Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện cỏc quyết định trong quản trị. Kiểm tra thẩm định tớnh đỳng sai của đƣờng lối, chiến lƣợc, kế hoạch, chƣơng trỡnh và dự ỏn; tớnh tối ƣu của cơ cấu tổ chức quản trị; tớnh phự hợp của cỏc phƣơng phỏp mà cỏn bộ quản trị đó và đang sử dụng để đƣa doanh nghiệp tiến tới mục tiờu của mỡnh. Nhƣ vậy:
Kiểm tra nhằm đảm bảo cho cỏc kế hoạch đƣợc thực hiện với hiệu quả cao nhờ việc chủ động phỏt hiện kịp thời những sai lầm trƣớc khi chỳng trở nờn nghiờm trọng.
Kiểm tra nhằm đảm bảo thực thi quyền lực quản trị của những ngƣời lónh đạo doanh nghiệp. Nhờ kiểm tra, cỏc nhà quản trị cú thể kiểm soỏt đƣợc những yếu tố sẽ ảnh hƣởng đến sự thành cụng của doanh nghiệp
Kiểm tra giỳp doanh nghiệp theo sỏt và đối phú với sự thay đổi của mụi trƣờng. Thay đổi là thuộc tớnh tất yếu của mụi trƣờng. Nhờ kiểm tra cỏc nhà quản trị sẽ nắm đƣợc bức tranh toàn cảnh về mụi trƣờng và cú những phản ứng thớch hợp trƣớc cỏc vấn đề và cơ hội thụng qua việc phỏt hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hƣởng đến sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.
Kiểm tra tạo tiền đề cho quỏ trỡnh hoàn thiện và đổi mới. Với việc đỏnh giỏ cỏc hoạt động, kiểm tra khẳng định những giỏ trị nào sẽ quyết định sự thành cụng của doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh. Những giỏ trị đú sẽ đƣợc tiờu chuẩn hoỏ để trở thành mục đớch, mục tiờu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của cỏc nhõn viờn trong doanh nghiệp.
Đồng thời, kiểm tra giỳp cho cỏc nhà quản trị bắt đầu lại chu trỡnh cải tiến mọi hoạt động của doanh nghiệp thụng qua việc xỏc định những vấn đề và cơ hội cho doanh nghiệp.
Tạo điều kiện để thực hiện một cỏch thuận lợi cỏc chức năng uỷ quyền, chỉ huy và thực hiện chế độ trỏch nhiệm cỏ nhõn
5.2. Nội dung và yờu cầu của kiểm tra 5.2.1. Nội dung kiểm tra
Nhiệm vụ của kiểm tra trong quản trị là phải xỏc định, sửa chữa đƣợc những sai lệch trong hoạt động của tổ chức so với mục tiờu, kế hoạch và tỡm kiếm cỏc cơ hội, tiềm năng cú thể khai thỏc để hoàn thiện, cải tiến, đổi mới khụng ngừng mọi yếu tố của hệ thống. Việc thiết lập hệ thống kiểm tra cú khả năng cung cấp đầy đủ thụng tin phản hồi về mọi hoạt động của hệ thống một cỏch nhanh chúng, kịp thời là cụng việc khú khăn. Cỏc nhà quản trị luụn phải đối mặt với những cõu hỏi: Cần kiểm tra cỏi gỡ? Cỏc cuộc kiểm tra cần tiến hành thƣờng xuyờn với những mức độ thế nào? Trong hoạt động của hệ thống sai lệch cú thể xảy ra ở đõu và cú thể gõy nờn những thiệt hại gỡ?
Sai lầm cú thể nảy sinh từ nhiều khõu, nhiều yếu tố, nhiều ngƣời trong hệ thống nờn cú những nhà quản trị luụn cố gắng kiểm tra mọi yếu tố và hoạt động của hệ thống một cỏch thƣờng xuyờn. Điều này cú thể làm nản lũng những ngƣời liờn quan, làm giảm uy tớn của lónh đạo, gõy lóng phớ khụng cần thiết. Vỡ kiểm tra rất phức tạp và tốn kộm nờn cú những nhà quản trị chỉ quan tõm tới những yếu tố dễ đo lƣờng mà bỏ qua những yếu tố khú đo lƣờng. Đồng thời một số sai lệch chỉ ở mức độ nhỏ nhƣng cú những sai lệch lại
mức độ lớn. Cựng một mức độ sai lệch với tổ chức này cú thể coi là lớn nhƣng ở tổ chức khỏc lại khụng lớn và khụng quỏ quan trọng.
