5.4.1. Cỏc hỡnh thức kiểm tra
Cỏc hỡnh thức kiểm tra rất đa dạng và cú thể đƣợc phõn loại theo nhiều tiờu chớ khỏc nhau nhƣ quỏ trỡnh hành động, theo mức độ tổng quỏt của nội dung kiểm tra, theo tần suất của cỏc cuộc kiểm tra, theo chủ thể tiến hành kiểm tra.
5.4.1.1. Theo quỏ trỡnh hoạt động
Theo tiờu chớ này, kiểm tra bao gồm những dạng cơ bản đú là:
Kiểm tra trƣớc hoạt động: Hỡnh thức kiểm tra này dựng để đảm bảo nguồn lực cần thiết cho một hoạt động nào đú đó đƣợc ghi vào ngõn sỏch và đƣợc chuẩn bị đầy đủ cả về số lƣợng, chủng loại, chất lƣợng và đến nơi quy định.
Kiểm tra trong hoạt động: Là theo dừi cỏc hoạt động đang diễn ra để đảm bảo chắc chắn rằng mọi cỏi đều hƣớng đến cỏc mục tiờu. Những tiờu chuẩn chỉ đạo hoạt động đang diễn ra đƣợc rỳt ra từ những phần mụ tả cụng việc và từ những chớnh sỏch đƣợc hỡnh thành từ chức năng lập kế hoạch. Việc kiểm tra trong hoạt động đƣợc thực hiện chủ yếu bằng những hoạt động giỏm sỏt của những nhà quản trị.
Kiểm tra sau hoạt động: Là hỡnh thức kiểm tra, đo lƣờng kết quả cuối cựng của hoạt động
5.4.1.2. Theo mức độ tổng quỏt của nội dung kiểm tra
Theo cỏch phõn loại này, cú cỏc hỡnh thức kiểm tra cơ bản đú là:
Kiểm tra toàn bộ: Nhằm đỏnh giỏ việc thực hiện mục tiờu, kế hoạch của doanh nghiệp một cỏch tổng thể
Kiểm tra bộ phận: Là kiểm tra đối với từng lĩnh vực, bộ phận, phõn hệ cụ thể của doanh nghiệp
Kiểm tra cỏ nhõn: Kiểm tra đối với những con ngƣời cụ thể trong doanh nghiệp
5.4.1.3. Theo tần suất của cỏc cuộc kiểm tra:
Với cỏch phõn loại này, chỳng ta cú cỏc loại kiểm tra đú là: Kiểm tra đột xuất: Là kiểm tra khụng theo định kỳ định sẵn
Kiểm tra định kỳ: Là kiểm tra đƣợc thực hiện theo kế hoạch đó định trong từng thời gian và tập trung vào một số chức năng quản trị
Kiểm tra liờn tục: Là giỏm sỏt thƣờng xuyờn trong mọi thời điểm, với mọi cấp, mọi đối tƣợng, mọi khõu và mọi nội dung kiểm tra
5.4.1.4. Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm tra
Kiểm tra của lónh đạo tổ chức: Ngƣời lónh đạo phải cú trỏch nhiệm kiểm tra trong phạm vi mỡnh quản lý.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị cao nhất trong tổ chức, chịu trỏch nhiệm cao nhất về sự thành cụng hay thất bại của tổ chức. Những chức năng của cơ bản của Hội đồng quản trị là chức năng chiến lƣợc, tổ chức và kiểm tra. Để cú tạo điều kiện thực hiện cụng tỏc kiểm tra, Hội đồng quản trị cú cỏc nhiệm vụ sau: Phờ duyệt, thụng qua hệ thống mục tiờu dài hạn, ngắn hạn cho toàn bộ tổ chức làm cơ sở để so sỏnh, đỏnh giỏ kết quả kiểm tra; Quy định rừ thẩm quyền, chế độ trỏch nhiệm của Hội đồng quản trị, của chủ tịch hội đồng, quy định mối liờn hệ giữa hội đồng quản trị và chủ tịch hội đồng quản trị, giỏm đốc trong việc thực hiện kiểm tra; Phờ duyệt những nội dung và phạm vi kiểm tra trong từng thời kỳ ở tổ chức; Phờ duyệt, thụng qua hệ thống tổ chức thực hiện việc kiểm tra cỏc lĩnh vực hoạt động cho cỏc cấp, cỏc bộ phận trong tổ chức theo những mục đớch, yờu cầu cụ thể; Phờ duyệt, thụng qua cỏc dự ỏn tổ chức trang bị phƣơng tiện, dụng cụ kiểm tra cho cỏc bộ phận, cỏ nhõn thực hiện kiểm tra; Phờ duyệt, thụng qua chế độ thƣởng phạt tinh thần, vật chất đối với cỏc bộ phận, cỏ nhõn thực hiện kiểm tra; Ra cỏc
quyết định và kiểm tra việc thực hiện cỏc quyết định. Triệu tập hội đồng, bổ nhiệm cỏc giỏm đốc, xõy dựng cỏc bản quyết toỏn.
