1. 5 KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
2.1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.1.2. Định nghĩa về kiểm soát nội bộ
Có nhiều định nghĩa khác nhau về KSNB, định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
- Sự tin cậy của BCTC.
- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định”.
Trong khái niệm này các mục tiêu hoạt động, mục tiêu tuân thủ cơ bản vẫn giữ nguyên so với khái niệm KSNB trước đây của COSO, nhưng mục tiêu báo cáo đã được mở rộng hơn, không chỉ đảm bảo độ tin cậy của BCTC mà còn liên quan đến độ tin cậy của các báo cáo phi tài chính và báo cáo nội bộ khác.
Sơ đồ 2.1: Khái quát khái niệm KSNB theo quan điểm của COSO
(Nguồn: Đinh Hoài Nam, 2016)
Trong khái niệm trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là: quá
Hội đồng quản trị Nhà quản lý Nhân viên Con người Mục tiêu Kiểm soát nội bộ Quá Trình Đảm bảo hợp lí Hoạt động Báo Cáo Tuân thủ
trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong hoạt động của tổ chức. KSNB sẽ hữu hiệu khi nó được xây dựng như một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức.
- Con người: KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. KSNB là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản lý. Tuy nhiên, không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ, trao đổi và hành động một cách nhất quán. Mỗi thành viên tham gia vào tổ chức với khả năng, kiến thức, kinh nghiệm và nhu cầu khác nhau. Một hệ thống KSNB chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình. Do vậy, để KSNB hữu hiệu cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
- Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống KSNB như: sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên hệ thống KSNB...
- Các mục tiêu: mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện. Đó có thể là mục tiêu chung của toàn đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị ra thành ba nhóm:
+ Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực.
+ Nhóm mục tiêu về BCTC: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC mà mình cung cấp.
+ Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ pháp luật và các quy định.
Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ có tính tương đối vì một mục tiêu cụ thể có thể xếp vào một hay nhiều loại trong ba nhóm mục tiêu trên. Sự phân chia này chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với hệ thống KSNB của đơn vị.
Theo báo cáo COSO (năm 1992) thì một hệ thống KSNB bao gồm năm bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đó là:
- Môi trường kiểm soát. - Đánh giá rủi ro.
- Hoạt động kiểm soát. - Thông tin và truyền thông.
- Giám sát.