Vỡ vậy, xột về nội dung, cụng tỏc kiểm tra cần tập trung nỗ lực vào những khu vực, những ngƣời cú ảnh hƣởng quan trọng đối với sự tồn tại và phỏt triển của hệ thống. Đú chớnh là cỏc khu vực hoạt động thiết yếu và những điểm kiểm tra thiết yếu. Khu vực thiết yếu là những lĩnh vực, khớa cạnh, yếu tố của hệ thống cần phải hoạt động cú hiệu quả cao để đảm bảo cho hệ thống vận hành thành cụng. Điểm kiểm tra thiết yếu rất rộng, bao gồm những vấn đề cơ bản nhƣ: Kiểm tra tài chớnh, kiểm tra hành vi nhõn lực, kiểm tra thu mua, kiểm tra vận hành thiết bị, kiểm tra chất lƣợng sản phẩm, kiểm tra đầu tƣ...
5.2.1.1. Kiểm tra hành vi
Hành vi là những cử chỉ, hành động của con ngƣời cú thể quan sỏt đƣợc. Việc kiểm tra hành vi cú liờn quan chặt chẽ tới từng cỏ nhõn ngƣời lao động. Do vậy việc kiểm tra hành vi khụng phải đơn giản, nú đũi hỏi phải cú thời gian, cú khả năng quan sỏt, theo dừi và sự nhanh nhạy, tinh ý của ngƣời kiểm tra.
Để tiến hành kiểm tra hành vi, ngƣời ta cú thể sử dụng nhiều phƣơng phỏp khỏc nhau. Mỗi phƣơng phỏp đều cú những ƣu và nhƣợc điểm riờng, do đú khi vận dụng phải cú sự cõn nhắc kỹ càng. Một số phƣơng phỏp cú thể chọn lựa để kiểm tra hành vi đú là:
Chọn lọc ngƣời xin việc trờn cơ sở tỏch biệt những ngƣời cú khả năng và khụng cú khả năng, cú thớch hợp hay khụng thớch hợp với những yờu cầu về cỏ tớnh, tập quỏn làm việc và thỏi độ. Đõy là phƣơng phỏp thụng dụng nhất giỳp nhà quản trị kiểm tra đƣợc hành vi của nhõn viờn
Văn hoỏ của tổ chức. Ngƣời quản trị cú thể kiểm tra đƣợc hành vi của nhõn viờn bằng nếp văn hoỏ mà họ đó tạo ra và hỗ trợ. Những giỏ trị và tiờu chuẩn của nếp văn hoỏ này càng đƣợc chấp nhận thỡ càng đƣợc tuõn theo, nú cú tỏc dụng kiềm chế và kiểm tra hành vi của họ
Tiờu chuẩn hoỏ. Luật lệ, thể thức và chớnh sỏch cựng với sự mụ tả cụng việc là cỏc thụng số của tiờu chuẩn hoỏ để hạn chế hành vi của nhõn viờn
Huấn luyện. Đõy là hoạt động nhằm tạo cho họ những hành vi và thỏi độ làm việc tốt hơn, dễ thớch nghi hơn với cụng việc mới mà họ đƣợc giao. Những lớp huấn luyện cũng đồng thời đƣợc coi là để kiểm tra hành vi của nhõn viờn
Đỏnh giỏ thỏi độ. Sự hài lũng của nhõn viờn luụn đi ngƣợc với hành vi “vắng mặt” và “thụi việc”. Nếu nhà quản trị quan tõm và muốn kiểm soỏt những hành vi đú thỡ họ phải điều tra thƣờng kỳ thỏi độ của nhõn viờn.
5.2.1.2.Kiểm tra tài chớnh
Kiểm tra tài chớnh là một tổ hợp nhiều phƣơng phỏp, kỹ thuật và thủ tục đƣợc ỏp dụng để đỏnh giỏ hiệu quả của cỏc hoạt động trong tổ chức, từ đú đƣa ra nhận định về tỡnh trạng của tổ chức trong tƣơng lai, đồng thời vạch ra phƣơng hƣớng để khắc phục những tồn tại nhằm đảm bảo cho tổ chức phỏt triển một cỏch bền vững.