Giỏm đốc điều hành của tổ chức cú trỏch nhiệm: Tổ chức và thực hiện chế độ kiểm tra, thanh tra việc thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch, chớnh sỏch, phỏp luật và xột, giải quyết khiếu nại, tố cỏo theo thẩm quyền trong phạm vi cơ quan, đơn vị mỡnh; Thực hiện yờu cầu, kiến nghị, quyết định về thanh tra của tổ chức thanh tra, đoàn thanh tra, thanh tra viờn hoặc cơ quan quản trị cấp trờn thuộc trỏch nhiệm của cơ quan đơn vị mỡnh; Tạo điều kiện cho ban thanh tra nhõn dõn trong cơ quan.
Chủ sở hữu: Về mặt lý thuyết cỏc hội viờn cú quyền sinh, quyền sỏt, cú quyền bói miễn sau khi bổ nhiệm cỏc vị lónh đạo của doanh nghiệp. Về chức năng kiểm tra của họ cú những quyền chủ yếu sau: Quyền đƣợc thụng tin về cỏc sổ sỏch kế toỏn và cỏc chƣơng trỡnh kế hoạch hoạt động của tổ chức; Quyền đƣợc kiểm tra: Mọi hội viờn đƣợc tham gia bàn bạc, quyết định những vấn đề cú liờn quan đến lợi ớch chung của tổ chức; Cỏc hội viờn trong hội đồng đƣợc biểu quyết về những vấn đề quan trọng cú liờn quan đến hoạt động của tổ chức; Kiểm tra tỡnh hỡnh quản trị, sử dụng vốn của tổ chức nhƣ cỏc khoản chờnh lệch vốn khi đỏnh giỏ lại, cỏc khoản vốn dự trữ, cỏc khoản vốn đầu tƣ, cỏc khoản thế chấp theo luật định; Cú quyền kiểm tra việc chuyển nhƣợng vốn cũng nhƣ kiểm tra việc tham gia hoặc khụng tham gia vào tổ chức của cỏc hội viờn.
Kiểm tra của ngƣời trực tiếp thực thi nhiệm vụ: Căn cứ vào nhiệm vụ và yờu cầu của việc hoàn thành nhiệm vụ mà ngƣời thi hành nhiệm vụ tiến hành tự kiểm tra. Bờn cạnh việc tự kiểm tra mỡnh thỡ ngƣời thực thi nhiệm vụ cũn kiểm tra cỏc vấn đề cú liờn quan khỏc nhƣ: Kiểm tra việc thực hiện chế độ trả cụng, thự lao, sử dụng lao động, bồi dƣỡng... theo quy định cho ngƣời làm cụng trong doanh nghiệp; Đũi hỏi giỏm đốc theo định kỳ (quý, năm) phải cú thụng bỏo qua hội đồng quản trị cho ngƣời làm cụng biết tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh về doanh số, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. Thụng qua hội đồng quản trị, ngƣời làm cụng phải đƣợc thụng tin về mọi vấn đề cú liờn quan đến tỡnh hỡnh tổ chức, quản trị và sự phỏt triển của doanh nghiệp; Tổ chức ban thanh tra nhõn dõn làm nhiệm vụ phỏt hiện ngăn chặn kịp thời cỏc hiện tƣợng vi phạm phỏp luật, phản ỏnh ý kiến của ngƣời lao động với lónh đạo doanh nghiệp giỏm sỏt việc thực hiện kiến nghị đú.
