5.2.1 .1Hoàn thiện đặc thù quản lý
5.2.3.1. Quán triệt các nguyên tắc kiểm soát cơ bản trong xây dựng hệ thống
cơ chế quản lý nội bộ tại các khoa/phòng trong bệnh viện An Bình
Hệ thống quy chế quản lý nội bộ bao gồm các quy chế, quy trình, quy định và các văn bản mang tính bắt buộc chung trong từng đơn vị, trong từng lĩnh vực hoạt động hoặc từng hành vi cụ thể. Hệ thống quy chế quản lý nội bộ được xem là hành lang pháp lý rất quan trọng trong công tác quản lý điều hành, kiểm tra, kiểm soát, giúp cho hoạt động của đơn vị được vận hành trơn tru, hiệu quả mà nhà quản lý không cần phải can thiệp quá sâu vào công việc của từng người cụ thể.
Một hệ thống KSNB được đánh giá là hữu hiệu nếu có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ, trong các quy chế đó chứa đựng các nguyên tắc kiểm soát, đặc biệt là các nguyên tắc phân công, phân nhiệm; ủy quyền, phê chuẩn; bất kiêm nhiệm và các quy chế quản lý này được thực thi triệt để. Vì vậy, khi bệnh viện An Bình xây dựng, ban hành các quy chế quản lý cần quán triệt đầy đủ các nguyên tắc phân công, phân nhiệm; ủy quyền, phê chuẩn; bất kiêm nhiệm với các giải pháp cụ thể như sau:
Thứ nhất, đối với nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hay cho nhiều bộ phận trong đơn vị để không một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối, từ đó mà tránh được gian lận, sai sót. Trong phân công, phân nhiệm cần tránh cả hai xu hướng quá tập trung hoặc quá phân tán. Quá tập trung dễ dẫn đến lạm quyền, quá phân tán dễ dẫn đến những quyết định trong quản lý không đáp ứng kịp thời hoặc không chuẩn xác, từ đó các cấp có thẩm quyền không nắm được thông tin.
Thứ hai, đối với nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn: Nhà quản lý trong đơn vị không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề mà nên có sự phân công nhiệm vụ trong từng cấp quản lý, đảm bảo cho hoạt động của đơn vị đạt hiệu quả, đồng thời nhà quản lý có thể tổng quan kiểm soát được mọi hoạt động trong đơn vị. Nguyên tắc này cần được bệnh viện An Bình quán triệt trong từng loại nghiệp vụ kinh tế. Ví dụ với nghiệp vụ mua vật tư, văn phòng phẩm thì ai là người phê duyệt, ai là người được ủy quyền phê duyệt nhu cầu và kế hoạch mua vật tư, văn phòng phẩm, và trách nhiệm của người phê duyệt như nào khi xảy ra các gian lận, sai sót cần được quy định cụ thể, rõ ràng.
Thứ ba, đối với nguyên tắc bất kiêm nhiệm: bệnh viện An Bình phải quy định sự cách ly thích hợp về nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí công tác nhằm ngăn ngừa sai phạm cả cố ý và vô ý, tránh được các hành vi lạm dụng quyền hạn đồng thời cũng là một biện pháp kiểm soát quan trọng. Ba sự cách ly quan trọng nhất cần được tôn trọng: Cách ly quyền phê chuẩn nghiệp vụ với việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế; Cách ly việc bảo quản tài sản với ghi SKT; Cách ly chức năng thực hiện nghiệp vụ với kiểm soát nghiệp vụ. Trong thời gian tới đơn vị cần rà soát
lại sự kiêm nhiệm của các nhà quản lý cấp cao để có sự phân công lại một cách hợp lý hơn.