CHƢƠNG 3 : CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
3.2. MỘT SỐ CƠ SỞ TRONG CễNG TÁC TỔ CHỨC
3.2.1. Tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị, hay cũn gọi là tầm hạn kiểm soỏt, là khỏi niệm dựng để chỉ số lƣợng nhõn viờn cấp dƣới mà một nhà quản trị cú thể điều khiển một cỏch tốt đẹp nhất. Khi núi “điều khiển một cỏch tốt đẹp nhất” chỳng ta muốn núi đến việc quản trị, giao việc, kiểm tra, hƣớng dẫn lónh đạo nhõn viờn dƣới quyền một cỏch thoả đỏng, cú kết quả. Theo kinh nghiệm quản trị, tầm quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bỡnh thƣờng là khoảng 4 - 8 nhõn viờn thuộc cấp. Tuy nhiờn, con số này cú thể tăng đến 12 hay 15 trong trƣờng hợp nhõn viờn dƣới quyền chỉ làm những hoạt động đơn giản, và rỳt xuống cũn 2 - 3 ngƣời khi cụng việc mà cấp dƣới trực tiếp của nhà quản trị phải thực hiện là phức tạp. Về mặt tổ chức, tầm hạn quản trị cú liờn quan mật thiết đến số lƣợng cỏc tầng nấc trung gian trong một đơn vị. Vớ dụ: nếu tổ chức cú 20 nhõn viờn và tầm hạn quản trị là 20 thỡ tổ chức đú chỉ cú 2 cấp là: lónh đạo cao nhất và nhõn viờn. Ngƣợc lại nếu tầm hạn quản trị trong tổ chức là 3 thỡ tổ chức sẽ cú 4 cấp. Bộ mỏy tổ chức ớt tầng nấc trung gian đƣợc gọi là bộ mỏy tổ chức thấp. Bộ mỏy cú nhiều tầng nấc là bộ mỏy tổ chức cao.
Nhƣ vậy, qua vớ dụ trờn chỳng ta nhận thấy rằng với cựng một số lƣợng cỏn bộ cụng nhõn viờn, nếu tầm hạn quản trị rộng thỡ sẽ cú ớt tầng lớp trung gian, ngƣợc lại nếu tầm hạn quản trị hẹp thỡ sẽ cú nhiều cấp trung gian và bộ mỏy của tổ chức sẽ cú dạng cao
Thụng thƣờng chỳng ta khụng thớch những bộ mỏy tổ chức cú nhiều tầng nấc trung gian vỡ nhƣ vậy dễ làm chậm trễ và sai lệch sự truyền đạt cũng nhƣ tiến trỡnh giải quyết cụng việc trong tổ chức. Ai cũng muốn bỏ bớt cỏc tầng nấc trung gian để cú đƣợc những bộ mỏy tổ chức gọn nhẹ. Muốn giải quyết vấn đề cỏc tầng nấc trung gian trong một bộ mỏy tổ chức cần phải xỏc định tầm hạn quản trị rộng hay hẹp.
Tuy nhiờn, tầm quản trị lại liờn quan chặt chẽ tới: Trỡnh độ và năng lực của nhà quản trị.
Khả năng và ý thức của cấp dƣới
Tớnh chất phức tạp và mức độ ổn định của cụng việc.
Mối quan hệ giữa cỏc nhõn viờn với nhõn viờn cũng nhƣ giữa cỏc nhõn viờn và nhà quản trị
Kỹ thuật thụng tin dựng trong quản lý.
Tầm quản trị hẹp
Ưu điểm:
Giỏm sỏt và kiểm soỏt chặt chẽ
Truyền đạt thụng tin đến cỏc thuộc cấp nhanh chúng
Nhược điểm:
Tăng số cấp quản trị
Cấp trờn dễ can thiệp sõu vào cụng việc của cấp dƣới Tốn kộm nhiều chi phớ quản trị
Áp dụng:
Năng lực của nhà quản trị hạn chế Trỡnh độ của cấp dƣới khụng cao
Khi cụng việc của cấp dƣới thƣờng xuyờn thay đổi, khụng cú kế hoạch
Tầm quản trị rộng
Ưu điểm:
Giảm số cấp quản trị
Cú thể tiết kiệm đƣợc chi phớ quản trị Cấp trờn buộc phải phõn chia quyền hạn Phải cú chớnh sỏch rừ ràng
Nhược điểm:
Cú nguy cơ khụng kiểm soỏt nổi
Tỡnh trạng quỏ tải ở cấp trờn dễ đến quyết định sai. Cần phải cú những nhà quản trị giỏi
Truyền đạt thụng tin đến cỏc thuộc cấp khụng nhanh chúng
Áp dụng:
Nhà quản trị cú đầy đủ năng lực Cấp dƣới cú trỡnh độ làm việc khỏ
Cụng việc của cấp dƣới ổn định, cú kế hoạch, ớt thay đổi và cấp dƣới đó đƣợc ngƣời quản trị cấp trờn ủy quyền hành động khỏ nhiều
Kỹ thuật thụng tin quản lý hiện đại
3.2.2. Quyền hạn trong quản trị
Khỏi niệm và bản chất của quyền hạn
Hiệu quả của quỏ trỡnh ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định trong quản trị phụ thuộc rất nhiều vào việc phõn quyền, uỷ quyền, cựng việc xỏc định quyền hạn và quyền lực cho mỗi cỏ nhõn, bộ phận trong một tổ chức. Để hiểu đƣợc cỏc cỏch uỷ quyền trong tổ chức cần phải hiểu bản chất cỏc mối quan hệ quyền hạn và trỏch nhiệm trong tổ chức.