Kiểm tra của cỏn bộ chuyờn trỏch: Đõy là những cỏn bộ chuyờn nghiệp trong việc kiểm tra. Họ cú trỏch nhiệm kiểm tra toàn bộ cỏc nội dung mà ngƣời lao động cũng nhƣ quản lý trực tiếp của họ đó tiến hành nhằm khẳng định chắc chắn khụng cú những sai sút nào cú thể cho qua gõy ảnh hƣởng khụng tốt đến hoạt động của tổ chức. Cỏn bộ chuyờn trỏch là những ngƣời đƣợc bầu ra, đƣợc bổ nhiệm nhằm thực hiện chức năng kiểm tra đối với hoạt động của tổ chức.
5.4.2. Cỏc kỹ thuật kiểm tra
Cỏc kỹ thuật kiểm tra là những cụng cụ, phƣơng tiện để tiến hành cụng tỏc kiểm tra. Theo thời gian, với sự tiến bộ của khoa học quản trị và cụng nghệ tin học, hàng loạt cỏc cụng cụ, phƣơng tiện hiện đại đó ra đời đỏp ứng yờu cầu nõng cao hiệu quả của kiểm tra trong quản trị kinh doanh.
5.4.2.1. Cỏc kỹ thuật kiểm tra truyền thống
a. Cỏc dữ liệu thống kờ
Cỏc dữ liệu thống kờ dự mang tớnh lịch sử hay dự đoỏn đều rất quan trọng đối với cụng tỏc kiểm tra. Chỳng phản ỏnh rừ ràng kết quả thực hiện kế hoạch trong từng lĩnh vực hay toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp (lỗ, lói, doanh số, giỏ cao, chi phớ, khả năng thu hồi vốn đầu tƣ, năng suất,tỡnh hỡnh sản xuất sản phẩm v.v...). Hơn thế nữa, cỏc dữ liệu thống kờ qua phõn tớch sẽ cho thấy xu thế vận động của cỏc sự vật, hiện tƣợng và do đú là cụng cụ hữu hiệu cho kiểm tra dự bỏo.
Cỏc dữ liệu thống kờ cú thể đƣợc thể hiện dƣới nhiều dạng (nhƣ biểu, bảng). Muốn cho cỏc dữ liệu trở nờn cú ý nghĩa, ngay cả khi chỳng đƣợc thể hiện trờn cỏc biểu đồ cũng cần sỏng tỏ đƣợc những vấn đề nhất định. Chẳng hạn việc tăng hoặc giảm3% hay 5% chi phớ so với kế hoạch cú ý nghĩa gỡ ? Sự sai lệch đú nghiờm trọng tới mức nào? Điều gỡ cú thể xảy ra trong thời gian tới? Ai chịu trỏch nhiệm? v.v...
Cú bảy dạng biểu đồ được sử dụng rộng rói trong kiểm tra:
Biểu đồ nhõn quả: Thƣờng đƣợc dựng để minh hoạ cỏc nguyờn nhõn của một vấn đề nhất định và nhúm chỳng lại theo cấp loại.
Lƣu đồ (hay biểu đồ dũng quỏ trỡnh): Là sự trỡnh bày bằng hỡnh ảnh cỏc bƣớc trong một quỏ trỡnh.
Biểu đồ Pareto: Đƣợc sử dụng theo tập hợp dữ liệu để phõn cấp cỏc nguyờn nhõn sao cho cú thể chỉ ra đƣợc cỏc mức độ ƣu tiờn. ứng dụng của chỳng tạo ra quy tắc 80 - 20, trong đú chỉ ra rằng 80% vấn đề xuất phỏt từ 20% cỏc nguyờn nhõn.
Biểu đồ khuynh hƣớng: Cho thấy sự biến thiờn của kết quả hoạt động trong một giai đoạn.
Biểu đồ phõn bố: Dựng để đo tần số xuất hiện một vấn đề nào đú, vớ dụ nhƣ một đoàn tàu hoả khởi hành trễ mƣời phỳt bao nhiờu lần so với trễ năm phỳt, hay sỏu phỳt.
Biểu đồ phõn tỏn: Minh hoạ mối quan hệ giữa hai biến số, nhƣ chiều cao và trọng lƣợng. Khi một biến gia tăng thỡ biến kia sẽ bị ảnh hƣởng ra sao.
