mà họ đó tạo ra và hỗ trợ. Những giỏ trị và tiờu chuẩn của nếp văn hoỏ này càng đƣợc chấp nhận thỡ càng đƣợc tuõn theo, nú cú tỏc dụng kiềm chế và kiểm tra hành vi của họ
Tiờu chuẩn hoỏ. Luật lệ, thể thức và chớnh sỏch cựng với sự mụ tả cụng việc là cỏc thụng số của tiờu chuẩn hoỏ để hạn chế hành vi của nhõn viờn
Huấn luyện. Đõy là hoạt động nhằm tạo cho họ những hành vi và thỏi độ làm việc tốt hơn, dễ thớch nghi hơn với cụng việc mới mà họ đƣợc giao. Những lớp huấn luyện cũng đồng thời đƣợc coi là để kiểm tra hành vi của nhõn viờn
Đỏnh giỏ thỏi độ. Sự hài lũng của nhõn viờn luụn đi ngƣợc với hành vi “vắng mặt” và “thụi việc”. Nếu nhà quản trị quan tõm và muốn kiểm soỏt những hành vi đú thỡ họ phải điều tra thƣờng kỳ thỏi độ của nhõn viờn.
5.2.1.2.Kiểm tra tài chớnh
Kiểm tra tài chớnh là một tổ hợp nhiều phƣơng phỏp, kỹ thuật và thủ tục đƣợc ỏp dụng để đỏnh giỏ hiệu quả của cỏc hoạt động trong tổ chức, từ đú đƣa ra nhận định về tỡnh trạng của tổ chức trong tƣơng lai, đồng thời vạch ra phƣơng hƣớng để khắc phục những tồn tại nhằm đảm bảo cho tổ chức phỏt triển một cỏch bền vững.
Để tiến hành kiểm tra tài chớnh ngƣời ta cú thể sử dụng cỏc phƣơng phỏp sau:
Phương phỏp hoạch định ngõn sỏch:
Hoạch định ngõn sỏch là quỏ trỡnh phõn chia cỏc chỉ tiờu dự kiến và liờn kết chỳng với mục tiờu của doanh nghiệp. Hoạch định ngõn sỏch nhằm:
Hỗ trợ cho nhà quản trị trong việc nõng cao hiệu quả cụng việc Hỗ trợ cho việc phõn bổ hợp lý cỏc nguồn lực của doanh nghiệp
Hỗ trợ cho kiểm soỏt và giỏm sỏt việc sử dụng hợp lý cỏc yếu tố sản xuất trong suốt năm tài chớnh. Qua đú cú thể cắt giảm kịp thời những khoản chi khụng hợp lý
Ngõn sỏch thƣờng đƣợc hoạch định cho từng năm và sau đú đƣợc phõn bổ cho từng thỏng. Trờn cơ sở đú, cỏc nhà quản trị cú thể theo dừi quỏ trỡnh thực hiện và cú những điều chỉnh hợp lý kịp thời
Trờn phƣơng diện kiểm soỏt, hoạch định ngõn sỏch cú thể đƣợc sử dụng nhƣ một phƣơng tiện kiểm soỏt phũng ngừa hoặc kiểm soỏt hiệu chỉnh. Khi hoạch định ngõn sỏch đƣợc sử dụng để kiểm soỏt, hiệu chỉnh nú chỳ trọng nhận định những lệch lạc so với ngõn sỏch dự kiến. Những lệch lạc này bỏo động cho cỏc nhà quản trị thấy rừ sự cần thiết
phải đi tỡm nguyờn nhõn của hiện tƣợng để cú những điều chỉnh hoặc thay đổi ngõn sỏch cho phự hợp
Khi ngõn sỏch đƣợc sử dụng để phũng ngừa, hiệu quả của nú tuỳ thuộc vào quan điểm của cỏc nhà quản trị và nhõn viờn
Phương phỏp phõn tớch so sỏnh:
Đõy là phƣơng phỏp đƣợc ỏp dụng nhằm đỏnh giỏ điều kiện tài chớnh của tổ chức trong hai hay nhiều kỳ với những số liệu thu thập đƣợc. Thụng qua phƣơng phỏp này ngƣời ta cũn cú thể so sỏnh với cỏc tổ chức khỏc trong và ngoài ngành
Hỡnh thức phổ biến nhất để phõn tớch so sỏnh là phõn tớch cỏc chỉ tiờu tài chớnh. Đõy là việc lựa chọn hai hay nhiều số liệu liờn quan với nhau trong bỏo cỏo tài chớnh giữa hai thời kỳ hoặc giữa hai đơn vị để so sỏnh với nhau
Cú nhiều chỉ tiờu tài chớnh đƣợc phõn tớch so sỏnh, trong đú đỏng chỳ ý là một số chỉ tiờu sau:
Loại Tỷ số Cỏch tớnh í nghĩa
Đo lƣờng khả năng Lợi nhuận sau thuế / sinh lời: Cho biết 1
Tớnh sinh lời Tỷ số lợi nhuận đồng tài sản mang
Tổng giỏ trị tài sản
lại bao nhiờu đồng lợi nhuận sau thuế Đo lƣờng : khả năng trả nợ vay, cho biết Tớnh thanh khoản Tỷ số thanh Tài sản lƣu động / 1 đồng nợi ngắn hạn
khoản Nợ ngắn hạn thỡ đầu tƣ bao nhiờu vào tài sản lƣu động.