Khỏi niệm: Quyền hạn là quyền tự chủ trong quỏ trỡnh quyết định và quyền đũi
hỏi sự tuõn thủ quyết định. Quyền hạn gắn liền với một vị trớ (hay chức vụ ) quản trị nhất định trong cơ cấu tổ chức.
Quyền hạn của một vị trớ quản trị sẽ đƣợc giao phú cho ngƣời nào nắm giữ vị trớ đú và nhƣ vậy nú khụng liờn quan đến những phẩm chất cỏ nhõn của ngƣời cỏn bộ quản trị.
Bản chất của quyền hạn trong cỏc quyết định về quản trị là ai, đƣợc (hay cú) quyền gỡ đối với ai, ở đõu, cũng nhƣ vào lỳc nào và nú cũng cú nghĩa là ai phải phục tựng quản lý và điều hành của ai. Quyền hạn thể hiện khả năng trong việc ra quyết định và điều khiển hoạt động của ngƣời khỏc.
Quyền hạn là chất kết dớnh trong cơ cấu tổ chức, là sợi dõy liờn kết cỏc bộ phận với nhau, là phƣơng tiện mà nhờ đú cỏc nhúm hoạt động đƣợc đặt dƣới sự chỉ huy của một nhà quản trị và sự phối hợp giữa cỏc đơn vị cú thể đƣợc nõng cấp dần. Nú chớnh là cụng cụ để nhà quản trị cú thể thực hiện quyền tự chủ và tạo ra một mụi trƣờng thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của từng ngƣời.
Cỏc loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức: Trong tổ chức quyền hạn đƣợc chia
làm 3 loại: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn chức năng và quyền hạn tham mƣu, đƣợc phõn biệt chủ yếu bằng mối quan hệ với quỏ trỡnh ra quyết định.
Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phộp ngƣời quản trị ra quyết định và giỏm
sỏt trực tiếp đối với cấp dƣới. Mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến cú quyền ra quyết định cho cấp dƣới trực tiếp và nhận bỏo cỏo từ họ.
Quyền hạn tham mưu: bản chất của mối quan hệ tham mƣu là cố vấn. Chức năng của
cỏc tham mƣu là điều tra, khảo sỏt, nghiờn cứu, phõn tớch và đƣa ra những ý
kiến tƣ vấn cho ngƣời quản trị trực tuyến mà họ cú trỏch nhiệm phải quan hệ. Sản phẩm lao động của cỏn bộ hay bộ phận tham mƣu là lời khuyờn chứ khụng phải là quyết định cuối cựng. Do tớnh chất phức tạp của cỏc hoạt động và của mụi trƣờng nờn cỏc nhà quản trị khi ra quyết định luụn cần những kiến thức của cỏc chuyờn gia trong cỏc lĩnh vực kinh tế, chớnh trị, xó hội, cụng nghệ...Mặt khỏc cỏc nhà quản trị trực tuyến do quỏ bận rộn với cụng việc quản trị họ khụng thể cú thời gian để tiến hành thu thập dữ liệu, phõn tớch và đƣa ra cỏc phƣơng ỏn quyết định, đặc biệt là cỏc nhà quản trị cấp cao nhất. Vỡ vậy quan hệ tham mƣu luụn cần thiết đối với cỏc tổ chức và cú thể giỳp tổ chức thành cụng hơn rất nhiều. Tuy nhiờn trong thực hành quyền hạn tham mƣu cú thể dẫn đến một số vấn đề nhƣ nguy cơ làm xúi mũn quyền hạn trực tuyến và sự thiếu trỏch nhiệm của cỏc tham mƣu. Để mối quan hệ trực tuyến- tham mƣu cú hiệu quả cần cú nhận thức đỳng đắn về mối quan hệ quyền hạn này, cần làm cho trực tuyến lắng nghe tham mƣu đồng thời đảm bảo cho tham mƣu cú đủ thụng tin để đƣa ra đƣợc lời khuyờn chớnh xỏc, tham mƣu toàn diện trờn cơ sở cõn nhắc xem xột đầy đủ cỏc vấn đề để giỳp nhà quản trị ra quyết định khụng mất nhiều cụng nghiờn cứu, khụng phải hội họp nhiều.