Biểu đồ kiểm tra: Là cụng cụ tiờn tiến nhất trong bảy loại, đƣợc dựng để phản ỏnh sự biến đổi trong hệ thống. Chỳng là cỏc biểu đồ khuynh hƣớng với cỏc giới hạn trờn và dƣới đƣợc xỏc định theo thống kờ. Chừng nào cỏc biến số của quỏ trỡnh rơi vào bờn trong giới hạn, hệ thống đƣợc coi là “nằm” trong tầm kiểm soỏt.
Trong doanh nghiệp cú rất nhiều loại dữ liệu thống kờ, nhƣng một trong những dữ liệu thống kờ quan trọng nhất đƣợc cung cấp thụng qua cỏc bỏo cỏo kế toỏn tài chớnh.
b. Cỏc bản bỏo cỏo kế toỏn tài chớnh
Bỏo cỏo tài chớnh là những bản phõn tớch tổng hợp nhất về tỡnh hỡnh tài chớnh nhƣ tài sản, cụng nợ cũng nhƣ kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.
Cỏc bỏo cỏo tài chớnh đƣợc sử dụng để theo dừi giỏ trị tiền tệ của cỏc sản phẩm và dịch vụ vào và ra khỏi doanh nghiệp, nú là cụng cụ để giỏm sỏt ba điều kiện tài chớnh chủ yếu của doanh nghiệp là:
Khả năng thanh toỏn của doanh nghiệp
Điều kiện tài chớnh chung của doanh nghiệp (cõn bằng giữa cỏc khoản nợ và cú) Khả năng sinh lợi của doanh nghiệp
Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, cỏc bỏo cỏo tài chớnh cú thể đƣợc lập cho hàng năm, hàng quý, hàng thỏng.
c. Ngõn quỹ
Ngõn quỹ là một trong những cụng cụ kiểm tra lõu đời nhất và đƣợc sử dụng rộng rói nhất.
Những điều kiện để kiểm tra ngõn quỹ cú hiệu quả là:
Việc lập và quản lý ngõn quỹ phải thu hỳt đƣợc sự quan tõm đặc biệt của cả những nhà lónh đạo doanh nghiệp và những quản trị viờn cấp dƣới.
Phải xỏc định đƣợc những tiờu chuẩn hợp lý để dựa vào đú, cỏc chƣơng trỡnh và cụng việc cú thể chuyển thành nhu cầu về lao động, chi phớ hoạt động, chi phớ về vốn, về thời gian, khụng gian và cỏc nguồn lực khỏc.
Cú đƣợc một hệ thống thụng tin phản hồi cú hiệu quả để biết đƣợc cỏc ngõn quỹ đang và sẽ đƣợc thực hiện nhƣ thế nào.
d. Cỏc bỏo cỏo và phõn tớch chuyờn mụn
Cỏc bản bỏo cỏo và phõn tớch chuyờn mụn thƣờng đƣợc sử dụng trong phạm vi cỏc vấn đề riờng lẻ cú tầm quan trọng đặc biệt đối với doanh nghiệp. Nhờ cỏc bản bỏo cỏo và phõn tớch chuyờn mụn mà cỏc nhà quản trị cú thể phỏt hiện đƣợc nguyờn nhõn sõu xa của những sai lệch mà khụng một bản bỏo cỏo thống kờ nào cú thể phản ỏnh đầy đủ, và dự bỏo đƣợc những vấn đề cần giải quyết, những cơ hội cần phải tận dụng.
5.4.2.2. Cỏc kỹ thuật kiểm tra hiện đại
a. Phương phỏp đỏnh giỏ và kiểm tra chương trỡnh (Program Evaluation and Review Technique - PERT)
Dạng đầu tiờn của phƣơng phỏp này là cỏc hệ thống biểu đồ đƣợc đƣa ra bởi Herry Gantt từ đầu thế kỷ XX và đƣợc coi là một cuộc cỏch mạng trong quản lý. Ngày nay PERT khụng cũn chỉ ỏp dụng trong văn phũng của cỏc dự ỏn chuyờn mụn của Hải quõn
Mỹ mà đó trở thành cụng cụ chớnh trong việc lập kế hoạch và kiểm tra trong mọi hệ thống từ cỏc doanh nghiệp đến cỏc cơ quan quản lý nhà nƣớc. Theo phƣơng phỏp này mỗi cụng việc cần một nỳt và đƣợc trỡnh bày dƣới dạng một biểu đồ thể hiện tớnh liờn tục cỏc mối liờn hệ của những cụng việc và những điều kiện để hoàn thành một cụng việc đú.
b. Lập ngõn quỹ theo chương trỡnh mục tiờu
Đõy là một phƣơng phỏp tiếp cận mới đối với việc lập ngõn quỹ. Ban đầu phƣơng phỏp này đƣợc dựng trong hoạt động lập kế hoạch và kiểm tra của cỏc cơ quan quản lý nhà nƣớc nhƣng hiện nay đó phổ cập rộng rói trong mọi tổ chức. Theo phƣơng phỏp này, ngƣời ta gắn việc lập ngõn quỹ với việc hoàn thành một chƣơng trỡnh mục tiờu nào đú.