Để tiến hành kiểm tra tài chớnh ngƣời ta cú thể sử dụng cỏc phƣơng phỏp sau:
Phương phỏp hoạch định ngõn sỏch:
Hoạch định ngõn sỏch là quỏ trỡnh phõn chia cỏc chỉ tiờu dự kiến và liờn kết chỳng với mục tiờu của doanh nghiệp. Hoạch định ngõn sỏch nhằm:
Hỗ trợ cho nhà quản trị trong việc nõng cao hiệu quả cụng việc Hỗ trợ cho việc phõn bổ hợp lý cỏc nguồn lực của doanh nghiệp
Hỗ trợ cho kiểm soỏt và giỏm sỏt việc sử dụng hợp lý cỏc yếu tố sản xuất trong suốt năm tài chớnh. Qua đú cú thể cắt giảm kịp thời những khoản chi khụng hợp lý
Ngõn sỏch thƣờng đƣợc hoạch định cho từng năm và sau đú đƣợc phõn bổ cho từng thỏng. Trờn cơ sở đú, cỏc nhà quản trị cú thể theo dừi quỏ trỡnh thực hiện và cú những điều chỉnh hợp lý kịp thời
Trờn phƣơng diện kiểm soỏt, hoạch định ngõn sỏch cú thể đƣợc sử dụng nhƣ một phƣơng tiện kiểm soỏt phũng ngừa hoặc kiểm soỏt hiệu chỉnh. Khi hoạch định ngõn sỏch đƣợc sử dụng để kiểm soỏt, hiệu chỉnh nú chỳ trọng nhận định những lệch lạc so với ngõn sỏch dự kiến. Những lệch lạc này bỏo động cho cỏc nhà quản trị thấy rừ sự cần thiết
phải đi tỡm nguyờn nhõn của hiện tƣợng để cú những điều chỉnh hoặc thay đổi ngõn sỏch cho phự hợp
Khi ngõn sỏch đƣợc sử dụng để phũng ngừa, hiệu quả của nú tuỳ thuộc vào quan điểm của cỏc nhà quản trị và nhõn viờn
Phương phỏp phõn tớch so sỏnh:
Đõy là phƣơng phỏp đƣợc ỏp dụng nhằm đỏnh giỏ điều kiện tài chớnh của tổ chức trong hai hay nhiều kỳ với những số liệu thu thập đƣợc. Thụng qua phƣơng phỏp này ngƣời ta cũn cú thể so sỏnh với cỏc tổ chức khỏc trong và ngoài ngành
Hỡnh thức phổ biến nhất để phõn tớch so sỏnh là phõn tớch cỏc chỉ tiờu tài chớnh. Đõy là việc lựa chọn hai hay nhiều số liệu liờn quan với nhau trong bỏo cỏo tài chớnh giữa hai thời kỳ hoặc giữa hai đơn vị để so sỏnh với nhau
Cú nhiều chỉ tiờu tài chớnh đƣợc phõn tớch so sỏnh, trong đú đỏng chỳ ý là một số chỉ tiờu sau:
Loại Tỷ số Cỏch tớnh í nghĩa
Đo lƣờng khả năng Lợi nhuận sau thuế / sinh lời: Cho biết 1
Tớnh sinh lời Tỷ số lợi nhuận đồng tài sản mang
Tổng giỏ trị tài sản
lại bao nhiờu đồng lợi nhuận sau thuế Đo lƣờng : khả năng trả nợ vay, cho biết Tớnh thanh khoản Tỷ số thanh Tài sản lƣu động / 1 đồng nợi ngắn hạn
khoản Nợ ngắn hạn thỡ đầu tƣ bao nhiờu vào tài sản lƣu động.
Đo lƣờng hiệu quả quản trị tồn kho, Tỷ số hoạt động Vũng quay tồn Doanh thu thuần / cho biết một đồng
kho Tồn kho hàng tồn kho cú bao
nhiờu đồng doanh thu thuần.
Đũn cõn nợ Tổng nợ / ngõn Tổng nợ / Tổng giỏ trị Khả năng tự tài trợ của doanh nghiệp
quỹ đầu tƣ tài sản
Bảng 5.1. Cỏc chỉ tiờu tài chớnh chủ yếu đỏnh giỏ hoạt động sản xuất kinh doanh
5.2.1.3. Kiểm tra thụng tin
Trong quỏ trỡnh điều hành tổ chức, cỏc quản trị viờn trong tổ chức phải trao đổi thụng tin với cấp trờn, cấp dƣới và cỏc quản trị viờn khỏc. Họ khụng thể ra quyết định mà khụng cú thụng tin. Hơn nữa để hoạt động cú hiệu quả cỏc nhà quản trị cũn đũi hỏi phải cú thụng tin đầy đủ chớnh xỏc, kịp thời nhằm thực hiện tốt cỏc chức năng và hoạt động quản trị của mỡnh.
Vỡ vậy, cần phải kiểm tra lại tớnh trung thực, khỏch quan của thụng tin. Bởi trong nhiều trƣờng hợp ngƣời cung cấp thụng tin cú thể cố ý điều chỉnh thụng tin làm sai lệch so với thực tế. Để kiểm tra thụng tin, tổ chức cú thể thành lập một bộ phận chuyờn trỏch thu thập và xử lý thụng tin.