Quyền hạn chức năng: là quyền trao cho một cỏ nhõn ra quyết định và kiểm soỏt những hoạt động nhất định của cỏc bộ phận khỏc. Do hạn chế về kiến thức chuyờn mụn,
thiếu khả năng giỏm sỏt quỏ trỡnh, những ngƣời phụ trỏch trực tuyến cú thể giao một phần quyền hạn cho cỏn bộ tham mƣu hoặc quản trị của một bộ phận nào khỏc. Phạm vi quyền hạn chức năng cần đƣợc hạn chế để duy trỡ tớnh toàn vẹn của cƣơng vị quản trị. Quyền hạn chức năng chỉ nờn giới hạn trong phạm vi cõu hỏi nhƣ thế nào, và đụi khi cõu hỏi khi nào- gắn liền với quỏ trỡnh quản trị chớnh sỏch, nhƣng hiếm khi bao hàm nghĩa "ở đõu", "Cỏi gỡ", hay "ai"- gắn liền với quỏ trỡnh quản trị tỏc nghiệp. Lý do của sự hạn chế này là để duy trỡ đƣợc tớnh nhất quỏn trong mệnh lệnh cua rcỏc uỷ viờn quản trị trực tuyến. Để thu đƣợc kết quả tốt trong việc giao phúi quyền hạn chức năng ngƣời lónh
đạo tổ chức cần đảm bảo phạm vi quyền hạn đƣợc chỉ rừ cho ngƣời đƣợc uỷ quyền và cả những ngƣời chịu sự tỏc động của quyền hạn này.
3.2.3. Phõn cấp quản trị
Nhƣ đó phõn tớch ở mục 3.2.1, nguyờn nhõn cú cỏc cấp quản trị trong tổ chức là bởi giới hạn của tầm hạn quản trị (tầm kiểm soỏt)- là số ngƣời hay bộ phận mà nhà quản trị cú thể kiểm soỏt hiệu quả. Quyền hạn trong tổ chức chẳng qua là mức độ độc lập dành cho mỗi ngƣời thụng qua việc trao cho họ quyền ra cỏc quyết định. Cú sự phõn cấp quản trị thỡ phải tiến hành uỷ quyền cho cỏc cấp quản trị thấp hơn trong tổ chức. Vậy nờn uỷ quyền ở mức độ nào? Núi cỏch khỏc quyền hạn nờn đƣợc tập trung hay phõn tỏn trong một tổ chức ở mức độ nào? Trƣớc hết ta cần làm rừ cỏc khỏi niệm tập trung quyền lực, phõn quyền và uỷ quyền.
Tập trung quyền lực là tỡnh trạng mà quyền lực được tập trung vào người đứng đầu tổ chức hay bộ phận. Với mụ hỡnh tập trung quyền lực thỡ khụng cú nhiều cấp quản
trị, do đú cú ớt ngƣời quản trị. Tập trung quyền lực cao thỡ ngƣời quản trị cú thể giỏm sỏt và kiểm soỏt chặt chẽ cấp dƣới, cỏc quyết định đƣợc đƣa ra và tổ chức thực hiện nhanh chúng. Tuy nhiờn, cấp trờn dễ can thiệp quỏ sõu vào cụng việc của cấp dƣới làm giảm sự quan tõm, tớnh tớch cực và khả năng sỏng tạo của họ. Mặt khỏc do quản trị cao cấp quỏ xa lầy trong cỏc quyết định tỏc nghiệp nờn chất lƣợng của cỏc quyết định mang tớnh chiến lƣợc sẽ giảm sỳt.
Phõn quyền là xu hƣớng phõn tỏn quyền quyết định cho những cấp quản trị thấp
hơn trong hệ thống thứ bậc. Phõn tỏn quyền lực đũi hỏi cỏc nhà quản trị phải quyết định khi nào và quyền gỡ sẽ đƣợc uỷ quyền cho cấp dƣới, lựa chọn và huấn luyện ngƣời đƣợc uỷ quyền, thiết lập quy chế kiểm tra thớch hợp.
Uỷ quyền là quỏ trỡnh ngƣời quản trị cấp trờn trao quyền ra quyết định và điều
hành hoạt động cho cấp dƣới trong một phạm vi nào đú.