CÂU HỎI ễN TẬP
Khỏi niệm và vai trũ, bản chất, yờu cầu của kiểm tra trong quản trị kinh doanh? Quỏ trỡnh kiểm tra? Hóy nờu những phƣơng phỏp cần phải sử dụng để kiểm tra sự thăng tiến của bạn trong quỏ trỡnh cụng tỏc của mỡnh.
Bản chất của kiểm tra? Những yờu cầu, đối với hệ thống kiểm tra?
Quỏ trỡnh kiểm tra? Hóy nờu một tập hợp tiờu chuẩn kiểm tra cho một lĩnh vực mà bạn quan tõm?
Trỡnh bầy cỏc cụng cụ kiểm tra trong quản trị kinh doanh?
Tại sao lại cú nhiều chủ thể thực hiện kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp? Điều đú cú thể gõy khú khăn cho doanh nghiệp hay khụng?
NHẬN ĐỊNH ĐÚNG/SAI VÀ GIẢI THÍCH
Giỏm đốc trừ lƣơng nhõn viờn là hỡnh thức quản lý bằng phƣơng phỏp kinh tế Kiểm tra phải đảm bảo phự hợp văn húa tổ chức
3.Kiểm tra nhằm mục đớch xử lý vi phạm
Chỉ cú cấp dƣới mới quan tõm đến cấp trờn để mong đƣợc quan tõm
Nhà quản trị quan tõm kiểm tra hoạt động của cấp dƣới để đảm bảo họ thực hiện tốt nhiệm vụ,cũn bản thõn làm gỡ cũng đƣợc
BÀI TẬP TèNH HUỐNG
Tỡnh huống 1. ễng Võn là giỏm đốc cụng ty “Thành lợi” chuyờn sản xuất cỏc loại
động cơ với đội ngũ kỹ sƣ và cụng nhõn kỹ thuật giỏi, đồng thời cụng ty lại mới trang bị một số loại mỏy múc thiết bị hiện đại nƣớc ngoài. Do vậy, sản phẩm của cụng ty này luụn đạt chất lƣợng cao, cú uy tớn đối với khỏch hàng và cú một vị trớ thuận lợi trờn thị trƣờng. Tuy vậy, tỡnh hỡnh sản xuất của cụng ty trong thời gian gần đõy cú những biểu hiện đi xuống. Trƣớc tỡnh hỡnh đú, ụng Võn quyết định thành lập một ban thanh tra, ban này tập hợp những chuyờn gia giỏi cú nhiều kinh nghiệm ở cỏc lĩnh vực nhƣ quản lý, tài chớnh, thƣơng mại, kỹ thuật và luật… nhằm tỡm cỏc nguyờn nhõn gõy ra tỡnh trạng trỡ trệ hiện nay. Giỏm đốc chỉ định ụng Thành làm trƣởng ban. Trong quỏ trỡnh hoạt động, cỏc thành viờn của ban làm việc rất thận trọng và cú trỏch nhiệm. Sau một thời gian, ban thanh tra đó hoàn thành nhiệm vụ và trỡnh lờn giỏm đốc một bản bỏo cỏo chi tiết theo đú cỏc nguyờn nhõn gõy ra tỡnh trạng trỡ trệ chủ yếu bắt nguồn từ thiết sút của một số phũng ban và phõn xƣởng với những số liệu chứng minh đầy đủ thuyết phục. Kốm theo bản bỏo cỏo là một kế hoạch nhằm sửa chữa những sai sút mà cụng ty đó mắc phải. Tuy nhiờn, phú giỏm đốc và cỏc trƣởng phũng cú liờn quan đều phản bỏc những kết luận của ban thanh tra và cho rằng ban này đó can thiệp quỏ sõu vào cụng việc của cỏc bộ phận đồng