1. 5 KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
2.3 TRÁCH NHIỆM VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.3.1 Ban Giám Đốc
Trong một đơn vị, Ban Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động, có trách nhiệm thay mặt cho toàn thể công chức, viên chức lãnh đạo, chỉ đạo và giám sát toán bộ hoạt động của đơn vị. Các thành viên trong Ban Giám Đốc phải khách quan và có năng lực. Họ phải hiểu biết các hoạt động và môi trường hoạt động của đơn vị, biết sắp xếp thời gian cần thiết để hoàn thành được trách nhiệm của mình.
2.3.2. Nhà quản lý
Người chịu trách nhiệm chủ yếu về hệ thống KSNB là các nhà quản lý cao cấp. Hơn ai hết, nhà quản lý cao cấp phải hiểu rõ ảnh hưởng của sự trung thực, giá trị đạo đức và các yếu tố khác trong môi trường kiểm soát đến toàn bộ hệ thống. Trong các đơn vị lớn, nhà quản lý cao cấp chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ huy các nhà quản lý cấp trung gian và soát xét cách thức họ điều hành kinh doanh. Kế tiếp, người quản lý ở từng cấp chịu trách nhiệm thiết kế các chính sách, thủ tục kiểm soát trong chức năng của họ. Trong các đơn vị nhỏ, việc điều hành thường do người chủ sở hữu đồng thời là người quản lý đơn vị.
Trách nhiệm của nhà quản lý là thiết lập mục tiêu và chiến lược, sử dụng các nguồn lực để đạt được các mục tiêu đã định. Nhà quản lý cần chỉ đạo và giám sát các hoạt động của tổ chức, nhận diện và đối phó rủi ro. KSNB giúp nhà quản lý có hành động kịp thời khi điều kiện hoạt động của tổ chức thay đổi nhằm giảm thiểu những tác động bất lợi hay tận dụng được các thời cơ, giúp nhà quản lý tuân thủ pháp luật và các quy định.
2.3.3. Kiểm toán viên nội bộ
Kiểm toán viên nội bộ giữ vai trò quan trọng trong việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB và góp phần giữ vững sự hữu hiệu này thông qua các dịch vụ mà họ cung cấp cho các bộ phận trong đơn vị.
KSNB liên quan đến trách nhiệm của mọi thành viên trong một đơn vị. Thông qua các hoạt động hàng ngày, mọi thành viên đều sẽ tham gia vào các hoạt động kiểm soát ở những mức độ khác nhau. Hơn nữa, mọi thành viên đều nằm trong một hệ thống xử lý thông tin được sử dụng để điều hành các hoạt động trong đơn vị, từ việc ghi chép ban đầu cho đến sự phản hồi hay báo cáo về những vấn đề rắc rối trong các hoạt động, việc không tuân thủ các quy tắc về đạo đức, vi phạm các chính sách hay có hành vi sai phạm mà họ đã nhận biết… Ngoài ra, không thể không kể sự đóng góp của các thành viên này trong quá trình đánh giá rủi ro hay giám sát.
2.3.5. Các đối tượng khác ở bên ngoài
Ngoài những đối tượng bên trong nêu trên, một số đối tượng bên ngoài cũng có những đóng góp nhất định đối với hệ thống KSNB nhằm giúp tổ chức đạt được các mục tiêu đã được đề ra. Những đối tượng này gồm:
- Các kiểm toán viên bên ngoài: thông qua các cuộc kiểm toán BCTC hoặc kiểm toán tuân thủ sẽ phát hiện và cung cấp thông tin về những điểm yếu kém trong hệ thống KSNB nhằm giúp Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc nhận biết và chấn chỉnh kịp thời.
- Các nhà lập pháp hoặc lập quy, họ ban hành những luật lệ hoặc quy định để giúp tổ chức nhận thức và cố gắng thực hiện những hoạt động theo khuôn khổ của pháp luật hoặc các quy định.
