8. Cấu trúc luận văn
1.2. Các khái niệm chính của đề tài
1.2.2. Chức năng quản lý
Quản lý có 4 chức năng cơ bản là kế hoạch hoá, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra.
Kế hoạch hoá là việc dựa trên những thông tin có liên quan đến tổ chức mà vạch ra mục tiêu (trong đó có cả các tiêu chí đánh giá mục tiêu), dự kiến nguồn lực (nhân lực, tài lực và vật lực), dự kiến về thời lượng, xác định nguồn huy động các phương tiện và điều kiện khác, đồng thời chỉ ra các biện pháp thực hiện mục tiêu.
Tổ chức là việc thiết lập cấu trúc bộ máy, bố trí nhân lực và xây dựng cơ chế hoạt động; đồng thời ấn định chức năng, nhiệm vụ cho các bộ phận và cá nhân; quy định cơ chế hoạt động; huy động, sắp xếp và phân bổ các nguồn lực vật chất và các điều kiện khác nhằm thực hiện đúng kế hoạch đã có. Chức năng tổ chức có vai trò đảm bảo cho toàn hệ thống hoạt động trôi chảy, từng thành viên năm rõ nhiệm vụ của mình và bộ phận của mình, có sự kết hợp chặt chẽ với nhau để toàn hệ thống có sự hoạt động nhịp nhàng như một cơ thể thống nhất. Tổ chức là một nhu cầu không thể thiếu được trong mọi hoạt động của con người, là chức năng quan trọng tạo nên sức mạnh của tổ chức để thực hiện thành công kế hoạch, là nguyên nhân của mọi nguyên nhân dẫn đến thành công hay thất bại của hệ thống. Cụ thể:
+ Tổ chức làm cho các chức năng khác của quản lý thực sự có hiệu quả. + Từ khối lượng công việc quản lý mà xác định biên chế, sắp xếp con người. + Tổ chức tạo nên sự phối hợp ăn khớp nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vị, giữa đối tượng quản lý với nhau và giữa chủ thể quản lý với đối tượng quản lý.
+ Tổ chức rõ ràng sẽ thuận tiện cho việc kiểm tra, đánh giá.
Chỉ đạo là việc hướng dẫn công việc, liên kết, liên hệ, động viên, kích thích, giám sát các bộ phận và mọi cá nhân thực hiện kế hoạch đã có theo đúng dụng ý đã xác định trong kế hoạch và trong chức năng tổ chức. Hay có thể nói là bao gồm việc truyền đạt, thuyết phục các mục tiêu đến đối tượng quản lý; tác động gây ảnh hưởng đến nhân viên trong hoạt động hằng ngày để thúc đẩy hoạt động của họ hướng đến
Công cụ quản lý Phương pháp quản lý Khách thể quản lý Chủ thể quản lý Mục tiêu quản lý
mục tiêu quản lý.
Kiểm tra là việc theo dõi và đánh giá mọi hoạt động của từng đơn vị hoặc của mỗi cá nhân trong tổ chức bằng nhiều phương pháp và hình thức nhằm so sánh kết quả hoạt động với mục tiêu để tìm ra những mặt tốt, những mặt chưa phù hợp và những sai phạm để đưa ra các quyết định phát huy, điều chỉnh hoặc xử lý. Vì vậy có thể hiểu kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều được hoạch định, đồng thời sửa chữa những sai lầm để đảm bảo việc đạt được mục tiêu theo như kế hoạch đã đề ra cần có kiểm tra để có thể dự đoán những tiến bộ để phát hiện sự chệch hướng và đề ra biện pháp khắc phục. Kiểm tra là chức năng quản lý rất quan trọng, có liên quan mật thiết với các chức năng định hướng (Kế hoạch hóa), tổ chức. Về cơ bản kiểm tra là một hệ thống phản hồi, là bước sau cùng của tiến trình quản lý. Với quan niệm quản lý học hiện đại, kiểm tra bao trùm toàn bộ tiến trình này bởi nó không chỉ diễn ra khi công việc đã hoàn thành, có kết quả mà nó còn diễn ra trong suốt quá trình từ đầu đến cuối, ngay từ lúc xây dựng kế hoạch.
Hình 1.2. Mô hình quan hệ giữa các chức năng quản lý