Phõn quyền là hiện tƣợng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mụ và trỡnh độ phỏt triển nhất định làm cho một ngƣời hay một cấp quản trị khụng thể đảm đƣơng đƣợc mọi cụng việc quản trị. Những nguy cơ tiềm ẩn của phõn quyền là sự thiếu nhất quỏn trong chớnh sỏch, tỡnh trạng mất khả năng kiểm soỏt của cấp trờn đối với cấp dƣới, tỡnh trạng cỏt cứ của cỏc nhà quản trị bộ phận. Phõn quyền ở mức độ cao, những nhà quản trị trở thành những ngƣời điều hành độc lập trong cỏc bộ phận, dẫn đến tỡnh trạng trựng lắp chức năng, gõy thiệt hại về tài chớnh cho tổ chức.
Quỏ trỡnh uỷ quyền cần phải tuõn thủ cỏc nguyờn tắc cơ bản sau:
Thiết lập hệ thống kiểm soỏt hợp lý Chỉ uỷ quyền cho cấp dƣới trực tiếp
Việc uỷ quyền khụng làm mất đi hay thu nhỏ trỏch nhiệm của ngƣời đƣợc uỷ quyền
Quyền lợi, nghĩa vụ trỏch nhiệm của ngƣời uỷ quyền và ngƣời đƣợc uỷ quyền phải đảm bảo và gắn bú với nhau. Nguyờn tắc này đũi hỏi phải đảm bảo sự tƣơng xứng giữa nghĩa vụ, quyền lợi và trỏch nhiệm
Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ đƣợc uỷ quyền phải xỏc định rừ ràng Uỷ quyền phải tự giỏc, khụng ỏp đặt
Ngƣời đƣợc uỷ quyền phải cú đầy đủ thụng tin trƣớc khi bắt tay vào việc Luụn luụn phải cú sự kiểm tra trong quỏ trỡnh thực hiện sự uỷ quyền
Việc uỷ quyền cần phải được tiến hành theo những bước cơ bản sau:
Quyết định những nhiệm vụ cú thể uỷ quyền và kết quả cần đạt đƣợc. Việc giao quyền nhằm làm cho ngƣời khỏc cú khả năng thực hiện đƣợc cụng việc. Do đú, cần phải uỷ quyền tƣơng xứng với cụng việc và tạo điều kiện cho họ thực hiện cụng tỏc đƣợc giao
Chọn ngƣời và giao nhiệm vụ
Đảm bảo cỏc nguồn lực Duy trỡ cỏc thụng tin mở Thiết lập hệ thống kiểm soỏt
Khen thƣởng đối với ủy quyền cú hiệu quả
Mức độ phõn quyền trong tổ chức: Việc xỏc định cần tập trung hay phõn tỏn quyền
lực chịu ảnh hƣởng của những nhõn tố chủ yếu sau:
Chi phớ của cỏc quyết định. Nếu quyết định càng tạo ra nhiều chi phớ cho tổ chức thỡ càng đƣợc tập trung vào cỏc quản trị gia cấp cao và ngƣợc lại. Do vậy, đõy là yếu tố quan trọng nhất trong việc xỏc định mức độ tập trung.
Sự thống nhất về chớnh trị, chớnh sỏch. Cỏc chớnh sỏch thống nhất cho phộp so sỏnh tớnh hiệu quả của từng bộ phận của tổ chức và đú là cơ sở để quyết định uỷ quyền hay tập trung
Nền văn hoỏ của cụng ty. Yếu tố này cú vai trũ rất quan trọng đối với việc cú nờn tập trung quyền lực hay khụng. Trong những tổ chức cú bầu khụng khớ cởi mở, nhõn viờn đƣợc khuyến khớch tham gia vào quỏ trỡnh ra quyết định cú ảnh hƣởng tới họ.
Sự sẵn sàng của cỏc nhà quản trị. Đối với những tổ chức coi kinh nghiệm thực tế là cỏch huấn luyện tốt nhất để phỏt huy tiềm năng quản trị thỡ họ cú thể sẵn sàng chấp nhận những lỗi lầm của cỏc nhà quản trị. Do đú, cấp trờn cú thể sẵn sàng uỷ quyền và giao nhiệm vụ cho cấp dƣới
Cơ chế kiểm soỏt. Chỉ cú những doanh nghiệp cú cơ chế kiểm soỏt hữu hiệu mới cú thể ỏp dụng chớnh sỏch uỷ quyền rộng rói và ngƣợc lại
Ảnh hƣởng của mụi trƣờng. Cỏc yếu tố bờn trong và bờn ngoài đều cú thể tỏc động đến mức độ tập trung của doanh nghiệp