- Các khách hàng và nhà cung cấp cũng có thể cung cấp những thông tin hữu ích thông qua các giao dịch với tổ chức.
- Các nhà phân tích tài chính, giới truyền thông…
2.4. SỰ CẦN THIẾT VÀ LỢI ÍCH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ BỆNH VIỆN BỆNH VIỆN
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung và quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Người lao động có thể vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động. Nhà quản lý sử dụng công cụ gì quản lý các rủi ro, phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Việc xây dựng và vận hành tốt hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giải quyết được những
vấn đề trên.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động (sai sót, các rủi ro làm chậm kế hoạch...); bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, trộm cắp...; đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính; đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp; đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra.
2.5. KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI QUẢN TRỊ RỦI RO CỦA MỘT BỆNH THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI QUẢN TRỊ RỦI RO CỦA MỘT BỆNH VIỆN
2.5.1. Khái quát về rủi ro và quản trị rủi ro trong tổ chức
Trong cuộc sống cũng như bất kỳ lĩnh vực nào đều tiềm ẩn khả năng xảy ra những sự kiện mà chúng ta không mong đợi, không thể tránh khỏi hoàn toàn, người ta gọi đó là rủi ro.
Theo từ điển tiếng Việt (1995) thì “Rủi ro là điều không lành, không tốt, bất ngờ xảy đến”. Theo Allan Willett (1990) thì “Rủi ro là bất trắc có thể liên quan đến những biến cô không mong đợi”. Theo quan điểm hiện đại (Chuẩn mực quốc tế ISO/IEC Guide 73 hướng dẫn về quản lý rủi ro) thì “Rủi ro là sự kết hợp của một sự kiện có thể xảy ra mà hệ quả của nó mang lại lợi ích hoặc gây ra tổn thất”. Như vậy, rủi ro được nhìn nhận ở cả hai mặt tiêu cực và tích cực, có thể đem đến các bất lợi hoặc cũng có thể mang lại cơ hội.
Trên thực tế có nhiều loại rủi ro khác nhau ảnh hưởng mục tiêu của đơn vị. Tùy theo tiêu thức phân loại, rủi ro được chia thành các loại khác nhau: Căn cứ vào các cấp độ quản lý, rủi ro trong đơn vị bao gồm:
- Rủi ro chiến lược: là nguy cơ đơn vị bị tổn thất do quyết định kinh doanh mang tính chiến lược sai lầm dẫn đến các mục tiêu chiến lược của đơn vị không đạt được.
- Rủi ro hoạt động: là nguy cơ tổn thất do các chính sách, quy định, thủ tục kiểm soát trong các chu trình hoạt động của đơn vị không phù hợp, không hiệu quả hoặc từ các sự kiện bên ngoài đơn vị ảnh hưởng đến việc đạt được
mục tiêu hoạt động hiệu quả.
- Rủi ro tuân thủ: là nguy cơ tổn thất do không tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.
- Rủi ro báo cáo: là nguy cơ tổn thất do những vi phạm không được báo cáo. Căn cứ vào nguyên nhân tạo nên rủi ro, rủi ro trong đơn vị được chia thành hai nhóm sau:
+ Nhóm rủi ro từ môi trường kinh doanh: là những rủi ro ảnh hưởng đến điều kiện kinh doanh nói chung đối với tất cả các ngành, các đơn vị. Nguyên nhân dẫn đến những rủi ro này mang tính khách quan, xuất phát từ môi trường kinh doanh bên ngoài đơn vị, như: các thảm họa tự nhiên; suy thoái - khủng hoảng kinh tế, biến động lãi suất, biến động giá cả hàng hóa; sự thay đổi trong chính sách vĩ mô v.v…
+ Nhóm rủi ro từ nội bộ bệnh viện: là các rủi ro tác động trực tiếp đến hoạt động nội bộ của đơn vị. Nguyên nhân gây ra nhóm rủi ro này phát sinh từ các nhân tố trong nội bộ đơn vị, như: sự yếu kém về trình độ, năng lực nhân viên không đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao; chính sách tuyển dụng, đãi ngộ người lao động không phù hợp; không đủ nguồn nhân lực để hoàn thành các mục tiêu v.v….