Đo lƣờng hiệu quả quản trị tồn kho, Tỷ số hoạt động Vũng quay tồn Doanh thu thuần / cho biết một đồng
kho Tồn kho hàng tồn kho cú bao
nhiờu đồng doanh thu thuần.
Đũn cõn nợ Tổng nợ / ngõn Tổng nợ / Tổng giỏ trị Khả năng tự tài trợ của doanh nghiệp
quỹ đầu tƣ tài sản
Bảng 5.1. Cỏc chỉ tiờu tài chớnh chủ yếu đỏnh giỏ hoạt động sản xuất kinh doanh
5.2.1.3. Kiểm tra thụng tin
Trong quỏ trỡnh điều hành tổ chức, cỏc quản trị viờn trong tổ chức phải trao đổi thụng tin với cấp trờn, cấp dƣới và cỏc quản trị viờn khỏc. Họ khụng thể ra quyết định mà khụng cú thụng tin. Hơn nữa để hoạt động cú hiệu quả cỏc nhà quản trị cũn đũi hỏi phải cú thụng tin đầy đủ chớnh xỏc, kịp thời nhằm thực hiện tốt cỏc chức năng và hoạt động quản trị của mỡnh.
Vỡ vậy, cần phải kiểm tra lại tớnh trung thực, khỏch quan của thụng tin. Bởi trong nhiều trƣờng hợp ngƣời cung cấp thụng tin cú thể cố ý điều chỉnh thụng tin làm sai lệch so với thực tế. Để kiểm tra thụng tin, tổ chức cú thể thành lập một bộ phận chuyờn trỏch thu thập và xử lý thụng tin.
5.2.2. Những yờu cầu của kiểm tra
5.2.2.1. Kiểm tra cú trọng điểm
Khi đó xỏc định rừ mục đớch kiểm tra, cần phải xỏc định nờn kiểm tra ở đõu để tập trung sự chỳ ý vào cỏc khu vực và cỏc điểm kiểm tra đú. Thụng thƣờng đú là cỏc khu vực hoạt động thiết yếu hay xảy ra sai sút, tập trung nhiều nguồn lực. Trờn thực tế cỏc nhà quản lý phải lựa chọn và xỏc định phạm vi cần kiểm tra. Nếu khụng xỏc định đƣợc chớnh xỏc khu vực trọng điểm, nhƣ kiểm tra trờn một khu vực quỏ rộng, sẽ làm tốn kộm thời gian, lóng phớ tiền bạc, nguyờn vật liệu và việc kiểm tra sẽ kộm hiệu quả.
5.2.2.2. Kiểm tra ngay tại nơi xảy ra cỏc hoạt động
Nguyờn tắc này đũi hỏi việc kiểm tra khụng chỉ dựa vào cỏc số liệu và bỏo cỏo thống kờ mà phải đƣợc tiến hành ngay tại nơi diễn ra cỏc hoạt động.
5.2.2.3. Kiểm tra phải toàn diện tất cả nguyờn nhõn
Nguyờn tắc này nờu rừ: Trong một cơ hội ngẫu nhiờn nhất định, một số lƣợng nhỏ cỏc nguyờn nhõn cũng cú thể gõy ra đa số cỏc kết quả. Đõy là một nguyờn tắc rất quan trọng tạo cơ sở khoa học cho cỏc nhà quản trị khi họ cố gắng xỏc định cỏc khu vực hoạt động thiết yếu, cỏc điểm kiểm tra thiết yếu. Nguyờn tắc này cũng đũi hỏi trong quỏ trỡnh kiểm tra phải xem xột kỹ càng mọi nguyờn nhõn gõy nờn những sai lệch của hoạt động so với kế hoạch để cú thể đề ra cỏc biện phỏp điều chỉnh cú hiệu quả
5.2.2.4. Xõy dựng hệ thống ba kiểm tra
Nguyờn tắc này đũi hỏi mỗi ngƣời, mỗi bộ phận phải tự kiểm tra mỡnh là tốt nhất. Khả năng tự kiểm tra để tự hoàn thiện thể hiện trỡnh độ phỏt triển cao của một hệ thống. Sau khi cỏ nhõn ngƣời thực hiện tiến hành kiểm tra thỡ đến lónh đạo trực tiếp kiểm tra, cuối cựng là cỏn bộ chuyờn trỏch kiểm tra.
5.2.2.5. Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trờn kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra
Cơ sở để tiến hành kiểm tra thƣờng là dựa vào kế hoạch. Do vậy, nú phải đƣợc thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức. Mặt khỏc, kiểm tra cũn cần đƣợc thiết kế căn cứ theo cấp bậc của đối tƣợng đƣợc kiểm tra
5.2.2.6. Kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cỏ nhõn cỏc nhà quản trị
Kiểm tra nhằm giỳp nhà quản lý nắm đƣợc những gỡ đang xảy ra, cho nờn những thụng tin thu thập đƣợc trong quỏ trỡnh kiểm tra phải đƣợc nhà quản lý thụng hiểu. Những thụng tin hay cỏch diễn đạt thụng tin kiểm tra mà nhà quản lý khụng hiểu đƣợc thỡ họ sẽ khụng thể sử dụng và do đú sự kiểm tra sẽ khụng cũn tỏc dụng.
5.2.2.7. Kiểm tra phải cụng khai, khỏch quan, chớnh xỏc