Mô hình tổ chức quản trị rủi ro tại mỗi bệnh viện có thể khác nhau, tuy nhiên hoạt động quản trị rủi ro một tổ chức, đơn vị nhìn chung vẫn bao hàm các bước cơ bản sau:
Sơ đồ 2.2 : Quy trình quản trị rủi ro trong tổ chức
(Nguồn: Bài giảng quản trị rủi ro (2009), Học viện Kent)
- Nhận diện rủi ro: là quá trình xác định liên tục và có hệ thống các rủi ro nảy sinh trong hoạt động kinh doanh của đơn vị để có được thông tin về các đối tượng gặp rủi ro, các nguồn phát sinh rủi ro, các loại tổn thất mà rủi ro có thể gây ra cho đơn vị.
- Đo lường rủi ro: là việc đánh giá tần suất xuất hiện rủi ro và mức độ nghiêm trọng của rủi ro từ đó đơn vị có các biện pháp quản trị rủi ro thích hợp.
- Kiểm soát rủi ro: là việc sử dụng các chiến lược, các chương trình, phương pháp, công cụ, kỹ thuật,..nhằm ngăn ngừa, né tránh hoặc giảm thiểu những tổn thất, những ảnh hưởng không mong đợi của rủi ro đối với đơn vị.
- Tài trợ rủi ro: bao gồm các hoạt động nhằm dự phòng các nguồn tài chính cho các thiệt hại một khi có rủi ro xảy ra.
- Giám sát và tổng kết: là việc đánh giá lại toàn bộ quá trình xác định rủi ro, phân tích rủi ro, đánh giá rủi ro, kiểm soát và ngăn ngừa rủi ro có được thực hiện
Nhận diện rủi ro và phân tích rủi ro
Đo lường rủi ro
Kiểm soát rủi ro
Tài trợ rủi ro
hay không.
2.5.2. Mối quan hệ giữa hệ thống kiểm soát nội bộ với quản trị rủi ro bệnh viện viện
Hệ thống KSNB và quản trị rủi ro trong bệnh viên có mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau. Một hệ thống KSNB tại bệnh viện hữu hiệu chỉ có thể hạn chế tối đa các sai phạm chứ không thể đảm bảo rủi ro, gian lận và sai sót không xảy ra. Những hạn chế vốn có của KSNB bao gồm:
- Thứ nhất: hệ thống KSNB được xây dựng và áp dụng nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra gây nên những ảnh hưởng bất lợi tới các mục tiêu kiểm soát của bệnh viện.
Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục kiểm soát do nhà quản lý xây dựng và áp dụng nhằm đạt được các mục tiêu cơ bản của đơn vị: đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và các quy định; đảm bảo sự tin cậy của BCTC; bảo vệ tài sản và đảm bảo hiệu quả của hoạt động. Một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ nó có thể hạn chế được một số tình huống sau:
+ Các thủ tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra, nó chỉ kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhân viên. Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết.
+ Con người là gây ra sai sót từ những hạn chế xuất phát từ bản thân như: vô ý, bất cẩn, sao lãng, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới.
+ Gian lận cũng có thể xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên trong tổ chức với nhau hoặc với bên ngoài.
+ Nhà quản lý lạm quyền: Nhà quản lý bỏ qua các quy định kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến việc không kiểm soát được các rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém.
+ Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm quản lý và điều kiện hoạt động có thể dẫn đến những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp v.v…
- Thứ hai: hệ thống KSNB được xây dựng trên cơ sở nhận diện và phân tích rủi ro phát sinh trong hoạt động của bệnh viện.
viện sẽ phải thiết lập những chính sách và thủ tục kiểm soát phù hợp. Tuy nhiên, nếu nhà quản lý tại mỗi bệnh viện không có hiểu biết đầy đủ, chính xác, kịp thời về các loại rủi ro có thể ảnh hưởng đến từng mục tiêu kiểm soát thì các chính sách và thủ tục kiểm soát được xây dựng sẽ không phù hợp, không đáp ứng được yêu cầu quản lý. Quản trị rủi ro trong bệnh viện tốt sẽ giúp nhận diện đầy đủ các loại rủi ro có thể xảy ra ảnh hưởng bất lợi đến mục tiêu kiểm soát, các nhân tố phát sinh rủi ro, các yếu tố có thể sai sót và gian lận, các loại tổn thất, cũng như tần xuất và mức độ nghiêm trọng mà rủi ro gây ra cho đơn vị. Đây là cơ sở quan trọng để các cấp quản lý bệnh viện xây dựng, áp dụng một hệ thống KSNB hiệu quả. Trong quá trình hoạt động của mỗi bệnh viênj do môi trường bên trong và môi trường bên ngoài luôn thay đổi nên các nguồn phát sinh rủi ro cũng thay đổi theo. Vì vậy, các chính sách và thủ tục kiểm soát phải thường xuyên được rà soát, đánh giá, điều chỉnh, bổ sung kịp thời, tránh bị lạc hậu so với sự biến động của các nhân tố gây nên rủi ro.
2.6. KINH NGHIỆM TỪ MỘT SỐ BỆNH VIỆN CÔNG LẬP TẠI SỞ Y TẾ TP.HCM TP.HCM
Hiện nay, về chuyên môn Sở Y tế thành phố Hồ Chí Minh quản lý 95 đơn vị sự nghiệp y tế công lập; 43 đơn vị sự nghiệp y tế ngoài công lập; 4.106 phòng khám chuyên khoa, 184 phòng khám đa khoa (Sở Y tế, 2015). Trong đó có nhiều bệnh viện lớn như BV Hùng Vương, BV Tai Mũi Họng, BV Răng Hàm Mặt, BV Da Liễu, BV Từ Dũ, TT Kiểm dịch y tế Quốc tế, BV Mắt v.v…
Nhằm tăng cường khâu KSNB, trong thời gian qua nhiều bệnh viện trực thuộc Sở Y tế Tp.HCM đã tăng cường triển khai nhiều hệ thống kiểm soát. Đối với công tác quản lý kho nguyên, vật liệu nhiều đơn vị đã đẩy mạnh việc kiểm soát có mở sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa để theo dõi, có lập phiếu nhập, phiếu xuất kho và hàng tháng có báo cáo nhập, xuất, tồn kho. Một số đơn vị chưa thực hiện kiểm tra, đối chiếu kịp thời giữa sổ chi tiết với các phiếu nhập, phiếu xuất, báo cáo nhập, xuất, tồn kho để phát hiện kịp thời các sai sót do nhập số liệu. Trông khâu kiểm tra tài chính, nhiều bệnh viện đã xây dựng kế họach và tổ chức thực hiện công tác tự kiểm tra tài chính theo hướng dẫn tại Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ Tài chính.
máy quản lý tài chính kế toán của đơn vị; giúp Giám đốc đơn vị thấy được những tồn tại trong công tác quản lý tài chính kế toán và có hướng chấn chỉnh kịp thời.
Tóm lại, KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải bảo đảm tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện. KSNB chỉ có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai sót, gian lận nhưng không thể đảm bảo là chúng không xảy ra. Chính vì vậy, một hệ thống KSNB hữu hiệu đến đâu cũng đều tồn tại những rủi ro nhất định. Vấn đề là người quản lý đã nhận biết, đánh giá và giới hạn chúng trong mức độ chấp nhận được.
2.7. TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC BỘ TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC
2.7.1. Các nghiên cứu về hệ thống KSNB của các tổ chức, các nhà nghiên cứu trên thế giới
Trên thế giới, lý luận về hệ thống KSNB đã các tổ chức, các nhà nghiên cứu